(2021-03) Document management 3

De medewerkers die gebruik moeten kunnen maken van documentmanagement moeten toegang te hebben tot de volgende tabbladen in Easyflex:
- Beheer > Document management en de daarbij behorende tabbladen: Templates, Document beheer, Scanners en Mappen (alleen de medewerker die de inrichting van documentmanagement verzorgt heeft toegang nodig tot 'Beheer > Document management')
- Frontoffice > Relaties > Documenten en de daarbij behorende tabbladen: Archief, Vereist, Importeren en Genereren
- Frontoffice > Flexwerkers > Documenten en de daarbij behorende tabbladen: Archief, Vereist, Importeren en Genereren
- Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen: Vereiste documenten
- Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen > Plaatsing: Vereiste documenten, Accorderen en Documentafhandeling
- Frontoffice > Documentenbeheer en de daarbij behorende tabbladen: Signalering, Nog te behandelen documenten en Historie

Kan ik documentmanagement ook gebruiken voor mijn vaste medewerkers?

Nee. Het is niet mogelijk document management voor de vaste medewerkers te gebruiken. De reden hiervan is gelegen in het feit dat het afschermen van documenten voor vaste medewerkers onmogelijk is, indien de QR code niet herkend wordt. Indien de QR code niet herkend wordt, is het type medewerker ook niet bekend en komt het document in 'Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering'. Dit document zou dan voor alle medewerkers met de programmarechten voor dit scherm in te zien zijn.

Kan ik een documenttype ook alleen voor één individuele flexwerker vereist maken?

Ja, dat is mogelijk. Stel dat je een eigen documenttype 'Heftruckcertificaat' hebt aangemaakt, maar dit documenttype is niet voor elke flexwerker vereist. Dan kun je in 'Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen' het documenttype de status 'Actief' te geven. Zet geen vinkje bij 'Verplicht'. Vervolgens ga je bij de betreffende flexwerker naar 'Documenten> Vereist'. Je ziet het documenttype 'Heftruckcertificaat' nu in de lijst staan, maar dit documenttype is nog niet als 'Vereist' aangevinkt. Je kunt het nu handmatig aanvinken waardoor dit documenttype voor deze flexwerker vereist wordt.

Waar kan ik mijn plaatsing accorderen?

Wanneer je voorheen geen gebruik maakte van document management binnen Easyflex zul je zien dat er tabbladen in de plaatsing veranderd zijn. De knop 'Accorderen' is hiervoor verplaatst naar een apart tabblad. Let op: dit is alleen mogelijk wanneer alle vereiste documenten aanwezig zijn.

Wat gebeurt er met urendeclaraties die op het urenportaal ingevoerd zijn, terwijl nog niet alle vereiste documenten retour zijn?

Deze urendeclaraties krijgen de status 'Gereed voor eindaccordering' en zullen dus niet verwerkt worden voordat je de declaratie geaccordeerd hebt. Het accorderen van de urendeclaratie is pas mogelijk wanneer alle vereiste documenten aanwezig zijn. Tevens wordt er een uitroepteken geplaatst bij de urendeclaratie zodat in één oogopslag zichtbaar is dat de urendeclaratie nog niet geaccordeerd kan worden.

Waarom worden mijn ingescande documenten niet in de juiste map gearchiveerd?

Documenten van het type 'Overeenkomsten en bevestigingen' die zijn ingescand met behulp van een sticker met QR code óf 'Eigen documenttypen' waarvan de herkomst 'Gegenereerd' is, worden altijd in de documentmap 'Algemeen' gearchiveerd. Je kunt namelijk wel een documentmap koppelen aan een template, maar niet aan een documenttype. Een sticker met QR code herleidt naar een documenttype en niet naar een specifieke template. In dat geval is er geen documentmap bekend en wordt het document dus in de documentmap 'Algemeen' gearchiveerd. De enige uitzondering hierop zijn documenten van het type 'Eigen documenttypen' met herkomst 'Geïmporteerd'. Bij deze documenttypen koppel je namelijk wel een documentmap.

Hoe weet ik welke documenten verplicht zijn voor een flexwerker of relatie?

In ‘Beheer’ richt je in welke documenten jullie willen genereren en archiveren in Easyflex. Per documentsoort kun je aangegeven of dit document al dan niet vereist is. Je kunt op verschillende plaatsen in Easyflex terugzien of een document vereist is én je kunt extra documenten vereist maken. Je kunt dit op de volgende tabbladen terugzien:

Frontoffice > Flexwerker/Relatie > Documenten > Vereist
Frontoffice > Aanvragen > Selecteer aanvraag > Documenten
Frontoffice > Tewerkgesteld > Selecteer plaatsing > Vereiste documenten

Documenten die vanuit ‘Beheer’ vereist zijn, kun je in ‘Frontoffice’ nooit uitvinken en daarmee als ‘niet vereist’ aanmerken. Het is wel mogelijk om documenten die vanuit ‘Beheer’ niet vereist zijn, in ‘Frontoffice’ (op bovengenoemde tabbladen) alsnog aan te vinken, zodat ze voor een specifieke situatie toch vereist worden.
Bij het accorderen van de plaatsing zie je direct of je de plaatsing kunt accorderen. Wanneer dit niet het geval is, zie je direct welke acties je nog moet doen om de plaatsing wel te kunnen accorderen (bijvoorbeeld een plaatsingsbevestiging genereren of het identiteitsbewijs inscannen).

Hoe archiveer ik het document in Easyflex?

Via de ‘Scan to mail’ functionaliteit van de scanner scan/mail je het document naar Easyflex. Daarnaast is het ook mogelijk om documenten die je per e-mail ontvangt, direct door te mailen naar Easyflex. In beide gevallen gebruik je het persoonlijke Easyflex e-mailadres dat voor jouw werkmaatschappij of vestiging is aangemaakt. Dit e-mailadres kun je terugvinden in 'Beheer > Document management > Scanners'.
Je kunt een stapel documenten die verschillende QR codes bevatten in één keer inscannen. Het is wel belangrijk dat elk nieuw document op de eerste pagina voorzien is van een QR code. De stapel documenten zal (aan de hand van de QR codes) worden gesplitst in losse documenten. Elke pagina die een QR code bevat zal als eerste pagina van het document aangemerkt worden.

Waar kan ik de ingescande documenten terugvinden?

Documenten die een QR code bevatten zullen direct gearchiveerd worden bij de betreffende flexwerker of relatie. Paspoorten, identiteitsbewijzen en rijbewijzen worden gearchiveerd op het tabblad ‘Identiteitsgegevens’. De loonbelastingverklaring wordt gearchiveerd op het tabblad ‘Fiscaal-Sociaal’. Diploma’s worden gearchiveerd op het tabblad ‘Opleidingen’. Alle andere documenten worden gearchiveerd op het tabblad ‘Documenten > Archief’. Documenten die geen QR code bevatten óf waarvan de QR code niet herkend wordt (bijvoorbeeld omdat de kwaliteit van de print erg slecht is, of omdat er een vouw in het papier zit) komen terecht in ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten’. Hier kun je het document alsnog handmatig koppelen aan de juiste flexwerker of relatie.

Is er een maximale grootte voor het inscannen van een document?

Omdat de gescande documenten per mail worden verzonden naar Easyflex is er maximum gesteld aan de grootte van het bestand. De maximale grootte is 25 MB.

Hoe voorzie ik documenten van een QR code?

De standaard templates voor plaatsingsbevestigingen en overeenkomsten in Easyflex zijn uitgebreid met een QR code.* Documenten die je in Easyflex genereert (denk aan plaatsingsbevestigingen, CV’s, ARBO-documenten en uitzendbevestigingen) worden dus automatisch voorzien van een QR code. Na ondertekening kun je het document direct inscannen naar Easyflex. Documenten die je niet in Easyflex genereert (denk aan identiteitsbewijzen, diploma’s en certificaten) zul je zelf nog moeten voorzien van een QR code. Je kunt hiervoor een sticker printen bij de flexwerker op het dashboard.

*Aan templates die nog geen QR code bevatten kun je deze code alsnog toevoegen. Hiervoor gebruik je het mergefield (EF:qrcode) of (EF:qrcode[mm-mm]) wanneer je zelf de grootte wilt bepalen.

Mijn QR codes worden niet netjes op de sticker geprint. Hoe kan ik dit aanpassen?

Om ervoor te zorgen dat de QR codes netjes op de sticker geprint worden dient het papierformaat van de labelwriter juist ingesteld te zijn. Dit kun je op de volgende manier instellen.
- Ga op je computer naar 'Start > Configuratiescherm > Apparaten en printers'
- Selecteer de Dymo labelwriter waarop je de QR codes wilt printen
- Klik met de rechtermuisknop op de betreffende labelwriter en kies voor 'Voorkeursinstellingen voor afdrukken'
- Klik op 'Geavanceerd'
- Bij 'Papierformaat' kies je voor '99012 Large Address'
- Klik op 'Ok', 'Toepassen' en nogmaals op de knop 'Ok'

Wanneer je hier geen rechten voor hebt, kun je contact opnemen met jullie systeembeheerder.

Welk formaat stickers moet ik bestellen voor mijn Dymo labelwriter?
Easyflex adviseert stickers met een afmeting van 36 mm x 89 mm (artikelnummer 99012). De reden hiervan is dat de informatie die op de sticker geprint wordt duidelijk leesbaar is op dit formaat.

Waar kan ik QR codes genereren?

Je kunt QR codes voor de documenttypen 'Vaste documenten' en 'Eigen documenttypen' printen op het dashboard van de relatie en/of flexwerker. De QR codes van het documenttype 'Overeenkomsten en bevestigingen' kun je genereren op het tabblad 'Documentafhandeling' in de plaatsing. Daarnaast is het mogelijk QR codes als mergefield op te nemen in een template.

Wat kan ik doen wanneer een QR code niet wordt herkend?

Als een QR code niet wordt herkend, maar wel naar het juiste e-mailadres/token gescand is, dan wordt het document in 'Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten' getoond. Je kunt hier alsnog de flexwerker/relatie koppelen.

Mijn document bevat een QR code maar wordt niet herkend. Hoe kan ik dit in de toekomst voorkomen?

Allereerst kun je de instellingen van de scanner controleren. Daarnaast is het belangrijk dat documenten recht ingescand worden en dat QR codes zo recht mogelijk op de documenten geplakt worden.

Wanneer ik een identiteitsbewijs heb ingescand met behulp van een QR code komt deze niet in 'Flexwerker > Documenten > Archief', hoe kan dat?

Wanneer je een identiteitsbewijs met behulp van een QR code scant wordt deze toegevoegd in 'Frontoffice > Flexwerker > Identiteitsgegevens' . Wanneer je het identiteitsbewijs op dit tabblad verwijderd met behulp van de knop 'Prullenbak' wordt het document gearchiveerd en is deze terug te vinden in 'Flexwerker > Documenten > Archief'.

De QR code wordt niet herkend. Wat kan ik controleren?

Wanneer QR codes niet goed herkend worden door Easyflex kun je de volgende instellingen op je scanner controleren/aanpassen om de kwaliteit van de scan zo optimaal mogelijk te maken:

DPI instellingen (bij voorkeur minimaal 200 DPI)
De kleurinstelling (kleur of zwart/wit)
Compressie

Welke instellingen dien ik te controleren op de scanner alvorens ik deze kan gebruiken voor document management?

Resolutie: Easyflex adviseert een resolutie vanaf 200 DPI. Wanneer je een lagere resolutie gebruikt is de kans dat de QR code niet herkend wordt groter.
Compressie: De ingescande bestanden moeten gecomprimeerd worden met behulp van de JPEG compressie. Gebruik bij voorkeur een kwaliteit van 85 of groter.
Kleurinstelling: De kleurinstelling dient minimaal op ‘Grijstinten’ ingesteld te zijn.

Hoe kan ik één scanner instellen wanneer ik deze voor meerdere werkmaatschappijen gebruik?

Je kunt de scanner vastleggen in één werkmaatschappij. Je doet dit in 'Beheer > Document management > Scanners > Nieuw'. Vervolgens kun je bij 'Beschikbaar voor werkmaatschappijen' de werkmaatschappijen kiezen waar je de scanner voor beschikbaar wilt stellen. Je kunt hier enkel de werkmaatschappijen kiezen waarmee een samenwerkingsovereenkomst is aangegaan. Vervolgens kun je in de werkmaatschappij waar je de scanner beschikbaar hebt gesteld nog aangeven voor welke locaties de scanner beschikbaar is.

Hoe weet ik welke documenten nog ontbreken voor mijn vestiging?

In ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering’ kun je een lijst raadplegen van documenten die nog ontbreken (voor jouw vestiging). Dezelfde lijst kun je raadplegen via het overzicht ‘Documentsignaleringen’ dat je kunt terugvinden in ‘Frontoffice > Overzichten’. Je kunt instellen dat je dit overzicht bv. dagelijks of wekelijks automatisch in je e-mail ontvangt. Ook kun je per flexwerker op zijn of haar controlelijst meldingen vinden met betrekking documenten die nog niet zijn gegenereerd óf die nog niet retour zijn. Zowel vanuit het overzicht als vanuit ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering’ kun je doorklikken naar ‘Matching’ zodat je alle flexwerkers of relaties waarvan documenten ontbreken, in één keer een e-mail kunt sturen. (Let op! Je kunt alleen doorklikken naar ‘Matching’ wanneer je filtert op flexwerkers óf relaties.)

Kan ik ook een signalering krijgen wanneer een borgverklaring van de flexwerker ontbreekt?

Je kunt naast de documenten die standaard in Easyflex gegenereerd/ gearchiveerd worden ook een onbeperkt aantal 'Eigen documenttypen' aanmaken. Dit doe je in 'Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen'. Je kunt hier vervolgens instellen of er een signalering moet verschijnen wanneer dit document ontbreekt.

Waar kan ik controleren welke documenten vereist zijn voor mijn relatie en/of flexwerker?

Je kunt op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers/ Relaties > Documenten > Vereist' controleren welke documenten als 'Vereist' zijn aangemerkt.

Ik heb in 'Beheer > Document management > Document beheer > Vaste documenten' aangegeven dat ik wil blokkeren wanneer er geen kopie van een rijbewijs aanwezig is. Echter bij mijn flexwerker wordt deze blokkade niet toegepast. Hoe kan dit?

Wanneer je bij 'Vaste documenten' aangeeft dat er een blokkade plaats moet vinden wanneer het document ontbreekt zal deze blokkade pas plaatsvinden wanneer je ook de bijbehorende gegevens hebt ingevoerd. Wanneer je op het tabblad 'Identiteitsgegevens' van de flexwerker niet hebt aangegeven dat de flexwerker in het bezit is van een rijbewijs zal er dus ook geen blokkade plaatsvinden wanneer de kopie ontbreekt.

Wanneer ik een identiteitsbewijs heb ingescand met behulp van een QR code komt deze niet in 'Flexwerker > Documenten > Archief', hoe kan dat?

Wanneer je een identiteitsbewijs met behulp van een QR code scant wordt deze toegevoegd in 'Frontoffice > Flexwerker > Identiteitsgegevens' . Wanneer je het identiteitsbewijs op dit tabblad verwijderd met behulp van de knop 'Prullenbak' wordt het document gearchiveerd en is deze terug te vinden in 'Flexwerker > Documenten > Archief'.

Wanneer ik ingevuld heb dat het document een einddatum bevat, waar kan ik die einddatum dan invullen (na het scannen)?

Wanneer je het document hebt ingescand en je bij het documenttype hebt aangegeven dat het document een einddatum heeft, dan wordt het document in 'Frontoffice > Documentenbeheer> Nog te behandelen documenten' getoond. Je kunt hier dan de einddatum van het document invullen. Het document zal met einddatum gearchiveerd worden bij de betreffende flexwerker/ relatie.
Waar kan ik zien welke documenten nog ontbreken voor mijn relatie en/of flexwerker?

Je kunt op verschillende plaatsen controleren welke vereiste documenten nog ontbreken voor de relatie en/of flexwerker. Je kunt dit doen op de controlelijst van de relatie en/of flexwerker. Daarnaast zijn alle ontbrekende documenten terug te vinden in 'Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering'. Het is tevens mogelijk het overzicht 'Documentsignaleringen' aan te maken.

Ik heb gegevens ingevuld voor het rijbewijs en nu is het document dat ik reeds ingescand had niet meer zichtbaar. Hoe kan dit?

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Document management > Documentenbeheer > Vaste documenten' kun je een beleid vastleggen voor het wijzigen van de bijbehorende gegevens voor een vast documenttype. Wanneer je hier kiest voor 'Document opnieuw inscannen' zal het document dat aanwezig was op het betreffende tabblad verplaatst worden naar 'Documenten > Archief'. Tevens zal er een nieuwe signalering getoond worden over het ontbreken van het document. Dit gebeurd dus ook wanneer je nog geen gegevens hebt vastgelegd en deze vervolgens pas vastlegt als het document al aanwezig is.

Welk attribuut kan ik gebruiken voor het genereren van een QR code in mijn template?

Je kunt het attribuut (EF:qrcode) of (EF:qrcode[mm-mm]) gebruiken voor het genereren van een QR code voor je template. Let erop dat je ook de haakjes mee overneemt. In de procesbeschrijving 'Templates aanmaken' kun je lezen hoe je een mergefield invoegt in je template.

Hoe kan ik een template koppelen aan een documenttype?

Je gaat naar 'Beheer > Document management > Templates > Overzicht'. Je selecteert de template die je wilt koppelen aan een documenttype en klikt op de knop 'Wijzigen'. Vervolgens kun je bij 'Documenttype' één van je zelf aangemaakte 'Eigen documenttypen' koppelen waardoor het document op de juiste plek in Easyflex gearchiveerd zal worden.