(2021-27) FAQ Templates
- Sanne Bisschop
Templates
Ik wil zelf een template maken, hoe doe ik dat?
Ik wil een bestaande template aanpassen, hoe doe ik dat?
Ik krijg de melding dat de template in de jij-vorm niet beschikbaar is
Kop- en/of voettekst valt weg bij het gebruik van een achtergrond afbeelding in een Word document
Mergefields
Hoe weet ik welke procedures en attributen ik waar kan gebruiken?
Welke gegevens uit Easyflex kan ik allemaal gebruiken voor mijn templates?
Mijn lijst wordt niet of niet goed gevuld, wat kan dat zijn?
Templates
Ik wil zelf een template maken, hoe doe ik dat?
Voor een uitgebreide uitleg verwijzen wij je graag naar onze procesbeschrijving over het aanmaken van templates.
Ik wil een bestaande template aanpassen, hoe doe ik dat?
Als je wijzigingen wilt maken in bestaande templates dien je de template eerst te exporteren naar je pc. Binnen het onderdeel 'Beheer > Document management > Templates' selecteer je de betreffende template en je activeert de knop 'Wijzigen'. Vervolgens activeer je de knop 'Exporteren bestand'. De template kan nu opgeslagen worden op je pc. Vervolgens maak je de aanpassingen in de template en je slaat deze op. Je gaat de aangepaste versie van het document nu importeren in Easyflex. Dit doe je op dezelfde wijze als het exporteren, echter activeer je nu de knop 'Importeren bestand'.
Ik krijg de melding dat de template in de jij-vorm niet beschikbaar is?
Dit komt omdat de 'vorm' bij de documentafhandeling op 'automatisch' staat. Er wordt gecontroleerd welk briefhoofd bij de flexwerker is geselecteerd en deze gegevens worden overgenomen voor de documentenafhandeling. Als bij de flexwerker de jij-vorm is geselecteerd wordt er naar templates gezocht met de jij-vorm. Als deze er niet zijn, krijg je de melding: 'Er zijn geen templates aanwezig in de jij-vorm'.
Je kunt templates aanmaken in de jij-vorm (Beheer > Documentmanagement > Templates > Nieuw) of je kunt de 'vorm' bij de documentenafhandeling wijzigen naar u-vorm. Nu wordt er gezocht naar templates in de u-vorm. Als je de melding krijgt: 'Er zijn geen templates aanwezig in de u-vorm' kun je templates aanmaken in de u-vorm (Beheer > Document management > Templates > Nieuw) of de 'vorm' bij de documentenafhandeling wijzigen naar de jij-vorm. Dit laatste is alleen mogelijk als de werkmaatschappij correspondentie in de jij-vorm toestaat (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie).
Het onderste gedeelte van ons logo wordt in de template niet getoond, terwijl ik deze wel correct als achtergrondlay-out heb vastgelegd?
Als het onderste gedeelte van een logo niet wordt getoond is vaak het papierformaat van de template niet correct. Het papierformaat van de template (een Word document) moet je aanpassen in 'Bestand > Pagina-instelling > Papierformaat'. Het papierformaat moet zijn A4 (vaak staat dit automatisch op 'letter'). Het document moet je nu opnieuw in 'Beheer > Document management > Templates' importeren en vervolgens wordt het logo correct getoond.
Kop- en/of voettekst valt weg bij het gebruik van een achtergrond afbeelding in een Word document?
Als je in een Word template gebruik maakt van kop- en/of voetteksten en hieraan wordt een achtergrond afbeelding gekoppeld, dan kan het voorkomen dat de kop/voet tekst wegvalt. Dit komt doordat de kop/voetteksten altijd achter het document (en ook de achtergrond afbeelding) gezet worden. Je kunt dit oplossen door in plaats van een JPG achtergrond afbeelding, een PNG afbeelding te gebruiken waarin gebruik wordt gemaakt van transparantie, zodat de kop/voettekst als het ware door de afbeelding heen schijnt.
Mergefields
Hoe weet ik welke procedures en attributen ik waar kan gebruiken?
Alle procedures en attributen beginnen met 2 letters, deze letters verwijzen naar de bron waar informatie uit overgenomen kan worden, bijvoorbeeld AO = arbeidsovereenkomst. Hieronder vindt je een lijst met welke attributen en procedures vanuit waar geprint kunnen worden. Een AO attribuut/procedure kan bijvoorbeeld alleen in een template gebruikt worden die wordt afgedrukt vanuit de arbeidsovereenkomst bij de flexwerker.
Vanuit de flexwerker:
Flexwerker > Documentenarchief: FW / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL
Flexwerker > Sollicitaties: FW / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL / RL / AV / SO
Flexwerker > Voorschot: FW / FV / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL
Flexwerker arbeidsovereenkomst: AO / FW / FV / MW / FW.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL
Vanuit de relatie:
Relatie > Documentenarchief: MW / CP / RL / RL.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL
Relatie > Sollicitaties: AV / CP / MW / RL / RL.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL / FW / SO
Relatie > Aanvraag: AV / CP / MW / RL / RL.VS / WM / EF / LC / ML / MR / MV / WL
Relatie > Plaatsing: AO / AV / CP / FW / MW / PL / RL / FW.VS / WM / CM / EF / LC / ML / MR / MV / WL
Er kunnen alleen gegevens worden getoond die in de plaatsing/ aanvraag/ sollicitatie etc. zijn vastgelegd, bijvoorbeeld de naam van de flexwerker of de naam van de relatie.
Welke gegevens uit Easyflex kan ik allemaal gebruiken voor mijn templates?
Easyflex heeft in het handboek exact beschreven welke attributen, lijsten en procedures gebruikt kunnen worden, zie hiervoor Referentiegids > Templates.
Mijn lijst wordt niet of niet goed gevuld, wat kan dat zijn?
Wanneer een toevoegde lijst (mergefield) niet correct werkt in een template, kan dit de volgende redenen hebben:
Shift-enter:
Er staat een 'Shift + Enter' (regeleinde) in de lijst waardoor de lijst niet goed kan worden gecreëerd. De regeleinde dient te worden vervangen door een 'Enter'.
Je kunt dit als volgt aanpassen:
- Klik in Word op de 'Alles weergeven' (¶) knop (sneltoets is: ctrl+* of te wel ctrl+shift+8)
- Als er tussen een begin en eind 'lijst' een shift enter staat is dat te zien door een teruglopende pijl
Lijst in tabel:
De [lijst] begin en [/lijst-eind] dient buiten de tabel te vallen om het te laten werken.
Lijst-eind is niet correct:
Controleer of er [/einde-lijst], [/lijst-einde] of [/eind-lijst] staat. Dit dient [/lijst-eind] te zijn.
'Als-leeg' in lijst:
Indien de foutmelding aangeeft: - Ongeldige parameter "als-leeg 'niet van toepassing'" voor lijst <> , dan de als-leeg optie weghalen. Indien de functionaliteit wel nodig is voor het gebruiken, dan kun je de functie 'Alternatief' gebruiken.Â