(2021-08) Inleiding

De instellingen voor het bedrijf waarvoor de administratie wordt gevoerd dien je in dit onderdeel vast te leggen. Ook kun je Easyflex op diverse onderdelen afstemmen op de wensen en de interne processen van het bedrijf. De instellingen kunnen altijd weer worden gewijzigd, tenzij expliciet vermeld is dat wijzigen niet mogelijk is of alleen mogelijk is in bepaalde situaties.

Het bedrijf waarvoor de administratie met Easyflex wordt gevoerd duiden we in de handboek voortaan aan als "werkmaatschappij". 

De bij elkaar behorende instellingen van de werkmaatschappij zijn logisch gegroepeerd en ondergebracht op afzonderlijke tabbladen (schermen). Wanneer er wijzigingen op een tabblad worden aangebracht, kan het zijn dat het loon- en facturatieproces hierdoor wordt uitgeschakeld. Dit is afhankelijk van de soort wijziging en het tabblad waarop een wijziging is aangebracht. Je dient in deze situatie eerst de controlelijst te produceren om eventuele problemen op te lossen. Easyflex toont je hiervan een melding bij het sluiten van het tabblad. Zolang de problemen niet worden opgelost en/of de controlelijst niet wordt geproduceerd, toont Easyflex elke keer bij het sluiten van een tabblad deze melding. Je hebt twee mogelijkheden, de knop 'Ok' en de knop 'Controlelijst'. Met de knop 'Ok' sluit je de melding, met de knop 'Controlelijst' kun je direct de controlelijst produceren.

De bedrijfsinstellingen omvat de volgende tabbladen:

• Algemeen

  De gegevens op dit tabblad zijn van belang voor het correct aansturen en hanteren van de regelgeving
• Notificaties
  Op dit tabblad worden automatisch notificaties aangemaakt door Easyflex naar aanleiding van gemaakte wijzigingen in de bedrijfsinstellingen en kun je eigen notificaties vastleggen
• Toegangstijden
  Per werkmaatschappij worden er contractuele toegangstijden tot Easyflex vastgelegd. Op dit tabblad worden deze tijden getoond
• E-mailbeleid
  Het e-mailbeleid van de werkmaatschappij wordt op dit tabblad bepaald
• Serveradressen (mobiel)
  Op dit tabblad kunt u de identificatiebronnen voor mobiele werkplekken definiëren
• Loonjaren
  De beschikbare loonjaren worden op dit tabblad getoond
• Productieweek
  De door Easyflex gehanteerde productieweek wordt op dit tabblad getoond
• Loonbelasting
  Op dit tabblad worden de gegevens van de inhoudingsplichtige werkmaatschappij opgenomen
• Sector risicogroepen
  Op dit tabblad worden de loonheffingennummers opgenomen welke nodig zijn voor de uitvoering van de werknemersverzekeringen
• Reserveringsschema's
  Per werkmaatschappij moeten reserveringen zoals vakantiegeld e.d. worden opgebouwd, deze instellingen worden op dit tabblad vastgelegd
• Reserveringenbeleid
  Op dit tabblad kunt u aangeven of een negatief reserveringssaldo is toegestaan of niet
• Sectoren
  Je kunt diverse sectoren aanmaken, gekoppeld aan UWV nummer en opslagenschema
• Bank-/girorekeningen
  Op dit tabblad kun je de bank-/girorekeningen van de werkmaatschappij opnemen
• Rekeninggebruik
  Je bepaalt op dit tabblad het rekeninggebruik van uw werkmaatschappij
• Documentmappen
  Op dit tabblad kun je onbeperkt documentmappen aanmaken
• Correspondentie
  Je kunt standaard instellingen vast leggen welke gelden voor de correspondentie vanuit Easyflex
• Ontwerp memobladen
  Je kunt onbeperkt memobladen ontwerpen in een boomstructuur
• Looncomponenten
  Op dit tabblad kun je je eigen looncomponenten specificeren
• Aftrekposten
  Op dit tabblad worden de aftrekposten voor alle heffingen vastgelegd
• Sociale verzekeringen
  De SVW premies worden op dit tabblad vastgelegd
• Kostprijzen
  Op dit tabblad wordt de opbouw van de kostprijs getoond
• Rekeningenschema
  Voor de samenstelling van de journaalpost kun je op dit tabblad een rekeningenschema inrichten
• Journaalrekeningen
  Ten behoeve van de journaalposten dienen op dit tabblad de algemene rekeningnummers te worden vastgelegd
• Journaalposten
  Ten behoeve van de journaalposten dienen op dit tabblad instellingen te worden vastgelegd
• Financiële administratie
  Gegevens voor de financiële administratie worden op dit tabblad vastgelegd
• Debiteuren
  Op dit tabblad kunnen diverse debiteureninstellingen worden vastgelegd
• Facturen
  Op dit tabblad kun je mededelingen aanmaken welke op de facturen worden getoond
• Factuurproces
  Op dit tabblad bepaal je hoe de factuurprocessen verwerkt dienen te worden
• Declaraties
  Op dit tabblad bepaal je op welke wijze declaraties kunnen worden afgewikkeld
• Declaratieperioden
  Op dit tabblad stel je de declaratieperiode vast
• Specialismen
  Op dit tabblad kun je specialismen vast leggen welke later bij relaties kunnen worden toegekend
• Standaard roosters
  Je kunt standaard roosters aanmaken, welke in frontoffice heel gemakkelijk te gebruiken zijn
• Loon- en tariefafspraken
  Op dit tabblad kunnen de instellingen worden vastgelegd voor de lonen en tarieven
• Flexwerkers
  Instellingen voor flexwerkers kunnen op dit tabblad worden vastgelegd
• Loonspecificaties
  Op dit tabblad kun je mededelingen aanmaken welke op de loonspecificaties worden getoond
• Loonproces
  Op dit tabblad bepaalt u hoe de loonprocessen verwerkt dienen te worden
• Levensloopregeling
  Op dit tabblad moet worden aangegeven of de werkmaatschappij deelneemt aan een levensloopregeling 
• Spaarloonregeling
  Op dit tabblad moet worden aangegeven of de werkmaatschappij deelneemt aan een spaarloonregeling
• Aanlevering
  Op dit tabblad moet worden aangegeven naar welke organisatie de de gegevens van de aftrekposten pensioenen, VUT en WIA-hiaat dienen te worden aangeleverd
• Autorisatie marges/uren
  De autorisatierechten voor accorderen van uren en resultaatverdeling naar locatie en relatiebeheerder, kun je op dit tabblad bepalen
• Autorisatie uitvoer
  Op dit tabblad kun je voor de uitvoer van diverse berichten autorisatierollen vastleggen
• Betalingsverkeer
  Autorisatie-instellingen voor gereedstaande betalingen en incasso's worden op dit tabblad vastgelegd
• Statuswijzigingen
  Je kunt op dit tabblad de statuswijzigingen voor relaties en flexwerkers vastleggen
• Webservicediensten
  Voor transacties via externe webservicediensten (o.a. SMS berichten) kun je instellingen vastleggen op dit tabblad
• Sluiten
  Met dit tabblad sluit je de bedrijfsinstellingen

Alle tabbladen zijn zichtbaar. Of ook alle tabbladen daadwerkelijk beschikbaar zijn is afhankelijk van de voor jouw rol vastgelegde programmarechten. Een tabblad waarvoor je geen rechten hebt, wordt grijs getoond. Een tabblad waarvoor je wel rechten hebt wordt zwart getoond.