(2021-12) Instelling urendeclaraties digitaal

Voordat een urendeclaratie via de website www.flexwerker.com en www.inlener.com ingevoerd kan worden door de flexwerker en/of inlener, dien je eerst een aantal instellingen goed te zetten in Easyflex. Hieronder wordt dit stap voor stap uitgelegd. 

Stap 1: Vastleggen van methoden voor accordering
Je begint met het vastleggen van de methoden van accorderen voor de urendeclaraties. Je hebt de keuze uit de volgende beschikbare declaratiewijzen:

Op papier

• Ondertekenen relatie en flexwerker
• Ondertekenen relatie
• Ondertekenen flexwerker

Digitaal (website)

• Accorderen relatie en flexwerker
• Accorderen relatie
• Accorderen flexwerker

Dit stel je in onder Beheer > Bedrijfsinstellingen > declaraties. Hier leg je vast welke accorderingsmethoden voor declaraties binnen jouw werkmaatschappij mogen worden toegepast en welke methode wordt aangemerkt als 'de standaard methode'. Bij de aanmaak van een nieuwe relatie wordt de standaard accorderingsmethode automatisch toegekend. Vervolgens kan de accorderingsmethode bij deze relatie worden gewijzigd of aangevuld. Voor de aanvragen en plaatsingen wordt de instelling, zoals die is vastgelegd bij de relatie, automatisch overgenomen. Per aanvraag en plaatsing is het mogelijk steeds een andere methode toe te passen. Op deze wijze kan per relatie, aanvraag en plaatsing flexibel worden omgegaan met de wijze waarop de werkbriefjes dienen te worden geaccordeerd.

Stap 2: Vastleggen van een keuzemogelijkheid voor het afwikkelen van declaraties
Nu ga je de keuzemogelijkheid vastleggen voor het afwikkelen van de declaraties. Dit doe je via Frontoffice > Relaties > overige gegevens. Wanneer je op de knop 'zoeken' klikt zie je de geselecteerde en beschikbare keuzemogelijkheden voor het afwikkelen van de urendeclaraties. Met de pijltjestoetsen kun je van een beschikbare keuzemogelijkheid een geselecteerde keuzemogelijkheid maken. Alleen een geselecteerde keuzemogelijkheid is toe te passen binnen een aanvraag en plaatsing.

• Ondertekenen relatie en/of flexwerker
  Je wikkelt een papieren urendeclaratie af
• Accorderen relatie en/of flexwerker
  Je wikkelt een digitale urendeclaratie af

Stap 3: Vastleggen wijze van afwikkeling urendeclaraties in de aanvraag/plaatsing
Binnen een aanvraag en plaatsing dient er altijd een keuze gemaakt te worden voor de wijze van afwikkeling van urendeclaraties. In de aanvraag doe je dit op het tabblad 'Factuur'. Wanneer de keuzemogelijkheid voor het digitaal aanleveren van urendeclaraties nog niet beschikbaar was dan staat deze standaard op 'Ondertekenen relatie en/of flexwerker'. Je kunt dit nu wijzigen in 'Accorderen relatie en/of flexwerker, de wijziging sla je op.

Op het tabblad 'Factuuradres' van de plaatsing maak je, net als in de aanvraag, een keuze voor de wijze waarop de urendeclaraties aangeleverd en verwerkt worden. In een reeds bestaande plaatsing kun je de keuze wijzigen.

Stap 4: Het toekennen van inloggegevens voor de webservice aan een relatie of flexwerker
Om daadwerkelijk urendeclaraties digitaal aan te kunnen leveren moet de flexwerker en/of relatie toegang krijgen tot de website. Het toekennen van inloggegevens doe je in het tabblad 'webservices' van zowel de relatie als flexwerker.