(2021-08) Matching

Bekijk nu de Easyvideo's over het onderdeel 'Matching'. In deze films wordt de basis uitgelegd, maar worden ook specifieke onderwerpen behandeld!

Wanneer je een match wilt starten selecteer je de module 'Frontoffice', daarna het tabblad 'Matching' en vervolgens klik je op de knop 'Nieuw'. Er volgt nu een kort stappenplan. Voor meer informatie over 'Matching' kun je de Pagina informatie raadplegen.

Stap 1: Het zoeken naar een oude match

Met behulp van 'Matching' kun je een overzicht opvragen van alle eerder vastgelegde matches. Zo kunt je in één oogopslag zien welke matchopdrachten er al eerder zijn aangemaakt. Je kunt ook nieuwe matchopdrachten ingeven. Door een matchopdracht worden gegevens binnen Easyflex automatisch bij elkaar gezocht aan de hand van de door jou ingegeven selecties. In de onderstaande afbeelding zie je het overzicht van bestaande matches na het openen van 'Frontoffice > Matching'. Je kunt hierin zelfs verschillende filters instellen. 

Stap 2: Het maken van een nieuwe match

Door op de knop 'Nieuw' te klikken kun je een nieuwe match ingeven. Het onderstaande scherm wordt geopend. 

Selectie

Je dient een selectie te bepalen. De mogelijkheden zijn:

• Aanvraag (flexwerkerprofiel)
  Je selecteert een flexwerker. Het functieprofiel van deze flexwerker alsmede de beschikbaarheid zijn de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar aanvragen welke overeenkomen met het functieprofiel, de beschikbaarheid en/of de dagdelen/uren welke zijn vastgelegd bij de flexwerker.
• Aanvraag (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar aanvragen welke voldoen aan deze criteria.
• Contactpersoon (flexwerkerprofiel)
  Je selecteert een flexwerker, het functieprofiel van deze flexwerker is de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar contactpersonen van relaties met overeenkomstige functieprofielen.
• Contactpersoon (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar contactpersonen welke voldoen aan deze criteria.
• Flexwerker (aanvraagprofiel)
  Je selecteert een aanvraag, de vastgelegde criteria uit deze aanvraag zijn de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar flexwerkers welke voldoen aan deze criteria.
• Flexwerker (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar flexwerkers welke voldoen aan deze criteria.
• Flexwerker (relatieprofiel)
  Je selecteert een relatie, het functieprofiel van deze relatie is de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar flexwerkers met overeenkomstige functieprofielen.
• Relatie (flexwerkerprofiel)
  Je selecteert een flexwerker, het functieprofiel van deze flexwerker is de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar relaties met overeenkomstige functieprofielen.
• Relatie (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar relaties welke voldoen aan deze criteria.

Kenmerk
Het kenmerk is simpelweg de naam (het onderwerp) van jouw match.

Stap 3: Bepaal waar je op gaat matchen

Voor het ingeven van matchcriteria kun je gebruik maken van selectieobjecten. Dit zijn plaatjes welke een bepaald matchcriteria aanduiden. Als je met de muis boven een plaatje hangt, wordt getoond welke matchcriteria het plaatje betreft. Door dubbel te klikken op een object, kun je de criteria vastleggen. Je kunt een object ook 'verslepen' naar de matchcriteria om deze zo vast te leggen. 

De meeste selectieobjecten hebben de volgende mogelijkheden:

• Eis
  Deze selectie moet gevonden worden bij het matchen, anders krijg je geen resultaat
• Voorkeur
  Deze selectie mag worden gevonden bij het matchen, maar is geen verplichting
• Uitsluiten
  Deze selectie moet niet worden gevonden bij het matchen

Wanneer je per selectieobject hebt aangegeven waarop gezocht moet worden tijdens de match kun je op starten klikken. De match wordt gestart en je komt terug op het scherm met alle matches. De regel met de datum/nummer/type selectie/kenmerk en status komt tevoorschijn, achter jouw match is het vakje onder 'status' geel van kleur. Dit betekent dat de match bezig is. Wanneer het vakje blauw wordt is de match klaar. Wanneer je op 'Raadplegen' klikt zie je het matchresultaat.

Stap 4: Het matchresultaat

Na het starten van een matchopdracht worden de matchresultaten getoond. Deze worden in drie categorieën verdeeld, namelijk:

• Optimaal (O)
  De geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen voldoen optimaal aan de gestelde matchcriteria
• In belangrijke mate (B)
  De geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen voldoen in belangrijke mate aan de gesteld matchcriteria
• In mindere mate (M)
  De geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen voldoen in mindere mate aan de gesteld matchcriteria

Er wordt direct weergegeven hoeveel flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen er per categorie gevonden zijn. Vervolgens wordt de naam van de flexwerker/relatie/contactpersoon/aanvragen getoond en de (woon)plaats. In deze regel wordt ook de categorie getoond waarin de geselecteerde flexwerker/relatie/contactpersoon/aanvraag is ingedeeld. Het vakje van de betreffende categorie (O - B - M) wordt zwart gekleurd. Daarnaast wordt de status van de geselecteerde flexwerker/relatie/contactpersoon/aanvraag getoond.

Deze statuskleuren van de resultaten kun je zelf wijzigen. Zo kun je een soort subselectie maken op de getoonde matchresultaten. Dit kan met name gemakkelijk zijn voor het verwerken van een batch actie. Met een batch actie kun je namelijk een selectie maken op de statuskleur.

Stap 5: Het maken van een mailbestand voor een derde

Je gaat een mailing versturen en hiervoor maak je gebruik van de diensten van een derde. Deze partij vraagt je om een juist en volledig adressenbestand aan te leveren. Met de optie om zelf de uitvoer van matchkolommen samen te stellen is het heel eenvoudig geworden een mailing bestand aan te maken. Je genereert in Easyflex een Excel bestand (CSV) met de NAW gegevens van uw klanten/prospects die je aanlevert bij jouw leverancier. Het is de bedoeling dat de NAW gegevens in een logische volgorde staan. Eerst de bedrijfsnaam, naam contactpersoon, adres enzovoort. De volgorde kun je zelf bepalen. Hieronder wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen.

In dit gedeelte van de procesbeschrijving zijn we ervan uitgegaan dat je bekend bent met het onderdeel Matching.

Je begint met het maken van een match om alle bedrijven te selecteren. Kies voor 'Contactpersoon handmatig' , zodat je de mailing ter attentie van jouw contactpersoon stuurt. Dit komt persoonlijker over. (Tip: Heb je geen naam van een contactpersoon? Leg dan wel een contactpersoon vast bij jouw relatie en vul als achternaam ‘Directie’ in en bij voorvoegsel ‘de’. Op de adressticker komt dan 'de Directie' te staan. Je kunt natuurlijk ook kiezen voor iets anders, zoals Afdeling (voornaam) Personeelszaken (achternaam) ).

Nadat de match is gestart krijg je resultaten. Als je nu een CSV bestand aan zou maken mis je de adresgegevens en heb je (waarschijnlijk) onnodig ook de communicatiemiddelen erin staan. Daarom ga je zelf bepalen welke kolommen getoond moeten worden. Wij geven je hieronder een voorbeeld hoe een bestand er logischerwijs uit zou kunnen zien. Je kunt hier natuurlijk van afwijken.

Klik op de knop 'Uitvoer samenstellen' (rechts onderin in het matchresultaat). Easyflex heeft standaard een aantal kolommen geselecteerd. je kunt wijzigen aanbrengen door uitvoerkolommen aan- of uit te vinken.

1. Vink alles uit wat standaard door Easyflex is aangevinkt
2. Vervolgens vinkt u de volgende uitvoerkolommen aan:

Je hoeft de kolommen niet perse in deze volgorde aan te vinken, met de pijltjestoetsen (rechts onderin) kunt de volgorde nog aanpassen. Vervolgens maak je via 'Batch actie' een CSV bestand aan.

CSV Bestand

In het CSV bestand worden alle kolommen getoond. Nu ga je sommige kolommen samenvoegen. Voor het printen van een etiket moeten bijvoorbeeld de straatnaam en huisnummer achter elkaar staan en de postcode en plaats ook.
Voeg de kolommen 'voorletter', 'voorvoegsel' en 'naam' samen (Ga naar Formules > Tekst > Tekst samenvoegen). Dit doe je ook met de kolommen "straat", "huisnummer" en "toevoeging". Dan met "postcode en "plaats" en tot slot "postcode postbus" en "plaats postbus". Je kunt er nu ook voor kiezen de 'losse' kolommen te verbergen zodat alleen de samengevoegde kolommen zichtbaar zijn. Een andere mogelijkheid is  de samengevoegde kolommen te kopiëren en ‘Plakken speciaal’ te kiezen. Je plakt de inhoud als waarde. De uitkomst van de formules is nu een vaste waarde. Dit betekent dat de ‘losse’ kolommen verwijderd kunnen worden. Dit om het bestand overzichtelijk te houden.