(2021-24) FAQ Middelenregistratie

Waarvoor wordt middelenregistratie gebruikt? 

Het registreren van diverse middelen die worden uitgegeven zoals auto's, tankpassen, gereedschap, huizen en kamers. Door dit in Easyflex te registreren wordt het duidelijk wie, wanneer, welk middel tot zijn/haar beschikking heeft. Daarnaast wordt het in de toekomst ook mogelijk om te signaleren op allerlei zaken m.b.t. middelenregistratie.

Wat betekenen de opties in 'Beheer > Middelenregistratie' bij 'Tonen als veld'?

De velden 'Aanschafwaarde', 'Restwaarde' en 'Levensduur' zijn alvast gemaakt om in de toekomst bijvoorbeeld de middelen ook af te kunnen schrijven in de boekhouding. Op dit moment kun je ze gebruiken als registratievelden.

Kan ik de gegevens van een soort middel nog wijzigen?

Het is alleen mogelijk om wijzigingen door te voeren als er geen middelen (Backoffice > Middelenregistratie) voor het soort middel aanwezig zijn. 

Kan ik een soort middel verwijderen?

Het is alleen mogelijk om een soort middel te verwijderen als er geen middelen (Backoffice > Middelenregistratie) voor het soort middel aanwezig zijn. 

Kan ik instellen dat niet iedereen een bepaald middel mag uitgeven? 

Dat kan door een autorisatie vast te leggen bij het soort middel in 'Beheer > Middelenregistratie'. Selecteer hiervoor de soort die je wil autoriseren en ga naar het tabblad 'Beheer'. Hier kun je bij 'Koppeling flexwerker' een autorisatie vastleggen.

Kan ik ook een middel vastleggen zonder een inhouding op de loonstrook te doen? 

Ja, het is mogelijk om alleen het middel te registreren zonder een inhouding op de loonstrook. Hiervoor is het belangrijk dat er in 'Beheer > Middelenregistratie' geen looncomponent wordt gekoppeld aan het soort middel. 

Kan ik de inhouding van het middel ook factureren aan de relatie? 

Dit is afhankelijk van de instelling van de inhouding. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Inhoudingen' is het looncomponent vastgelegd met een instelling voor de facturatie. Hierbij kan gekozen worden voor de volgende opties:

• Nee 
• Ja (factuur) 
• Ja (subsidie) 
• Ja (klantverrekening) 

Wanneer je kiest voor 'Ja (factuur)' dan wordt het bedrag gefactureerd aan de relatie. Wanner je kiest voor 'Ja (klantverrekening)' dan wordt het bedrag in mindering gebracht op de factuur. 

Wat gebeurt er als ik een middel in de backoffice verwijderen?

In de backoffice kun je een middel alleen verwijderen als er geen actieve of toekomstige koppelingen met flexwerkers zijn. Koppelingen uit het verleden blijven zichtbaar bij de flexwerker op het tabblad 'Middelregistratie' zichtbaar.

Kan ik de gegevens van een middel nog wijzigen?

Heeft het middel alleen koppelingen in het verleden dan kun je de inhouding en het aantal beschikbaar wijzigen. Indien het middel een actieve en/of toekomstige koppeling heeft bij een flexwerker dan kun je alleen het aantal beschikbaar, indien het middel vaker beschikbaar is, wijzigen.

Waarom kan ik in 'Backoffice > Middelenregistratie' geen bedrag ingeven? 

Het is alleen mogelijk om een bedrag in te geven wanneer er in 'Beheer > Middelenregistratie' er een looncomponent is gekoppeld aan het middel. Dit looncomponent wordt namelijk gebruikt tijdens de verloning en hierop wordt de inhouding geboekt. 

Waarom kan ik het aantal bij een van een middel niet wijzigen, veld blijft disabled?

Indien het veld aantal disabled betekent dit dat er koppelingen in de toekomst zijn daardoor het aantal niet gewijzigd kan worden. Om het aantal te kunnen wijzigen dienen deze koppelingen eerst verwijderd te worden.

Waarom komt de zoekfunctie voor het koppelen van een middel niet beschikbaar?

Nadat je hebt gekozen voor 'Nieuw' dien je eerst de uitgiftedatum in te vullen en een enter te gebruiken.

Wat gebeurt er als ik een middel bij de flexwerker verwijder?

Je kunt het middel bij de flexwerker altijd verwijderen. Reeds verloonde declaraties worden niet automatisch gecorrigeerd, dit dien je handmatig te doen. Bestaande urendeclaraties dienen met 'declaratie herstellen' bijgewerkt te worden.

Kan ik de getoonde inhouding van een gekoppeld middel bij de flexwerker nog wijzigen?

De inhouding kun je bij de flexwerker niet wijzigen. Het wijzigen van de inhouding bij het middel in 'Backoffice > Middelenregistratie' doen en is alleen mogelijk als er geen actieve of toekomstige koppelingen zijn.

Hoe kan ik de verloning met een foutief middel corrigeren? 

Het is niet mogelijk om dit te herrekenen. Je kunt de urendeclaratie volledig terugboeken met daarin de foutieve inhouding, vervolgens verlonen en opnieuw opboeken zonder het middel. 

De inhouding die is gekoppeld aan het middel komt niet naar voren in de urendeclaratie, hoe kan dat?

Na het toevoegen van het middel bij de flexwerker op het tabblad 'Middelenregistratie' is het noodzakelijk om de urendeclaraties te herstellen die reeds bestaan. Pas na het herstellen van de urendeclaratie wordt de inhouding toegevoegd aan de urendeclaratie. Urendeclaraties die later automatisch door Easyflex worden aangemaakt nemen wel automatisch de inhouding mee. Controleer ook altijd de ingangsdatum van het middel. Het kan zijn dat deze later ligt dan het tijdvak van de urendeclaratie die je bekijkt.

Kan ik een middel toekennen aan meerdere flexwerkers tegelijkertijd?

Ja, dat kan. In matching is een batch actie 'Middelenregistratie' gemaakt om het gewenste middel aan de geselecteerde match te koppelen. Met de batchactie kun je ook voor de geselecteerde match een koppeling van een middel beëindigen.

Kan ik een tegelijkertijd van een selectie flexwerkers een koppeling beëindigen?

Ja, dat kan. In matching is een batch actie 'Middelenregistratie' gemaakt om bij van de geselecteerde match de koppeling met middel te beëindigen. Met de batchactie kun je ook voor de geselecteerde match een middel toekennen.

Kan ik zien welke flexwerkers een gekoppeld middel hebben?

Dit is mogelijk via matching. Met het selectieobject 'Middelen' kun je een match maken van alle flexwerkers gekoppeld aan een bepaald middel. Via uitvoer samenstellen kun je de informatie omtrent de koppeling toevoegen aan het resultaat.  Daarnaast kun je ook met het overzicht 'Middelen' een overzicht krijgen van alle koppelingen.

Kan ik ook een overzicht maken waarop ik kan zien welke middelen aan welke flexwerkers zijn uitgegeven? 

Het overzicht 'Middelen' is beschikbaar gemaakt om de middelenregistratie op bij te houden. Daarnaast is er ook een matchobject in 'Frontoffice > Matching' waarmee je door middel van een batch actie een middel kan koppelen aan een groep flexwerker of een middel bij meerdere flexwerkers kan beëindigen.