(2021-11) Debiteuren

Een aantal debiteurinstellingen zijn niet voor alle debiteuren van toepassing. Je kunt deze gegevens daarom per debiteur apart ingeven of wijzigen. Op dit tabblad kun je aan bepaalde rollen autorisatie verlenen, zodat niet elke medewerker deze gegevens bij een relatie kan invoeren en/of wijzigen. Het gaat hierbij om de volgende onderdelen:

De debiteureninstellingen kunnen op dit tabblad worden vastgelegd. Het gaat hierbij om de volgende onderdelen:

• de wijze waarop kredietlimieten worden toegekend
• de instellingen m.b.t. de betaaltermijnen
• autorisatiestatus toekennen
  
  

Debiteurennummers

In dit veld bepaal je de nummering van de debiteurennummers en hoe deze worden toegekend.

Nummerreeks

Je bepaald in dit veld de nummerreeks van de debiteuren. Het debiteurennummer kan uit maximaal 7 cijfers bestaan en moet altijd minimaal 1 en maximaal 9.999.999 zijn. Deze nummerreeks kun je het beste combineren met de nummerreeks in je financieel pakket. Standaard vult Easyflex deze nummerreeks met 1 tot en met 9.999.999

Automatisch toekennen?

Je kunt aangeven of de debiteurennummers automatisch moeten worden toegekend. Wanneer je voor automatisch toekennen kiest, wordt bij de relatie het eerste nummer getoond dat vrij is en kan de medewerker dit nummer niet meer wijzigen. Wanneer je niet voor automatisch toekennen kiest, wordt bij de relatie het eerste nummer getoond dat vrij is, maar de medewerker kan dit nummer nog wel wijzigen.

Wijzigen mogelijk?

Je kunt aangeven of het wijzigen van een reeds toegekend debiteurennummer mogelijk is. Het wijzigen van een debiteurennummer kun je alleen op 'Ja' zetten als het automatisch toekennen van een debiteurennummer op 'Nee' staat.

Autorisatie

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om debiteurennummers bij relaties toe te kennen/te wijzigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om debiteurennummers bij relaties toe te kennen/te wijzigen. Een medewerker zonder deze autorisatierol, kan een verzoek indienen bij de medewerker met de autorisatierol voor het toekennen/wijzigen van een debiteurennummer. Wanneer er meerdere medewerkers deze autorisatierol bezitten, krijgen al deze medewerkers het verzoek binnen. Wordt het debiteurennummer door een medewerker toegekend, verdwijnt de actie bij de overige medewerkers. Wordt het verzoek in behandeling genomen maar nog niet verwerkt, blijft de actie voor alle medewerkers open staan. Wordt het verzoek door een medewerker op de status 'niet gehonoreerd' gezet, verdwijnt de actie wederom bij de overige medewerkers.

Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om debiteurennummers bij relaties toe te kennen/te wijzigen.

Verzoek toekennen/wijzigen debiteurennummer

Een medewerker welke niet is geautoriseerd voor het toekennen/wijzigen van een debiteurennummer, kan een verzoek indienen bij een medewerker welke wel is geautoriseerd. Easyflex stuurt de medewerker(s) met de betreffende autorisatierol automatisch een bericht met hierin het betreffende verzoek. Deze medewerker kan het verzoek in behandeling nemen, hij/zij kan direct een debiteurennummer toekennen/wijzigen of hij/zij kan het verzoek niet honoreren. De medewerker welke de aanvraag heeft ingediend, ontvangt wederom automatisch een bericht terug met de daarbij behorende status (debiteurennummer toegekend/gewijzigd, in behandeling, niet gehonoreerd).

Wanneer je de autorisatierol wijzigt, worden alle verzoek welke reeds verzonden zijn aan de medewerker(s) met de oude autorisatierol automatisch overgezet naar de medewerker(s) met de nieuwe autorisatierol. Vink je echter de optie autorisatie uit en verwijder je de autorisatierol, worden alle eventuele aanvragen ongedaan gemaakt. Easyflex toon je hiervan de volgende melding: 'De autorisatie voor het toekennen/wijzigen van debiteurennummers heeft u uitgeschakeld. Eventuele aanvragen voor het toekennen/wijzigen van debiteurennummers voor relaties worden hierdoor ongedaan gemaakt'.

Kredietlimieten

Je kunt hier de kredietlimieten voor debiteuren bepalen en aangeven of de werkmaatschappij gebruik maakt van kredietbeperking.

Kredietlimieten

In dit veld bepaal je of er kredietlimieten kunnen worden toegekend aan debiteuren. Wanneer je deze optie aanvinkt, ben je verplicht om een bedrag in te geven bij standaard kredietlimiet, dit mag overigens € 0,00 zijn. Dit kredietlimiet wordt automatisch toegekend wanneer de relatie een debiteurennummer ontvangt. Bij debiteuren welke al een debiteurennummer bezitten, dien je het kredietlimiet handmatig in te geven. Het bedrag kan bij elke debiteur worden aangepast.

Signaleringen omtrent kredietlimieten en openstaande facturen kunnen niet plaats vinden binnen Easyflex. Alleen wanneer er een koppeling is tussen Easyflex en je financiële pakket kan er in het financiële pakket een signalering naar voren komen.

Autorisatie

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om bij debiteuren kredietlimieten te wijzigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om bij debiteuren kredietlimieten te wijzigen. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om bij debiteuren kredietlimieten te wijzigen.

Wanneer een medewerker welke deze autorisatierol niet bezit een kredietlimiet wenst te wijzigen, toont Easyflex een verzoek tot wijziging kredietlimiet.

Kredietbeperking

In dit veld dien je aan te geven of je relaties kredietbeperking aanbiedt (korting bij betaling). Je kunt een keuze maken uit de volgende beschikbare opties:

• Niet berekenen
• Berekenen

Wanneer de kredietbeperking is ingeschakeld kan er een standaard instelling wordt gekozen voor relaties waarbij is gekozen voor 'Volg bedrijfsinstelling'. Daarnaast is er ook een mogelijkheid om per relatie af te wijken van deze standaard instelling op het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Facturatie'. Je kunt dan nog per relatie instellen of de kredietbeperking wel of niet berekend moet worden.

Het is ook mogelijk om een autorisatie vast te leggen voor het wijzigen van de kredietbeperking.

Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om bij debiteuren de instelling van kredietbeperking te wijzigen. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om bij debiteuren kredietbeperking te wijzigen.

Betaaltermijnen in dagen 

In deze rubriek bepaal je de standaard- en afwijkende betaaltermijnen.

Standaard betaaltermijn

In dit veld bepaal je de standaard betaaltermijn. Deze betaaltermijn komt op de factuur van de debiteur te staan, binnen deze periode moet de factuur betaald zijn. Dit getal mag nooit 0 zijn. Deze betaaltermijn wordt automatisch bij elke relatie getoond (Frontoffice > Relatie > Facturatie > Betaaltermijn in dagen). Standaard vult Easyflex de betaaltermijn met 14 dagen.

Afwijkende betaaltermijnen

In dit veld kun je, indien gewenst, afwijkende betaaltermijnen invoeren. Wanneer je aan deze afwijkende betaaltermijn geen autorisatie koppelt, kan elke medewerker per relatie een keuze maken uit de standaard betaaltermijn of de afwijkende betaaltermijnen.

Autorisatie

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om afwijkende betaaltermijnen bij een relatie te selecteren. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om afwijkende betaaltermijnen bij een relatie te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om afwijkende betaaltermijnen bij een relatie te selecteren. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen. Wanneer je geen autorisatie hebt om een afwijkend betaaltermijnen vast te leggen en er ligt een afwijkende betaaltermijn vast bij een relatie, kun je deze alleen wijzigen naar de standaard betaaltermijn

Status levering 

De gegevens in deze rubriek hebben betrekking op de autorisatiestatus van de relaties (Frontoffice > Relatie > Facturatie > Debiteurenadministratie > Autorisatiestatus).

Autorisatiestatus wijzigen

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om de autorisatiestatus van een relatie te wijzigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om de autorisatiestatus te wijzigen. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Autorisatie levering

Wanneer de autorisatiestatus van een relatie 'geel' is, kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol. Alleen deze medewerker kan autorisatie geven voor levering aan deze relatie. Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om te leveren aan relaties waarvan de autorisatiestatus oranje is. Wanneer je geen autorisatie toekent, kan elke medewerker leveren aan de relatie waarvan de autorisatiestatus oranje is. Wanneer je aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen. Wanneer de autorisatiestatus van een relatie 'rood' is, is het voor geen enkele medewerker mogelijk om bij deze relatie te plaatsen.