(2021-09) 03-09-2020 - Versie 2020-18

Belangrijke mededelingen

E-facturatie beschikbaar

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Facturatie

Vanaf nu kun je e-facturen versturen vanuit Easyflex. Dit kan per e-mail of via het PEPPOL-netwerk. Bekijk hier de procesbeschrijving.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Overzicht 'E-facturatie' voor de status van de verzonden e-facturen

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: E-facturatie

Maak het overzicht beschikbaar via 'Beheer > Aansturing overzichten' en bekijk welke e-facturen je hebt verzonden. Bekijk hier de informatie over de filterinstellingen.

Looncomponenten niet mee laten tellen voor fasetelling

Module: Frontoffice / Beheer
Onderdeel: Flexwerkers / Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Cao-overige / Looncomponenten
Melding: 532822

Vanaf nu is het mogelijk om de looncomponenten ‘Loon normale uren’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’ niet mee te laten tellen voor de fasetelling. Dit in verband met de communicatie vanuit de NBBU dat de doorbetaling van de NOW regeling niet telt als gewerkte week voor de fasetelling. 

Wanneer je ervoor kiest een looncomponent niet mee te laten tellen voor de fasetelling telt deze ook niet mee als gewerkte week in de referteperiode voor pensioen. StiPP heeft aangegeven dat voor de referteperiode alleen de weken tellen waarin er daadwerkelijk arbeid is verricht. Wanneer een deelnemer in de basisregeling zit tellen alle weken mee waarin loon is betaald, dus ook de weken waarin enkel uren zijn verloond die niet meetellen voor de fasetelling.

In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’ vind je vanaf nu de regel ‘Tellen uren voor de fasetelling’. Bij de looncomponenten die vallen onder ‘Loon normale uren’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’ heb je vanaf nu de mogelijkheid om deze niet mee te laten tellen voor de fasetelling door deze instelling van ‘Tellen uren voor de fasetelling’ op ‘Nee’ te zetten. Wanneer in een week enkel uren zijn verloond die niet meetellen voor de fasetelling, worden deze weken vermeld als 'Niet feitelijk gewerkt' onder 'Weken' op het tabblad '(2021-09) Cao - overige' van de flexwerker.

Reeds verloonde weken kunnen herrekend worden als je de instelling van het looncomponent wijzigt. Heb je bijvoorbeeld voor de uitbetaling van de NOW-regeling een apart looncomponent aangemaakt dan kun je deze instelling omzetten en de flexwerker herrekenen. Heb je geen apart looncomponent aangemaakt en de NOW-regeling uitbetaald dan kun je nieuw looncomponent aanmaken met de goede instellingen en reeds verloonde urendeclaraties handmatig corrigeren.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Opgelost

Overzicht premies en grondslagen toont geen totalen per sectorrisicogroep. Dit is opgelost.

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Premies en grondslagen
Melding: 532322

Wanneer het overzicht premies en grondslagen aangemaakt werd op detail niveau per sectorrisicogroep werden de totalen niet vermeld op het PDF document. Hierdoor klopten de totalen uit de PDF dus niet met de totalen uit de CSV. Dit is opgelost.

WW-premies met 'herzien' of 'correctie' werden niet herkend bij beëindigen onbepaalde tijd contract. Dit is opgelost.

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overig
Melding: 533402

Als er een WW-premie van het type 'Hoge/lage premie - herzien'of 'Hoge/lage premie - correctie' vastlegt met een aanvangsdatum die overeenkomt met de startdatum van een onbepaalde tijd contract, dan kon dit contract niet worden beëindigd. Dit is opgelost.

Aangiften en meldingen toont niet altijd de detailinformatie. Dit is opgelost.

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Aangiften en meldingen
Melding: 533718

Na het versturen van een einde inkomstenverhouding van een flexwerker kon het gebeuren dat het tabblad 'Aangiften en meldingen' bij de flexwerker geen detailinformatie meer toonde. Dit is opgelost en de detailinformatie wordt weer getoond.
Verder wordt, indien de inkomstenverhouding is beëindigd, de loonaangifte en verzenddatum waarin de einde inkomstenverhouding is verstuurd en de reden einde ook weer vermeld.

EF2GO

Ondertekenen met two factor authenticatie (sms)

#1158 
Vanaf nu is het mogelijk om documenten te ondertekenen met two factor authenticatie per sms. Om de ondertekenaar te controleren wordt er een unieke verificatiecode naar de mobiele telefoon van de ondertekenaar verstuurd via sms. Hiermee voeg je een tweede beveiligingslaag toe aan het ondertekenen. Wil je gebruik maken van deze two factor? Je kunt dit instellen onder 'Beheer > Koppelingen > Signing'. Bij het starten van de ondertekening komen de gekozen opties beschikbaar. Let op! aan het gebruik van SMS zijn kosten verbonden. Neem contact op met Sales voor meer informatie.

Invulvelden zichtbaar voor alle ondertekenaars

#1167 
Vanaf nu worden de ingevulde velden van een invulbaar PDF aan alle ondertekenaars getoond. Alleen de eerste ondertekenaar kan het document invullen.

Afmeting handtekening instelbaar

#1153 
Het is nu mogelijk om het formaat van de handtekening in te stellen voor documenten. De handtekening kun je in de originele template toevoegen middels de tag [signer.1] en één of tweemaal vergroten door een toevoeging bijv. [signer.1.x2].

Inhoud van e-mail in e-mail log

#1146 
De volledige inhoud van de e-mail is nu zichtbaar in de e-mail log.

Aankondiging tonen in EF2GO

#1135 
Wil je een bericht tonen aan je flexwerkers/relaties/intermediairs? Dan is dit vanaf nu mogelijk middels een aankondiging. Deze optie is te vinden onder 'Beheer > Aankondigingen'. Je hebt de mogelijkheid om zelf te bepalen wanneer, voor welke rol en wat je precies wilt tonen.

Wijzigen e-mailadres bij aanmelding

#1160 
Je kunt nu het e-mailadres bij een aanmelding wijzigen indien deze niet correct is. Daarna is het mogelijk de uitnodiging voor de aanmelding opnieuw te versturen. Deze optie is alleen beschikbaar voor de intercedent.

Melding op verplicht aantal documenten

#1107 
Wanneer bij een inschrijving of aanmelding is opgegeven dat een identiteitsbewijs uit meerdere pagina's moet bestaan, vond er geen controle plaats. Dit is opgelost.

Planning

Optie om gebruikers te vragen de werkagenda te bevestigen 

Melding: 533361 
Instelling toegevoegd waarbij het mogelijk is om gebruikers van Flexwrapp te vragen om de werkagenda te bevestigen of af te wijzen. De gemaakte keuze is dan inzichtelijk en filterbaar in de totaalplanning. 

Filter op KvK nummer bij personen app

Melding: 533594
Bij de personen app is een filter toegevoegd waarmee gefilterd kan worden op de aanwezigheid van een KvK nummer. 

Mogelijkheid om urenbestand te importeren

Melding: 533275 
Vanuit de timesheets app kan een eenvoudige import-tool geopend worden om een urenbestand te importeren voor de invulling van timesheets. 

Flexwrapp / Digitale handtekening

E-mail notificatie als ondertekenen niet geslaagd is

Melding: 533710 
Als het door een technisch probleem niet mogelijk is om een document te onderteken, blijft deze niet langer in 'bezig afronden' staan, maar wordt deze opnieuw op ondertekenen ontbreekt gezet en wordt er een e-mail verstuurd naar de flexwerker met de melding het nog eens te proberen. 

Flexwrapp handtekening

Vanwege de problemen met het ondertekenen van documenten met de digitale handtekening van Quo Vadis heeft Easyflex een eigen digitale handtekening ontwikkeld.

Uitzendondernemingen die gebruik maken van de digitale handtekening van Quo Vadis hebben nu de mogelijkheid over te stappen naar de digitale handtekening van Easyflex. Ga hiervoor naar ‘Beheer > Document management > Digitale handtekening’. Bij ‘Partij digitale handtekening’ staat nu ‘QuoVadis’, selecteer hier ‘Easyflex’. Bij ‘Naam in digitale handtekening’ vul je de naam in van de uitzendonderneming, zoals je wenst dat deze wordt weergegeven bij de digitale handtekening van de uitzendonderneming.

Vanaf het moment dat je de partij voor de digitale handtekening hebt aangepast, past Easyflex dit toe bij het aanbieden van documenten ter ondertekening. Reeds aangeboden documenten worden niet aangepast. Deze dien je in te trekken en opnieuw aan te bieden nadat je de instelling hebt aangepast.

Wanneer je gebruik maakt van de digitale handtekening van Easyflex worden de documenten nog steeds aangeboden via Flexwrapp. De verificatie bij ondertekening wordt nu echter gedaan met het Flexwrapp wachtwoord van de flexwerker.

Onderstaand vind je een kort overzicht van belangrijke kenmerken van de digitale handtekening van Easyflex:

• Extra identificatie doordat het wachtwoord nogmaals ingevuld moet worden
• Flexwerker kan ondertekenen in de app
• Het document kan direct ter ondertekening worden aangeboden zonder tussenstap
• De ondertekening wordt aangeboden door Easyflex
• Goedkopere oplossing dan de ondertekening van Quo Vadis
• In Easyflex de status van de handtekening inzichtelijk
• Geen certificering
• Betalen per ondertekening
• Enkel de flexwerker en intercedent kunnen documenten ondertekenen. De relatie kan dus niet ondertekenen met deze methode.