(2021-01) Financiele pakketten
Easyflex ondersteunt de meest voorkomende financiële administratiepakketten. Binnen Easyflex zijn diverse onderdelen welke overeen moeten komen met de gegevens uit je financieel pakket, bijvoorbeeld rekeningnummers e.d. Ook moet je binnen je financieel pakket bepaalde handelingen uit te voeren voor de correcte import van journaalposten uit Easyflex. Geadviseerd wordt altijd eerst de debiteurenstamgegevens te importeren voordat je de journaalposten met verkoopboekingen importeert, zodat nieuwe debiteuren in het administratiepakket bekend zijn. Per pakket tref je onderstaand relevante informatie aan en wordt uitgelegd welke stappen je moet nemen.
Easyflex biedt de koppelingen met de volgende financiële administratiepakketten:
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
- 24675020
Het financiële administratiepakket 'Oracle Radboud' wordt in dit handboek niet beschreven omdat de koppeling met dit pakket niet standaard is.
Het hieronder vermelde pakket biedt de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van King:
- E- boekhouden
Het hieronder vermelde pakket biedt de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van Twinfield:
- Acera Online
Accountview
Stappen voor het importeren van de loonboekingen
In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.
Veldnummer | Veldnaam | Veldtype | Lengte | Maximale lengte door Easyflex aangeleverd |
1 | Regelnummer | A | 10 | 5 cijfers |
2 | Dagboekcode | A | 3 | 3 tekens |
3 | Boekingsstuknummer | A | 8 | 8 cijfers |
4 | Boekingsdatum | A | 10 | datum DD-MM-JJ |
5 | Periodenummer | A | 3 | 2 cijfers |
6 | Grootboekrekening | A | 10 | 10 tekens |
7 | Kostenplaats | A | 10 | 10 tekens |
8 | Kostensoort | A | 5 | 5 tekens |
9 | Omschrijving* | A | 40 | 28 tekens |
10 | Bedrag | N | 9.2 | 11 cijfers met decimale punt (-123456789.01) |
* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.
Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-LONEN.CSV.
Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen
In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.
Veldnummer | Veldnaam | Veldtype | Lengte | Maximale lengte door Easyflex aangeleverd |
1 | Regelnummer | A | 10 | 5 cijfers |
2 | Dagboekcode | A | 3 | 3 tekens |
3 | Factuurnummer | A | 8 | 8 cijfers |
4 | Boekingsdatum | A | 10 | datum DD-MM-JJ |
5 | Vervaldatum* | A | 10 | datum DD-MM-JJ |
6 | Periodenummer | A | 3 | 2 cijfers |
7 | debiteurnummer | A | 10 | 10 tekens |
8 | Grootboekrekening | A | 10 | 10 tekens |
9 | Kostenplaats | A | 10 | 10 tekens |
10 | Kostensoort | A | 5 | 5 tekens |
11 | Omschrijving* | A | 40 | 28 tekens |
12 | Bedrag | N | 9.2 | 11 cijfers met decimale punt (-123456789.01) |
13 | BTW-code | A | 10 | 5 cijfers |
14 | BTW-bedrag | N | 9.2 | 11 cijfers met decimale punt (-123456789.01) |
* Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.
Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-VERKOPEN.CSV.
Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens
In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.
Veldnummer | Veldnaam | Veldtype | Lengte | Maximale lengte door Easyflex aangeleverd |
1 | Debiteurnummer | A | 10 | 10 tekens |
2 | Zoeknaam | A | 10 | 10 tekens |
3 | Bedrijfsnaam | A | 40 | 28 tekens |
4 | Administratiecontactpersoon | A | 40 | 28 tekens |
5 | Adres | A | 40 | 28 tekens |
6 | Postcode | A | 10 | 10 tekens |
7 | Plaats | A | 40 | 28 tekens |
8 | Landcode | A | 3 | 3 tekens |
9 | Telefoon | A | 20 | 20 tekens |
10 | Mobiel | A | 20 | 20 tekens |
11 | Fax | A | 20 | 20 tekens |
12 | A | 50 | 50 tekens | |
13 | Website | A | 60 | 60 tekens |
14 | KvK-nummer | N | 10 | 10 cijfers |
15 | Bankrekening 1 | A | 34 | 34 tekens |
16 | Postbankrekening zuiver | A | 1 | Formule IIF(<VALUE> = 'J', .T., .F.) |
17 | Code betalingsconditie | N | 2 | 2 cijfers |
18 | Kredietlimiet | N | 9.2 | 11 cijfers met decimale punt (-123456789.01) |
19 | BTW-nummer | A | 40 | 28 tekens |
20 | Geblokkeerd voor aanmaningen | A | 1 | Formule IIF(<VALUE> = 'J', .T., .F.) |
21 | Verzamelrekening | A | 10 | 10 tekens |
22 | Postadres | A | 40 | 28 tekens |
23 | Postcode postadres | A | 10 | 10 tekens |
24 | Plaats postadres | A | 40 | 28 tekens |
25 | IBAN 1 | A | 34 | 34 tekens |
Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-DEBITEUREN.CSV.
Overige informatie
Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.
Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.
Kostensoort
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.
Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in AccountView te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 3 cijfers en/of letters bevatten.
BTW
De BTW-code dient in AccountView te zijn vastgelegd. Een BTW-code kan maximaal 2 cijfers en/of letters bevatten.
Bijzonderheden
In de 10e kolom komt de vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', niet in het importbestand. Bij de 'Omschrijving' kan er gekozen worden voor 'Automatisch vermelding van de periode'. Het is niet mogelijk buitenlandse IBAN nummers te exporteren van Easyflex naar AccountView. Je kunt deze nummers handmatig invoeren in AccountView. Wanneer je Easyflex wenst te koppelen aan het administratiepakket E-boekhouden is dit mogelijk. Je selecteert bij financiële software de optie 'Twinfield'. E-boekhouden is voor wat betreft de import en export namelijk volledig compatible met Twinfield.
Afas
Algemene informatie
Het financieel administratiepakket 'Afas Profit' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Het inrichten van dit pakket en het importeren van gegevens vanuit Easyflex vereist echter een zeer uitgebreide en gedegen kennis van 'Afas Profit'. Ten opzichte van andere financiële administratiepakketten vergt het tot stand brengen van de koppelingen een grote inspanning. Tijdens het inrichten van het financieel administratiepakket 'Afas Profit' dien je éénmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Afas Profit' pakket. Eveneens dien je in 'Afas Profit' de nummerreeks voor de debiteurennummers, crediteurennummers en grootboeknummers op te geven. Binnen Easyflex kun je dit instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren'. Voor iedere in Easyflex vastgelegde betaaltermijn (in dagen) dien je in 'Afas Profit' een betaalconditie aan te maken. Wanneer je gebruik wilt maken van kostenplaatsen dien je in 'Afas Profit' een zogenaamde verbijzonderingsas "Kostenplaats" aan te maken alsmede de kostenplaatsen. Voor iedere rekening waaraan je kostenplaatsen wenst te koppelen dien je dit binnen 'Afas Profit' aan te geven en de verbijzonderingen (kostenplaatsen) toe te wijzen. Wanneer je ook gebruik wilt maken van kostensoorten dien je in 'Afas Profit' een zogenaamde verbijzonderingsas "Kostensoort" aan te maken alsmede de kostensoorten. Voor iedere rekening waaraan je kostensoorten wenst te koppelen dien je dit binnen 'Afas Profit' aan te geven en de verbijzonderingen (kostensoorten) toe te wijzen.
In 'Afas Profit' dien je een grootboekrekening (verzamelrekening) 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde grootboekdebiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat je het juiste type selecteert.
De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Afas Profit' vastgelegde dagboekcoderingen.
De codes voor de BTW dien je zowel in Easyflex als in 'Afas Profit' vast te leggen en moeten met elkaar overeenkomen. Binnen 'Afas Profit' dien je de grootboekrekening waarop de btw afdrachten moeten worden geboekt bij de betreffende btw code vast te leggen. De geselecteerde grootboekrekening moet van het type "BTW" zijn en dient ook in Easyflex te worden vastgelegd. (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening).
Voor het binnen 'Afas Profit' correct opbouwen van de grondslagen voor de BTW aangifte dienen de grootboekrekeningen (Omzetrekeningen) zoals in Easyflex zijn vastgelegd (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > Omzetrekening) in 'Afas Profit' te worden aangemaakt. Bij de betreffende rekeningen dient op het tabblad "Voorkeuren" de optie "BTW toestaan" te worden aangezet.
Stappen voor het importeren van de loonboekingen
- Open in Afas het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
- Kies voor "Import via nieuw aan te maken definitie".
- Vul in het eerste scherm achter "Afhandeling rekeningen" de waarde 1 in en achter "Afhandeling debet/credit" de waarde 2 en selecteer uitsluitend de optie "Rekeningkenmerk automatisch bepalen".
- Kies voor "Volgende".
- Selecteer bij "Bestand om te importeren" het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzichtprogramma "Journaalposten lonen" hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-LONEN.CSV.
- De optie "Bestand verwijderen na importeren" zet je aan.
- Achter "Bestand met afgekeurde regels" kan je, indien je dat wenst, een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie "Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import" aan.
- Kies als "Bestandstype" voor de optie "ASCII bestand met scheidingstekens" en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
- Onder bestandsopties vul je achter "Decimaal teken" een punt (.) in en achter "Lezen vanaf regel" de waarde 1.
- Kies voor "volgende".
Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.Veld Kies voor actie Selecteer optie Optioneel of verplicht Dagboekcode (keuzemogelijkheid) Inlezen Veld 1 Verplicht Vaste waarde Selecteer gewenste dagboek Verplicht Rekeningnummer Inlezen Veld 5 Verplicht Boekingperiode Inlezen Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ) Verplicht Boekingsdatum Inlezen Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ) Verplicht Boekstuknummer Inlezen Veld 2 Verplicht Omschrijving boeking* Inlezen Veld 8 Optioneel Bedrag Inlezen Veld 9 Verplicht Kostenplaats (Naam van de as) Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt) Veld 6 Optioneel Kostensoort (Naam van de as) Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt) Veld 7 Optioneel
* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.- Kies vervolgens voor "Volgende" en nogmaals voor "Volgende".
- Op het scherm "Import algemene gegevens" vul je achter "omschrijving" de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld "Easyflex verkoopjournaal". De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
- Kies voor "Volgende" en vervolgens voor "Voltooien" waarna de import wordt uitgevoerd.
Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-LONEN.CSV.
Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen
- Open in Afas het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
- Kies voor "Import via nieuw aan te maken definitie".
- Vul in het eerste scherm achter "Afhandeling rekeningen" en "Afhandeling debet/credit" de waarde 2 in en zorg dat de optie "Rekeningkenmerk automatisch bepalen" uitgeschakeld is.
- Kies voor "Volgende".
- Selecteer bij "Bestand om te importeren" het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzichtprogramma "Journaalposten verkopen" hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-VERKOPEN.CSV.
- De optie "Bestand verwijderen na importeren" zet je aan.
- Achter "Bestand met afgekeurde regels" kan je, indien je dat wenst, een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie "Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import" aan.
- Kies als "Bestandstype" voor de optie "ASCII bestand met scheidingstekens" en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
- Onder bestandsopties vul je achter "Decimaal teken" een punt (.) in en achter "Lezen vanaf regel" de waarde 1.
- Kies voor "Volgende".
Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.Veld Kies voor actie Selecteer optie Optioneel of verplicht Dagboekcode (keuzemogelijkheid) Inlezen Veld 1 Verplicht Vaste waarde Selecteer gewenste dagboek Verplicht Rekeningnummer Inlezen Veld 7 Verplicht Kenmerk rekening Inlezen Veld 14 Verplicht Deb/cred nr Inlezen Veld 6 Verplicht Boekingsperiode Inlezen Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ) Verplicht Boekingsdatum Inlezen Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ) Verplicht Boekstuknummer Inlezen Veld 2 Verplicht Factuurnummer Inlezen Veld 2 Verplicht Omschrijving boeking Inlezen Veld 10 Optioneel Bedrag Inlezen Veld 11 Verplicht BTW-code Inlezen Veld 12 Verplicht Vervaldatum* Inlezen Veld 4 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ) Verplicht Kostenplaats (Naam van de as) Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt) Veld 8 Optioneel Kostensoort (Naam van de as) Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt) Veld 9 Optioneel * Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.