(2022-08) 16-12-2021 - Versie 2021-26

De Easy update wordt periodiek toegelicht in een webinar op de laatste dinsdag van de maand om 10.00 uur. Je kunt je inschrijven op onze website via https://www.easyflex.nl/trainingen-en-webinars/. Tot dan! 

Belangrijke mededelingen

14-12-2021 De ‘voorlopige’ cijfers van StiPP zijn bekend en verwerkt in Easyflex

De ‘voorlopige’ cijfers van StiPP zijn bekend en verwerkt in Easyflex. Heb je de jaarwissel uitgevoerd vóór 14-12-2021? Dan dienen de kostprijzen opnieuw berekend te worden door een controlelijst aan te maken via 'Beheer > Controlelijst' (selecteer loonjaar 2022). Heb je stap 2.2 ‘Collectieve loon/tarief aanpassingen voor alle plaatsingen’ van de jaarwissel al uitgevoerd? Dan dien je deze stap nogmaals uit te voeren.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Rekenregels 2022 beschikbaar

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Pro forma loon
Tabblad: Pro forma loon
Melding: 536578

De rekenregels van 2022 staan in Easyflex. Vanaf nu kun je in 'Frontoffice > Pro forma loon' en bij de flexwerker op het tabblad 'Pro forma loon' pro forma's bekijken voor 2022 als dit loonjaar operationeel is.

Optie voor tonen contracturen op loonspecificatie

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 534751

Het is vanaf nu mogelijk om de contracturen te tonen op de loonspecificatie. Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' kun je bij 'Niet vermelden van' bepalen of je de contracturen op de loonspecificatie wilt tonen. Standaard is vastgelegd dat deze niet getoond worden.

Export overzicht 'Arbeidsongeschiktheid' is uitgebreid met 3 kolommen

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten / Exporteren en printen
Overzicht: Arbeidsongeschiktheid
Melding: 536670

Het overzicht 'Arbeidsongeschiktheid' is uitgebreid met de volgende kolommen:

• Kolom L: Loontijdvak flexwerker = Hier wordt het loontijdvak vermeld dat van toepassing is op de eerste arbeidsongeschiktheid dag;
• Kolom M: Meldingsdatum werknemer = Hier wordt de datum vermeld zoals vermeld in het veld ‘Datum melding door werknemer’ op het tabblad ‘Arbeidsongeschiktheid’ van de flexwerker;
• Vanaf kolom N: Geplaatst bij relatie = De naam van de relatie waar de flexwerker op de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid tewerkgesteld is.

Wanneer een flexwerker meerdere plaatsingen heeft worden alle relaties apart in een kolom getoond. Wanneer de flexwerker meerdere plaatsingen heeft bij één relatie, wordt de relatie eenmaal vermeld. In het overzicht worden enkel actieve plaatsingen vermeld. Daarnaast worden plaatsingen met de functie ‘Uitbetalen reserveringen’ niet vermeld.

Vaste medewerkers afschermen bij verwerking van urenbestanden

Module: Beheer / Backoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Urenbestanden
Tabblad: Vaste medewerkers
Melding: 535055

Wanneer je als gebruiker niet de juiste rol hebt voor het selecteren van vaste medewerkers, zoals vastgelegd op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Vaste medewerkers', kun je bij het verwerken van een urenbestand met vaste medewerkers geen gegevens meer inzien van de vaste medewerkers. Dit houdt in dat wanneer je niet de juiste rol hebt, de knoppen 'Flexwerker', 'Relatie' en 'Contracten' op tabblad 'Resultaten' bij 'Backoffice > Urenbestanden' disabled zijn in geval van vaste medewerkers. Gebruikers met de juiste rol kunnen vanzelfsprekend wel alle gegevens omtrent de vaste medewerker raadplegen. 

Mogelijkheid om 14 afwijkende betaaltermijnen voor de relatie vast te leggen

Module: Beheer/Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen/Relaties
Tabblad: Debiteuren/Facturatie instellingen
Melding: 535027

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren' kun je vanaf nu 14 in plaats van 7 afwijkende betaaltermijnen voor relaties vastleggen. De vastgelegde betaaltermijnen komen beschikbaar bij de relatie op het tabblad 'Facturatie > Instellingen'.

Documentmappen (en documenten) kunnen afgeschermd worden voor gebruikers

Module: Beheer
Onderdeel: Document management
Tabblad: Mappen
Melding: 524257

Vanaf nu kun je een autorisatierol koppelen aan documentmappen. Hiermee kun je documenten in de betreffende mappen afschermen voor medewerkers zonder de vastgelegde autorisatierol. In 'Beheer > Document management > Mappen' selecteer je rechts een autorisatierol. Indien je geen autorisatierol koppelt is de map voor alle medewerkers toegankelijk. Indien je een autorisatierol vastlegt is de documentmap alleen zichtbaar voor medewerkers met deze rol. Je kunt geen documenten inzien van mappen waar je geen autorisatie voor hebt, maar je kunt ook geen documenten toevoegen aan mappen waar je geen toegang tot hebt. Bij het vastleggen van templates in Beheer kun je wel alle documentmappen selecteren/zien, ook de mappen waar je geen autorisatie voor hebt.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Direct doorklikken naar tabblad ‘Identiteitsgegevens’ vanuit de controlelijst bij melding ‘kopie identiteitsbewijs niet aanwezig’ en ‘Kopie rijbewijs niet aanwezig’ weer mogelijk

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Controlelijst
Melding: 536725

Als je voor document management een documentsignalering hebt vastgelegd voor de aanwezigheid van een kopie identiteitsbewijs of kopie rijbewijs, dan krijg je hiervan een melding op de controlelijst van de flexwerker. Bij de meldingen ‘Kopie identiteitsbewijs is nog niet aanwezig’ en ‘Kopie rijbewijs is nog niet aanwezig’ kun je niet direct doorklikken naar het tabblad ‘Identiteitsgegevens’ van de flexwerker. Dit is verbeterd en vanaf nu mogelijk.

Opgelost

Melding over onbekende kostprijzen bij verwerken van urenbestanden

Module: Backoffice
Onderdeel: Urenbestanden/verloning
Melding: 535687

Bij het verwerken van urenbestanden kon er een foutmelding ontstaan over onbekende kostprijzen. Dit kwam voor als het declaratietijdvak afwijkt van het aangiftetijdvak en de flexwerker in die periode wisselt tussen de hoge en lage WW-premie. Dit probleem is opgelost.

Standaard uren in urendeclaratie worden niet automatisch verminderd bij invoer vakantie uren i.c.m. vast loon

Module: Frontoffice
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 537012

In versie 2021-24 is het mogelijk gemaakt dat de 'Standaard uren per dag' in de urendeclaratie verminderd worden met opgenomen vakantie uren. Dit werkte niet goed bij het looncomponent 'Vast loon'. Dit probleem is opgelost. Ook standaard uren in de kolom 'Vast loon' worden nu dus verminderd met het aantal ingevoerde vakantie uren op die dag.

Indien bij overzicht 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' wordt gekozen voor soort overzicht 'Flexportal Powertools' wordt de informatie in het exportbestand weer correct weergegeven

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Overzicht urendeclaraties verwerkt
Melding: 537050

Wanneer je bij het aanmaken van het overzicht 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' bij 'soort overzicht' koos voor 'Flexportal Powertools' werd de informatie in het exportbestand niet in de juiste kolommen weergegeven, waardoor het overzicht niet gebruikt kon worden in de Flexportal Powertools. Dit is opgelost. Wanneer je het overzicht opnieuw aanmaakt zal de informatie in de juiste kolommen worden getoond. 

Optie loonheffing ‘Alleen sociale verzekeringen’ niet meer afhankelijk van domicilieadres

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-sociaal
Melding: 536989

De opties 'Alleen soc. verzekeringen met/zonder lh-korting' voor het berekenen van de loonheffing kon alleen gekozen worden als het land van het domicilieadres van de flexwerker ‘Nederland’ was. Dit is aangepast en de optie is niet meer afhankelijk van het land van het domicilieadres.

Deze opties zijn alleen zichtbaar als deze op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' beschikbaar zijn gesteld.

Btw codes in exportbestand 'Journaalposten verkopen' t.b.v. financiële administratie AFAS Profit worden weer correct weergegeven

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Journaalposten verkopen
Melding: 536922

De btw codes in het exportbestand van het overzicht 'Journaalposten verkopen' ontbraken indien bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' gekozen was voor financieel pakket AFAS Profit. Dit is opgelost. De btw codes worden weer correct weergegeven op het exportbestand, zodat het importeren van de journaalposten verkopen in AFAS Profit geen problemen meer oplevert.

EF2GO

Flexwerkers zichtbaar op publiceren scherm (planning)

#1045
Op het publiceren scherm is het nu mogelijk om de dienst uit te klappen en de dienst voor bepaalde flexwerkers te publiceren. Er zijn nu 3 publicatie statussen: volledig, deels en niet. Het blijft mogelijk om alleen op dienst niveau te publiceren, door alleen het vinkje op dienstniveau te gebruiken.
Bij ‘Deels’ gepubliceerde diensten is het middels een vinkje inzichtelijk voor welke flexwerker de dienst nog niet gepubliceerd is.

Actiescherm (planning)

#1824
Op het actiescherm worden flexwerkers getoond die geen plaatsing hebben voor de ingeplande dienst, wanneer er een plaatsing wordt aangemaakt die overeenkomst met de gegevens van de dienst (Relatie – Functie – Kostenplaats) zal de flexwerker van de actielijst verdwijnen.

Slaapdiensten en waakdiensten beschikbaar in tijdsregistratie urendeclaraties en EF2GO cao tool

#1808
Vanaf nu is het mogelijk in de tijdsregistratie urendeclaraties bij gewerkte uren te kiezen voor drie verschillende uursoorten: gewerkte uren, slaapuren en waakuren. Dit geef je aan middels een dropdown onder de ingevulde uren.
In het de EF2GO cao tool zijn deze drie uursoorten ook beschikbaar. Zo kunnen verschillende regels worden ingericht voor de diverse typen uren.

Instellingen voor tijdsregistratie urendeclaraties op relatie-, werkmaatschappij- en bedrijfsinstellingen-niveau

#1806
De volgende instellingen zijn nu op hogerliggende niveaus beschikbaar:
* 'De uploader mag de zichtbaarheid van de bijlage op een urendeclaratie bepalen' - beschikbaar op relatie-niveau
* 'Urendeclaraties tijdsregistratie' - beschikbaar op relatie-, werkmaatschappij- en bedrijfsinstellingen-niveau

Verlaagde uurlonen mogelijk met percentage 0%

#1859
Vanaf nu is het mogelijk het looncomponent 'loon verlaagde uurlonen' in te voeren met een percentage van 0%. Dit geldt zowel voor het toevoegen van looncomponenten in de plaatsing als voor het toevoegen van looncomponenten aan een cao in de EF2GO cao tool.

Marketing- en kwalificatiegegevens beschikbaar op de relatiekaart

#1223
Vanaf nu zijn de volgende velden toegevoegd aan de relatiekaart:
* Relatie kent ons van
* Belangrijkste reden samenwerking
* Branche
* Belangrijkste specialisme
* kwalificatie
* Standaardwerkweek
Tevens kan het btw nummer worden gewijzigd.
Indien in de selectietabellen in Easyflex (onder 'Beheer > selectietabellen') geen criteria zijn ingevuld is het bijbehorende veld niet beschikbaar.

Vanuit controlelijst plaatsing doorklikken naar te genereren documenten

#204
Indien in de controlelijst van de plaatsing blijkt dat documenten ontbreken, is het vanaf nu mogelijk vanuit de controlelijst meteen door te klikken naar het documenten tabblad van de flexwerker. Hier kunnen de ontbrekende documenten direct worden toegevoegd.

Verbetering declaratiestatus in overzicht urendeclaraties

#1384
Bij het zoeken op flexwerkerstatus of relatiestatus 'nieuw' werden ook urendeclaraties getoond waarbij deze status niet van toepassing was. Dit kon voorkomen indien de flexwerker of relatie de urendeclaratie niet hoeft goed te keuren. Dit is nu opgelost.

Mogelijkheid om uitsluitingen te wijzigen

#1525
Op het tabblad 'uitsluitingen' op de flexwerkerkaart en relatiekaart kunnen uitsluitingen worden vastgelegd. Vanaf nu is het ook mogelijk deze uitsluitingen te wijzigen.