(2021-10) Urendeclaraties website

Op dit tabblad leg je de gegevens vast voor het urenportaal. Zo is het mogelijk om af te wijken van de standaard instellingen die je hebt vastgelegd in 'Beheer > Urendeclaraties website'. Via het urenportaal is het mogelijk om uren digitaal in te vullen en aan te leveren, maar ook het raadplegen van gegevens van flexwerkers welke zijn geplaatst bij de relatie behoort tot de mogelijkheden.Instellingen

Hier kun je de keuze maken voor de ‘Standaard instellingen’ zoals ingegeven in 'Beheer > Urendeclaraties website' of ‘Afwijkende instellingen’ voor de betreffende relatie. Indien je kiest voor ‘Eigen instellingen’ kun je onderstaande gegevens aanpassen.

Relatie instellingen

Soort overzicht

Hier heb je de keuze uit een eenvoudig overzicht of een uitgebreid overzicht.

Accordering

Hier kun je instellen hoe de relatie de declaraties moet accorderen:

• Per declaratie
  Dit betekent dat de relatie iedere declaratie apart moet accorderen
• Per periode
  De relatie kan per loontijdvak de declaraties in één keer accorderen
• Per periode en kostenplaats
  De relatie kan de declaraties per loontijdvak en kostenplaats accorderen. Bijvoorbeeld: Een relatie heeft twee kostenplaatsen dan kan hij per kostenplaats het hele loontijdvak in één keer accorderen

Toelichting declaratie

Hier kun je een toelichting invullen die zichtbaar is voor alle relaties die gebruik maken van het urenportaal. De toelichting is zichtbaar bovenaan de urendeclaratie.  Het is niet mogelijk om bepaalde relaties hiervoor uit te sluiten.

Disclaimer accordering

Disclaimer accordering is een tekst die getoond wordt aan de relatie op het moment dat hij de uren wil accorderen. De relatie selecteert een (aantal) declaratie(s) en kiest voor  ‘Akkoord’, vervolgens krijgt hij deze tekst te zien  die hij moet accepteren voor verzending. Bijvoorbeeld: 'Hierbij gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden'. 

Urendeclaraties

Declaratiestatus

Je kunt hier instellen welke status de declaratie krijgt zodra hij is verzonden door de relatie of de flexwerker:

• Gereed voor eindaccordering
  De declaratie dient door jou nog op gereed voor verwerking gezet te worden.
• Gereed voor verwerking
  De declaratie hoeft niet meer geaccordeerd te worden, afhankelijk van de keuze bij loonafrekening zal de declaratie direct worden afgewikkeld of meegaan in de eerstvolgende verloningsrun.

Loonafrekening

Deze optie zal beschikbaar worden gesteld indien je bij ‘Declaratiestatus’ hebt gekozen voor ‘Gereed voor verwerking’:

• In batch afwikkelen voor alle verstreken loontijdvakken
  De declaratie zal met de eerstvolgende verloningsrun worden meegenomen indien het loontijdvak is verstreken
• Direct afwikkelen alle loontijdvakken
  De declaratie zal direct worden verloond nadat de relatie de declaratie heeft verzonden.

Facturatie

Voor de facturatie van de declaratie kun je kiezen uit:

• Produceren in eerstvolgende factuurrun
  De declaratie zal gefactureerd worden zodra je een factuurrun draait.
• Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening
  De declaratie zal pas worden gefactureerd nadat de declaratie is verloon en je daarna een factuurrun draait.

Signalering indien

Je kunt hier aangeven dat je een signalering wilt ontvangen indien:

• Opgave flexwerker en relatie verschilt
  Als de ingediende declaratie van de relatie en de flexwerker ongelijk zijn aan elkaar krijg je een signalering
• Opmerking geplaatst door flexwerker
  Als de flexwerker een opmerking heeft toegevoegd aan zijn of haar declaratie ontvang je een signalering
• Opmerking geplaatst door relatie
  Als de relatie een opmerking heeft toegevoegd aan de declaratie ontvang je een signalering.
• Einde werk aangegeven
  Als de relatie of de flexwerker in de declaratie heeft aangevinkt ‘Einde werk’ krijg je een signalering
• Reserveringen opgenomen
  Wanneer de flexwerker in de declaratie reserveringen opneem ontvang je een signalering

De signalering wordt getoond in het onderdeel  ‘urendeclaraties’. Er zal onder de kolom ‘M’ een uitroepteken (!) worden getoond. Dit betekent dat de declaratie niet automatisch de status ‘Geaccordeerd voor verwerking’ krijgt als je dit heeft aangegeven bij de ‘Declaratiestatus’. Je dient de declaratie zelf op gereed te zetten. 

Looncomponenten

Hier ziet je alle looncomponenten die operationeel zijn in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Je kunt dus zelf bepalen welke looncomponenten beschikbaar worden gesteld voor de flexwerker en/of relatie. Indien een looncomponent in Beheer alleen beschikbaar is gesteld voor de flexwerker (facturatie: nee) kun je deze niet beschikbaar stellen voor de inlener. LET OP: Indien een looncomponent niet in de plaatsing is toegevoegd, is deze ook niet beschikbaar in het urenportaal.

Flexwerker

Hier kun je aanvinken of het looncomponent voor de flexwerker beschikbaar gesteld moet worden en of de flexwerker deze mag wijzigen. Bij wijzigen kun je denken aan het invoeren van gewerkte uren, stuks en kilometers. De vergoedingen met een eenheid van dag/ gewerkte dag en uur worden automatisch berekend. Deze kunnen handmatig niet gewijzigd worden.

Verkorte naam

Het is mogelijk een verkorte naam voor een looncomponent vast te leggen, zodat deze verkorte naam getoond wordt op het urenportaal. Door een afwijkende naam vast te leggen voor verschillende looncomponenten die onder één looncomponenttype vallen, geeft dit meer duidelijkheid voor de gebruiker van het urenportaal.

Toelichting

Indien er meerdere looncomponenten zijn vastgelegd onder een soort looncomponent dan wordt hier getoond welke looncomponenten er beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld: Je stelt het looncomponent ‘Overwerk uren’ beschikbaar dan wordt in dit veld getoond welke overwerkuren er beschikbaar zijn zoals: 125% / 130%/ 150%.

Relatie

Hier kun je aanvinken of het looncomponent voor de relatie beschikbaar gesteld moet worden en of de relatie deze mag wijzigen. Bij wijzigen kun je denken aan het invoeren van gewerkte uren, stuks en kilometers. De vergoedingen met een eenheid van dag/ gewerkte dag en uur worden automatisch berekend. Deze kunnen handmatig niet gewijzigd worden.

Verkorte naam

Het is mogelijk een verkorte naam voor een looncomponent vast te leggen, zodat deze verkorte naam getoond wordt op het urenportaal. Door een afwijkende naam vast te leggen voor verschillende looncomponenten die onder één looncomponenttype vallen, geeft dit meer duidelijkheid voor de gebruiker van het urenportaal.

Toelichting

Indien er meerdere looncomponenten zijn vastgelegd onder een soort looncomponent dan wordt hier getoond welke looncomponenten er beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld: Je stelt het looncomponent ‘Overwerk uren’ beschikbaar dan wordt in dit veld getoond welke overwerkuren er beschikbaar zijn zoals: 125% / 130%/ 150%.