(2021-09) Digitale Handtekening 1

Autorisatie

Op dit tabblad liggen de certificaatgegevens vast van Quo Vadis of de instelling dat je met de digitale handtekening van Easyflex werkt. Bij de digitale handtekening van Easyflex kun je aangeven met welke naam de documenten getekend moeten worden wanneer deze door jullie ondertekend worden. Geef de (bedrijfsnaam) in. 

Verder kun je een autorisatie vastleggen voor het digitaal onderteken van documenten namens de werkmaatschappij. Wanneer er namens de organisatie documenten digitaal ondertekend worden, nadat de flexwerker dit heeft gedaan, dient dit tabblad gevuld te worden. Wanneer er geen gegevens ingevoerd zijn bij 'Digitale handtekening' is het niet mogelijk om medewerkers van het bureau documenten te laten tekenen. Door het vastleggen van een autorisatie kun je vastleggen welke medewerkers documenten digitaal mogen ondertekenen. Daarnaast kun je een autorisatie ingeven voor het ondertekenen van overeenkomsten voor onbepaalde tijd.

Digitale handtekening

Na het aanzetten van digitale handtekening van Easyflex (door Easyflex) kies je hier de optie 'Easyflex'. Zet de status op Actief en voer de gewenste (bedrijfsnaam) in welke gehanteerd wordt voor de getekende documenten. 

Autorisatie - Digitale handtekening

Digitaal ondertekenen documenten

In dit veld kun je een autorisatie vastleggen d.m.v. een rol om aan te geven welke medewerkers van het bureau documenten mogen ondertekenen nadat de flexwerker deze heeft getekend. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft geen enkele medewerker het recht om documenten digitaal te ondertekenen namens het bureau. De medewerker aan wie deze rol is toegekend kan vanuit ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Digitale handtekening’ kiezen voor Ondertekenen. Wanneer een medewerker de rol niet heeft is deze knop grijs (disabled).

Ondertekenen overeenkomsten onbep. tijd

In dit veld kun je een autorisatie vastleggen d.m.v. een rol om aan te geven dat alleen een medewerker met die rol overeenkomsten voor onbepaalde tijd mag ondertekenen nadat de flexwerker deze heeft ondertekend. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft elke medewerker het recht om een overeenkomst voor onbepaalde tijd te ondertekenen namens het bureau.

Vanuit ‘Beheer > Rollen’ kun je bekijken welke rollen er zijn en aan wie deze zijn toegekend.

Vetting (dit geldt alleen wanneer je gebruikt maakt van de digitale handtekening van Quo Vadis)

Vetting is het identificeren/controleren van personen. Voor het juridische proces dient Quo Vadis een lijst te ontvangen van de medewerkers die namens de werkmaatschappij de vetting mogen uitvoeren. In Easyflex is er geen autorisatie in te stellen en vindt er geen controle plaats of een medewerker op deze lijst voorkomt. 

Op dit tabblad leg je vast welke medewerkers de vetting van flexwerkers mogen uitvoeren voor de werkmaatschappij.