(2021-09) Dataview aansluiting

Algemeen

De gegevens in Dataview zijn niet 'live'. Uit Easyflex wordt meerdere malen per dag data gelezen uit de Easyflex database en opgeslagen. De gegevens worden in de nacht ingelezen in Dataview gebaseerd op de geëxporteerde gegevens uit Easyflex. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een verloning die vandaag is gedaan niet zichtbaar is in Dataview. Deze gegevens zijn de volgende dag zichtbaar. Ook niet alle historische gegevens zijn zichtbaar, de gegevens van de afgelopen twee jaar en het huidige jaar zijn zichtbaar. Omzet en kosten van bijvoorbeeld vijf jaar geleden zijn niet zichtbaar. In 2019 is gedurende het gehele jaar de gegevens te zien van 2019, 2018 en 2017. Als het 2020 wordt dan zijn vervolgens de gegevens van 2019 en 2018 zichtbaar en 2017 niet meer.

De kosten- en omzet cijfers in Dataview zijn gebaseerd op de declaratieregels en niet op één van de aanwezige statistiek methoden in Easyflex (werkmoment, financieel of commercieel). De redenen hiervoor zijn:

In de declaratieregels is meer historische informatie beschikbaar dan wat er in de statistieken wordt opgeslagen.
De mogelijkheid om gegevens op een andere wijze te tonen dan wat EF kan en doet.
Gegevens van meerdere Easyflex werkmaatschappijen kunnen worden samengevoegd.

In Dataview wordt de data getoond van declaraties die toebehoren aan 'flexwerkers' en niet die aan 'vaste medewerkers'. Dus de kosten van 'vaste medewerkers' zijn niet zichtbaar, declaraties die toebehoren aan een plaatsing van het soort 'vaste medewerker' zijn niet te zien in Dataview.

Declaraties die de status hebben 'Geaccordeerd voor verwerking', 'In bewerking' en 'Afgewikkeld' worden getoond in Dataview. Per status wordt het volgende getoond:

'Geaccordeerd voor verwerking': de prognose van de loonkosten en de prognose van de omzet zijn zichtbaar.
'In bewerking': deze status heeft een declaratie als deze of is verloond of is gefactureerd. Indien er al is verloond zijn de werkelijke kosten na verloning zichtbaar, anders de prognose van voor de verloning.
'Afgewikkeld': de werkelijke loonkosten en omzet worden getoond.

Hoe kan je de cijfers in Dataview terug zien in Easyflex?

Kies in Easyflex de statistiek 'werkmoment' en als tijdvak 'week'.
Controleer in Dataview (Qlik Sense) welke data je ziet en pas eventueel filters aan:

Selecteer dezelfde werkmaatschappij als in Easyflex.
Selecteer hetzelfde jaar als in Easyflex.
In Easyflex kun je omzet inclusief of exclusief 'handmatige omzet' zien en in Dataview is het (meestal) inclusief handmatige omzet.
Als een declaratie nog niet de status 'Afgewikkeld' heeft zijn de prognose van de loonkosten en/of omzet al zichtbaar in Dataview. In Easyflex moet je dan overschakelen naar de 'Commerciële' statistiek om deze prognoses ook te zien. De 'werkmoment' statistiek laat 'Afgewikkelde' en 'In bewerking' declaraties zien. Of ga naar de laatste sheet van de Dataview app en selecteer in het status filter enkel de declaraties met de status 'Afgehandeld'.

Handmatige facturen

De omzet die wordt getoond in Dataview is de omzet exclusief BTW. Dus stel een handmatige factuur van €1000,- exclusief BTW is in Easyflex te vinden als een bedrag van €1210,-. Het is mogelijk om bij een handmatige factuur in Easyflex een datum in de toekomst te gebruiken. De omzet in de toekomst is ook zichtbaar in Dataview (prognose).

Omzet

Het kan zijn dat de omzet in een week in Dataview anders is dan in Easyflex (incl. handmatige omzet). Je kunt inzoomen op 1 relatie voor de betreffende week waar je kunt zien dat er bij een relatie in DataView omzet zonder een factuurnummer is. Dat laatste is omzet uit prognose. Er is al wel verloond maar de factuur moet nog worden verstuurd of er is nog niet verloond. De waarde van de omzet zie je wel in Easyflex bij resultaten. De prognose omzet zie je niet in Easyflex bij de resultaten van de relatie. Voor die weken waarin nog te factureren is kun je in Dataview de omzet minus de omzet zonder factuurnummer nemen. Je krijgt dan de omzet in Easyflex op relatieniveau voor dezelfde week op 'werkmoment'.

Jaarovergang

Bij jaarovergangen zitten kleine verschillen in gedrag tussen de 'werkmoment' statistiek in het Easyflex management dashboard en Dataview. Dit is als je in Easyflex periode week, maand, kwartaal, half-jaar of jaar selecteert. In Dataview worden de kosten en omzet van de laatste en eerste week van een jaar niet gesplitst aan de hand van het kalenderjaar. Alle dagen van week 1 horen bij het nieuwe loonjaar en alle dagen van de laatste week horen bij het oude loonjaar. Bijvoorbeeld week 53 van 2015 bevat ook de dagen 1-1-2016 t/m 3-1-2016. Omdat werkmoment uitgaat van de gewerkte dag zie je in Easyflex als voor 2015 wordt gekozen de eerste 4 dagen van week 53 van 2015 en als je 2016 als jaar selecteert zie je de kosten en omzet van de laatste 3 dagen van week 53. In Dataview hoort week 53 in zijn geheel tot 2015.
Om toch aansluiting te krijgen in het geval van een jaarovergang is het nodig om in het Easyflex management dashboard te kiezen voor het tijdvak 4-wekenperiode, dan worden de gegevens op dezelfde wijze verdeeld over het oude en nieuwe loonjaar.

Dashboard in Dataview

De eerste sheet is het dashboard en hierop zijn de gegevens van de laatste 13 a 14 weken te zien. Er is geen statistiek in Easyflex om dat makkelijk aan te sluiten omdat in Dataview ook de 'Geaccordeerde' en 'In bewerking' declaraties worden meegeteld. Er zijn twee manieren om wel aansluiting te vinden: Op week niveau te kijken naar een week die bijvoorbeeld 6 of meer weken in het verleden ligt en die dus volledig afgewikkeld is in Easyflex. Dan kan je in Easyflex kijken naar het werkmoment en die gegevens vergelijken met Easyflex.
In Dataview bevat de sheet 'Versie informatie' een filter om declaraties wel/niet te selecteren op basis van de status. Selecteer in dat filter de status 'afgewikkeld' en 'In bewerking' om die gegevens aan te sluiten met de 'Werkmoment' statistiek in Easyflex, ook voor de meest recente weken.

Actuele en historische relatiebeheerders

In het management dashboard van Easyflex worden historische statistiek gegevens bewaard bij de relatiebeheerder en locatie van het verwerkingsmoment. In Dataview is dit per App instelbaar, gedurende het lezen van gegevens kan voor 1 van de 2 opties worden gekozen. Het is mogelijk om omzet en kosten te koppelen aan:

de historische relatiebeheerder en locatie
de actuele relatiebeheerder en locatie

Als je aansluiting op het niveau van de relatiebeheerder en/of locatie wil vinden moet je de gegevens in Easyflex vergelijken met de historische relatiebeheerder en locatie. Welke instelling er is gebruikt zie je op de sheet 'Versie informatie'.

Medewerkers in Easyflex en Dataview

In Dataview zie je de namen van medewerkers zoals die staan in Easyflex maar in Dataview worden de namen voor een ander doel getoond, het zijn de namen van de relatie- en/of flexwerker-beheerder.

In het Easyflex management dashboard worden de statistieken gehouden op een medewerker ook als deze verwijderd is (licentie ontnomen) en de eigenaarsrechten van de persoon zijn overgedragen naar een ander. In Dataview worden de statistieken overgenomen naar de medewerker die nu de eigenaarsrechten beheert van één of meerdere oud-medewerkers. Dus in Dataview zijn de getoonde omzet/kosten/uren meestal hoger omdat deze ook bestaan uit de statistieken van de verwijderde medewerkers. Om aansluiting te vinden op niveau van medewerkers is:

In Easyflex open 'Beheer > Medewerkers' en selecteer de desbetreffende medewerker en selecteer het tabblad 'Eigenaarsrechten'. Aan de linkerzijde is te zien wat de namen van de medewerkers zijn waarvan de activiteiten zijn overgedragen. Op het tabblad 'Notificaties' staan ook de meldingen die dit tonen.
Van de overgedragen medewerkers kan je in het Easyflex management dashboard de statistieken zien, tel deze waarden op bij wat je ziet in Dataview.

Een relatie of flexwerker is niet meer dan éénmaal zichtbaar in Dataview

Het kan voorkomen dat in Dataview een relatienaam niet volledig wordt weergegeven in een tabel of grafiek. De reden hiervoor is dat de relatie gekopieerd is naar één of meerdere werkmaatschappijen en dat in één van de werkmaatschappijen de bedrijfsnaam korter is. Op de sheets 'Top klanten' of 'Factuur detail' is dat bijvoorbeeld te zien.

Na het kopiëren van een relatie of flexwerker kan hij meerdere keren voorkomen in de data van Dataview. Om te voorkomen dat ze dubbel worden getoond is er voor gekozen om de kortste naam die voorkomt voor de 'dubbele' relatie of flexwerker te tonen.

Selecties in Dataview

Stel je opent het Dataview dashboard, dan zijn de laatste 13 weken zichtbaar in de grafieken. Als je nu met behulp van die grafiek week 10 selecteert dan selecteer je niet week 10 van het huidige jaar maar week 10 van alle aanwezige jaren.

CSV export uit Easyflex

Als een CSV export uit Easyflex wordt gebruik dan is het zo dat het aantal uren van de relatie en de flexwerker worden geëxporteerd in minuten, om te komen tot het aantal uren moet je die getallen delen door 60.