(2021-09) Algemeen 7

Dit tabblad wordt als eerste weergegeven wanneer je een flexwerker gaat inschrijven. Bij het invoeren van een nieuwe flexwerker worden alle verplichte velden op het geselecteerde tabblad geel getoond.

Boven in het scherm toont Easyflex het identificatiepaneel van de flexwerker. Hierin worden verschillende algemene gegevens van de flexwerker getoond. Aan de rechterkant hiervan worden twee bolletjes getoond. Het bovenste bolletje geeft de status van de controlelijst weer. Het tweede bolletje geeft de autorisatiestatus weer. De kleuren houden het volgende in.

Eerste bolletje:

• Zwart
  binnen het controleprogramma zijn problemen gevonden
• Donkergrijs
  binnen het controleprogramma zijn waarschuwingen gevonden
• Lichtgrijs
  binnen het controleprogramma zijn aandachtspunten gevonden
• Wit
  er zijn geen problemen, waarschuwing of aandachtspunten binnen het controleprogramma

Tweede bolletje:

• Wit
  de gegevens zijn ingevoerd, de flexwerker heeft de status 'Ingeschreven'.
• Groen
  de gegevens zijn ingevoerd, de flexwerker heeft de status 'Actief'.
• Geel
  de gegevens zijn ingevoerd, de flexwerker heeft de status 'Actief', echter is voorzichtigheid, omtrent het tewerkstellen van deze flexwerker, geboden. Waarom dit is, lees je in de toelichting op autorisatiestatus
• Rood
  de gegevens zijn ingevoerd, de flexwerker heeft de status 'Actief', echter kun je deze flexwerker niet tewerkstellen. Waarom dit is, lees je in de toelichting op autorisatiestatus.

Registratienummer / Type

Na het opslaan van dit tabblad kent Easyflex automatisch een registratienummer toe.

Bij 'Type' wordt standaard Flexwerker getoond. Wanneer je hiervoor geautoriseerd bent kun je deze wijzigen naar Vaste medewerker. Ook kun je later van een flexwerker een vaste medewerker maken en andersom.
Wanneer je een vaste medewerker wijzigt naar flexwerker kan het zijn dat de volgende melding getoond wordt: 'Er is gekozen voor het type flexwerker. Voor dit type dien je de 'aanduiding soort inkomen' (tabblad fiscaal - sociaal) eerst in te stellen op 'flexwerkers / vaste medewerkers'.

Briefhoofd

Voor de correspondentie naar de flexwerker is de jij-vorm of de u-vorm mogelijk. Het veld 'Roepnaam' is niet verplicht. Wanneer je wel een roepnaam ingeeft, wordt automatisch de jij-vorm getoond. Zonder roepnaam in te vullen blijft het briefhoofd op u. Of de documenten aan de flexwerker ook daadwerkelijk in de jij-vorm worden aangemaakt, is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie).

Achternaam / Voorl. / Voorv.

De eerste letter van de achternaam wordt automatisch als hoofdletter weergegeven. De voorletter(s) wordt automatisch als hoofdletter weergegeven, het ingeven van andere leestekens (bijv. , .) is niet mogelijk. 

Domicilieadres

Het domicilieadres is het adres volgens de burgerlijke stand. In de meeste gevallen is dit hetzelfde adres als het woon- en correspondentieadres. Wanneer een flexwerker ergens anders is geregistreerd bij de burgerlijke stand dan zijn huidige woonadres, wordt het adres dat bekend is bij de burgerlijke stand ingevuld als domicilieadres. Wanneer vanuit een conversie het domicilieadres niet bekend is, worden deze gegevens gevuld met 'onbekend'. Het is nu niet mogelijk de flexwerker te plaatsen, ook kan er geen arbeidsovereenkomst worden opgemaakt.

Het domicilieadres bepaalt de standaard waarde die gevuld wordt bij het vastleggen van het 'Fiscale woonland' op het tabblad Fiscaal-Sociaal. Het fiscale woonland kan wel gewijzigd worden naar een andere waarde.

Controle dubbele flexwerkers

Bij het invoeren van een nieuwe flexwerker worden de gegevens van het domicilieadres gecontroleerd. Wanneer de combinatie postcode en huisnummer al bekend is bij een andere flexwerker wordt hiervan een melding getoond. Je kunt de gegevens alsnog opslaan. Als het domicilieadres al bekend is bij een vaste medewerker toont Easyflex hier wel een melding van, maar kun je de link niet activeren. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers zonder autorisatie toch de gegevens van een vaste medewerker kunnen inzien.

Woon- en correspondentieadres

In dit veld geef je het woon- en correspondentieadres van de flexwerker in. Wanneer dit adres hetzelfde is als het domicilieadres, kun je de gegevens kopiëren d.m.v. de 'Slepen van adres'-knop.

Adressen verwijderen

Indien het domicilieadres / woon- en correspondentieadres van een flexwerker verwijderd mag worden kunnen de verwijderknoppen (prullenbak) geselecteerd worden. Indien het adres niet verwijderd mag worden, kunnen de knoppen ook niet geselecteerd worden. Het adres mag niet verwijderd worden als:

- De status van de flexwerker 'Actief' is
- De flexwerker verloond is (7 jaar na de laatste verloning kan de flexwerker volledig verwijderd worden)
- De flexwerker open arbeidsongeschiktheidsmeldingen heeft
- De flexwerker open plaatsingen heeft (plaatsingen die niet definitief beëindigd zijn)
- De flexwerker open verzekeringen heeft (dus verzekeringen zonder einddatum of verzekeringen met een einddatum die nog niet gemeld is)

Marketing

Hier heb je verschillende opties waarvan je de selectieteksten zelf kunt bepalen. Deze waardes geef je in bij tabblad Beheer > Selectietabellen.

Kwalificatie

Business unit

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Business units' kun je aangeven welke keuzes je hier wilt zien. Het toekennen van een business unit aan de flexwerker zorgt ervoor dat je hierop kunt filteren vanuit 'Frontoffice > Flexwerkers' en 'Matching'.

Status

Wanneer je een flexwerker invoert, krijgt deze automatisch de status 'Ingeschreven'. Wanneer de flexwerker geplaatst wordt bij een relatie óf er wordt een arbeidsovereenkomst aangemaakt wordt de status 'Actief'. Als de flexwerker wordt geplaatst op basis van Werving & Selectie dan blijft de status van de flexwerker op 'Ingeschreven' staan.

Je kunt de status van een flexwerker ook handmatig wijzigen. Wanneer de status 'Actief' is, kun je deze wijzigen naar 'Passief' of 'Uitgeschreven'. Wanneer de status 'Passief' is, kun je deze wijzigen naar 'Actief' of 'Uitgeschreven'. Wanneer je de status wijzigt van 'Ingeschreven' naar 'Uitgeschreven' kun je altijd weer de status wijzigen naar 'Ingeschreven'. Ook wanneer je de status wijzigt van 'Actief' of 'Passief' naar 'Uitgeschreven' kun je deze altijd weer wijzigen naar 'Actief' of 'Passief'. Wanneer de status 'Uitgeschreven' is kun je deze wijzigen naar 'Actief' of 'Passief', ook kun je de status weer terugzetten naar 'Uitgeschreven'. 

Autorisatiestatus

Wit: Wanneer een flexwerker ingevoerd wordt, is de autorisatiestatus automatisch wit (status 'Ingeschreven').

Groen: Wanneer de flexwerker geplaatst wordt bij een relatie óf er wordt een arbeidsovereenkomst aangemaakt dan wordt de autorisatiestatus automatisch groen. Terugzetten naar de kleur wit is niet meer mogelijk.

Geel: Wanneer de status van een flexwerker 'Geel' is, betekent dit dat voorzichtigheid geboden is. Het is verplicht om reden hiervan aan te geven in het veld 'Toelichting op autorisatiestatus'. Het wijzigen van de autorisatiestatus van een flexwerker naar geel is niet altijd mogelijk. Dit is afhankelijk van de instellingen in de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie flexwerkers). De medewerker(s) die geautoriseerd zijn kan de flexwerker plaatsen en/of een arbeidsovereenkomst aanmaken.
Wanneer er geen autorisatierol is ingesteld, kunnen alle medewerkers de flexwerker tewerkstellen, maar wordt de ingegeven toelichting getoond.

Rood: Wanneer de status van een flexwerker 'Rood' is, betekent dit dat je deze flexwerker niet meer kunt plaatsen en/of een arbeidsovereenkomst aanmaken. Het is verplicht om reden hiervan aan te geven in het veld 'Toelichting op autorisatiestatus'. Het wijzigen van de autorisatiestatus van een flexwerker naar rood is niet altijd mogelijk. Dit is afhankelijk van de instellingen in de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie flexwerkers). Wanneer de flexwerker deze status heeft kan en er geen plaatsing en/of arbeidsovereenkomst gemaakt worden.

Communicatie

Leg hier alle communicatiemiddelen vast. Let erop dat je het juiste type kiest. Zo kijkt Easyflex voor het versturen van een sms naar het type mobiel en kijkt niet naar nummers die beginnen met 06.
Leg het e-mailadres meteen vast bij het invoeren van de flexwerkers. Bij het opslaan wordt dan gevraagd of je de verzending van de loonspecificaties en jaaropgaven op 'Via e-mail' wilt zetten en neemt dit e-mailadres over. 

Aantekeningen

Je kunt in dit veld tekst ingeven welke je in de declaratie kunt laten tonen. Zet hiervoor dan het vinkje aan bij 'Tonen in declaratie'. De aantekeningen worden dan getoond in het veld 'Algemeen' van de urendeclaratie.

Leg een foto van de medewerker vast via webcam/scanner, een foto vanuit een te bestand importeren of een foto te plakken. 

Matchen

Vanuit de knop 'Matchen' kan er meteen een match gestart worden voor deze flexwerker. Hierin heb je de opties 'Aanvraag' en 'Relatie'. Zo kun je door één druk op de knop alle beschikbare aanvragen en bedrijven matchen welke passen bij de flexwerker. Er wordt gezocht naar aanvragen met overeenkomstige functieprofielen, uren/dagdelen, periode/status en/of eisen. En bij de relaties wordt er gekeken naar overeenkomstige functieprofielen en/of relaties waarbij nu of in het verleden een aanvraag is vastgelegd voor een van de functies uit het functieprofiel van de flexwerker.