(2021-01) Flexwrapp activeren

Via de Flexwrapp app is het mogelijk om uren in te voeren, beschikbaarheid door te geven en loonstroken/jaaropgaven in te zien. Via het portaal www.flexwrapp.com is het mogelijk om digitaal aangeboden documenten in te zien en direct te ondertekenen met de digitale handtekening. Wanneer je gebruik gaat maken van Flexwrapp zijn er een aantal acties die je uit moet voeren en gegevens die gecontroleerd dienen te worden. Hieronder vind je de gehele beschrijving van dit proces.

Stap 1: Richt het urenportaal in in de module 'Beheer'

Voor het gebruik van Flexwrapp is het belangrijk dat het urenportaal operationeel is in de werkmaatschappij. Wanneer deze al operationeel is kun je deze stap overslaan:

• Ga naar 'Beheer > Urendeclaraties website' en kies bij 'Urenportaal operationeel' voor 'Ja', zodat dit wordt geactiveerd;
• Kies bij 'Soort overzicht' voor 'Uitgebreid' bij zowel de flexwerker- als de relatie instellingen; 
• Vul bij 'Declaratiestatus' de status in die de urendeclaratie moet krijgen bij binnenkomst in Easyflex en zet eventueel signaleringen aan; 
• Bij de 'Looncomponenten' bepaal je welke looncomponenten online zichtbaar moeten zijn. Deze worden alleen zichtbaar wanneer deze ook in de plaatsing staan. 

Stap 2: Stel de rollen en programmarechten in

Voor het inschakelen van Flexwrapp bij de flexwerkers geef je medewerkers binnen je organisatie toegang tot het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Flexwrapp'. Voor het aan kunnen passen van bijvoorbeeld de kleurinstellingen van de Flexwrapp app geef je medewerkers toegang tot 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwrapp'. Dit doe je op de volgende manier:

• Ga naar 'Beheer > Programmarechten' en selecteer een rol;
• Vink 'Frontoffice > Flexwerkers > Flexwrapp' aan, zodat dit tabblad beschikbaar wordt voor medewerkers met deze rol;
• Kies eventueel nog andere rollen en geef deze ook toegang tot Flexwrapp.

Stap 3: Stel de kleuren van de Flexwrapp app in

De kleuren van de Flexwrapp app kunnen aangepast worden naar de kleuren van jouw eigen huisstijl en/of logo. Indien dit niet gewenst is, kun je deze stap overslaan:

• Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwrapp';
• Open bij 'Algemene kleur' het kleurenscherm met de knop 'Zoeken';
• Selecteer de gewenste kleur en kies voor 'Ok';
• Zet een vinkje voor 'Algemene kleur' om de geselecteerde kleur te tonen in Flexwrapp;
• Herhaal dit voor de twee volgende onderdelen 'Kleur van de iconen' en 'Achtergrondkleur dashboard'.

Let op:

• Om de kleuren aan te kunnen passen dien je https:///www.easyflex.net toe te voegen aan je favoriete websites in Internet Explorer;
• De aanpassing van de kleuren geldt alleen voor de Flexwrapp app en niet voor het portaal (flexwerker.com).

Stap 4: Pas de aanlevering van urendeclaraties aan in de plaatsing van de flexwerker

Wanneer je de flexwerker digitaal uren door wilt laten geven via de Flexwrapp app volg je de onderstaande instructie. Wanneer je flexwerkers alleen in wilt laten loggen op het Flexwrapp portaal voor het ondertekenen van documenten kun je deze stap overslaan:

• Stel in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaraties' in dat de urendeclaraties digitaal aangeleverd worden (minimaal bij de flexwerker en indien gewenst ook voor de relatie);
• Stel op het tabblad 'Overige gegevens > Accorderen urendeclaraties' bij de relatie het accorderen beschikbaar;
• Controleer in de plaatsing op het tabblad 'Lonen en tarieven' de looncomponenten. Ontbreekt er een? Voeg dan middels de knop 'Nieuw' het looncomponent toe;
• Tot slot zet je in de plaatsing op het tabblad 'Factuurgegevens' de accordering op 'Accorderen flexwerker' of 'Accorderen flexwerker en relatie'.
  
  

Stap 5: Flexwrapp activeren bij een flexwerker

Om de flexwerker toegang te geven tot Flexwrapp moet hiervoor een uitnodiging worden verstuurd. Dit kan op de volgende manieren:

• Ga bij de flexwerker naar het tabblad 'Flexwrapp' en klik op 'Uitnodigen'
• Maak een match aan en nodig meerdere flexwerkers in één keer uit. Dit doe je via 'Batch actie > Flexwrapp uitnodigen'
• Geef vanuit 'Documentafhandeling' aan dat je het document digitaal aanbiedt. Wanneer een flexwerker nog niet uitgenodigd is opent er een scherm waarin je dit direct kunt doen. De flexwerker krijgt dan 2 e-mails; 1 dat hij is uitgenodigd voor Flexwrapp en 1 dat er een document klaarstaat voor digitale ondertekening

Vanuit elke manier van uitnodigen komen de volgende stappen:

1. De flexwerker ontvangt een e-mail met een link die geselecteerd moet worden om de koppeling te maken met het bureau;
2. Wanneer de flexwerker heeft geregistreerd op Flexwrapp wordt de status gewijzigd van 'Uitgenodigd' naar 'Gekoppeld'.

Stap 6: De flexwerker neemt Flexwrapp in gebruik

De flexwerker kan of de app Flexwrapp downloaden (in de Appstore; IOS of in de Playstore; Android) of het portaal van Flexwrapp gebruiken op www.flexwrapp.com.  Voor het digitaal ondertekenen van documenten kan de flexwerker ook gebruik maken van het portaal. Voor het invoeren van uren en inzien van loonstroken kan alleen gebruik worden gemaakt van de Flexwrapp app. De flexwerker dient de volgende stappen te doorlopen:

• Kies voor 'Registreren'
• Voer een naam en e-mailadres in;
• Kies een toegangscode en bevestig deze (dit is alleen nodig wanneer gebruik gemaakt wordt van de Flexwrapp app);
• Voor de bevestiging van de registratie is er een e-mail gestuurd naar het opgegeven e-mailadres. Klik op de activatielink in deze e-mail.

Wanneer de flexwerker het registratieproces heeft doorlopen én de koppeling heeft gemaakt middels de uitnodiging vanuit Easyflex is het account geactiveerd. De Flexwrapp app en/of het portaal kunnen nu door de flexwerker gebruikt worden. 

Handmatig koppelen aan je organisatie door de flexwerker

Stap 1: Schrijf de flexwerker in en leg een e-mailadres vast

Begin met het inschrijven van de flexwerker in Easyflex zoals gebruikelijk. Het e-mailadres dat vastligt op het tabblad ‘Algemeen’ gaat gebruikt worden voor de Flexwrapp koppeling, zorg dus dat dit juist is.

Stap 2: Nodig de flexwerker uit voor Flexwrapp

Ga naar de 'Flexwerker > Flexwrapp'. Hier zie je wat de huidige status van de koppeling met Flexwrapp is. Om de flexwerker uit te nodigen voor een koppeling met Flexwrapp, kies je eerst eventueel een e-mailtemplate. Deze kun je in jouw huisstijl vastleggen als ‘E-mailtemplate flexwerker’ bij 'Beheer > Document Management > Templates'. Kies je hier geen template, dan wordt onze standaard e-mail gestuurd zonder jouw huisstijl.

Heb je de juiste template geselecteerd, dan klik je onderaan op 'Uitnodigen'. De flexwerker ontvangt nu een e-mail met daarin een link waarmee hij kan koppelen met jouw werkmaatschappij. De status veranderd naar Uitgenodigd.

Stap 3: De flexwerker dient de koppeling te voltooien 

De flexwerker dient nu op de link te klikken om de koppeling te voltooien, dit kan op de computer of op de smartphone. Hij moet dan een account aanmaken en deze activeren, of inloggen met zijn bestaande account.

Wanneer de flexwerker de Flexwrapp App nog niet heeft gedownload, kan hij dit doen en inloggen met zijn account. Er wordt nu nog een aparte e-mail gestuurd naar het e-mailadres dat hoort bij het account van de flexwerker om de telefoon te activeren. Door hierop te klikken is de Flexwrapp app ook gekoppeld.