(2021-02) Stap 1 3

Algemeen

Als ik aan stap 1 van de procesbeschrijving begin, moet ik deze dan afmaken?

Wanneer je de status van het loonjaar 2020 hebt gewijzigd in 'Geactiveerd' moeten alle onderdelen van stap 1 gedaan worden. Zolang je bezig bent met stap 1 van de jaarwissel is het niet mogelijk om pro forma's te maken/in te zien en is het niet mogelijk om te verlonen en/of factureren. Bedenk om deze reden goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen.

Kan ik met de status 'Geactiveerd' al urendeclaraties invoeren voor 2020?

Nee, de urendeclaraties voor 2020 komen pas beschikbaar wanneer dit loonjaar de status 'Operationeel' heeft. Hiervoor moet je stap 1 van de jaarwissel hebben afgerond. Verder zijn declaraties van 2020 pas vanaf 2020 beschikbaar. Dus wanneer je in december het loonjaar al op 'Operationeel' zet wil dit niet zeggen dat je de uren al in kunt voeren. 

Werkkostenregeling

Hoe kan ik de werkkostenregeling inrichten voor 2020?

Ga je voor het eerst de werkkostenregeling toepassen? Dan richt je de gegevens in. Bekijk hier de procesbeschrijving om te zien hoe je dit kunt doen. 

In het voorgaande jaar maakte ik al gebruik van de werkkostenregeling. Moet ik dan nog iets doen?

Automatisch worden er bepaalde gegevens overgenomen van het voorgaande jaar. Dit geldt voor de afrekenmethode en de inrichting van de looncomponenten. Wanneer eerder genoemde voor het aankomend jaar hetzelfde blijft hoef je alleen maar het verwachte fiscaal loon in te geven voor het nieuwe jaar. Het bedrag dat je hier ingeeft is een schatting. Easyflex zal voor het berekenen van eventuele naheffing steeds kijken naar het definitieve fiscaal loon dat is voortgekomen uit de verloningen. Het heeft geen gevolgen als de schatting fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht van de werkkostenregeling.

Hoe bepaal ik mijn fiscaal loon voor 2020 om te gebruiken voor de werkkostenregeling?

Easyflex toont het fiscaal loon van het huidige jaar. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Je kunt ervoor kiezen om deze gegevens over te nemen, of zelf een schatting in te geven. Wanneer je afwijkt van de gegevens zoals Easyflex deze weergeeft krijg je hiervan een melding ter controle bij het opslaan. Je mag hier natuurlijk afwijken van het voorgaande jaar. Het heeft geen gevolgen als de schatting fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht van de werkkostenregeling.

Hoe geef ik de concernregeling in?

Het is mogelijk om de concernregeling toe te passen. Als je meerdere bedrijven hebt kun je fiscaal loon van bedrijf A overhevelen naar bedrijf B. In bedrijf B krijg je een hoger fiscaal loon waardoor meer vrije ruimte wordt gecreëerd.

Voorbeeld:
Stel dat je 200.000 euro aan fiscaal loon wilt overhevelen van bedrijf A naar bedrijf B, dan kun je deze 200.000 euro als mutatie opgeven in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' bij 'Concernregeling mutatie op fiscaal loon'. In bedrijf A geef je bij 'Concernregeling mutatie op fiscaal loon' -/- 200.000 euro in.

Ga bij de Belastingdienst na of je de concernregeling mag toepassen.

Hoe kan ik zien wat ik in 2019 aan de werkkostenregeling heb gebruikt?

Hiervoor kan in 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Werkkostenregeling' worden aangemaakt. Dit overzicht laat per looncomponent de bedragen zien. Uiteraard wordt dit overzicht alleen gevuld wanneer er in 2019 gebruik is gemaakt van de werkkostenregeling.

Hoe kan ik looncomponenten beschikbaar stellen voor de werkkostenregeling?

Ga je voor het eerst gebruik maken van de werkkostenregeling, of wil je voor nieuwe looncomponenten aangeven dat deze onder de werkkostenregeling vallen? Dan kun je dit per looncomponent aangeven. Dit doe je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. In de instelling van het looncomponent kies je bij de optie 'Werkkostenregeling' voor 'Ja' als je deze wilt meenemen. Wanneer het looncomponent niet beschikbaar is staat hier standaard n.v.t.

Hoe kan ik de looncomponenten inrichten voor de werkkostenregeling?

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' kun je bij 'Selecteer looncomponenten' de componenten instellen voor werkkostenregeling. Hier worden de looncomponenten getoond waarbij je in de instelling hebt aangegeven dat de werkkostenregeling op 'Ja' staat. Het Service Center kan niet adviseren over de keuze die je hier maakt. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst en/of je accountant.

Ik heb een probleem op mijn controlelijst omdat de rekeningnummers voor de eindheffing van de werkkostenregeling ontbreken. Wat moet ik nu doen?

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Overige werkgeverslasten > Eindheffing werkkostenregeling' kun je op 'Onderhoud' klikken. Kies vervolgens het looncomponent en klik op 'Wijzigen'. Bij 'Journaalpostgegevens > Flexwerkers' dienen nog rekeningnummers te worden gekoppeld. Overleg dit eventueel met je boekhouder.

Reserveringen

Is het noodzakelijk om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken, of kunnen bestaande reserveringsschema’s ook worden gewijzigd?

Het is niet noodzakelijk om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken. Je kunt de bestaande reserveringsschema’s ook wijzigen. Per ingangsmaand kunnen andere percentages worden ingegeven.

Hoe kan ik de percentages in het reserveringsschema controleren?

Je kunt dit controleren aan de hand van de tabellen in het document 'Percentages reserveringsschema's' van de jaarwissel. Klik hier om naar de downloads te gaan.

Kan ik alle ingegeven percentages in één keer controleren?

Het controleren van de percentages kan door de verschillende reserveringsschema's te raadplegen via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'. Op het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' (aanmaken vanuit 'Backoffice > Overzichten') kun je alle ingegeven percentages in één oogopslag controleren.

Wat is het verschil tussen individueel en collectief reserveren?

Indien je kiest voor individueel reserveren, dan wordt de feestdagenreservering voor elke flexwerker apart gereserveerd. De flexwerker kan dan op een feestdag uit zijn privé tegoed uren/geld opnemen. Tevens kan de flexwerker ook uren/geld opnemen uit dit tegoed wanneer het geen feestdag is. Indien je kiest voor collectief reserveren, dan wordt het bedrag niet voor elke flexwerker apart gereserveerd maar wordt het bedrag in het collectieve reserveringstegoed opgenomen. Je kunt de flexwerker nu alleen op feestdagen uit dit collectief tegoed uren/geld uitkeren.
Dit geldt alleen voor flexwerkers met beding.

Kan ik het reserveringenbeleid gedurende het hele jaar nog wijzigen?

Nee, zodra je één verloning hebt laten berekenen van het nieuwe loonjaar kun je deze instelling gedurende het betreffende loonjaar niet meer wijzigen. Dit is conform de voorschriften van de ABU en NBBU-cao. 

Sociale verzekeringen

Wat moet ik precies controleren bij de sociale verzekeringen?

De instellingen die voor 2019 stonden ingegeven, zijn automatisch voor je mee overgenomen naar 2020. Je dient de percentages te controleren. Verder zijn er sociale verzekeringen die aan de hand van beschikkingen van de Belastingdienst ingevoerd moeten worden. Je kunt de percentages controleren in het handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Klik hier om naar de downloads van Easyflex te gaan.

Wat moet ik invoeren bij 'Werkgeverslasten over reserveringen'?

Over de opgebouwde reserveringen ben je op het moment van uitbetaling ook sociale lasten verschuldigd. De kosten ontstaan op het moment dat de reserveringen worden opgebouwd. Het percentage dat je hier ingeeft is een optelsom van de volgende kostprijspercentages: ZVW premie, WW hoge premie, sectorpremie WW, WIA basispremie, gedifferentieerde premie Whk, AZV premies. Je kunt Easyflex de optelsom laten maken door op 'Geef indicatie' te klikken. Hierna heb je de keus om dit voorgestelde percentage over te nemen. Omdat het slechts een globale indicatie betreft is het niet noodzakelijk om dit percentage 100% nauwkeurig vast te stellen.

Ik heb op de controlelijst een melding dat de sociale verzekering niet is ingericht, maar dat is wel zo?

Het is belangrijk dat bij alle sociale verzekeringen voor ieder loonheffingennummer een percentage is ingevuld. Deze kun je controleren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'. Wanneer het percentage '0' is, dien je een '0' in te geven en niet het veld leeg te laten.

Wordt er automatisch een optie geselecteerd voor de WW-premie bij de flexwerker?

Vanaf 1 december 2019 is het veld WW-premie zichtbaar op tabblad ‘CAO-overige’ bij de flexwerker. Voor alle flexwerkers die op dat moment in Easyflex staan wordt door Easyflex automatisch een optie geselecteerd, op basis van de vastgelegde arbeidsovereenkomst of de plaatsing. Wanneer er een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd vastligt zal de lage premie worden geselecteerd, en in de overige gevallen zal de hoge premie ingegeven worden. In het geval van uitzonderingen zul je zelf een wijziging moeten doorvoeren bij de flexwerker. Je kunt een match aanmaken om te controleren welke instelling automatisch wordt toegepast bij de flexwerkers.

Is er een autorisatie voor het wijzigen van de WW-premie?

Iedere medewerker kan bij een flexwerker een nieuwe situatie vastleggen voor de WW-premie. Wanneer er nog geen verloning heeft plaatsgevonden voor de flexwerker kan de vastgelegde situatie ook door iedere medewerker gewijzigd worden. Het is alleen mogelijk om een autorisatie in te stellen voor het wijzigen van de WW-premie voor een tijdvak dat reeds verloond is. Je kunt deze autorisatie vastleggen op tabblad ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers’.

Moeten we een aanpassing doorvoeren in de looncomponenten m.b.t. de hoge of lage WW-premie?

Nee, je legt op tabblad ‘CAO-overige’ bij de flexwerker vast of er sprake is van de hoge of de lage WW-premie. De enige uitzondering hierin zijn de arbeidsongeschiktheidsuren; hierbij moet namelijk altijd de lage premie worden toegepast. Dit moet vastgelegd worden bij het betreffende looncomponent op tabblad ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’. Let op: dit geldt ook voor het looncomponent ‘Vast loon arbeidsongeschiktheid’. Indien dit looncomponent is aangemaakt zul je hierbij dus ook de lage premie moeten selecteren.

Hoe werkt de hoge en lage WW-premie bij studenten i.v.m. de urennorm?

Er zal gesignaleerd worden op het aantal uur wanneer bij de flexwerker is aangegeven dat het een student betreft. Deze signalering zal te zien zijn op de controlelijst van de flexwerker en wanneer deze flexwerker een plaatsing heeft zal dit ook te zien zijn in de urendeclaraties. Wanneer de lage premie is aangevinkt en de flexwerker gaat over de urennorm, dan kan de declaratie niet worden verwerkt voordat de WW-premie is gewijzigd naar de hoge premie bij de flexwerker. (Is nog niet helemaal getest, dus wellicht wordt hierin nog iets aangepast)

Welke urennorm wordt gehanteerd wanneer een student zowel in een 4-weken aangiftetijdvak als in een maand aangiftetijdvak werkt?

Hier is nog geen uitsluitsel over gegeven. Deze vraag staat nog uit bij de OSWO (Ondersteuning Software Ontwikkelaars van de Belastingdienst). Op dit moment gaan we uit van de urennorm per loonheffingsnummer. Indien de OSWO iets anders aangeeft zullen we dit aanpassen. Voor F.A.Q. in handboek wordt opgenomen even checken of hier al duidelijkheid over is.

Kan de WW-premie herrekend worden?

Ja, dit is mogelijk. Je kunt middels het overzicht ‘Herrekenen verloningen’ reeds verloonde declaraties corrigeren met een andere WW-premie.

Kan ik het vinkje bij 'Studentenbaan' aan laten staan wanneer de flexwerker hieraan voldoet? 

Het advies is om het vinkje bij 'Studentenbaan' aan te laten staan zolang je denkt dat flexwerker hieraan voldoet. Op deze manier kun je later ook inzichtelijk maken bij welke mensen met 'studentenbaan' aan, toch de hoge premie is toegepast

Wanneer je BBL selecteert bij het aanmaken van een overeenkomst, wordt dan automatisch de lage WW-premie toegepast?

Ja, wanneer er sprake is van een BBL overeenkomst wordt automatisch de lage WW-premie ingesteld op tabblad ‘CAO-overige’ bij de flexwerker.

Wat moet ik invoeren bij AZV?

De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Indien je geen verzekering hebt afgesloten en de aanvulling zelf verstrekt, dien je een eigen inschatting van de kosten te maken. Het is mogelijk om een 'fictief' deel op te nemen, waarbij je het beste uit kan gaan van het premie werkgeversdeel van 2019. 

Financieel

Wij hebben een nieuw financieel pakket voor 2020, en nu?

De gegevens van het nieuwe pakket kunnen ingevoerd worden in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'. Klik hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket. 

Waar moet ik rekening mee houden bij het kiezen van een factuurnummer voor 2020?

Je dient rekening te houden met het maximum aantal cijfers dat door je boekhoudpakket wordt ondersteund. Het maximum aantal cijfers in Easyflex is 8.

Hebben jullie voorbeelden van factuurnummers voor 2020?

Voor het jaar 2020 kun je bijvoorbeeld beginnen met factuurnummer 20200001 (de 2020 van het loonjaar 2020) of 20000001 (de 20 van het loonjaar 2020).

Wat gebeurt er als ik in dit tabblad niets wijzig?

Als je hier niets wijzigt, heeft de eerste factuur van 2020 factuurnummer 1.

We hebben Reeleezee als financieel pakket. Welk volgnummer dienen we nu te kiezen voor de factuur?

Reeleezee geeft aan dat het volgnummer bij hen altijd dient door te lopen en bij een nieuw jaar niet weer op 1 mag beginnen. Je kunt voor het volgnummer voor het jaar 2020 beginnen met 20200001 (de 2020 van het loonjaar 2020) of 20000001 (de 20 van het loonjaar 2020). 

Pensioen

Voor mijn afwijkende pensioenregeling geldt per 01-01-2020 een andere maximum grondslag. Waar moet ik dit invoeren?

Je kunt de grondslagen invoeren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Percentages'.

Per 2020 heb ik een nieuwe pensioenregeling. Waar kan ik die invoeren?

Het toevoegen van de pensioenregeling in Easyflex betreft een aantal stappen. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het toevoegen van een nieuwe pensioenregeling. 

De gegevens voor 2020 van APG / Algemene Pensioenregeling zijn nog niet bekend, nu kan ik niet verder met stap 1 van de jaarwissel? 

Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten' en selecteer loonjaar 2020. Kies voor 'Onderhoud > Wijzigen' bij de pensioenregeling en ga naar een willekeurig tabblad en sla deze op ook al heb je niets gewijzigd. Doe dit bij alle pensioenregelingen die vastliggen (behalve StiPP). Je kunt nu verder met de stappen van de jaarwissel. Vergeet natuurlijk niet de gegevens van de pensioenregeling te wijzigen zodra deze bekend zijn.

Controlelijst

Ik heb de controlelijst aangemaakt, maar 2020 is nog niet operationeel?

Het is belangrijk om de controlelijst ook in te zien na het aanmaken. Wanneer er nog problemen op de controlelijst staan, moeten deze eerst opgelost worden om stap 1 van de jaarwissel af te kunnen ronden.

Wat gebeurt er als alle problemen op de controlelijst zijn opgelost?

Het loonjaar 2020 wordt automatisch ingesteld op 'Operationeel'. Het jaar 2020 is nu beschikbaar in de 'Backoffice' en 'Frontoffice' module.

Ik heb op de controlelijst meldingen staan die ik moet controleren?

Op de controlelijst staan standaard meldingen van het type ‘Controleer’. Dit zijn geen problemen, maar aandachtspunten om te controleren.

1. Instelling ‘Netto Equivalent WML’ bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'.
Deze melding wordt altijd getoond als je het berekenen van het ‘Netto Equivalent WML’ in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' hebt geactiveerd.

2. Instellingen ruilvoet bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'
Deze melding wordt altijd getoond als je de overwerkuren hebt aangevinkt voor het berekenen van de bruto uitruil in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'.