(2022-08) Urendeclaraties website
- Sanne Bisschop
Op dit tabblad leg je de standaard gegevens vast voor het urenportaal die automatisch worden toegepast bij alle relaties en flexwerkers. Het is mogelijk om af te wijken van deze standaard instellingen per relatie, dit leg je vast in 'Frontoffice > Relaties > Urendeclaraties website'. Via het urenportaal is het mogelijk om uren digitaal in te vullen en aan te leveren, maar ook het raadplegen van gegevens van flexwerkers welke zijn geplaatst bij de relatie behoort tot de mogelijkheden.Flexwerker instellingen
Toelichting declaratie
Hier kun je een toelichting invullen die zichtbaar is voor alle flexwerkers die gebruik maken van het urenportaal. De toelichting is zichtbaar bovenaan de urendeclaratie. Het is niet mogelijk om bepaalde flexwerkers hiervoor uit te sluiten.
Relatie instellingen
Accordering
Hier kun je instellen hoe de relatie de declaraties moet accorderen, je hebt de keuze uit:
- Per declaratie
Dit betekent dat de relatie iedere declaratie apart moet accorderen. - Per periode
De relatie kan per loontijdvak de declaraties in één keer accorderen. - Per periode en kostenplaats
De relatie kan de declaraties per loontijdvak en kostenplaats accorderen. Bijvoorbeeld: Een relatie heeft twee kostenplaatsen, dan kan hij per kostenplaats het hele loontijdvak in één keer accorderen.
Toelichting declaratie
Hier kun je een toelichting invullen die zichtbaar is voor alle relaties die gebruik maken van het urenportaal. De toelichting is zichtbaar bovenaan de urendeclaratie. Het is niet mogelijk om bepaalde relaties hiervoor uit te sluiten.
Disclaimer accordering
Disclaimer accordering is een tekst die getoond wordt aan de relatie op het moment dat hij de uren wil accorderen. Wanneer de relatie een (aantal) declaratie(s) selecteert en kiest voor ‘Akkoord’, krijgt hij vervolgens deze tekst te zien die hij moet accepteren voor verzending. Bijvoorbeeld: "Hierbij gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden ".
Urendeclaratie
Declaratiestatus
Je kunt hier instellen welke status de declaratie krijgt zodra hij is verzonden door de relatie of de flexwerker. Je hebt de keuze uit:
- Gereed voor eindaccordering
De declaratie dient nog op gereed voor verwerking gezet te worden. - Geaccordeerd voor verwerking
De declaratie hoeft niet meer geaccordeerd te worden, afhankelijk van de keuze bij loonafrekening zal de declaratie direct worden afgewikkeld of meegaan in de eerstvolgende verloningsrun.
Loonafrekening
Deze optie zal beschikbaar worden gesteld indien je bij ‘Declaratiestatus’ hebt gekozen voor ‘Gereed voor verwerking’. Je hebt de keuze uit:
- In batch afwikkelen voor alle verstreken loontijdvakken
De declaratie zal met de eerstvolgende verloningsrun worden meegenomen indien het loontijdvak is verstreken. - Direct afwikkelen voor alle loontijdvakken
De declaratie zal direct worden verloond nadat de relatie de declaratie heeft verzonden.
Facturatie
Voor de facturatie van de declaratie kun je kiezen uit:
- Produceren in eerstvolgende factuurrun
De declaratie zal gefactureerd worden zodra je een factuurrun draait. - Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening
De declaratie zal pas worden gefactureerd nadat de declaratie is verloond en je daarna een factuurrun draait.
Signalering indien
Je kunt hier aangeven dat je een signalering wilt ontvangen indien:
- Opgave flexwerker en relatie verschilt
Als de ingediende declaratie van de relatie en de flexwerker ongelijk zijn aan elkaar krijg je een signalering - Opmerking geplaatst door flexwerker
Als de flexwerker een opmerking heeft toegevoegd aan zijn of haar declaratie ontvang je een signalering - Opmerking geplaatst door relatie
Als de relatie een opmerking heeft toegevoegd aan de declaratie ontvang je een signalering. - Einde werk aangegeven
Als de relatie of de flexwerker in de declaratie heeft 'Einde werk' aangevinkt krijg je een signalering. - Reserveringen opgenomen
Wanneer de flexwerker in de declaratie reserveringen opneemt ontvang je een signalering.
De signalering wordt getoond in het onderdeel ‘Urendeclaraties’. Er zal onder de kolom ‘M’ een uitroepteken (!) worden getoond. Dit betekent dat de declaratie niet automatisch de status ‘Geaccordeerd voor verwerking’ krijgt als je dit hebt aangegeven bij de ‘Declaratiestatus’. Je dient de declaratie zelf op gereed te zetten.
Looncomponenten
Hier zie je alle looncomponenten die operationeel zijn in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Je kunt dus zelf bepalen welke looncomponenten beschikbaar worden gesteld voor de flexwerker en/of relatie. Indien een looncomponent in Beheer alleen beschikbaar is gesteld voor de flexwerker (facturatie: nee) kun je deze niet beschikbaar stellen voor de inlener.
Indien een looncomponent niet in de plaatsing is toegevoegd, is deze ook niet beschikbaar in het urenportaal.
Flexwerker
Hier kun je aanvinken of het looncomponent voor de flexwerker beschikbaar gesteld moet worden en of de flexwerker deze mag wijzigen. Bij wijzigen kun je denken aan het invoeren van gewerkte uren, stuks en kilometers. De vergoedingen met een eenheid van dag/gewerkte dag en uur worden automatisch berekend. Deze kunnen niet handmatig gewijzigd worden.
Verkorte naam
Het is mogelijk een verkorte naam voor een looncomponent vast te leggen, zodat deze verkorte naam getoond wordt op het urenportaal. Door een afwijkende naam vast te leggen voor verschillende looncomponenten die onder één looncomponenttype vallen, geeft dit meer duidelijkheid voor de gebruiker van het urenportaal.
Toelichting
Indien er meerdere looncomponenten zijn vastgelegd onder een soort looncomponent dan wordt hier getoond welke looncomponenten er beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld: Je stelt het looncomponent ‘Overwerk uren’ beschikbaar, dan wordt in dit veld getoond welke overwerkuren er beschikbaar zijn, zoals: 125%/130%/150%.
Relatie
Hier kun je aanvinken of het looncomponent voor de relatie beschikbaar gesteld moet worden en of de relatie deze mag wijzigen. Bij wijzigen kun je denken aan het invoeren van gewerkte uren, stuks en kilometers. De vergoedingen met een eenheid van dag/gewerkte dag en uur worden automatisch berekend. Deze kunnen handmatig niet gewijzigd worden.
Verkorte naam
Het is mogelijk een verkorte naam voor een looncomponent vast te leggen, zodat deze verkorte naam getoond wordt op het urenportaal. Door een afwijkende naam vast te leggen voor verschillende looncomponenten die onder één looncomponenttype vallen, geeft dit meer duidelijkheid voor de gebruiker van het urenportaal.
Toelichting
Indien er meerdere looncomponenten zijn vastgelegd onder een soort looncomponent, dan wordt hier getoond welke looncomponenten er beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld: Je stelt het looncomponent ‘Overwerk uren’ beschikbaar dan wordt in dit veld getoond welke overwerkuren er beschikbaar zijn zoals: 125%/130%/150%.