Urenbestand-definities

Op dit tabblad worden alle urenbestand-definities getoond die in de werkmaatschappij zijn vastgelegd. Je kunt hier nieuwe definities vastleggen, bestaande definities wijzigen of verwijderen.

Filterinstellingen:

Status
Je kunt filteren op 'Actieve' en 'Passieve' urenbestand-definities
Volgorde
Je kunt sorteren op 'Naam' of op 'Nummer'

Instellingen

Via instellingen kan de functionaliteit Urenbestanden Premium in en uitgeschakeld worden. Het gebruik van Urenbestanden Premium brengt kosten met zicht mee en word automatisch aan de facturatie toegevoegd wanneer deze word ingeschakeld.

Algemeen

Binnen het onderdeel 'Urenbestand-definitie' wordt een algemeen scherm getoond waarin je de definities kunt onderhouden. Wanneer je een nieuwe urenbestand definitie wilt vastleggen of wanneer je een bestaande urenbestand definitie wilt wijzigen wordt dit tabblad geopend. Op dit tabblad leg je de algemene gegevens vast van de definitie.

Passieve definities kunnen niet geselecteerd worden bij het importeren van urenbestanden. Passieve definities kunnen desgewenst weer gewijzigd worden naar 'Actief'.
Door Easyflex is er een urenbestand definitie aangemaakt die niet terug te zien is in het overzicht van de urenbestand-definitie, maar wel te selecteren is bij het verwerken van een urenbestand. Dit is de definitie 'Urenimport definitie CAO Tool'. Deze urenbestand-definitie is voor elke werkmaatschappij beschikbaar en wordt door Easyflex onderhouden.

Standaard instellingen

Als er in een urenbestand niet staat onder welke relatie en onder welk looncomponent de uren verwerkt moeten worden, kun je hier een standaard relatie en/of looncomponent selecteren. Tijdens het importeren wordt er eerst in het bestand gezocht naar de relatie en looncomponenten. Zijn deze niet bekend dan worden de standaard instellingen gebruikt zoals hier vastgelegd.

Eenheid

Dit veld komt beschikbaar zodra je een looncomponent hebt geselecteerd. Afhankelijk van de geselecteerde looncomponent kun je de eenheid aangeven. De eenheid wordt gebruikt bij het inlezen van het 'aantal'. Afhankelijk van het geselecteerde looncomponent heb je de keuze uit:

Stuks
Minuten
Uren (decimaal)
De uren dienen als 7.98 te worden genoteerd in het urenbestand
Uren (tijdnotatie)
Kilometers
Bedrag
Dagen

Bedrag inhouden

Dit veld is alleen beschikbaar als je het type looncomponent 'Inhoudingen' hebt geselecteerd en heeft betrekking op het automatisch corrigeren t.b.v. het Netto Equivalent WML. Je kunt kiezen voor:

Ja, volledig
Ja, tot toegestaan minimum

Belast / onbelast

Dit veld is alleen beschikbaar als je het type looncomponent 'Vergoedingen belast/onbelast' hebt geselecteerd.

Uren sparen

Dit veld is alleen beschikbaar als je het type looncomponent 'Loon overwerkuren' of 'Loon onregelmatige uren' hebt geselecteerd. Je kunt hier aangeven of de overwerkuren uitbetaald of (deels) gespaard moeten worden. Daarnaast is het ook mogelijk om te kiezen voor de optie 'Flexwerker instelling' waarbij er wordt gekeken naar de instelling van de flexwerker op het tabblad 'Betalingen'.

Urendeclaraties

In dit veld kun je algemene instellingen voor de aan te maken urendeclaraties vastleggen.

Kostenplaatsen

In dit veld kun je aangeven of er tijdens het verwerken nieuwe kostenplaatsen mogen worden aangemaakt indien deze ontbreken in Easyflex. Deze kostenplaatsen worden ook vastgelegd in tabblad 'Frontoffice > Relaties > Kostenplaatsen'.

Daarnaast kun je aangeven of er aparte declaraties per kostenplaats aangemaakt mogen worden indien er sprake is van meerdere kostenplaatsen. Wanneer er sprake is van meerdere kostenplaatsen zal standaard één declaratie worden gebruikt, behalve wanneer er op één dag op hetzelfde looncomponent op meerdere kostenplaatsen is gewerkt. In dat geval worden er wel extra declaraties aangemaakt per kostenplaats.

Vergoedingen / inhoudingen

Indien er in de plaatsing vergoedingen en/of inhoudingen staan worden deze overgenomen in de urendeclaraties. Vergoedingen en/of inhoudingen welke een eenheid op basis van uren of dagen hebben worden automatisch overgenomen én ingevoerd in urendeclaraties tijdens het verwerken van urenbestanden. Het betreft vergoedingen/inhoudingen met de eenheid 'Uur', 'Dag (ma t/m vr)' en 'Declaratietijdvak'. De overige vergoedingen en/of inhoudingen dien je handmatig verder in te voeren.

Uitbetalen reserveringen

Hier geef je aan of reserveringen automatisch uitbetaald moeten worden, indien je dat hebt aangegeven op het tabblad 'betalingen' van de flexwerker. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.: Opgenomen vakantie uren van urenbestand worden uitbetaald. Indien direct uitbetalen van de bovenwettelijke vakantie uren is aangevinkt op tabblad 'Betalingen' worden deze niet uitbetaald.
Automatisch overnemen uit tabblad 'Betalingen': Bovenwettelijke vakantie uren, indien direct uitbetalen is aangevinkt, worden uitbetaald, opgenomen vakantie uren van urenbestand niet. De overige reserveringen waarbij op tabblad 'Betalingen' is ingesteld dat ze automatisch moeten worden uitbetaald, zullen worden uitbetaald.
Overnemen uit 'Betalingen', opname VD volledig uitb.: Opgenomen vakantie uren van urenbestand worden uitbetaald en bovenwettelijke vakantie uren, indien direct uitbetalen is aangevinkt, niet.

Declaratiestatus

Hier geef je aan welke status de urendeclaraties dienen te krijgen nadat de uren zijn geïmporteerd. Je hebt de keuze uit:

Gereed voor eindaccordering
Geaccordeerd voor verwerking

Loonafrekening

Indien in het veld 'Declaratiestatus' gekozen is voor de optie 'Geaccordeerd voor verwerking' kun je hier de wijze van loonafrekening instellen. De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van de beschikbaar gestelde opties in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'.

Facturatie

Indien in het veld 'Declaratiestatus' gekozen is voor de optie 'Geaccordeerd voor verwerking' kun je hier de wijze van facturatie instellen. De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van de geselecteerde opties in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Factureerproces'.

Plaatsingen

Je kunt instellen dat er automatisch plaatsingen mogen worden aangemaakt indien er geen plaatsing is voor de betreffende flexwerker.

Plaatsingen bepalen

In dit veld kun je aanvinken op basis van welke informatie uit het urenbestand de plaatsing bepaald dient te worden. Wanneer een flexwerker meerdere malen is geplaatst bij dezelfde relatie onder verschillende functies, kan je hier dus aangeven dat de plaatsing bepaald dient te worden op basis van de flexwerker, relatie, datum en functie.

Je hebt hier de keuze uit:

Flexwerker
Relatie
Datum
Functie
Kostenplaats
Tariefschema
Loonschema

Plaatsingen aanmaken

In dit veld kun je aangeven dat er automatisch een plaatsing moet worden aangemaakt indien er voor de flexwerker nog geen plaatsing is. Je hebt de keuze uit:

Niet aanmaken
Automatisch aanmaken

Plaatsing startdatum

In dit veld kun je aangeven indien je hebt gekozen voor aanmaken van plaatsing, wat de startdatum moet worden van de plaatsing. Je hebt de keuze uit:

Maandag van de week
De datum van de eerste urenregel

Voorlopige einddatum [] dagen na startdatum (bij beding+fase A/1/2)

In dit veld kun je aangeven dat er, indien er automatisch plaatsingen moeten worden aangemaakt voor flexwerkers met beding, een voorlopige einddatum toegevoegd wordt.

Hoofdfunctie

Als er automatisch een plaatsing moet worden aangemaakt, dien je hier de hoofdfunctie vast te leggen. Staat er in het urenbestand een functie en wordt dit aangegeven in tabblad 'Bestandsformaat', dan wordt de functie uit het urenbestand toegepast.

Functie

Als er automatisch een plaatsing moet worden aangemaakt, dien je hier een afwijkende functienaam vastleggen. Staat er in het urenbestand een afwijkende functienaam en wordt dit aangegeven in tabblad 'Bestandsformaat', dan wordt de functie uit het urenbestand toegepast.

Leveringswijze

Hier selecteer je de leveringswijze die van toepassing is op de plaatsing.

Onregelmatige diensten

Wanneer het een plaatsing met onregelmatige diensten betreft, bijvoorbeeld ploegendiensten, dan kun je dat aangeven door hier een vinkje te plaatsen.

Oproep

Indien de aangemaakte plaatsingen oproep plaatsingen zijn of plaatsingen waarvoor de jaarurennorm geldt, kun je dit hier aangeven.

Accorderen declaraties

Hier stel je in welke optie voor 'Accorderen urendeclaraties' toegepast moet worden in de plaatsing die automatisch wordt aangemaakt (tabblad 'Factuurgegevens' in de plaatsing). Je hebt hierbij de keuze uit alle opties die beschikbaar gesteld zijn in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaraties'. Ook kun je ervoor kiezen de standaard instelling van de relatie (tabblad 'Overige gegevens' bij de relatie) over te nemen.

Tijdregistratiesysteem

Hier stel je in of het tijdregistratiesysteem dat vastligt bij de relatie op het tabblad ‘Overige gegevens’ moet worden overgenomen in elke nieuwe plaatsing die wordt aangemaakt middels het urenbestand. Indien je hiervoor kiest wordt ook direct bij het aanmaken van de plaatsing de e-mail naar het tijdregistratiesysteem verzonden.

Lonen en tarieven

Sector

In dit veld kun je aangeven hoe de sector gekozen dient te worden voor het aanmaken van de automatische plaatsing. Je hebt de keuze uit:

Automatisch (altijd eerste selecteren)
Easyflex selecteert altijd de eerste sector bij het automatisch aanmaken van een plaatsing.
Automatisch (handmatig bij meerdere sectoren)
Easyflex geeft een foutmelding wanneer er meerdere sectoren beschikbaar zijn voor plaatsing. Je dient de sector dan alsnog handmatig vast te leggen.
Standaard sector
Je kunt een standaard sector selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Urenbestand
Easyflex gebruikt de sector die je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen sector in de plaatsing. Je dient de sector handmatig vast te leggen.

Beloningssysteem

In dit veld selecteer je het beloningssysteem dat van toepassing is op de aan te maken plaatsingen. Je hebt de keuze tussen Inlenersbeloning of Uitzend cao. Wanneer je hebt gekozen voor leveringswijze 'Doorlenen', 'Werving & selectie' of 'ZZP'er', is het niet nodig om een keus te maken. Bij elke andere leveringswijze is dit veld verplicht.

Loonschaal

In dit veld selecteer je de loonschaal die van toepassing is op de aan te maken plaatsingen. Vanaf 30 december 2019 heb je (afhankelijk van het gekozen beloningssysteem) alleen nog de keuze tussen Inlenersbeloning en Loongebouw allocatie. Het kan voorkomen dat in oude definities de loonschaal nog staat ingesteld op 'Loongebouw overige'. We adviseren deze definities aan te passen.

Cao-schaal

In dit veld vul je de Cao-schaal in die van toepassing is op de plaatsingen die automatisch worden aangemaakt. Deze Cao-schaal wordt dan overgenomen in de plaatsing. Het is niet verplicht om dit veld in te vullen. Indien je het veld leeg laat en het veld 'Beloningssysteem’ of 'Loonschaal’ is gevuld met 'Inlenersbeloning’, dan wordt de Cao-schaal in de plaatsing gevuld met 'Loonschaal inlener’.

Tarievenschema

In dit veld geef je aan hoe het tarievenschema gekozen dient te worden, behorende bij de automatisch aangemaakte plaatsing. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een tarievenschema.
Automatisch
Er wordt automatisch een tarievenschema geselecteerd.
Standaard tarievenschema
Je kunt een standaard tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Urenbestand
Easyflex gebruikt het tarievenschema die je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen tarievenschema in de plaatsing. Je dient het tarievenschema handmatig vast te leggen.

Loonschema

In dit veld geef je aan hoe het loonschema gekozen dient te worden, behorende bij de automatisch aangemaakte plaatsing. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loonschema.
Automatisch
Er wordt automatisch een loonschema geselecteerd.
Standaard loonschema
Je kunt een standaard loonschema selecteren dat gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Urenbestand
Easyflex gebruikt het loonschema die je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen loonschema in de plaatsing. Je dient het loonschema handmatig vast te leggen.

Wanneer je bij bovenstaande opties een selectie maakt, welke vervolgens niet gebruikt kan worden in de plaatsing krijg je hiervan een melding bij het verwerken van het urenbestand.

Uurloon plaatsing a.d.h.v. eerste urenregel in urenbestand

Wanneer is ingesteld dat er automatisch plaatsingen aangemaakt moeten worden is het middels deze optie mogelijk om het uurloon uit het urenbestand over te nemen in de plaatsing als 'Uurloon voor plaatsing'.

Let op:

Het uurloon dat op de eerste urenregel in het urenbestand staat zal worden toegepast. Stel dat er voor één flexwerker 2 urenregels aanwezig zijn in het urenbestand, en op de eerste regel staat een uurloon van 10,- en op de tweede regel een uurloon van 15,-, dan zal het 'Uurloon voor plaatsing' 10,- worden bij het automatisch aanmaken van plaatsingen.
Let op! Easyflex sorteert op de achtergrond alle urenregels oplopend op datum. Om te voorkomen dat wanneer de eerste urenregel op een woensdag ligt er gelijk een plaatsing vanaf woensdag wordt aangemaakt, en dat als de tweede urenregel op maandag ligt er dan nog een plaatsing moet worden aangemaakt. Deze sortering kan tot gevolg hebben dat als er in het urenbestand een vergoedingsregel aanwezig is met een datum vóór de datum waarop de eerste gewerkte uren liggen, het flexwerkerbedrag van de vergoeding gebruikt wordt als uurloon voor de plaatsing. Geef vergoedingen en inhoudingen dus altijd een datum die minimaal gelijk is aan de eerste gewerkte dag.
Het uurloon uit een loonschema heeft voorrang op het uurloon uit het urenbestand. Stel dat er in het urenbestand een loonschemacode is opgenomen, en het vinkje bij 'Uurloon plaatsing a.d.h.v. eerste urenregel in urenbestand' staat ook aan, dan zal in de plaatsing het uurloon uit het uurloonschema worden overgenomen en dus niet het uurloon uit het urenbestand.
Indien er in de urenbestand-definitie op tabblad 'Instellingen' afwijkende instellingen vastliggen voor één of meerdere relaties krijgen deze instellingen voorrang. Dit betekent dat wanneer het vinkje aan staat bij 'Uurloon plaatsing a.d.h.v. eerste urenregel in urenbestand', maar er voor de relatie in het urenbestand afwijkende instellingen vastliggen, het uurloon uit het urenbestand niet wordt overgenomen bij het automatisch aanmaken van plaatsingen.

Tariefberekening met uurloon uit

In dit veld geef je aan of het tarief (indien er gewerkt wordt met een tarieffactor of marge) berekend moet worden op basis van het uurloon uit de plaatsing of het uurloon uit het urenbestand. Let op! Het uurloon in de plaatsing wijzigt met deze instelling niet.

Bestandsformaat CSV

In het tabblad 'Urenbestand definitie > Algemeen' is aangegeven wat het 'Type' is van de bestanden die kunnen worden verwerkt aan de hand van de urenbestand definitie. Je kunt hier vastleggen hoe dit urenbestand eruit ziet en uit welke kolommen de informatie dient te worden gehaald. Dit doe je door een voorbeeldbestand te definiëren. Je dient hiervoor wel een urenbestand te gebruiken conform de bestanden zoals deze zullen worden geïmporteerd voor deze urenbestand definitie.

CSV importeer opties

Voorbeeldbestand

In dit veld dien je een voorbeeldbestand te selecteren. Door het activeren van de knop 'Zoeken' kun je het urenbestand opzoeken en selecteren. Wanneer je een verkeerd bestand hebt geselecteerd, kun je deze gegevens verwijderen door het activeren van de knop 'Prullenbak'.

Importeren vanaf rij

De bestanden kunnen rijen bevatten die niet hoeven te worden geïmporteerd. In dit veld geef je aan vanaf welke rij het bestand moet worden geïmporteerd. Standaard staat hier '1'.

Scheidingstekens

De gegevens in de urenbestanden worden aangeleverd in kolommen. Met het scheidingsteken geef je aan door welk teken de kolommen moeten worden gesplitst. Je hebt de keuze uit:

Vaste breedte
In dit veld kun je zelf aangeven wat de vaste breedtes (in karakters) is van de kolommen. Per kolom kun je de breedte vaststellen. Dit kun je op de volgende manier ingeven: 12, 9, 10.
Gescheiden
Je kunt door het plaatsen van vinkjes aangeven wat het standaard scheidingsteken is. Je hebt de keuze uit: tab, puntkomma, komma, spatie, andere (in dit veld geef je zelf aan wat het scheidingsteken is. Je kunt hier tekens, cijfers of letters invoeren).

Tekstscheidingsteken

In dit veld kun je aangeven wat het tekstscheidingsteken is. Je hebt de keuze uit enkele aanhalingstekens of dubbele aanhalingstekens.

Kolomdefinitie

In dit onderdeel definieer je de kolommen van de te importeren urenbestanden.

Aantal kolommen

Het aantal kolommen van het bestand wordt getoond. Als je geen voorbeeldbestand hebt geselecteerd wordt hier een leeg veld getoond. Je kunt in het veld 'Aantal kolommen' de hoeveelheid kolommen handmatig ingeven.

De velden van de kolommen kun je definiëren. Je kunt iedere kolom koppelen aan een veld. De velden worden tijdens de import van de urenbestanden gekoppeld aan gegevens in Easyflex en verwerkt.

Veld

Je kunt de kolommen in het urenbestand koppelen aan velden. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.
Aantal
De 'eenheid' van het aantal is afhankelijk van het soort looncomponent.
Afwijkende functienaam
Indien in de plaatsing een afwijkende functienaam moet worden toegepast kun je deze opnemen in het urenbestand.
Afwijkende tekst loonspecificatie
Indien voor een bepaald looncomponent een afwijkende tekst moet worden toegepast op de loonspecificatie kun je dit opnemen in het urenbestand.
Cao schaal plaatsing
In dit veld kun je de cao schaal ingeven, welke zal worden getoond op de loonspecificatie van de flexwerker.
Code afwijkend BTW tarief
Een externe code waarmee je een afwijkend BTW tarief kunt gebruiken per regel in het urenbestand.
Dag van de week
Hiermee word de dag van de week geselecteerd waarmee in combinatie met de velden ‘Jaar’ en ‘Week’ een datum kan worden berekend. Je hebt de optie voor een Nederlandse en Engelse dag aanduiding.
Datum
De datum waarvoor de uren gelden. Je kunt de datum vastleggen op de volgende manieren: YYYY-MM-DD (2009-01-20 of 2009/1/20) / DD-MM-YYYY (25-03-2009 of 25/3/2009) / MM-DD-YYYY (03-25-2009 of 3/25/2009). Het is mogelijk om afwijkende datum notaties te gebruiken zoals bijvoorbeeld DD.MM.YYYY of MM/DD/YYYY. Deze datum notitie kunnen in het veld ‘Formaat’ worden getypt. Er moet altijd een dag aanduiding (aangegeven met een D), maand aanduiding (aangegeven met een M) en jaar aanduiding (aangegeven met een Y) in het veld worden getypt.
Declaratie extern nummer
Het declaratienummer van urendeclaratie zoals bij de relatie bekend is.
Flexwerker Plan4Flex nummer
Het Plan4Flex nummer van de flexwerker
Flexwerker Burgerservicenummer
Het Burgerservicenummer zoals vastgelegd in Easyflex.
Flexwerker dossiernummer
Het dossiernummer van de flexwerker
Flexwerker extern nummer
Een extern nummer van de flexwerker.
Flexwerker registratienummer
Het registratienummer zoals in Easyflex staat.
Flexwerker memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een flexwerker. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.
Flexwerker naam
De naam van de flexwerker.
Flexwerker registratienummer
Het registratienummer van de flexwerker.
Flexwerker werkmaatschappijnummer
Het werkmaatschappijnummer van de flexwerker.
Functie code
Een externe code van de functie.
Functie idnr
Het nummer van de functie zoals bekend in Easyflex.
Jaar
Het veld wat het jaar waarin de uren zijn gewerkt
Kostenplaats code
De kostenplaats wordt bij de relatie opgezocht aan de hand van de code.
Kostenplaats naam
De kostenplaats wordt bij de relatie gezocht op basis van de naam.
Looncomponent code
Een externe code welke aangeeft om wat voor soort looncomponent het gaat.
Loonschema code
De code van het loonschema zoals bekend in Easyflex.
Oproep plaatsing
Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee', en 'Jaarurennorm'.
Percentage flexwerker
Het percentage van het looncomponent voor de flexwerker. Dit getal kan in decimalen worden getoond (115,25%).
Percentage relatie
Het percentage van het looncomponent voor de relatie. Dit getal kan in decimalen worden getoond (110,75%).
Plaatsing extern nummer
Een extern nummer van de plaatsing.
Plaatsing memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een plaatsing. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.
Plaatsing registratienummer
Het plaatsingsnummer zoals bekend in Easyflex. Deze staat vermeld in de plaatsing op tabblad 'Periode en locatie'.
Regelnummer
Een nummer in het bestand welke de urenregel uniek kan identificeren. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Regelnummer' koppelen.
Relatie Plan4Flex nummer
Het Plan4Flex nummer van de relatie.
Relatie debiteurennummer
Het debiteurennummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.
Relatie extern nummer
Een extern nummer van de relatie.
Relatie memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een relatie. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.
Relatie naam
De naam van de relatie.
Relatie registratienummer
Het registratienummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.
Relatie wekmaatschappijnummer
Het werkmaatschappijnummer van de relatie.
Sector code
De sectorcode zoals bekend in Easyflex.
Tarief
Het basis factuurtarief.
Tariefschema code
De code van het tarievenschema zoals bekend in Easyflex.
Uren per week plaatsing
Standaard uren per week t.b.v. de plaatsing
Uurloon
Het basis uurloon.
Verdeelsleutel locatie omzet en kosten flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Verdeelsleutel locatie uren flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Verdeelsleutel relatiebeheerder omzet en kosten flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Verdeelsleutel relatiebeheerder uren flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Versie
De versie van de urenregel. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Versie' koppelen.
Weeknummer
Het week nummer van het desbetreffende urenbestand.
Werkzaamheden plaatsing
De werkzaamheden waarmee je de automatisch aangemaakt plaatsing wilt vullen.

Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Versie' koppelen.

Bestandsformaat Excel

In het tabblad 'Urenbestand definitie > Algemeen' is aangegeven wat het 'Type' is van de bestanden die kunnen worden verwerkt aan de hand van de urenbestand definitie. Je kunt hier vastleggen hoe dit urenbestand eruit ziet en uit welke kolommen de informatie dient te worden gehaald. Dit doe je door een voorbeeldbestand te definiëren. Je dient hiervoor wel een urenbestand te gebruiken conform de bestanden zoals deze zullen worden geïmporteerd voor deze urenbestand definitie.

Werkblad

Indien je voorbeeld urenbestand meerdere tabbladen / werkbladen bevat kun je via deze dropdown wisselen tussen de tabbladen.

Celbereik

Doormiddel van het celbereik geef je aan welke cellen gedefinieerd moeten worden. Het is mogelijk om een range in het veld te typen maar het is ook mogelijk om bijvoorbeeld de cellen te selecteren doormiddel van je muis. Wanneer je een kolom vanaf een bepaalde regel tot aan de laatste regel van excel wil definiëren, omdat je niet weet hoeveel regels er precies worden ingestuurd vanuit de relatie kun je dit op de volgende manieren doen:

Typ de range in het veld: D6:D1048576 (1048576 is de laatste regel in Excel)
Sleep vanaf de eerste regel die je wil definiëren tot na de 100e regel. Je zal zien dat er automatisch de laatste regel van excel word geselecteerd
Gebruik een toetsenbord combinatie. Selecteer de start cel bijvoorbeeld ‘D6’ druk vervolgens op de toets combinatie ‘Ctrl + Shift + Pijl naar benden ↓’. Het celbereik D6:D1048576 word geselecteerd. Dit werkt ook met ‘Ctrl + Shift + ← OF ↑ OF →'. Hiermee word het maximum bereik geselecteerd.

Veld

Je kunt de kolommen in het urenbestand koppelen aan velden. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.
Aantal
De 'eenheid' van het aantal is afhankelijk van het soort looncomponent.
Afwijkende functienaam
Indien in de plaatsing een afwijkende functienaam moet worden toegepast kun je deze opnemen in het urenbestand.
Afwijkende tekst loonspecificatie
Indien voor een bepaald looncomponent een afwijkende tekst moet worden toegepast op de loonspecificatie kun je dit opnemen in het urenbestand.
Cao schaal plaatsing
In dit veld kun je de cao schaal ingeven, welke zal worden getoond op de loonspecificatie van de flexwerker.
Code afwijkend BTW tarief
Een externe code waarmee je een afwijkend BTW tarief kunt gebruiken per regel in het urenbestand.
Dag van de week
Hiermee word de dag van de week geselecteerd waarmee in combinatie met de velden ‘Jaar’ en ‘Week’ een datum kan worden berekend. Je hebt de optie voor een Nederlandse en Engelse dag aanduiding.
Datum
De datum waarvoor de uren gelden. Je kunt de datum vastleggen op de volgende manieren: YYYY-MM-DD (2009-01-20 of 2009/1/20) / DD-MM-YYYY (25-03-2009 of 25/3/2009) / MM-DD-YYYY (03-25-2009 of 3/25/2009). Het is mogelijk om afwijkende datum notaties te gebruiken zoals bijvoorbeeld DD.MM.YYYY of MM/DD/YYYY. Deze datum notitie kunnen in het veld ‘Formaat’ worden getypt. Er moet altijd een dag aanduiding (aangegeven met een D), maand aanduiding (aangegeven met een M) en jaar aanduiding (aangegeven met een Y) in het veld worden getypt.
Declaratie extern nummer
Het declaratienummer van urendeclaratie zoals bij de relatie bekend is.
Flexwerker Plan4Flex nummer
Het Plan4Flex nummer van de flexwerker
Flexwerker Burgerservicenummer
Het Burgerservicenummer zoals vastgelegd in Easyflex.
Flexwerker dossiernummer
Het dossiernummer van de flexwerker
Flexwerker extern nummer
Een extern nummer van de flexwerker.
Flexwerker registratienummer
Het registratienummer zoals in Easyflex staat.
Flexwerker memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een flexwerker. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.
Flexwerker naam
De naam van de flexwerker.
Flexwerker registratienummer
Het registratienummer van de flexwerker.
Flexwerker werkmaatschappijnummer
Het werkmaatschappijnummer van de flexwerker.
Functie code
Een externe code van de functie.
Functie idnr
Het nummer van de functie zoals bekend in Easyflex.
Jaar
Het veld wat het jaar waarin de uren zijn gewerkt
Kostenplaats code
De kostenplaats wordt bij de relatie opgezocht aan de hand van de code.
Kostenplaats naam
De kostenplaats wordt bij de relatie gezocht op basis van de naam.
Looncomponent code
Een externe code welke aangeeft om wat voor soort looncomponent het gaat.
Loonschema code
De code van het loonschema zoals bekend in Easyflex.
Oproep plaatsing
Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee', en 'Jaarurennorm'.
Percentage flexwerker
Het percentage van het looncomponent voor de flexwerker. Dit getal kan in decimalen worden getoond (115,25%).
Percentage relatie
Het percentage van het looncomponent voor de relatie. Dit getal kan in decimalen worden getoond (110,75%).
Plaatsing extern nummer
Een extern nummer van de plaatsing.
Plaatsing memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een plaatsing. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.
Plaatsing registratienummer
Het plaatsingsnummer zoals bekend in Easyflex. Deze staat vermeld in de plaatsing op tabblad 'Periode en locatie'.
Regelnummer
Een nummer in het bestand welke de urenregel uniek kan identificeren. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Regelnummer' koppelen.
Relatie Plan4Flex nummer
Het Plan4Flex nummer van de relatie.
Relatie debiteurennummer
Het debiteurennummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.
Relatie extern nummer
Een extern nummer van de relatie.
Relatie memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een relatie. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.
Relatie naam
De naam van de relatie.
Relatie registratienummer
Het registratienummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.
Relatie wekmaatschappijnummer
Het werkmaatschappijnummer van de relatie.
Sector code
De sectorcode zoals bekend in Easyflex.
Tarief
Het basis factuurtarief.
Tariefschema code
De code van het tarievenschema zoals bekend in Easyflex.
Uren per week plaatsing
Standaard uren per week t.b.v. de plaatsing
Uurloon
Het basis uurloon.
Verdeelsleutel locatie omzet en kosten flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Verdeelsleutel locatie uren flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Verdeelsleutel relatiebeheerder omzet en kosten flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Verdeelsleutel relatiebeheerder uren flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerker
Versie
De versie van de urenregel. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Versie' koppelen.
Weeknummer
Het week nummer van het desbetreffende urenbestand.
Werkzaamheden plaatsing
De werkzaamheden waarmee je de automatisch aangemaakt plaatsing wilt vullen.

Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Versie' koppelen.

Testen

Wanneer de urenbestand definitie is ingericht, aan de hand van het voorbeeldbestand, kan je doormiddel van de knop ‘Testen’ controleren of er nog fouten in de urenbestand definitie zitten.

Hercoderen

Op dit tabblad wordt de hercodering onderhouden per urenbestand definitie. De urenbestanden die worden geïmporteerd zijn vaak aangemaakt aan de hand van een codering die de relatie hanteert. Deze codering is niet in Easyflex te plaatsen. Om de urenbestanden op de juiste manier te verwerken kun je het urenbestand hercoderen. Je koppelt de codering in het urenbestand aan gegevens in Easyflex. Tijdens het importeren van een urenbestand worden de gegevens vanuit het bestand gekoppeld aan gegevens zoals bekend in Easyflex.

Soort hercodering

In dit veld kun je het soort hercodering selecteren welke je wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen. Je hebt de keuze uit:

Alles
Code afwijkend BTW tarief
Flexwerker extern nummer
Flexwerker naam
Functie code
Looncomponent code
Plaatsing extern nummer
Relatie extern nummer
Relatie naam

Nieuwe hercodering

Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een nieuwe hercodering aanmaken. De naam van de hercodering en de in te geven code is afhankelijk van het soort hercodering die je wilt toevoegen. Je hebt de keuze uit de volgende hercoderingen:

Code afwijkend BTW tarief
De code uit het urenbestand.
Flexwerker naam
De naam uit het urenbestand.
Flexwerker
De naam uit Easyflex.
Flexwerker extern nummer
Het externe nummer van de flexwerker uit het urenbestand.
Flexwerker
De naam uit Easyflex.
Relatie extern nummer
Het externe nummer van de relatie uit het urenbestand.
Relatie
De naam uit Easyflex.
Relatie naam
De naam uit het urenbestand.
Relatie
De naam uit Easyflex.
Plaatsing extern nummer
Het externe nummer.
Plaatsing
Het nummer van de plaatsing uit Easyflex.
Functie code
De externe code van een functie uit het urenbestand.
Functie
De functie uit Easyflex.
Looncomponent code
De externe code uit het urenbestand.
Looncomponent
De naam van een looncomponent uit Easyflex.
Tekst loonslip
De omschrijving op de loonspecificatie.
Tekst factuur
De omschrijving op de factuur.
Eenheid
Als je de eenheid 'Uren (decimaal)' selecteert dienen de uren als 7.98 te zijn genoteerd in het urenbestand.
Bedrag inhouden (Alleen van toepassing bij inhoudingen)
Keuze of je het bedrag volledig wilt inhouden of tot het berekende Netto Equivalent WML t.b.v. het automatisch corrigeren.
Belast / onbelast

Instellingen

Een urenbestand kan gegevens van meerdere relaties bevatten. Je kunt per relatie aangeven of er automatisch plaatsingen dienen te worden aangemaakt als deze (nog) niet in Easyflex staan. Op dit tabblad kun je de instellingen vastleggen die gelden voor een automatisch aangemaakte plaatsing. Door het activeren van de knoppen 'Nieuw' en 'Verwijderen' kun je de relatie instellingen toevoegen en verwijderen.

De relaties worden getoond, inclusief de instellingen waarmee een plaatsing wordt aangemaakt.

Plaatsingen aanmaken

In dit veld kun je aangeven of er automatisch een plaatsing moet worden aangemaakt indien er voor de flexwerker nog geen plaatsing is. Je hebt de keuze uit:

Niet aanmaken
Automatisch aanmaken

Hoofdfunctie

Als er automatisch een plaatsing moet worden aangemaakt, dien je hier de hoofdfunctie vast te leggen.

Leveringswijze

Het selecteren van de leveringswijze is o.a. belangrijk voor de opbouw van reserveringen (vakantiewerk/uitzendwerk) of het wel of niet verlonen/factureren (ZZP/werving & selectie/doorlenen). Je hebt de keuze uit:

Detacheren
Doorlenen
Payroll
Uitzendwerk
Vakantiewerk
Werving & selectie
ZZP

Let op: Vanaf het loonjaar 2020 geldt dat als een flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', er ook alleen plaatsingen kunnen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'. Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen maar een payroll plaatsing (leveringswijze in plaatsing) dan wordt het ook payroll, maar als er geen arbeidsovereenkomst is en zowel payroll als uitzenden vastligt als leveringswijze wordt het uitzenden. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt aan wanneer iemand wordt gepayrolld.

Indien er gekozen is voor leveringswijze 'Payroll' dient vanaf 30-12-2019 in de plaatsing een CAO code van de relatie, welke je bij de relatie op het tabblad 'Overige gegevens' hebt gekozen, ingegeven te worden. Met het aanmaken van een urenbestand wordt automatisch de hoofd CAO als standaard in de plaatsing geselecteerd.

Oproep

Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee', en 'Jaarurennorm'. Of er sprake is van 'oproep' of 'jarenurennorm' is vanaf 1-1-2020 belangrijk voor het toepassen van de juiste ww-premie en wordt meegestuurd in de loonaangifte.

Onregelmatige diensten

Wanneer het een plaatsing met onregelmatige diensten betreft, bijvoorbeeld ploegendiensten, dan kun je dat aangeven door hier een vinkje te plaatsen.

Factuuradres

Het standaard factuuradres wordt getoond. Met het activeren van de 'zoek-knop' kun je een afwijkend factuuradres selecteren. Wanneer je de knop 'Basis' activeert, wordt het standaard factuuradres van de relatie geselecteerd. Wanneer je meer informatie wenst over het betreffende adres, selecteer je de knop 'Locatie informatie'.

Kostenplaats

In dit veld kun je een kostenplaats selecteren. Door het activeren van de knop 'zoeken' kunt je een kostenplaats opzoeken, selecteren of een hele nieuwe kostenplaats vastleggen. Wanneer je een verkeerde kostenplaats hebt geselecteerd, kun je deze verwijderen door het activeren van de knop 'prullenbak'.

Lonen en tarieven

Als er bij de relatie loon- en tariefafspraken zijn vastgelegd kun je instellen dat deze in de plaatsing moeten worden opgenomen.

Sector

In dit veld kun je aangeven hoe de sector gekozen dient te worden voor het aanmaken van de automatische plaatsing. Je hebt de keuze uit:

Automatisch (altijd eerste selecteren)
Easyflex selecteert altijd de eerste sector bij het automatisch aanmaken van een plaatsing.
Automatisch (handmatig bij meerdere sectoren)
Easyflex geeft een foutmelding wanneer er meerdere sectoren beschikbaar zijn voor plaatsing. Je dient de sector dan alsnog handmatig vast te leggen.
Standaard sector
Je kunt een standaard sector selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Kolom
Easyflex gebruikt de sector die je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen sector in de plaatsing. Je dient de sector handmatig vast te leggen.

Tarievenschema

In dit veld geef je aan hoe het tarievenschema gekozen dient te worden, behorende bij de automatisch aangemaakt plaatsing. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een tarievenschema.
Automatisch
Er wordt automatisch een tarievenschema geselecteerd.
Standaard tarievenschema
Je kunt een standaard tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Urenbestand
Easyflex gebruikt het tarievenschema die je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen tarievenschema in de plaatsing. Je dient het tarievenschema handmatig vast te leggen.

Loonschema

In dit veld geef je aan hoe het loonschema gekozen dient te worden, behorende bij de automatisch aangemaakt plaatsing. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loonschema.
Automatisch
Er wordt automatisch een loonschema geselecteerd.
Standaard loonschema
Je kunt een standaard loonschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.
Urenbestand
Easyflex gebruikt het loonschema die je in het urenbestand hebt opgenomen.
Handmatig
Easyflex selecteert geen loonschema in de plaatsing. Je dient het loonschema handmatig vast te leggen.

Wanneer je bij bovenstaande opties een selectie maakt, welke vervolgens niet gebruikt kan worden in de plaatsing krijg je hiervan een melding bij het verwerken van het urenbestand.
Je dient dan alsnog handmatig een selectie te maken.