(2021-10) 12-12-2019 - Versie 2019-24

Belangrijke mededelingen

De jaarwissel naar 2020 kan worden uitgevoerd

De percentages en premies voor 2020 zijn bekend en verwerkt in Easyflex. De jaarwissel naar 2020 kan nu worden uitgevoerd en de kostprijzen kunnen worden berekend. De processtappen van de jaarwissel kun je in terugvinden in ons online handboek bij (2021-10) Jaarwissel 2019 - 2020.
Je kunt je ook aanmelden om deel te nemen aan de Webinar Easy overgaan naar 2020.

Sectorwijziging

Wanneer je in 2020 bent ingedeeld in een andere sector dien je een getekende opdrachtbevestiging inclusief de beschikking naar Easyflex te sturen. Vervolgens zal de sectorwijziging door Easyflex doorgevoerd worden en dien je daarna zelf nog een aantal stappen uit te voeren. 

Klik hier voor de volledige procesbeschrijving m.b.t. het wijzigen van de sectorindeling. 

Jonggehandicaptenkorting 2020 aangepast naar € 749,00

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 530949

De Jonggehandicaptenkorting voor 2020 bedraagt € 749,00. Dit is aangepast in de Easyflex applicatie.

Direct uitbetalen reserveringen niet in urendeclaraties

Door een fout in ons systeem bevatten de urendeclaraties aangemaakt in de periode vanaf 29 november tot en met 10 december, bijvoorbeeld week 48 en 49, maand december en periode 13, geen automatische opname reserveringen. Indien deze declaraties handmatig bewerkt en geaccordeerd zijn of worden, dan wordt de automatische opname alsnog toegevoegd. 
Indien deze declaraties automatisch gevuld en geaccordeerd worden middels een portaal, urenbestand of instelling automatisch vullen en accorderen vanuit de plaatsing, dan wordt de automatische opname niet ingevuld en zonder deze uitbetaling verloond.
Indien je al declaraties hebt verloond waarbij de automatische opname reserveringen niet is uitgevoerd, kun je deze declaraties terugboeken, verlonen en weer opboeken en verlonen.
Met de opboeking wordt de automatische opname weer toegevoegd. 
Niet uitbetaalde reserveringen worden toegevoegd aan het saldo reserveringen van de flexwerker. Indien je het niet noodzakelijk acht dit te corrigeren is dat uiteraard ook niet benodigd.

Aankondiging: aanpassingen in de webpageservice, informeer je koppelpartner of webbouwer 

In verband met de nieuwe uitzend cao komt in de volgende versie, donderdag 19 december, de optie 'sparen' ook voor het looncomponent 'Loon onregelmatige uren' beschikbaar. Voor urendeclaraties vanaf 2020 kun je voor loon onregelmatige uren ook kiezen of je deze wilt sparen of uitbetalen. Daarnaast wordt er een derde optie toegevoegd: Alleen toeslagdeel sparen. 

Het urenportaal binnen de webpageservice krijgt vanaf die datum ook deze nieuwe optie voor het sparen van onregelmatige uren. Deze optie heeft dezelfde opbouw als de reeds bestaande optie voor het uitbetalen/sparen van overwerkuren. Tevens krijgen beide looncomponenten een derde optie namelijk het sparen van alleen het toeslagdeel. De bijbehorende CSS-tags voor onregelmatige uren zijn grotendeels identiek aan de opties voor overwerkuren. Alleen wordt er voor onregelmatige uren gebruik gemaakt van het ID "#decl_options_onregelmatig" i.p.v. het ID "#decl_options_overwerk" voor overwerkuren.

CSS-voorbeeld:

#urenportaal #decl_options_onregelmatig {
    margin: 5px 0px 20px 0px;
    width: 400px;
}

#urenportaal #decl_options_onregelmatig span {
    font-weight: bold;
    margin-right: 5px;
}

#urenportaal #decl_options_onregelmatig input {
    margin: 0px 3px 0px 10px;
}

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Extra 'maand' in reserveringsschema's ivm 25 vakantiedagen en 8,33% vakantiegeld per 30-12-2019

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Reserveringsschema's
Melding: 530561

Op het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema’s is in het jaar '2019' een nieuwe ‘ingangsmaand’ toegevoegd met de naam ‘30 december’ welke je kunt selecteren. Je kunt voor deze maand dan nieuwe percentages voor vakantiedagen en vakantiegeld invoeren, waardoor de instellingen alleen geldig zijn voor 30-12-2019 en 31-12-2019. Daarnaast is voor deze nieuwe maand het standaard percentage voor het vakantiegeld voor zowel de ABU als NBBU aangepast naar 8,33%.

Grondslag vakantiegeld ABU en NBBU wijzigt per 30-12-2019

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Reserveringsschema's
Melding: 530383

Met ingang van 30-12-2019 is ook 'Tijd voor tijd' grondslag voor vakantiegeld. Dit is aangepast in de standaard grondslag van het vakantiegeld. Je kunt er desgewenst ook voor kiezen om het vakantiegeld niet over 'Tijd voor tijd' te reserveren, bijvoorbeeld in verband met de inlenersbeloning/Payrolling. Dit kun je doen door het 'Berekenen over' in het reserveringsschema bij 'Vakantiegeld' aan te passen. Voor meer informatie raadpleeg de procesbeschrijving van de jaarwissel 2019-2020.

Per 2020 mag het uitgeruilde loon de grondslag van het StiPP en APG pensioen niet verlagen. Dit is aangepast.

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Aftrekposten
Melding: 530244 

In Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten is bij de aftrekposten StiPP basis en StiPP plus op het tabblad 'Algemeen' de instelling ‘Volledige uitruil verlaagt grondslag’ actief. Deze instelling kijkt tot en met 2019 alleen naar de uitruil over het looncomponent ‘Loon overwerkuren’. Met ingang van het nieuwe loonjaar telt deze instelling voor al het uitgeruilde loon. Voor de aftrekposten StiPP Basis, StiPP Plus en APG zal Easyflex deze instelling automatisch uitzetten met ingang van 2020. Voor de overige aftrekposten dien je zelf bepalen of de uitruil de pensioengrondslag dient te verlagen, de standaard instelling is dat de grondslag verlaagd wordt. Wij adviseren om dit goed te controleren en waar nodig aan te passen. Wil je weten of dit voor jouw pensioenfonds van toepassing is dan dien je hiervoor contract te nemen met het pensioenfonds zelf. 

AZV over feitelijk loon ipv brutoloon met ingang van 2020

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 530384

De AZV premie moet vanaf 2020 berekend worden over het feitelijk loon van de flexwerkers. Op basis van de definitie 'Feitelijk loon' uit de ABU en NBBU cao wordt dit de grondslag voor AZV met ingang van het loonjaar 2020: 'het met inachtneming van de cao toegekende, naar tijdsruimte vastgestelde actuele brutoloonbedrag, exclusief vakantiebijslag, reserveringen, toeslagen, vergoedingen, overuren, compensatie-uren etc.;'

Grondslag ET-uitruil aangepast per 30-12-2019

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Flexwerkers
Melding: 531206

Op het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers heb je t.b.v. de ET-uitruil de instelling 'Grondslag voor maximum 30% uitruil'. Per 30-12-2019 gaat de nieuwe ABU en NBBU cao van kracht en geldt voor iedereen de optie 'Bruto loon’. Deze instelling hebben wij per 30-12-2019 voor je vastgelegd.

Wijzigingen in de loonschaal van urenbestand-definities

Module: Beheer
Onderdeel: Urenbestand-definities
Tabblad: Algemeen en Instellingen
Melding: 530538

Bij nieuwe urenbestand-definities die worden aangemaakt vanaf 30 december aanstaande zijn, in verband met de wijzigingen in de ABU en NBBU cao, alleen nog de volgende combinaties toegestaan:
Beloningssysteem uitzend cao en Loonschaal loongebouw allocatie
Beloningssysteem inlenersbeloning en Loonschaal inlenersbeloning

Tip: controleer bestaande definities op onjuiste combinaties en pas deze aan of leg een nieuwe definitie vast!

Adres werknemer niet meer verplicht op jaaropgave

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Jaaropgaven
Melding: 531045

In de jaaropgave van 2019 hoeft niet langer het adres van de werknemer te staan. Daarom kun je er in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven voor kiezen om het adres niet te tonen. Standaard wordt het adres wel getoond. 

Contractopties zoals Payrolling, Periode/keten of Oproep kunnen uitgesloten worden

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Dienstverbanden
Melding: 531405

Onlangs is er een nieuw scherm toegevoegd waarin je voorafgaand aan de contractadviezen een aantal keuzes moet maken: het soort overeenkomst, of het gaat om een oproepovereenkomst en of er sprake is van een BBL overeenkomst. Voor dit scherm kun je nu instellen welke keuzes je eventueel nooit wilt tonen. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden' kun je de opties die je niet wilt gebruiken uitvinken.

Wijzigingen Werkkostenregeling per 01-01-2020 doorgevoerd in Easyflex

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzichten: Werkkostenregeling / Loonaangifte
Melding: 528738

Vanaf 1-1-2020 wijzigt de werkkostenregeling. De werkkostenregeling gaat naar een 2-schijvenstelsel. De vrije ruimte tot een loonsom van €400.000 wordt verhoogd naar 1,7% en de vrije ruimte voor het deel van de loonsom boven € 400.000 blijft 1,2%. Dit is verwerkt in Easyflex.

Overzicht 'Premies en grondslagen' uitgebreid met kolommen WW (Awf)

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht:  Overzicht premies en grondslagen
Melding: 530327 en 531185

Het 'Overzicht premies en grondslagen' is uitgebreid met de volgende kolommen t.b.v. de WW (Awf) premie: Premie WW werkgever laag, Premie WW werkgever hoog en Premie WW werkgever herzien. Deze kolommen worden getoond indien bij het aanmaken van het overzicht gekozen wordt voor 'Premies en kortingen zonder Whk'.

Aangifte en meldingen toont indicaties tbv ww-premie en de berekende ww-premie

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkerst
Tabblad: Aangifte en meldingen
Melding: 530319

Het tabblad 'Aangifte en meldingen' bij de flexwerker is aangepast naar de specificaties van de loonaangifte voor 2020. Dit betekent dat de indicaties, schriftelijke arbeidsovereenkomst, arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en oproep, t.b.v. het bepalen van de wwp-premie aan dit tabblad zijn toegevoegd. Daarnaast kun je hier ook grondslag en premie voor de ww-premie terugvinden.

Controle op urennorm bij toepassen studentenbaan

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Tewerkgesteld > Urendeclaraties
Melding: 530451

Voor een medewerker jonger dan 21 jaar mag je de lage ww-premie toepassen indien die medewerker per aangiftetijdvak niet meer dan 48 uur bij 4-wekenaangifte en 52 uur bij maandaangifte werkt. Ga je over deze uren heen dan moet je de hoge premie toepassen. Staat bij een medewerker de studentenbaan op ‘ja’ en staat de ww-premie op ‘laag’ (tabblad ‘cao-overige’) dan signaleert Easyflex in de urendeclaratie vanaf nu op het verloonde aantal uren in het aangiftetijdvak van het loonheffingennummer waarop verloond wordt. Op het moment je de declaratie accordeert (of een proforma urendeclaratie aanmaakt) en je gaat over de urennorm heen dan geeft Easyflex een foutmelding. Je dient dan eerst de ww-premie aan te passen naar de hoge premie voordat je de urendeclaratie kunt accorderen.

Geen nieuwe ww-premie bij de flexwerker bij studentenbaan met de lage ww-premie via massamutaties geen nieuwe ww-premie 

Module: Backoffice
Tabblad: Urenbestanden / Overzichten
Overzicht: Collectieve loon- en tariefafspraken, Sectoren hercoderen
Melding: 531336

Als bij de flexwerker de studentenbaan aanstaat met een lage premie dan wordt er bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing of loon- en tariefafspraak in de plaatsing via een massamutatie geen nieuwe ww-premie vastgelegd voor die nieuwe situatie.  Maak je handmatig een nieuwe plaatsing of nieuwe loon- en tariefafspraak aan dan krijg je bij het accorderen een controle vraag hiervoor. Onder massamutaties vallen onder andere urenbestanden, collectieve loon- en tariefaanpassing en sector hercoderen.

IBAN regels aangepast

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Betalingen
Melding: 530519

Vanaf 1 januari 2020 kan iedere Nederlandse bank zelf de laatste tien cijfers van een nieuw IBAN bepalen. Nu worden die laatste tien cijfers nog toegewezen vanuit een centrale Nederlandse voorraad unieke tiencijferige nummers die aan de zogeheten ‘elfproef’ voldoen. Daar komt in 2020 een einde aan, waardoor deze nummers niet meer gegarandeerd uniek zijn voor ieder IBAN. Ze hoeven dan ook niet meer aan de elfproef te voldoen. De geldigheid van iedere ingevoerde IBAN moet alleen nog met de ‘mod-97’ berekening worden gecontroleerd. Deze wijziging is doorgevoerd in Easyflex.

Nieuwste versie XAS doorgevoerd in Easyflex

Module: Backoffice
Onderdeel: Audit
Tabblad: XML Auditfile Salaris (XAS)
Melding: 531013

De nieuwste versie van de XAS Auditfile salaris is doorgevoerd in Easyflex. Dit betreft versie 2019 versie 1.0.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Opgelost

Handmatige facturen kunnen weer aangemaakt worden voor 2020

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Facturatie > Handmatige facturen
Melding: 531419

Bij het aanmaken van een handmatige factuur met een 'Geagendeerd voor' datum in 2020 kreeg je de melding dat deze datum in een operationeel loonjaar moet liggen. Dit is aangepast. Er kunnen weer handmatige facturen geagendeerd worden met een datum in 2020, ook als het loonjaar nog niet operationeel is.

Controlelijst berekent de kostprijs weer

Module: Beheer
Onderdeel: Controlelijst
Melding: 530499

Het overzicht 'Controlelijst bedrijfsinstellingen' berekent de kostprijs weer. Na het aanmaken van dit overzicht zijn alle kostprijzen voor het geselecteerde jaar opnieuw berekend en hoeft dit dus niet meer afzonderlijk gedaan te worden.

De sociale verzekeringen worden weer gevuld op het overzicht Bedrijfsinstellingen

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Bedrijfsinstellingen
Melding: 531450

Sinds versie 2020-23 werden de sociale verzekeringen niet meer gevuld op het overzicht 'Bedrijfsinstellingen'. Dit is opgelost en vanaf nu worden deze weer gevuld als je het overzicht aanmaakt.

Overzicht verjaardagen faalde als adres flexwerker ontbrak

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Verjaardagen
Melding: 531380

Het overzicht 'Verjaardagen' faalde op het moment er in het resultaat een flexwerker zat waar geen adres was ingevuld. Dit is opgelost en vanaf nu wordt de flexwerker getoond op het overzicht maar zonder adresgegevens.

Tarievenschema koppelen aan sector met einddatum lukte niet altijd, dit is opgelost

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Loon- en tariefafspraken
Melding: 531447

Wanneer je een nieuw tarievenschema wilde aanmaken met een sector die een einddatum in de toekomst had, dan kreeg je een melding dat de sector niet actief was. Dit is opgelost. Als je met de huidige datum een tarievenschema wilt aanmaken en deze wilt koppelen aan een sector met een einddatum in de toekomst dan kan dat weer.

De instelling voor het vastleggen van afwijkende looncomponenten voor StiPP werd niet altijd goed meegenomen na jaarovergang

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Aftrekposten
Melding: 530692

Als je voor de StiPP basis en StiPP plus vóór het openen van 2019 een afwijkend looncomponent had ingesteld, kon het zo zijn dat deze instelling in 2019 niet goed over werd genomen. De pensioengrondslag kon hierdoor (afhankelijk van de afwijkende instelling) te hoog danwel te laag zijn. Dit probleem is opgelost. Voor flexwerkers waarbij dit van toepassing is, kun je het overzicht 'Herrekenen verloningen' bij 'Backoffice > Overzichten' aanmaken. Neem contact op met het Service Center als je hier vragen over hebt.

Proforma maandtijdvak toonde al 8,33% vakantiegeld, dit is opgelost

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Tewerkgesteld > Urendeclaraties
Melding: 531503

Als je vanaf 1 december een proforma urendeclaratie voor de maand december maakte kon het voorkomen dat voor het vakantiegeld al 8,33% getoond werd. Dit is opgelost en zonder inrichting van 2020 wordt deze niet zomaar meer getoond. Houdt er wel rekening mee dat als een percentage in een loontijdvak wisselt, het percentage welke aan het einde van het tijdvak van toepassing is op de loonspecificatie wordt getoond.

Easyflex2G0

versie 1.0.39 t/m 1.0.45

Mogelijkheid om inschrijfformulier en aanmeldformulier zelf samen te stellen

Vanaf nu is het mogelijk om de invulvelden van de inschrijving en aanmelding zelf te beheren. Daarbij is het ook mogelijk om deze velden wel/niet verplicht te stellen. De instellingen hiervoor zijn te vinden onder ‘Beheer > Inschrijfformulier en Beheer > Aanmeldformulier’. Let op! extra velden die worden toegevoegd zijn nog niet gekoppeld aan Easyflex.

Mogelijkheid om extra documenten toe te voegen aan inschrijfformulier en aanmeldformulier

Je kunt nu ook zelf documenten toevoegen aan het inschrijfformulier en aanmeldformulier. Dit kan bij ’ Beheer > Inschrijfformulier en Beheer > Aanmeldformulier’.

Flexwerker kan vanaf nu zelf een inschrijving starten

Een flexwerker kon zichzelf alleen inschrijven op uitnodiging van de intercedent. 
Vanaf nu kan de flexwerker zichzelf ook inschrijven zonder dat daar een uitnodiging voor nodig is. Dit kan door het gebruik van een link. De link is te vinden bij ‘Beheer > Inschrijfformulier’.

Inschrijfformulier kan geïntegreerd worden op eigen website

Middels een i-Frame is het nu mogelijk het inschrijfformulier van EF2GO in je eigen website te integreren. Hiermee kan de flexwerker zelf een inschrijving starten. Een procesbeschrijving is te vinden in ‘Beheer > Inschrijfformulier’ onder het kopje ‘Wist je dat…’.

Intercedent kan nu een nieuwe relatie aanmaken en bestaande relaties bewerken

Vanaf nu is het mogelijk om ook nieuwe relaties aan te maken. Dit kan via ‘Relaties > Nieuw relatie’. Daarnaast is het ook mogelijk op via de relatiekaart de gegevens de wijzigen.

Relatie heeft nu ook toegang tot eigen gegevens

De relatie kan nu ook zijn eigen gegeven inzien. De relatie kan dit zien onder het kopje ‘Mijn gegevens’.

Autorisatie voor accorderen plaatsing door intercedent

Er is vanaf nu een autorisatie voor het accorderen van een plaatsing als intercedent. Deze autorisatie is in te stellen bij ‘Beheer > Gebruikers (met de rol intercedent)’.