(2021-02) Nieuwe medewerker invoeren

Stap 1: Identificatiegegevens en persoonlijke gegevens vastleggen

Als eerste dien je de identificatie en de persoonlijke gegevens van de medewerker vast te leggen. Dit gebeurt binnen de medewerkergegevens, in het tabblad 'Algemeen'.

Je voert een inlognaam in. Met deze inlognaam kan de medewerker inloggen in Easyflex. Vervolgens leg je de persoonlijke gegevens van de medewerker vast. Deze persoonlijke gegevens bestaan uit de volgende onderwerpen:

• Roepnaam
• Briefvorm
• Geslacht
• Achternaam
• Voorletter(s)
• Voorvoegsels
• Functie
• Locatie

Een aantal gegevens zijn verplicht bij het invoeren van een nieuwe medewerker, zoals Roepnaam, Geslacht, Achternaam, Voorletter(s) en de locatie waar de medewerker gaat werken. De overige gegevens zijn niet verplicht, maar completeren wel de medewerkergegevens. Easyflex adviseert je dan ook om alle gegevens, welke bekend zijn, in te voeren.

Ook is het mogelijk een pasfoto van de medewerker vast te leggen middels het gebruik van een webcam of door een pasfoto in te scannen en te importeren.

Wanneer je een foto wil plaatsen van de medewerker kun je dat doen met de 'Importeren' knop. Zie voor een uitleg van de mogelijkheden het onderdeel (Algemene beschrijving > Foto/grafisch bestand invoegen).

Stap 2: Het toekennen en verwijderen van een licentiesleutel

Wanneer de medewerker inlogt in Easyflex, dient deze in het bezit te zijn van een licentiesleutel. Het toekennen van een licentiesleutel gebeurt in het tabblad 'Licenties' binnen de medewerker gegevens.

Medewerkers - licentiesleutels

Toevoegen licentiesleutel

Wanneer de identificatie- en persoonlijke gegevens van de medewerker zijn vastgelegd, kun je een licentiesleutel toekennen. Je activeert hiervoor de knop 'Toevoegen'. Er verschijnt een venster met beschikbare licentiesleutels. Je selecteert een beschikbare licentiesleutel. Easyflex toont nu automatisch een wachtwoord. Met dit wachtwoord dient de medewerker éénmalig in te loggen. Dit wachtwoord kan bestaan uit hoofdletters, kleine letters, cijfers of een combinatie. De medewerker dient dit wachtwoord precies over te nemen wanneer deze voor het eerst inlogt in Easyflex. Nadat de medewerker éénmalig met het wachtwoord heeft ingelogd, is de medewerker verplicht een nieuw, zelf gekozen wachtwoord in te geven.

Toegang tot

In het veld 'Toegang tot' verschijnt automatisch de werkmaatschappij waarin de medewerker (en de locatie van de medewerker) is ingevoerd. Wanneer de werkmaatschappij een contractuele overeenkomst heeft waarin is bepaald dat er ook gebruik gemaakt kan worden van gegevens van andere werkmaatschappijen, worden deze betreffende werkmaatschappijen getoond in het venster 'Contractueel beschikbaar'. Met de horizontale pijltjestoetsen, kun je deze werkmaatschappijen overzetten naar het venster 'Toegang tot' zodat de betreffende medewerker ook kan inloggen in deze werkmaatschappijen. Is dit venster leeg, dan heeft de werkmaatschappij geen overeenkomst met andere werkmaatschappijen.

Toegang blokkeren

Je kunt de toegang tot Easyflex per medewerker blokkeren. Je vinkt dan de optie 'Toegang geblokkeerd' aan. Wanneer je deze optie aanvinkt, ben je verplicht een toelichting/reden in te geven. Wanneer de medewerker vervolgens probeert in te loggen, verschijnt de volgende melding: 'De toegang tot Easyflex is voor u geblokkeerd. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder'.

Verwijderen licentiesleutel

Wanneer je de toegekende licentiesleutel bij een medewerker wilt verwijderen, selecteer je de knop 'Verwijderen'. De licentiesleutel wordt verwijderd en de medewerker heeft geen toegang meer tot Easyflex.

Stap 3: Rollen toekennen

Toekennen van rollen

Het toekennen van rollen aan een medewerker is van groot belang. Wanneer een medewerker geen rollen heeft, zijn er geen modules beschikbaar binnen Easyflex en kan de medewerker niet werken. Het toekennen van rollen gaat als volgt; je gaat naar het tabblad 'Rollen' binnen de medewerkergegevens. Easyflex toont je een venster met daarin de toegekende rollen en de beschikbare rollen. De toegekende rollen zijn de rollen welke reeds aan de medewerker zijn toegekend en de beschikbare rollen zijn de rollen welke algemeen binnen de werkmaatschappij aangemaakt en beschikbaar zijn.

Met de horizontale pijltjestoetsen kun je beschikbare rollen overzetten naar toegekende rollen en andersom.

Stap 4: Eigenaarsrechten overzetten en/of toekennen

Wanneer een nieuwe medewerker wordt ingevoerd, ontvangt deze automatisch eigenaarsrechten. Deze rechten worden toegekend als er bijvoorbeeld een flexwerker wordt ingevoerd (de medewerker wordt als 'relatiebeheerder' genoteerd), maar ook bij het ingeven van notificaties, plaatsingen e.d. Deze medewerker draagt dan zorg voor de betreffende gegevens en is eigenaar van deze gegevens. Wanneer een medewerker om welke reden dan ook wordt verwijderd, zal voor de gegevens van die medewerker een andere eigenaar moeten worden gezocht. Om dit goed te kunnen registreren wordt daarom aan iedere medewerker altijd een uniek nummer toegekend. Dit nummer wordt door het onderhoudsprogramma vastgelegd en kan nooit meer worden verwijderd.

Het toekennen van een nieuwe eigenaar is noodzakelijk wanneer een medewerker wordt verwijderd. Bijvoorbeeld in geval van ontslag. In die situatie dient voor de betreffende medewerker een andere medewerker als eigenaar te worden aangesteld. Maar ook wanneer een medewerker op vakantie of met zwangerschapsverlof gaat, kunnen de eigenaarsrechten worden overgezet. Het kan hierbij natuurlijk voorkomen dat de medewerker, waarvan de eigenaarsrechten worden overgezet, ook eigenaar is van rechten van andere medewerkers. Je dient dan alle toegekende eigenaarsrechten over te zetten naar een andere medewerker.

Wanneer je dit tabblad opent, toont Easyflex je een kolom 'Toegekende eigenaarsrechten van medewerker'. Hierin staan alle toegekende eigenaarsrechten van de betreffende medewerker. In de meeste gevallen zijn dat de eigen gegevens van de medewerker plus eventueel de toegekende eigenaarsrechten van collega medewerkers. Het scherm bestaat uit twee delen; de linkerkant betreft de gegevens van de medewerker waarin je het tabblad 'Eigenaarsrechten' opent. Aan de rechterkant kunt u elke willekeurige medewerker selecteren welke in het bezit is van een licentiesleutel.

Aan

De medewerker waarbij je het tabblad 'Eigenaarsrechten' opent, wordt in dit veld getoond. Je kunt dit niet wijzigen.

Toegekende eigenaarsrechten van medewerker

Alle medewerkersrechten welke zijn toegekend aan deze medewerker worden getoond.

Verwijderen van eigenaarsrechten

Je kunt op twee manieren eigenaarsrechten verwijderen;

• Definitief verwijderen
  Het verwijderen van eigenaarsrechten is noodzakelijk wanneer een medewerker wordt verwijderd. Bijvoorbeeld in geval van uit dienst. In die situatie dienen de eigenaarsrechten definitief verwijderd te worden.
• Tijdelijk verwijderen
  Wanneer een medewerker tijdelijk verlof opneemt, bijvoorbeeld vakantie of zwangerschapsverlof, kunnen de eigenaarsrechten worden verwijderd, echter nu niet definitief maar tijdelijk.

Definitief verwijderen

Het definitief verwijderen van eigenaarsrechten is verplicht wanneer een medewerker verwijderd wordt of wanneer de licentiesleutel verwijderd wordt, bijvoorbeeld in geval van uit dienst. Het definitief verwijderen van eigenaarsrechten gebeurt door middel van de dichte pijlen. Een enkele pijl zorgt voor het verwijderen van enkele eigenaarsrechten (individueel) en een dubbele pijl zorgt voor het verwijderen van alle eigenaarsrechten (collectief). Wanneer alle rechten zijn verwijderd, kan de medewerkers en/of de licentiesleutel worden verwijderd. Wanneer er later toch weer een licentiesleutel wordt toegekend aan de betreffende medewerker, worden, bij het opnieuw inloggen binnen Easyflex, de eigen eigenaarsrechten altijd teruggegeven. Zijn er ook eigenaarsrechten van andere medewerkers definitief verwijderd, worden deze niet teruggegeven. Wanneer een medewerker nog is ingelogd wanneer de eigenaarsrechten worden verwijderd, ontvangt deze medewerker een melding dat de sessie ongeldig is verklaard en wordt de medewerker uitgelogd.

Processen

De procesberichten omtrent verwerkte processen worden met de nachtverwerking gestuurd naar de medewerker welke op dat moment de eigenaarsrechten van de medewerker bezit. Worden de eigenaarsrechten van een medewerker 's ochtends overgezet naar een andere medewerker, ontvangt deze nieuwe eigenaar geen procesbericht meer, deze kunnen namelijk maar éénmalig worden verstuurd. Voorbeeld: Het kan dus zijn dat er 's nachts processen gedraaid zijn. Het procesbericht hiervan is gestuurd naar medewerker A, de eigenaarsrechten van medewerker A worden (voordat deze is ingelogd) 's ochtends overgezet naar medewerker B. De medewerker B ontvangt geen procesberichten, deze zijn namelijk reeds verzonden naar medewerker A.

 
Verwijder eigenaarsrecht definitief
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (individueel)

Geef eigenaarsrecht definitief
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (individueel)

Verwijder alle eigenaarsrechten definitief
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (collectief)

Verwijder alle eigenaarsrechten definitief
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (collectief)

Tijdelijk verwijderen

Het tijdelijk verwijderen van eigenaarsrechten is aan te raden wanneer een medewerker bijvoorbeeld met vakantie of met zwangerschapverlof gaat. Een verlof waarbij er vanuit wordt gegaan dat de medewerker terug zal keren. Het tijdelijk verwijderen van eigenaarsrechten gebeurt door middel van de open pijlen. Een enkele pijl zorgt voor het verwijderen van enkele eigenaarsrechten (individueel) en een dubbele pijl zorgt voor het verwijderen van alle eigenaarsrechten (collectief). Wanneer een medewerker na het verlof terugkeert en inlogt binnen Easyflex worden de eigen eigenaarsrechten altijd terug gegeven. Zijn er ook eigenaarsrechten van andere medewerkers tijdelijk verwijderd worden deze ook terug gegeven, mits deze inmiddels niet aan een andere medewerker zijn gegeven. Wanneer een medewerker nog is ingelogd wanneer de eigenaarsrechten worden verwijderd, ontvangt deze medewerker een melding dat de sessie ongeldig is verklaard en wordt de medewerker uitgelogd.

Verwijder eigenaarsrecht tijdelijk 
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (individueel)

Geef eigenaarsrecht tijdelijk
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (individueel)

Verwijder alle eigenaarsrechten tijdelijk
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (collectief)

Verwijder alle eigenaarsrechten tijdelijk
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (collectief)

Locatie

Je kunt medewerkers zoeken van alle locaties of per locatie.

Betreft medewerker

Je kunt een medewerker zoeken waarvan je de rechten wilt overzetten of je kunt een medewerker zoeken aan wie je extra rechten wilt toekennen. Alleen de medewerkers welke in het bezit zijn van een licentie worden getoond.

Oorspronkelijke medewerker

In deze kolom staan de toegewezen eigenaarsrechten van de medewerker welke je geselecteerd hebt bij 'Betreft medewerker'.

Stap 5: Toegangstijden per medewerker vastleggen

Je kunt per medewerker toegang verlenen en eventueel afwijkende toegangstijden ingeven. Bij het invoeren van een nieuwe medewerker, wordt automatisch op elke dag toegang verleend, het vinkje staat aan. Wanneer je de toegang wilt blokkeren op een bepaalde dag, dien je het vinkje bij 'Toegang' weg te halen. Je kunt voor elke medewerker per dag afwijkende toegangstijden ingeven (laatste 2 kolommen). De toegang wordt dan automatisch verleend binnen deze afwijkende toegangstijden. Deze dienen uiteraard binnen de contractueel overeengekomen toegangstijden te vallen. Indien je toegangstijden vastlegt welke niet binnen de contractueel overeengekomen toegangstijden vallen, geeft Easyflex je hiervan automatisch een melding. Wanneer je geen afwijkende toegangstijden ingeeft, heeft de medewerker toegang tot Easyflex binnen de standaard toegangstijden van de werkmaatschappij (middelste 2 kolommen).

Contractuele toegangstijden

In de eerste twee kolommen op dit tabblad, tref je de 'Contractuele toegangstijden'. Deze toegangstijden gelden voor de gehele werkmaatschappij en zijn contractueel met Easyflex overeengekomen. Wanneer je geen gebruik maakt van afwijkende toegangstijden, heeft de medewerker toegang tot Easyflex binnen deze standaard toegangstijden.

Standaard toegangstijden

Binnen de werkmaatschappij kunnen standaard toegangstijden worden vastgelegd. Deze standaard toegangstijden worden vastgelegd binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Toegangstijden) en vallen uiteraard altijd binnen de contractuele toegangstijden.

Toegang

Bij het invoeren van een nieuwe medewerker, wordt automatisch op elke dag toegang verleend, het vinkje staat aan. Wanneer je de toegang wilt blokkeren op een bepaalde dag, dien je het vinkje bij 'Toegang' weg te halen.

Afwijkende toegangstijden

Je kunt per medewerker afwijkende toegangstijden ingeven. Deze moeten uiteraard binnen de contractueel overeengekomen toegangstijden te vallen. Indien je toegangstijden vastlegt welke niet binnen de contractueel overeengekomen toegangstijden vallen, geeft Easyflex je hiervan automatisch een melding. Wanneer je geen afwijkende toegangstijden ingeeft, heeft de medewerker toegang tot Easyflex binnen de standaard toegangstijden van de werkmaatschappij.