(2021-12) Acties

Met behulp van dit onderdeel kun je een actielijst opvragen en kun je nieuwe acties aanmaken. Het gaat om acties welke bij een flexwerker, relatie of contactpersoon van een relatie zijn vastgelegd. Ook kun je hier acties vastleggen welke niet gerelateerd zijn aan een flexwerker of relatie. Je kunt op deze manier binnen Easyflex een agenda beheren. Je kunt instellen dat er een bericht wordt getoond op een door jou gewenst tijdstip.Filterinstelling

Soort actie

Hier heb je verschillende opties. Het is niet mogelijk om hier zelf andere soorten aan toe te voegen. Dit heeft ermee te maken dat je rapportages kunt genereren a.d.h.v. deze acties in management dashboard.

Zoekopdracht

Je kunt een zoekopdracht ingeven. Dit is alleen mogelijk wanneer je geen filters ingesteld hebt. Het resultaat welke het meeste overeenkomt met de ingegeven zoekopdracht, wordt als eerste getoond. Ook wordt de overeenkomst-score in procenten getoond.

Nieuw

Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een actie maken welke niet gerelateerd hoeft te zijn aan een bepaalde relatie of flexwerker. Zo kun je voor jezelf een soort agenda bijhouden waarin je afspraken kunt vastleggen, bijvoorbeeld een werkoverleg op de vestiging maar ook een afspraak bij de tandarts. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer de filterinstelling bij 'Acties' is geselecteerd op 'Door mij vastgelegd'. Om een (vervolg)actie vast te leggen is het verplicht om een optie bij 'Nieuwe actie' te kiezen. Dit veld kun je alleen nog wijzigen op de dag dat je de actie aangemaakt hebt, tijdens de nachtverwerking wordt de actie vastgelegd en is wijzigen niet meer mogelijk. Ook het verwijderen is dan niet meer mogelijk

Activeer betrokkene

Wanneer het gaat om een actie welke is vastgelegd bij de relatie of flexwerker, kom je d.m.v. de knop 'Activeer betrokkenen' direct op de relatie- of flexwerkerkaart. Met het pijltje omhoog in de relatie- of flexwerkerkaart kom je weer terug in acties.

Actie voor

Bij 'Actie voor' wordt automatisch de naam getoond waarmee je bent ingelogd. Je kunt deze wijzigen en zo een actie vastleggen voor je collega. 

Status actie

Wanneer je bij 'Status actie' kiest voor 'Geannuleerd' of 'Afgewikkeld' wordt de huidige systeemdatum ernaast getoond, deze datum kun je niet meer wijzigen. De acties welke op 'Geannuleerd' of 'Afgewikkeld' staan, kunnen alleen nog worden gewijzigd op de dag dat deze zijn aangemaakt. Tijdens de nachtverwerking worden alle gegevens vastgelegd, je kunt alleen het onderwerp en het veld 'Detailinformatie' achteraf nog wijzigen. De acties welke op 'Nog afwikkelen' staan, kunnen op een latere datum nog wel worden gewijzigd.

Verwijderen

Acties kunnen alleen verwijderd worden op de dag dat ze zijn aangemaakt. Acties met de status 'Zonder actie' kunnen ten allen tijde verwijderd worden. Acties welke handmatig worden vastgelegd en waar een actie voor een medewerker aan wordt gekoppeld, kunnen in eerste instantie alleen op dezelfde dag nog worden verwijderd. Na het verwerken van de nachtverwerking kunnen deze notificaties niet meer worden verwijderd. Heeft de actie de status 'Afgewikkeld' dan kun je deze ook verwijderen. Voor het verwijderen van deze acties kun je een autorisatie instellingen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Privacy'.

Berichtgeving

Bij 'Berichtgeving' kun je instellen op welke manier je bericht wilt ontvangen over je actie. Je hebt de keuze uit een pop-up bericht, e-mail of sms. Het is ook mogelijk deze opties tegelijkertijd toe te passen. Standaard wordt er een pop-up bericht aangemaakt voor de medewerker welke je hebt geselecteerd in het veld 'Actie voor'. Je kunt er voor kiezen deze medewerker ook een e-mail en/of sms te sturen, of een andere medewerker een bericht te laten ontvangen. Er zijn ook standaard instellingen voor de berichtgeving bij acties. Het moment waarop de berichtgeving moet plaats vinden en of dit herhaalt moet worden kan door de medewerker zelf worden vastgelegd. Deze instelling kun je vastleggen in 'Mijn gegevens > Berichtinstellingen'. Voor een uitgebreide omschrijving omtrent de berichtgeving verwijzen we je naar onze procesbeschrijving.