(2022-07) FAQ Flexwerker

Algemeen

Ik moet twee keer het adres bij een flexwerker invoeren, bij domicilie- en woonadres. Kan dat ook anders?

Ja, je kunt met de kopieerknop het woon- en correspondentieadres kopiëren naar het domicilieadres. Zie ook Algemene beschrijving > Kopieerfunctie.

Waar kan ik ingeven dat de flexwerker een auto van de zaak rijdt?

Dit doe je bij de flexwerker op het tabblad 'Fiscaal - sociaal' in het onderdeel 'Gegevens voor loonopgave'.

Kan ik bij een flexwerker een pro forma loonberekening maken?

Ja, dit kan in het onderdeel 'Frontoffice > Pro forma loon' en bij een reeds ingeschreven flexwerker via het tabblad 'Pro forma loon'. Om een beter overzicht te krijgen kun je in een urendeclaratie fictief uren ingeven. Zo kun je meteen kijken a.d.h.v. loon normale uren gecombineerd met andere looncomponenten. Let erop dat dit dus steeds kan verschillen als de flexwerker méér of mínder uur werkt.

Ik heb een loonspecificatie maar hierop ontbreekt de balk met informatie omtrent het declaratienummer en tijdvak, hoe kan dit?

Het betreft hier een loonspecificatie waarin alleen geldopnames zijn verloond en/of gecorrigeerd. In de balk met declaratienummer worden alleen uren en vergoedingen getoond, als deze er niet zijn, wordt de balk ook niet getoond.

Kan ik een groep flexwerkers tegelijk een brief sturen?

Via Frontoffice > Matching kun je een selectie maken van de flexwerkers die je een brief wilt gaan sturen. De matchresultaten kun je als batch actie verwerken, dit betekent dat je een bewerkingsopdracht ingeeft voor de geselecteerde groep flexwerkers. Wanneer je kiest voor het verwerken van een batch actie, kun je een selectie maken voor de uitvoer van de selectie. Je kiest hier voor 'Document printen'. Met de selectie 'Document printen' kun je een bestaand document of een standaard brief koppelen aan de geselecteerde flexwerkers.

Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kun je bij bewerking de keuze maken voor 'Bestaand document' of 'Standaard brief genereren'. Wanneer er gegevens van de flexwerker (zoals adresgegevens en naam) in de brief komen te staan dan dien je deze brief eerst vast te leggen onder ' Beheer > Document management > Templates'. Je kiest dan voor 'Standaard brief genereren'.

Wanneer wordt een flexwerker aangemerkt als parttimer?

Op de vraag "Wat is in het kader van de loontijdvakken een parttimer" geeft art. 62 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2001 uitsluitsel: voor de bepaling van de loontijdvakken voor iemand die in deeltijd werkt wordt gesproken over de werknemer die doorgaans op minder dan vijf dagen per week werkzaam is''.

Het is dus een persoon die niet op alle dagen werkzaamheden verricht, maar (doorgaans) op minder dan vijf. Het aantal gewerkte uren is hierbij in het geheel niet van belang. Werkt men vijf of meer dagen per week, maar slechts één uur per dag dan gelden de regels van een fulltimer.

Werkt men (doorgaans) vier dagen van 9 of 10 uur (en daarmee het volledige aantal CAO uren) dan is men voor de loontijdvakken te beschouwen als een parttimer.
a. Werknemer werkt vijf dagen per week en elke dag 8 uur (standaard wordt er 40 uur per week), werknemer is voor de salarisadministratie een fulltimer.
b. Werknemer werkt vijf dagen per week alleen minder dan 8 uur (standaard wordt er 40 uur per week gewerkt), werknemer is voor de salarisadministratie een parttimer. Is voor de loontijdvakken een fulltimer.
c. Werknemer werkt vier dagen per week en elke dag 9 uur (standaard wordt er 36 uur per week gewerkt), werknemer is voor de salarisadministratie een fulltimer maar voor de loontijdvakken een parttimer.
d. Werknemer werkt vier dagen per week en elke dag 8 uur (standaard wordt er 36 uur per week gewerkt), werknemer is voor de salarisadministratie een parttimer.

Hoe voer je een buitenlands bankrekeningnummer in?

Bij het invoeren van een buitenlands bankrekeningnummer heb je het volledige IBAN-bankrekeningnummer nodig en de BIC/SWIFT code van de bank. Het nummer op de bankpas is meestal niet het volledige IBAN-bankrekeningnummer. Op het bankafschrift van de flexwerker staat het IBAN nummer. Daarnaast zijn op internet diverse webpagina's te vinden waarmee je het 'reguliere' bankrekeningnummer kunt converteren naar een IBAN-bankrekeningnummer. Ook heb je de BIC/SWIFT code nodig van de bank, ook deze zijn via diverse webpagina's te vinden. Noodzakelijke gegevens voor het invoeren van de BIC/SWIFT code zijn naam, land, adres en plaats van de bank in het buitenland.

Wat moet ik doen als een flexwerker naar een andere fase gaat?

Om te zorgen dat een flexwerker in een andere fase komt voer je de volgende handelingen uit:

1. De ingangsdatum van de nieuwe fase leg je vast op het tabblad 'Lonen en tarieven' van de plaatsing. 
2. Er moet nu weer een fase geselecteerd worden. Je kiest de sector welke hoort bij de nieuwe fase van de flexwerker. 
3. Vervolgens vul je de velden 'Beloningssysteem', 'Loonschaal' en 'Uurloon voor plaatsing' in. Daarna activeer je de knop 'Opslaan'. De tarieven die reeds zijn vastgelegd worden automatisch overgenomen. Indien gewenst kun je deze aanpassen. Middels het activeren van de knop 'Accorderen' leg je de nieuwe gegevens vast.

Hoe kan ik automatisch een cv genereren bij een flexwerker?

Het automatisch genereren van een cv doe je met behulp van een template. Easyflex heeft een template aangemaakt voor een cv, deze kun je selecteren vanuit de template bibliotheek ( 'Beheer > Document management > Templates' ). Wellicht is deze template al beschikbaar gesteld voor de werkmaatschappij. Je kunt nu direct aan de slag: 

1. Ga naar het tabblad ' Documenten > Archief' van de flexwerker.
2. Activeer de knop 'Nieuw'.
3. Bij de optie 'Bewerking' kies je voor 'Standaard brief genereren'. Alle velden hieronder worden nu automatisch grijs gekleurd. Je kunt hier verder niets invullen.
4. Activeer vervolgens de knop ' Documentafhandeling'
5. Wanneer je de knop 'Start bewerken document' selecteert, verschijnt automatisch een nieuw blok met daarin een aantal velden. Is er op je computer geen tekstverwerkingsprogramma geïnstalleerd, dan kun je geen documentafhandeling verwerken. Easyflex toont hiervan een melding. 
6. T.a.v.: Wanneer er meerdere contactpersonen zijn ingevoerd, bijvoorbeeld bij een relatie, kun je door het activeren van de knop ' zoeken' een contactpersoon, waaraan het document gericht kan worden, selecteren. Dit is niet verplicht. Bij een flexwerker is deze optie niet beschikbaar. 
7. Vorm: Wanneer je bij bewerking hebt gekozen voor 'Document importeren en archiveren' wordt dit veld vanuit de eerder ingegeven detailgegevens automatisch gevuld. Ook wanneer je een loonspecificatie, jaaropgave of factuur verwerkt, heb je geen keuze. De vorm is 'Automatisch', het geselecteerde briefhoofd bij de algemene gegevens van de flexwerker is bepalend. Wanneer je echter gekozen hebt voor 'Standaard brief genereren', moet je voordat je een document kunt selecteren eerst een vorm selecteren. Wanneer er bij een flexwerker geen roepnaam is ingegeven, kun je alleen maar kiezen tussen 'Automatisch' en 'U-vorm'. Of documenten in de Jij-vorm ook daadwerkelijk in de Jij-vorm worden aangemaakt, is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen ( Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie ). 
8. Document : Wanneer je bij bewerking hebt gekozen voor 'Document importeren en archiveren' wordt dit veld vanuit de eerder ingegeven detailgegevens automatisch gevuld. Ook wanneer je een loonspecificatie, jaaropgave of factuur wilt verwerken, heb je geen keuze. De algemene naam van het document, vastgelegd door Easyflex, wordt getoond. Wanneer je echter hebt gekozen voor 'Standaard brief genereren', kun je met de pijltjes toets een keuze maken uit de eerder aangemaakte documenten en templates ( Beheer >  Document management > Templates). Easyflex controleert welke programma's op je computer zijn geïnstalleerd. Door het activeren van de knop 'Print' wordt het scherm 'Documentafhandeling' geopend waarmee je de definitieve opdracht kunt generen.

Hoe kan ik de einddatum van een plaatsing wijzigen?

Als je de definitieve einddatum wilt aanpassen moet je eerst de status van 'Definitief' op 'Voorlopig' zetten. Het wijzigen van een einddatum met status 'Definitief' is alleen mogelijk voor een medewerker die hiervoor is geautoriseerd. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie marges / uren' ken je de autorisatierol toe. Je kunt nu de einddatum aanpassen of verwijderen.

Wat te doen als ik een functie/opleiding wil toevoegen?

Als een functie of opleiding niet beschikbaar is in Easyflex kunt je deze per mail aanvragen bij support@easyflex.nl. Je moet hiervoor de volgende gegevens aanleveren:

- Discipline (bv. industrieel of administratief)
- Functieniveau (bv. 1,2, of 3)
- Omschrijving van de functie, opleiding (kort en bondig)
- De plaats van de boom waaronder de functie/opleiding geplaatst dient te worden

Hoe leg ik vast dat een flexwerker als vakantiekracht gaat werken?

Door het selecteren van de leveringswijze 'Vakantiewerk' kun je aangeven of het een vakantiekracht betreft. De leveringswijze kun je al vastleggen in de aanvraag . In de plaatsing wordt automatisch de keuze getoond welke is geselecteerd in de aanvraag. Als er in de aanvraag niet is aangegeven dat het om vakantiewerk gaat kun je de leveringswijze bij het aanmaken van de plaatsing alsnog in 'Vakantiewerk' wijzigen. De leveringswijze in een lopende plaatsing is niet aan te passen.  Als je een flexwerker uit een lopende plaatsing wilt tewerkstellen als vakantiekracht dien je een nieuwe plaatsing aan te maken.

Hoe bereken ik het minimumjeugdloon?

Om het minimumjeugdloon per uur te berekenen wordt uitgegaan van het 'Wettelijk bruto minimumloon' per maand of week. Afhankelijk van de leeftijd gebruik je een percentage van het minimumloon. Als voorbeeld, een 15-jarige heeft een loon dat 30 % van het wettelijk bruto minimumloon is. De berekening is als volgt:

- Het wettelijk bruto minimumloon per week is € 322,75. Het minimum weekloon van een 15-jarige is € 322,75 x 0.3 = € 96,825. Dit bedrag wordt afgerond op 0.05 cent, dus € 96,85
- Het uurloon is € 96,85 : 40 uur = € 2,42125. Als het bedrag naar beneden wordt afgerond is € 2,42 euro, maar 40 uur * € 2,42 = € 96,80 euro. Dit is te weinig en daarom is het minimum uurloon € 2,43 euro voor een persoon van 15 jaar.

Er ligt wel een notificatie vast van een voorschot maar het voorschot staat niet in Easyflex. Hoe kan dat?

Bij het aanmaken van een voorschot bij de flexwerker in het tabblad 'Voorschot' wordt een notificatie gemaakt zodra je een voorschot archiveert. Als er vervolgens wordt gekozen voor 'Annuleren' in plaats van 'Opslaan', blijft toch die notificatie staan. Nu is het net alsof er een voorschot is ingegeven en niet is verrekend maar uiteindelijk is deze niet opgeslagen en kan het voorschot niet verrekend worden. Je kunt een nieuw voorschot aanmaken zodat het voorschot alsnog verrekend wordt.

Hoe betaal ik een flexwerker die onder de Wajong valt uit

Een flexwerker welke onder de Wajong valt krijgt minder loon dan het wettelijk minimumloon. Om dit lagere percentage loon uit te betalen dien je het looncomponent 'Verlaagde uurlonen' te gebruiken. Indien de premiekorting Wajong in ' Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - sociaal ' aan is gevinkt, dan vindt er geen controle plaats op het minimumloon bij het vastleggen van de lonen- en tarievenafspraak in de plaatsing.

Hoe leg ik opvolgend werkgeverschap vast bij een flexwerker?

Om opvolgend werkgeverschap bij een flexwerker vast te leggen dien je een aantal stappen te doorlopen, deze stappen zullen hieronder in het kort worden beschreven:

1. Je gaat bij de flexwerker naar het tabblad 'Opvolgend werkgeverschap', hier leg je de gewerkte weken vast van de flexwerker voordat hij bij jullie in dienst kwam.
2. Je gaat bij de flexwerker naar het tabblad 'Cao-overige'. Hier ga je links bovenin naar 'Dienstverbanden' en je kiest voor 'Historie'. Hier kun je de fases vastleggen die de flexwerker al heeft doorlopen. Ook de huidige fase leg je hier vast, altijd met als einddatum de datum van vandaag.
3. Je kunt bij de flexwerker in het tabblad 'Cao-overige', onder 'Dienstverbanden' arbeidsovereenkomsten vastleggen. Als je contracten vastlegt die de flexwerker heeft gehad bij de oude werkgever dan kiest je voor 'Opvolgend werkgeverschap'. Voor het huidige contract kies je voor 'Aangegaan dienstverband'.
4. Nu kun je een plaatsing vastleggen voor de flexwerker.

Flexwerker heeft gemoedsbezwaar. Hoe geef ik dit in?

Je kunt handmatig sociale verzekeringspremies uitzetten en instellen dat er geen loonheffing wordt ingehouden, dit kun je doen op tabblad 'Fiscaal-sociaal'. Indien dit de bedoeling is kun je de bedragen echter niet aan een andere begunstigde overmaken.

Waar kan ik controleren of wij recht hebben op subsidies voor onze flexwerkers?

Op de website www.subsidiecalculator.nl kun je een online subsidiecalculator raadplegen. Naast de hoogte van de bedragen geeft de calculator achtergrondinformatie over de subsidies en regelingen en de te ondernemen acties. Deze website linkt door naar organisaties waar je de subsidie of regeling kunt aanvragen.

Arbeidsongeschiktheid

Wie is er verantwoordelijk voor het ziek en beter melden van de flexwerker?

De flexwerker (zonder contract/met beding) meldt zich ziek. Je voert dit in bij ' Frontoffice > Flexwerkers> Arbeidsongeschiktheid '. De meldingen worden automatisch door Easyflex verstuurd naar het UWV. De flexwerker is zelf verantwoordelijk voor het beter melden bij het UWV.  

Flexwerkers met contract (zonder beding) melden zich ook ziek bij het uitzendbureau. Je voert dit in bij ' Frontoffice > Flexwerkers> Arbeidsongeschiktheid'. Flexwerkers met contract moeten zichzelf beter melden bij het uitzendbureau Het UWV blijft hierbuiten, het uitzendbureau is verantwoordelijk en moet ook zorgen voor doorbetaling tijdens ziekte. LET OP: dit geldt niet voor degenen die ziek zijn in het vangnet (bijvoorbeeld zwangerschapsverlof, orgaandonatie), dan betaalt het UWV.

Wanneer wordt de ziekmelding verstuurd van een flexwerker met contract?

De ziekmelding wordt verstuurd op de dag dat het contract afloopt.

Ik heb een e-mail ontvangen van het UWV met daarin een Reflex foutmelding. Wat moet ik doen?

Het niet juist verwerken heeft hoogstwaarschijnlijk de volgende reden: je indeling voor de kortings-, midden- of opslagklasse (die je elk jaar van de Belastingdienst krijgt) is nog niet bekend bij het UWV of de indeling in Easyflex van de sectorpremie WW-Wgf (bedrijfsinstellingen > sociale verzekeringen) is niet dezelfde indeling als op de beschikking staat.

Je kunt met de beschikking (indeling klasse uitzendbedrijven voor het betreffende jaar) voor de risicogroep waar je de foutmelding van hebt ontvangen, de instellingen in Easyflex controleren. Dit doe je in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen.

Wanneer de instellingen in Easyflex gelijk zijn aan de beschikking kun je contact opnemen met het UWV. Wij adviseren dit per e-mail te doen waarin je de beschikkingen mee stuurt. Zij kunnen dan de instellingen voor je nakijken en eventueel aanpassen. Indien de instellingen in Easyflex afwijken van de gegevens op de beschikking dan dien je dit in Easyflex aan te passen. Na het aanpassen van deze instellingen dient er door Easyflex herrekend te worden en hier zijn kosten aan verbonden. Wij adviseren je dan ook om contact op te nemen met het Service Center van Easyflex hierover.

Hoe kun je een flexwerker ziek melden?

Je selecteert hiervoor de betreffende flexwerker en gaat naar het tabblad 'Arbeidsongeschiktheid'. Alle eventueel eerder vastgelegde meldingen worden weergegeven. Bij 'Actie' moet je kunnen kiezen voor 'Vastleggen arbeidsongeschiktheid'. Als dit niet het geval is, is een eerdere melding nog niet definitief afgehandeld. (zie voor uitgebreide uitleg de referentiegids 'Flexwerker > Arbeidsongeschiktheid'). Je selecteert de actie 'Vastleggen arbeidsongeschiktheid' door het activeren van de knop 'Uitvoeren'. Easyflex gaat nu controleren of de flexwerker tewerkgesteld is (geplaatst) en/of er een arbeidsovereenkomst bij de flexwerker is vastgelegd. Als dit het geval is kun je verder met het vastleggen van de arbeidsongeschiktheidsmelding.

Wanneer de flexwerker niet geplaatst is en/of er is geen arbeidsongeschiktheid vastgelegd kun je de flexwerker niet ziekmelden in Easyflex. Let op: de arbeidsongeschiktheidsmelding wordt pas gemeld aan het UWV als het overzicht 'Arbeidsongeschiktheidsmeldingen' verwerkt is ( Backoffice > Overzichten > Arbeidsongeschiktheidsmeldingen). Easyflex verstuurd dagelijks vanaf 08:00 uur tot 18:00 uur alle arbeidsongeschiktheidsmeldingen naar het UWV Dit geschiedt automatisch elke twee uur.

Let op: Wanneer de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft kan het zijn dat de ziekmelding eerder naar het UWV moet worden gestuurd dan dat de arbeidsovereenkomst afloopt, namelijk op de laatste dag waarop de flexwerker eigenlijk zou werken. Voor meer informatie hierover kun je contact opnemen met het UWV. Wanneer de ziekmelding inderdaad op de laatste originele werkdag moet worden verstuurd kan de arbeidsovereenkomst met deze datum worden afgesloten zodat de ziekmelding wordt verzonden.

Hoe meld ik een flexwerker beter?

Je selecteert hiervoor de betreffende flexwerker en gaat naar het tabblad 'Arbeidsongeschiktheid'. Alle eventueel eerder vastgelegde meldingen worden weergegeven. Bij 'Actie' moet je kunnen kiezen voor 'Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid'. Als dit niet het geval is, is de eerdere ziekmelding nog niet verzonden naar het UWV en is betermelden niet mogelijk (zie voor uitgebreide uitleg de referentiegids 'Flexwerker > Arbeidsongeschiktheid'). Je selecteert de actie 'Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid' door het activeren van de knop 'Uitvoeren'.

Easyflex toont een venster 'Einde arbeidsongeschiktheid'. In dit venster moet je de datum einde arbeidsongeschiktheid ingeven. Automatisch wordt de huidige systeemdatum getoond, wanneer deze datum correct is kies je voor 'Ok'. Wanneer deze datum niet correct is voer je de juiste datum einde arbeidsongeschiktheid in en vervolgens kies je voor 'Ok'. De arbeidsongeschiktheidsmelding is nu beëindigd. Let op: de flexwerker is zelf verantwoordelijk voor het beter melden bij het UWV. De gegevens hiervan zijn terug te zien via het 'Werkgever Portaal' van het UWV. Je dient het einde van de arbeidsongeschiktheid zelf in te geven in Easyflex.

Wat moet ik doen als het contract eindigt van een flexwerker die ziek is ten gevolge van zwangerschap, bevalling, orgaandonatie, WAZO of WAJONG?

Is de flexwerker ziek ten gevolge van één van de bovengenoemde redenen, dan wordt de ziekmelding direct gemeld aan het UWV. Op het moment dat de arbeidsovereenkomst eindigt moet de flexwerker ziek uit dienst worden gemeld. Het ziek uit dienst melden kan niet via Easyflex of het werkgeversportaal van het UWV. Dit moet middels het volgende formulier gemeld worden: https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/doorgeven-wijzigingen-werknemers-ziektewet-of-wazo-uitkering.aspx

Wil je de ziekmelding wel in Easyflex beëindigen, dan kun je kiezen voor 'Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid'. In het veld 'Einde arbeidsongeschiktheid' heb je als laatste optie 'Mag melding verstuurd worden'. Kies hier voor 'Nee' en de melding wordt niet verstuurd.

Een flexwerker is overleden. Hoe meld ik dat?

Het UWV krijgt van de gemeente door dat er iemand is overleden. Dit hoeft dus niet doorgegeven te worden aan het UWV.  Uiteraard mag dit wel, dit is meer voor eigen administratie. Wanneer een flexwerker reeds ziekgemeld was, hoef je ook niet te melden dat de flexwerker overleden is. Je kunt dit wel doen, d.m.v. een formulier "overlijden medewerker" je kunt tevens een kopie van het overlijdensbericht meezenden. Het UWV sluit het dossier dan af.

Site UWV: Gewoonlijk krijgen wij via de gemeente bericht over het overlijden. Wilt u het toch zelf aan ons doorgeven? Dan kunt u een brief sturen aan het UWV-kantoor dat de uitkering van de overledene uitbetaalde. Zet in de brief de datum van overlijden en het burgerservicenummer van de overledene (Het UWV heeft hier het formulier "overlijden medewerker" voor op hun website).

Hoe betaal ik de aanvullende 20%/21% ziekengeld uit aan een flexwerker?

Je gebruikt hiervoor het looncomponent 'Arbeidsongeschiktheid'. Je hoeft geen aparte plaatsing aan te maken. Je kunt dit looncomponent toepassen in de lopende plaatsing van de flexwerker.

Je kunt het looncomponent standaard in de plaatsing toepassen. Dit is handig wanneer je iemand langere tijd achter elkaar ziektegeld moet uitbetalen. In de detailinformatie kun je het percentage vastleggen dat moet worden toegepast. Je hoeft nu zelf niet uit te rekenen wat het uurloon gaat worden. In de urendeclaratie wordt een extra kolom getoond waarin je de te verlonen uren kunt ingeven.

Let op: Wanneer iemand ziek is wordt er door het UWV een uitkeringsdagloon bepaald. Dit loon dien je als grondslag te gebruiken voor de uitbetaling van het ziekengeld. Het uitkeringsdagloon kan onder het geldende minimum uurloon bepaald worden. Klik hier voor meer informatie over het toepassen van het uitkeringsdagloon.

Het is ook mogelijk het looncomponent direct in de urendeclaratie toe te passen. Hiervoor activeer je de knop 'Nieuw'. Nu kun je het looncomponent 'Arbeidsongeschiktheid' selecteren. Je geeft in wat het percentage is waarover het loon berekend moet worden. Daarna kun je het aantal uit te betalen uren voor de betreffende dag invoeren. Vervolgens activeer je de knop 'Opslaan'. Easyflex zet nu automatisch de kolom 'AO' in de urendeclaratie. Je kunt nu voor alle dagen van de week arbeidsongeschiktheiduren invoeren. Let op: dit geldt alleen voor de betreffende urendeclaratie.

Wanneer de flexwerker werkt op basis van een uitzendovereenkomst met uitzendbeding en vervolgens ziek wordt, dan zorgt het UWV voor de uitbetaling van het ziekengeld. Conform de uitzendcao's (ABU en NBBU) dient het uitkeringsdagloon door jullie te worden aangevuld. Ben je hiervoor verzekerd (AZV), dan betaalt je verzekering deze aanvulling en heb je in principe geen omkijken naar administratieve afhandeling. Wanneer je de aanvulling zelf via de loonadministratie verwerkt, dan dien je de aanvulling eerst te berekenen. Hier gaat het in de praktijk vaak fout. Je dient namelijk aan te vullen tot 90%/91% van het door het UWV vastgestelde uitkeringsdagloon. Dit kan in de praktijk betekenen, dat je meer moet betalen dan dat je normaliter als loon aan de flexwerker betaalt. De flexwerker kan bij een vorige werkgever namelijk meer uren per week tegen een hoger uurloon gewerkt hebben. Let op: alleen de flexwerker ontvangt van het UWV een brief met daarin het uitkeringsdagloon. Je dient deze dus op te vragen bij uw flexwerker.

Wanneer de flexwerker werkt op basis van een arbeidsovereenkomst, ben je zelf verantwoordelijk voor de doorbetaling van de ziekte-uren gedurende het restant van de looptijd van het contract. Je kunt voor de uitbetaling van de ziekte-uren tevens het looncomponent 'Arbeidsongeschiktheid' gebruiken. Geadviseerd wordt daarom te wachten op het moment dat het UWV het uitkeringsdagloon heeft vastgesteld. Je betaalt dan, rekeninghoudend met de wachtdagen, per dag 20%/21% van dat bedrag aan de zieke flexwerker. Wanneer het UWV om welke reden dan ook de uitkering opschort, dan kun je ook de aanvulling opschorten.

Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst zijn arbeidsongeschikt gemeld aan het UWV. Hoe kan dat?

Als je tijdens het controleren van arbeidsongeschiktheidsmeldingen bij flexwerkers met een arbeidsovereenkomst ziekmeldingen naar het UWV ziet staan kan dat komen omdat: 

- De flexwerker was arbeidsongeschikt tussen twee arbeidsovereenkomsten en de arbeidsongeschiktheidsmelding wordt dan direct naar het UWV verzonden. De flexwerker is immers uit dienst tussen de twee arbeidsovereenkomsten.
- De flexwerker is arbeidsongeschikt gemeld bij het UWV omdat er geen arbeidsovereenkomst was. Later is er voor de flexwerker een arbeidsovereenkomst vastgelegd met terugwerkende kracht. De ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst ligt voor de 1e dag van arbeidsongeschiktheid.

Ik heb recht op premiekorting omdat ik een flexwerker met een arbeidshandicap tewerkstel. Hoe kan ik dat in Easyflex vastleggen?

In het tabblad ' Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - sociaal ' selecteer je de optie 'Arbeidsgehandicapt'. Als de flexwerker een Wajong uitkering geniet, heb je als werkgever recht op premiekorting en de flexwerker hoeft minder loonheffing af te dragen. Je selecteert de optie ‘Premie- en loonheffingskorting Wajong’. De premiekorting voor jou als werkgever wordt automatisch verrekend met de loonaangifte. Standaard staat de optie op 'Geen arbeidshandicap'. Klik hier voor meer informatie.

Wat is de hoogte van de uitkering bij ziekte?

Deze informatie vind je in de CAO voor uitzendkrachten.

Wanneer een flexwerker arbeidsongeschikt is, loopt de fasetelling dan door?

De fasetelling van de flexwerker loopt niet door wanneer er arbeidsongeschiktheidsuren worden verloond in Easyflex. In de plaatsing bij het tabblad 'Werk en personeel' > 'Uren totaal' worden de arbeidsongeschiktheidsuren wel meegeteld, echter wanneer je kiest voor de 'i' kun je zien dat de uren worden opgesplitst in 'normale uren' en uren van 'loon arbeidsongeschiktheid'.

Reserveringen

Hoe kan ik handmatig reserveringsstanden van flexwerkers aanpassen?

Dit kun je doen op het tabblad ' Frontoffice > Flexwerkers > Saldigegevens > Reserveringen'. Hiervoor moet je wel geautoriseerd zijn. Autorisatie leg je vast binnen de bedrijfsinstellingen. Voor flexwerkers die werken volgens het uitzendbeding leg je een autorisatierol vast op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid > Invoeren van standen voor reserveringen'. Voor flexwerkers die werken met een arbeidsovereenkomst zonder uitzendbeding leg je ook nog een tweede autorisatie vast op het tabblad ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers > Wijzigen reserveringen'. Alleen medewerkers met de gekozen autorisatierol kunnen handmatig reserveringen aanpassen.

Hoe kan ik reserveringen automatisch betaalbaar stellen?

Om reserveringen met elke urendeclaratie die je verwerkt automatisch uit te betalen, vink je de betreffende reservering aan in het tabblad ' Frontoffice > Flexwerkers > Betalingen'. Als geen keuze kunt maken ben je niet geautoriseed. Klik op de link voor meer uitleg. Wanneer je een keuze maakt voor het automatisch uitbetalen van reserveringen en deze afspraak is niet conform de CAO welke je volgt, toont Easyflex een waarschuwing.

Overzicht 'Reserveringen herwaarderen' toont niet alle flexwerkers, waarom niet?

Via het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' kun je reserveringen herwaarderen van flexwerkers met een arbeidsovereenkomst. Zij bouwen reserveringen op in uren welke worden gewaardeerd tegen geld. Wanneer het rapport van het overzicht niet alle flexwerkers of vaste medewerkers toont die je had verwacht kun je twee gegevens nakijken:

- Heeft de flexwerker alleen reserveringsaldo opgebouwd in de IA of IIA? Deze gegevens worden niet herwaardeerd omdat zij opbouw van reserveringen in geld hebben.
- Is de flexwerker of vaste medewerker al verloond? Van flexwerkers die nog nooit verloond zijn is geen 'laatst gebruikt uurloon' bekend waardoor zij niet worden getoond op het rapport.

Loonbeslag

Hoe voer ik een loonbeslag bij een flexwerker in?

Een loonbeslag voer je in bij de flexwerker op het tabblad 'Cao-overige'. Je selecteert bij het onderdeel 'Loonbeslag' de zoekknop en kiest voor 'Nieuw'. Je geeft een kenmerk in, de ingangsdatum en een eventuele einddatum. Vervolgens voer je het bedrag loonbeslag in, de naam begunstigde en de plaats begunstigde. Easyflex maakt het geld direct over naar de begunstigde, hiervoor dien je het bank- of gironummer van de begunstigde in te voeren. Je kunt optioneel een betalingskenmerk invoeren en vervolgens selecteer je een aflossingswijze. Je kunt kiezen uit:

- Beslagvrije voet per beschikbare arbeidsdag
- Beslagvrije voet per gewerkte dag
- Vast bedrag per beschikbare arbeidsdag
- Vast bedrag per gewerkte dag
- Vast bedrag per uur

Als laatste voer je het aflossings- of vrije voet bedrag per arbeidsdag, gewerkte dag of per uur in.

Wanneer je voor een aflossingswijze met beslagvrije voet hebt gekozen dan volg je de wettelijke regeling aangaande een loonbeslag. Easyflex berekent dan welk bedrag er overgemaakt moet worden naar de flexwerker, dit bedrag geef je op bij 'Beslagvrije voet'. Onderdelen waarover dit berekend wordt zijn bijvoorbeeld loon normale uren, uren arbeidsongeschiktheid, vakantiedagen etc.

LET OP: als er echter iets extra's wordt uitbetaald dan gaat dit gehele extra bedrag naar het loonbeslag, dit loon wordt niet meegeteld voor de beslagvrije voet. Hierbij kun je denken aan overwerkuren, dertiende maand, vakantiegeld etc. Als het tweede loonbeslag is vastgelegd met de keuze 'Vast bedrag', dan verlaagd dat de beslagvrije voet en wordt het nettoloon van de flexwerker lager.

Het loonbeslag van een flexwerker is afgelost maar er staat nog een bedrag in Easyflex, hoe kan ik dat afboeken?

Als een loonbeslag reeds is afbetaald buiten Easyflex om (bijvoorbeeld: de flexwerker heeft dit rechtstreeks afgelost aan de schuldeiser) kun je het loonbeslag niet meer verwijderen omdat bij het verwijderen van een loonbeslag het geld aan de flexwerker wordt terugbetaald. Wat je kunt doen is het bedrag dat reeds is betaald door de flexwerker (dit is het verschil tussen het 'Bedrag loonbeslag' en 'Schuld') ingeven als 'Bedrag loonbeslag'. Bijvoorbeeld; het 'Bedrag loonbeslag' is € 1000,00. De schuld is nog € 400,00. Als je nu € 1000,00 - € 400,00 = € 600,00 als 'Bedrag loonbeslag' vastlegt wordt het loonbeslag op een correcte wijze stopgezet.

Plaatsing

Waarom kan ik de aanvangsdatum van een definitieve en geaccordeerde plaatsing niet meer wijzigen?

Dit is vanwege de gemaakte loon- en tariefafspraken, kostprijzen en minimumlonen die zijn vastgelegd, en daarnaast vanwege de eventueel aanwezige declaraties.

Waarom kan ik de eenheid 'Uur' niet kiezen i.c.m. het looncomponent 'Reiskostenvergoeding?

Dit is ter voorkoming van onterechte uitbetaling bij het automatisch vullen van een urendeclaratie en bij het gebruik van digitale urendeclaraties . Wanneer deze declaraties klaar staan om verwerkt te worden zullen alle uren meegenomen in de berekening, ook eventuele overuren. Je kunt deze eenheid wel in een urendeclaratie selecteren.

Hoe voeg ik een looncomponent toe in de plaatsing met een afwijkend percentage (bv overwerkuren)?

In de plaatsing bij het tabblad 'Lonen en tarieven' kies je bij 'Looncomponenten' voor 'Nieuw', hier selecteer je 'uren'. Je krijgt nu het scherm 'Plaatsing-uurlonen' te zien en hier selecteer je het looncomponent dat je wilt toevoegen. Bijvoorbeeld het looncomponent 'Loon overwerkuren', je selecteert deze en dan kies je voor 'Selecteren'. Hier kun je een percentage voor de flexwerker en voor de relatie invoeren, bijvoorbeeld 150%. Bij 'Rekenwijze' kies je voor de rekenwijze die je hanteert.

Kies je hier voor 'Tarief' dan voer je het 100% tarief in.

Easyflex rekent zelf het tarief uit op basis van 150% en toont dit bij 'Resultaat'.

Tarievenschema is niet zichtbaar in de plaatsing, waar heeft dit mee te maken?

Bij het aanmaken van een tarievenschema kun je ervoor kiezen om een sector en/of functie toe te voegen aan het schema. Dit betekent dat dit schema alleen zichtbaar is als deze sector en/of functie in de plaatsing wordt gekozen. Als er meerdere schema's zijn aangemaakt wordt er bij het maken van de plaatsing gekeken naar het schema welke voldoet aan de meeste overeenkomsten. Deze opties worden getoond. Schema's met minder overeenkomsten worden dan niet meer getoond. Er wordt altijd eerst gekeken naar de sector en daarna naar de functie.

Urendeclaraties

Kan ik een urendeclaratie nog annuleren als ik eenmaal voor bewerken heb gekozen en op 'Gereed' heb gezet?

Nee, bij het invoeren van gegevens in een urendeclaratie worden deze gegevens direct naar de database weggeschreven, hierdoor is annuleren niet mogelijk. Je kunt de urendeclaratie wel de status 'Wachten' geven. Bij de verloning worden urendeclaraties met deze status niet verloond. Als je de declaratie niet mee wil laten gaan met verloning kun je kiezen voor 'Vervallen'.

Voorschot

Ik heb een voorschot ingegeven en een kwitantie aangemaakt. Nu wil ik graag de kwitantie nogmaals printen, is dat mogelijk?

Ja, dat is mogelijk. De voorschotkwitantie wordt opgeslagen in het documentenarchief bij de flexwerker.

Ik kan geen voorschot ingeven op de juiste urendeclaratie, hoe komt dit?

Wanneer de urendeclaratie de status 'Afgewikkeld' heeft kun je daarop geen voorschot meer ingeven. Wanneer een urendeclaratie de status 'Urendeclaratie ontbreekt', 'Gereed voor eindaccordering' of 'Wachten' heeft dan kun je er een voorschot op ingeven via de flexwerkers (tabblad voorschot).
TIP: Voor het verwerken van voorschotten kun je ook een extra looncomponent aanmaken onder 'Vergoedingen'. Je ben nu niet afhankelijk van de declaraties met de status 'Urendeclaratie ontbreekt'.

AOW-gerechtigde

Is het mogelijk om een flexwerker die AOW-gerechtigd is langer in fase A, ABU CAO te laten werken?

Ja, de ABU CAO heeft de volgende bepaling: in afwijking van het artikel 8.1 onder lid a,b, en d geldt voor uitzendkrachten die AOW-gerechtigd zijn dat de uitzendkracht werkzaam is in fase A zolang deze nog niet in meer dan 130 weken voor dezelfde uitzendonderneming heeft gewerkt. Zie ook de ABU CAO, artikel 8.1 lid d.

Wat gebeurt er met een flexwerker die AOW-gerechtigd is die werkzaam is volgens de NBBU CAO?

Flexwerkers die tijdens het dienstverband met de werkmaatschappij de AOW-gerechtigde leeftijd krijgen of hebben op moment van in dienst treden dienen ingedeeld te worden in de AOW-gerechtigde fase. De aanloop naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd duurt maximaal zeven jaar. Het uitzendbeding kan 130 weken worden toegepast, gevolgd door maximaal 18 uitzendovereenkomsten voor bepaalde tijd. Daarna volgt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Als de flexwerker reeds in fase 3 of 4 was ingedeeld op het moment dat hij AOW-gerechtigd werd, kan het uitzendbeding niet meer worden toegepast maar kunnen er in een periode van zeven jaar maximaal 28 uitzendovereenkomsten voor bepaalde tijd worden aangegaan. Daarna kan slechts een uitzendovereenkomst voor bepaalde tijd worden aangegaan.

Wat doet Easyflex als een flexwerker AOW-gerechtigd is?

- De kostprijs voor een AOW-gerechtigde is lager
- AOW-gerechtigde betalen, behalve Zvw, geen sociale verzekeringen
- AOW-gerechtigde zijn niet gebonden aan een minimumloon
- Er worden geen sociale lasten over reserveringen berekend voor een AOW-gerechtigde

Hoe werkt de premiekorting oudere werknemers?

Je in de volgende situaties recht op premiekorting oudere werknemers: Je neemt een uitkeringsgerechtigde in dienst die 56 jaar of ouder is (premiekorting in dienst nemen oudere werknemers).

De premiekorting in dienst nemen oudere werknemers geldt voor werknemers van 56 jaar of ouder die direct voor indiensttreding recht hadden op één van de volgende uitkeringen:
- Werkloosheidsuitkering
- Arbeidsongeschiktheidsuitkering
- Nabestaandenuitkering
- Inkomensondersteuning Wet Wajong
- Bijstandsuitkering

Wanneer je een werknemer in dienst neemt die recht heeft op de premiekorting 'In dienst nemen oudere werknemer', dan heb je bij een dienstverband van ten minste 36 uur per week recht op een premiekorting van € 7.000,- ( ) per jaar. Bij een dienstverband van minder dan 36 uur per week wordt de korting evenredig minder.

Deze premiekorting kun je toepassen zolang de dienstbetrekking bestaat, maar maximaal drie jaar.
Je hebt een werknemer van 62 jaar of ouder in dienst (premiekorting in dienst hebben oudere werknemers)
Wanneer je een werknemer in dienst heeft die 62 jaar of ouder is, dan heb bij een dienstverband van ten minste 36 uur per week recht op een premiekorting van maximaal € 2.750,- per jaar.
Je kunt deze premiekorting toepassen zolang de dienstbetrekking bestaat, maar uiterlijk totdat de werknemer AOW-gerechtigde wordt.

Wanneer je recht hebt op zowel de premiekorting 'In dienst nemen oudere werknemer' en 'In dienst hebben oudere werknemer' dien je in eerste instantie de premiekorting 'In dienst nemen oudere werknemer' te hanteren. Als je de premiekorting in dienst nemen oudere werknemers voor de maximale periode van drie jaar hebt toegepast, pas je daarna de premiekorting in dienst hebben oudere werknemers toe.

Hoe kan ik zien bij welke flexwerker de premiekorting ouderen behoort?

Om de premiekorting ouderen per flexwerker te zien kun je in Easyflex de volgende stappen ondernemen

1. Ga naar 'Frontoffice > Flexwerkers'. Kies bij 'Leeftijd' voor de zoekknop en geef in ieder geval een vanaf-datum in. Je ziet nu alle flexwerkers die bij deze selectie horen. 
2. Ga naar 'Frontoffice > Matching > Flexwerker handmatig > Selectieobject leeftijd m/v + status fw'. Wanneer de match gereed is, kun je zien welke flexwerkers bij de selectie behoren en hier b.v. een overzicht (CSV bestand) van aanmaken. 
3. Je kunt nu zelf controleren door naar het tabblad 'Loonspecificaties' van de flexwerker te gaan. Aan de rechterkant kun je dan de 'Journaalposten' raadplegen. Hier is de grootboekrekening terug te vinden, met het saldo wat er per verloning op deze grootboekrekening geboekt wordt.

Hoe wordt de premiekorting oudere werknemers verrekend in de loonaangifte?

Het totaal van de premiekortingen mag niet meer zijn dan de som van de volgende premies: basispremie WAO/WIA, de gedifferentieerde premie WGA, de premie WW-Awf, de Ufo-premie en de sectorpremie. Als het totaal van de premiekortingen in een aangiftetijdvak meer is dan het totaal van de te betalen premies, mag het niet-verrekende deel van die premiekortingen worden verrekend op een ander subnummer of periode.

Voor verrekenen wordt er eerst gekeken of er ruimte is in een ander subnummer. Wanneer hier geen ruimte is zal er gekeken worden of er ruimte is in een eerdere of latere periode. De werknemer voor wie je de premiekorting doorschuift, hoeft in dat eerdere of latere tijdvak niet in dienst geweest te zijn. Er mag niet doorgeschoven worden naar een volgend kalenderjaar.

Fasetelling of (stappen)historie

Ik moet de fasetelling aanpassen, hoe doe ik dat?

De huidige of meest recente stap (fasering) moet goed zijn om de telling in de toekomst op de juiste wijze te laten verlopen. Op tabblad 'Flexwerkers > Cao- overige' kun je de vorige en / of huidige stap(pen) aanpassen.

Als een flexwerker meer weken heeft gewerkt dan dat er in het systeem staan kun je dit handmatig aanpassen. Voer de periode waarover het gaat in op het tabblad 'Flexwerkers > Opvolgend werkgeverschap' en sla de gegevens op. Daarna open je het tabblad 'Flexwerkers > Cao - overige'. Middels de knop 'Historie' kun je nu een 'cao-stap' toevoegen zodat de fasetelling correct loopt.

Als de einddatum of begindatum van een Cao-stap niet juist is kun je deze wijzigingen op tabblad Flexwerkers > Cao - overige . Middels de knop 'Historie' kun je nu een 'cao-stap' toevoegen zodat de fasetelling correct loopt. Let erop dat de einddatum van de huidige stap altijd de dag van vandaag is.

Het is niet mogelijk om een stap te verwijderen indien hier een plaatsing of arbeidsovereenkomst aan is gekoppeld. Als de stap moet worden verwijderd dient eerst de plaatsing of de arbeidsovereenkomst te worden verwijderd. Het is niet mogelijk een plaatsing te verwijderen waarop is gewerkt. Na het verwijderen van de arbeidsovereenkomst op tabblad 'Flexwerkers > Cao overige' of de plaatsing kan de stap worden verwijderd op tabblad 'Flexwerkers > Cao - overige' . Middels de knop 'Historie' kun je nu de 'cao-stap' verwijderen.

Deeltijdbaan

Wanneer mag ik gebruik maken van de optie 'deeltijdbaan'?

Veel onduidelijkheid is er over het toepassen van de tijdvaktabel (week, 4-weken of maand) bij oproepkrachten. Heb je met iemand een nul-urencontract of een mondelinge overeenkomst dat je hem/haar per keer (avond, dagdeel of dag) kunt oproepen en de beloning geschiedt tegen een uurloon, dan ontstaat steeds per oproep een overeenkomst (van 1 dag) en dien je de dagtabel toe te passen. Ook wanneer je deze persoon elke week 3 keer oproept. Anders wordt het als je met iemand vooraf overeenkomt om de komende week 3 keer te komen werken. Er is nu sprake van een parttimer met een overeenkomst voor een week. In dit geval mag de weektabel worden toegepast. Het is daarom van belang dat je in de uitzend- of arbeidsovereenkomst onomstreden vastlegt wat je bent overeengekomen (uren, dagen en tijdvak).

Wanneer je bijvoorbeeld in een uitzend- of arbeidsovereenkomst vastlegt dat de persoon iedere week op dinsdag en vrijdag in totaal 16 uur werkt en dat er per 4-weken wordt betaald, dan kan de 4-weken-tabel worden gehanteerd. Er is hier dan sprake van een parttimer omdat vooraf het arbeidspatroon duidelijk is. Het doet er overigens niet toe of de werknemer binnen die periode regelmatig of onregelmatig werkt. Ter voorkoming van naheffingen adviseren wij je de hiervoor geldende regels strikt toe te passen. Volledigheidshalve verwijzen wij je naar het handboek loonheffingen 2009 (onder 7.3.3 -  uitzonderingen voor parttime werknemers ). Binnen Easyflex geef je met een vinkje bij 'Deeltijdbaan' aan of de tijdvaktabel, zoals vermeld achter “loontijdvak”, in alle situaties mag worden toegepast. Staat er geen vinkje, dan wordt afhankelijk van het aantal gewerkte dagen automatisch de tijdvaktabel of de dagtabel toegepast. Als gebruiker bepaal je dus zelf op basis van de gemaakte afspraken met de flexwerker of de tijdvaktabel of de dagtabel moet worden toegepast.

Jaarloon

Hoe wordt het jaarloon van een flexwerker berekend?

Wanneer er van een flexwerker geen historische loongegevens bekend zijn in Easyflex wordt het jaarloon op de volgende manier berekend:
Het uurloon van de eerste verloning in Easyflex x 2250.
2250 is gebaseerd op: 40 uur x 52 weken + 8% vakantiegeld = 2246.40. Wij ronden dit af naar 2250.

Verzekering

Wij willen gebruik gaan maken van Holland Zorg in Easyflex, worden de flexwerkers die al verzekerd zijn dan niet 2 keer aangemeld?

Wanneer je een koppeling maakt met Easyflex en Holland Zorg kan het zijn dat je flexwerkers verzekerd hebt bij Holland Zorg, deze flexwerkers zijn in Easyflex nog niet gekoppeld aan Holland Zorg. Wanneer je deze flexwerkers via Easyflex gaat aanmelden krijg je de melding dat deze flexwerker al is verzekerd. Om deze meldingen te voorkomen kun je de volgende stappen ondernemen:

- Je neemt contact op met Holland Zorg en je spreekt een datum af wanneer je alle flexwerkers, die reeds bekend zijn bij Holland Zorg, nogmaals aan gaat melden.
- Je kunt op deze dag alle flexwerkers die reeds bekend zijn bij Holland Zorg alsnog aanmelden via Easyflex, dit bestand kan door Holland Zorg in één keer verwijderd worden zodat niemand twee keer wordt aangemeld.
- Alle flexwerkers die nog niet verzekerd zijn bij Holland Zorg kun je de dag erna aanmelden, deze flexwerkers zullen dan automatisch worden.