/
(2021-01) Financiele pakketten

(2021-01) Financiele pakketten

Easyflex ondersteunt de meest voorkomende financiële administratiepakketten. Binnen Easyflex zijn diverse onderdelen welke overeen moeten komen met de gegevens uit je financieel pakket, bijvoorbeeld rekeningnummers e.d. Ook moet je binnen je financieel pakket bepaalde handelingen uit te voeren voor de correcte import van journaalposten uit Easyflex. Geadviseerd wordt altijd eerst de debiteurenstamgegevens te importeren voordat je de journaalposten met verkoopboekingen importeert, zodat nieuwe debiteuren in het administratiepakket bekend zijn. Per pakket tref je onderstaand relevante informatie aan en wordt uitgelegd welke stappen je moet nemen.

Easyflex biedt de koppelingen met de volgende financiële administratiepakketten:

Het financiële administratiepakket 'Oracle Radboud' wordt in dit handboek niet beschreven omdat de koppeling met dit pakket niet standaard is.

Het hieronder vermelde pakket biedt de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van King:

  • E- boekhouden

Het hieronder vermelde pakket biedt de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van Twinfield:

  • Acera Online



Accountview 

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.

VeldnummerVeldnaamVeldtypeLengteMaximale lengte door Easyflex aangeleverd
1RegelnummerA105 cijfers
2DagboekcodeA33 tekens
3BoekingsstuknummerA88 cijfers
4BoekingsdatumA10datum DD-MM-JJ
5PeriodenummerA32 cijfers
6GrootboekrekeningA1010 tekens
7KostenplaatsA1010 tekens
8KostensoortA55 tekens
9Omschrijving*A4028 tekens
10BedragN9.211 cijfers met decimale punt (-123456789.01)

* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.

VeldnummerVeldnaamVeldtypeLengteMaximale lengte door Easyflex aangeleverd
1RegelnummerA105 cijfers
2DagboekcodeA33 tekens
3FactuurnummerA88 cijfers
4BoekingsdatumA10datum DD-MM-JJ
5Vervaldatum*A10datum DD-MM-JJ
6PeriodenummerA32 cijfers
7debiteurnummerA1010 tekens
8GrootboekrekeningA1010 tekens
9KostenplaatsA1010 tekens
10KostensoortA55 tekens
11Omschrijving*A4028 tekens
12BedragN9.211 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
13BTW-codeA105 cijfers
14BTW-bedragN9.211 cijfers met decimale punt (-123456789.01)

* Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.

VeldnummerVeldnaamVeldtypeLengteMaximale lengte door Easyflex aangeleverd
1DebiteurnummerA1010 tekens
2ZoeknaamA1010 tekens
3BedrijfsnaamA4028 tekens
4AdministratiecontactpersoonA4028 tekens
5AdresA4028 tekens
6PostcodeA1010 tekens
7PlaatsA4028 tekens
8LandcodeA33 tekens
9TelefoonA2020 tekens
10MobielA2020 tekens
11FaxA2020 tekens
12E-mailA5050 tekens
13WebsiteA6060 tekens
14KvK-nummerN1010 cijfers
15Bankrekening 1A3434 tekens
16Postbankrekening zuiverA1Formule IIF(<VALUE> = 'J', .T., .F.)
17Code betalingsconditieN22 cijfers
18KredietlimietN9.211 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
19BTW-nummerA4028 tekens
20Geblokkeerd voor aanmaningenA1Formule IIF(<VALUE> = 'J', .T., .F.)
21VerzamelrekeningA1010 tekens
22PostadresA4028 tekens
23Postcode postadresA1010 tekens
24Plaats postadresA4028 tekens
25IBAN 1A3434 tekens

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers

Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken

De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in AccountView te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 3 cijfers en/of letters bevatten.

BTW

De BTW-code dient in AccountView te zijn vastgelegd. Een BTW-code kan maximaal 2 cijfers en/of letters bevatten.

Bijzonderheden

In de 10e kolom komt de vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', niet in het importbestand. Bij de 'Omschrijving' kan er gekozen worden voor 'Automatisch vermelding van de periode'. Het is niet mogelijk buitenlandse IBAN nummers te exporteren van Easyflex naar AccountView. Je kunt deze nummers handmatig invoeren in AccountView. Wanneer je Easyflex wenst te koppelen aan het administratiepakket E-boekhouden is dit mogelijk. Je selecteert bij financiële software de optie 'Twinfield'. E-boekhouden is voor wat betreft de import en export namelijk volledig compatible met Twinfield.


Afas 

Algemene informatie

Het financieel administratiepakket 'Afas Profit' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Het inrichten van dit pakket en het importeren van gegevens vanuit Easyflex vereist echter een zeer uitgebreide en gedegen kennis van 'Afas Profit'. Ten opzichte van andere financiële administratiepakketten vergt het tot stand brengen van de koppelingen een grote inspanning. Tijdens het inrichten van het financieel administratiepakket 'Afas Profit' dien je éénmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Afas Profit' pakket. Eveneens dien je in 'Afas Profit' de nummerreeks voor de debiteurennummers, crediteurennummers en grootboeknummers op te geven. Binnen Easyflex kun je dit instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren'. Voor iedere in Easyflex vastgelegde betaaltermijn (in dagen) dien je in 'Afas Profit' een betaalconditie aan te maken. Wanneer je gebruik wilt maken van kostenplaatsen dien je in 'Afas Profit' een zogenaamde verbijzonderingsas "Kostenplaats" aan te maken alsmede de kostenplaatsen. Voor iedere rekening waaraan je kostenplaatsen wenst te koppelen dien je dit binnen 'Afas Profit' aan te geven en de verbijzonderingen (kostenplaatsen) toe te wijzen. Wanneer je ook gebruik wilt maken van kostensoorten dien je in 'Afas Profit' een zogenaamde verbijzonderingsas "Kostensoort" aan te maken alsmede de kostensoorten. Voor iedere rekening waaraan je kostensoorten wenst te koppelen dien je dit binnen 'Afas Profit' aan te geven en de verbijzonderingen (kostensoorten) toe te wijzen.

In 'Afas Profit' dien je een grootboekrekening (verzamelrekening) 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde grootboekdebiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat je het juiste type selecteert.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Afas Profit' vastgelegde dagboekcoderingen.

De codes voor de BTW dien je zowel in Easyflex als in 'Afas Profit' vast te leggen en moeten met elkaar overeenkomen. Binnen 'Afas Profit' dien je de grootboekrekening waarop de btw afdrachten moeten worden geboekt bij de betreffende btw code vast te leggen. De geselecteerde grootboekrekening moet van het type "BTW" zijn en dient ook in Easyflex te worden vastgelegd. (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening).

Voor het binnen 'Afas Profit' correct opbouwen van de grondslagen voor de BTW aangifte dienen de grootboekrekeningen (Omzetrekeningen) zoals in Easyflex zijn vastgelegd (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > Omzetrekening) in 'Afas Profit' te worden aangemaakt. Bij de betreffende rekeningen dient op het tabblad "Voorkeuren" de optie "BTW toestaan" te worden aangezet.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

  1. Open in Afas het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
  2. Kies voor "Import via nieuw aan te maken definitie".
  3. Vul in het eerste scherm achter "Afhandeling rekeningen" de waarde 1 in en achter "Afhandeling debet/credit" de waarde 2 en selecteer uitsluitend de optie "Rekeningkenmerk automatisch bepalen".
  4. Kies voor "Volgende".
  5. Selecteer bij "Bestand om te importeren" het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzichtprogramma "Journaalposten lonen" hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-LONEN.CSV.
  6. De optie "Bestand verwijderen na importeren" zet je aan.
  7. Achter "Bestand met afgekeurde regels" kan je, indien je dat wenst, een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie "Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import" aan.
  8. Kies als "Bestandstype" voor de optie "ASCII bestand met scheidingstekens" en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
  9. Onder bestandsopties vul je achter "Decimaal teken" een punt (.) in en achter "Lezen vanaf regel" de waarde 1.
  10. Kies voor "volgende".
  11. Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
    Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

    VeldKies voor actieSelecteer optieOptioneel of verplicht
    Dagboekcode (keuzemogelijkheid)InlezenVeld 1Verplicht
    Vaste waardeSelecteer gewenste dagboekVerplicht
    RekeningnummerInlezenVeld 5Verplicht
    BoekingperiodeInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekingsdatumInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekstuknummerInlezenVeld 2Verplicht
    Omschrijving boeking*InlezenVeld 8Optioneel
    BedragInlezenVeld 9Verplicht
    Kostenplaats (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt)Veld 6Optioneel
    Kostensoort (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt)Veld 7Optioneel


    * De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

  12. Kies vervolgens voor "Volgende" en nogmaals voor "Volgende".
  13. Op het scherm "Import algemene gegevens" vul je achter "omschrijving" de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld "Easyflex verkoopjournaal". De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
  14. Kies voor "Volgende" en vervolgens voor "Voltooien" waarna de import wordt uitgevoerd.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

  1. Open in Afas het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
  2. Kies voor "Import via nieuw aan te maken definitie".
  3. Vul in het eerste scherm achter "Afhandeling rekeningen" en "Afhandeling debet/credit" de waarde 2 in en zorg dat de optie "Rekeningkenmerk automatisch bepalen" uitgeschakeld is.
  4. Kies voor "Volgende".
  5. Selecteer bij "Bestand om te importeren" het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzichtprogramma "Journaalposten verkopen" hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-VERKOPEN.CSV.
  6. De optie "Bestand verwijderen na importeren" zet je aan.
  7. Achter "Bestand met afgekeurde regels" kan je, indien je dat wenst, een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie "Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import" aan.
  8. Kies als "Bestandstype" voor de optie "ASCII bestand met scheidingstekens" en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
  9. Onder bestandsopties vul je achter "Decimaal teken" een punt (.) in en achter "Lezen vanaf regel" de waarde 1.
  10. Kies voor "Volgende".
  • Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
    Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

    VeldKies voor actieSelecteer optieOptioneel of verplicht
    Dagboekcode (keuzemogelijkheid)InlezenVeld 1Verplicht
    Vaste waardeSelecteer gewenste dagboekVerplicht
    RekeningnummerInlezenVeld 7Verplicht
    Kenmerk rekeningInlezenVeld 14Verplicht
    Deb/cred nrInlezenVeld 6Verplicht
    BoekingsperiodeInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekingsdatumInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekstuknummerInlezenVeld 2Verplicht
    FactuurnummerInlezenVeld 2Verplicht
    Omschrijving boekingInlezenVeld 10Optioneel
    BedragInlezenVeld 11Verplicht
    BTW-codeInlezenVeld 12Verplicht
    Vervaldatum*InlezenVeld 4 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    Kostenplaats (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt)Veld 8Optioneel
    Kostensoort (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt)Veld 9Optioneel

    Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.

    * De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.