(2022-08) Exact Online

Het financieel administratiepakket 'Exact online' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt via het Internet. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Exact online' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Exact online' pakket.

In 'Exact online' dien je  een grootboekrekening 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat hiervoor het type 'Debiteuren' is geselecteerd.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Exact online' vastgelegde coderingen. Je kunt deze in het 'Exact online' pakket vastleggen onder het menu: Stamgegevens > Financieel - Dagboeken.

De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze codes dienen ook in het 'Exact online' pakket te worden vastgelegd. Dit kan via het menu: Stamgegevens > Financieel - BTW-codes. Om binnen Exact online de BTW opgave geautomatiseerd aan te maken kun je het beste de volgende instellingen gebruiken:

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.

2. Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   XML-tag	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   GLTransactions
   Journal code	Journaal code	A	Ingevoerde code bij 'Memoriaal'
   Date	Datum	A	10 (Daum JJJJ-MM-DD)
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   GLTransactionLine line="(nummer)"
   Date	Boekingsdatum	A	10 (Datum JJJJ-MM-DD)
   FinYear number	Boekingsjaar	N	4 cijfers
   FinPeriod number	Boekingsperiode	N	2 cijfers
   GLAccount code	Grootboekrekeningnummer	A	10 karakters
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   Amount
   Currency code	Munteenheid	A	EUR
   Value	Bedrag	A	(-) 11 cijfers met decimale punt
   References
   YourRef	Volgnummer	N	4 cijfers

3. Klik op de knop "Importeren"
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
   De geaccepteerde boekingen kun je verwerken in Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-LONEN.XML.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.

2. Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   XML-tag	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   GLTransactions
   GLTransaction entry="Factuurnummer"
   Journal code	Journaal code	A	Ingevoerde code bij 'Verkoopboek'
   Date	Datum	A	10 (Daum JJJJ-MM-DD)
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   Account code	Variabel	N	4 cijfers
   GLTransactionLine line="(nummer)"
   Date	Boekingsdatum	A	10 (Datum JJJJ-MM-DD)
   FinYear number	Boekingsjaar	N	4 cijfers
   FinPeriod number	Boekingsperiode	N	2 cijfers
   GLAccount code	Grootboekrekeningnummer	A	10 karakters
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   Costcenter code	Kostenplaats	A	10 karakters
   Amount
   Currency code	Munteenheid	A	EUR
   Value	Bedrag	A	(-) 11 cijfers met decimale punt
   VAT code	BTW code	A	5 karakters
   VATBaseAmount	Grondslag BTW	A	(-) 11 cijfers met decimale punt
   References
   InvoiceNumber	Factuurnummer	N	8 cijfers
   YourRef	Volgnummer	N	4 cijfers

3. Klik op de knop "Importeren".
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
   De geaccepteerde boekingen kun je verwerken binnen Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-VERKOPEN.XML.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

1. Kies in menu: Import/Export > XML > Relaties - Relaties.

2. Selecteer als onderwerp "relaties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   XML-tag	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   Account
   Account code="variabel"
   Name	Naam	A	28 karakters
   Phone	Telefoonnummer	A	28 karakters
   Fax	Faxnummer	A	28 karakters
   Email	E-mail adres	A	28 karakters
   Homepage	Website	A	28 karakters
   IsSales	Actief	A	TRUE/FALSE
   Contact
   LastName	Achternaam contactpersoon	A	28 karakters
   MiddleName	Tussenvoegsel	A	3 karakters
   Address
   AddressLine1	Postbus	A	28 karakters
   PostalCode	Postcode	A	10 karakters
   City	Woonplaats	A	28 karakters
   AddressStreet	Straatnaam	A	28 karakters
   AddressStreetNumber	Huisnummer	N	5 cijfers
   AddressStreetSuffix	Huisnummer toevoeging	A	10 karakters
   Country code="landcode"
   Description	Landnaam	A	28 karakters
   BankAccount code="rekeningnummer"
   Description	Rekeningnummer	A	28 karakters
   BICCode	BIC Code behorend bij het IBAN nummer	A	11 karakters
   IBAN	IBAN nummer	A	34 karakters
   VATNumber	BTW-nummer	A	28 karakters
   ChamberOfCommerce	KVK-nummer	A	28 karakters
   Creditline
   Sales	Kredietlimiet	A	11 cijfers met decimale punt
   SalesPaymentCondition code	Betaaltermijn	C	3 cijfers

3. Klik op de knop "Importeren".
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
   De gegevens van de geaccepteerde debiteuren zijn opgenomen als relaties.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-DEBITEUREN.XML.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten. De debiteurennummers zoals deze binnen Easyflex worden samengesteld. (Naar keuze al dan niet met voorloopnullen).

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" dient in Exact te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Vervaldatum*
Er is een extra tag "DueDate" in het exportbestand van de 'Journaalposten verkopen' toegevoegd waardoor Exact online op tijd aanmaningen kan versturen als een factuur niet op tijd is betaald. De berekening van DueDate is de aanmaakdatum van de factuur plus de betaaltermijn

* Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.

Bijzonderheden
De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand. Kies bij 'Omschrijving' voor: 'Automatische vermelding van de periode'.