(2021-15) Betalingen / verloningen
Hoe kan ik feestdag doorbetalen aan een flexwerker met een contract?
Vanaf 2018 is er een nieuwe mogelijkheid om feestdaguren voor flexwerkers met een contract door te betalen.
1. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’.
- Maak een nieuw looncomponent aan bij 'Loon overwerkuren’.
- Noem deze bijvoorbeeld 'Doorbetaling FD/KV’.
- Kies bij 'Reserveren over basisdeel en toeslagdeel’ voor 'Nee’.
- Kies bij 'Vakantiegeld reserveren over’ voor 'Basisdeel’.
2. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten’
- Vink het looncomponent 'Doorbetaling FD/KV’ aan bij de aftrekposten (StiPP Basis, StiPP Plus, APG).
- Let op! Het gaat hier om het looncomponent 'Doorbetaling FD/KV’ dat onder 'Loon overwerkuren’ staat.
3. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers’
- Klik bij ruilvoet op 'Detail’ en kies bij dit looncomponent bij 'Ruilvoet WML’, 'Ruilvoet basis’ en 'Ruilvoet toeslag’ voor 'Niet uitruilen’.
Flexwerker heeft nog geen rekeningnummer maar ik wil geen kasbetaling instellen, hoe kan ik dit doen?
Indien je tijdelijk kas betalingen wilt voorkomen zijn er twee opties:
1. Voer bij de flexwerker een rekeningnummer in van je eigen bedrijf. Zet bij 'Kenmerk' bijvoorbeeld de naam van de flexwerker. Je kunt dan wanneer de flexwerker een eigen rekeningnummer heeft vanaf deze rekening het bedrag overmaken.
2. Ook kan het gedaan worden door de betaalfrequentie op bijvoorbeeld 4-weken of maand te zetten en daarna de blokkering aan te zetten bij de flexwerker. Tot het moment van aanmaken van het betaalbestand van 4 weken of maand kan dan tussentijds nog de betalingswijze aangepast worden. Aandachtspunt: Blokkeer je de kasbetaling en blijft de betaalfrequentie op week staan en er wordt een betaallijst per week gedraaid, dan zal bij latere vrijgave toch een kasbetaling worden aangemaakt ongeacht of er nu een bankrekening ingegeven is.
Een flexwerker heeft geld teruggestort maar hoe moet ik dit verwerken in Easyflex?
Als een flexwerker geld terug stort dan kun je dit 'verrekenen' door een nieuw looncomponent aan te maken bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten', en noemt deze bijvoorbeeld 'Terugbetaald geld'. Je voert dit looncomponent in als 'Inhouding'. Het betreft hier een onbelaste negatieve inhouding. In de urendeclaratie kun je het bedrag wat de flexwerker heeft teruggestort nu als negatieve inhouding ingeven. De bedragen worden met elkaar verrekend.
Ik heb een te hoog bedrag verloond, het is echter nog niet betaalbaar gesteld
Omdat je het SEPA betaalbestand inmiddels hebt aangemaakt wordt dit door Easyflex gezien als reeds betaald. Dit bedrag zou normaliter verrekend gaan worden met de flexwerker. Je moet er nu voor zorgen dat er niets verrekend gaat worden omdat de flexwerker ook niets betaalt heeft gekregen. Hiervoor maak je een nieuw looncomponent aan bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Je voert dit looncomponent in als 'Inhouding'. Het betreft hier een onbelast inhouding. In de urendeclaratie kun je het betreffende bedrag als inhouding ingeven. De bedragen worden met elkaar verrekend. Denk eraan een correctie boeking te maken in je financiële administratie!
De flexwerker heeft dubbel betaald gekregen hoe los ik dit op?
Wanneer een flexwerker dubbel betaald heeft gekregen omdat je hem/haar per kas en middels het SEPA betaalbestand hebt betaald adviseren wij je de flexwerker één betaling terug te laten storten. Je hoeft nu geen correcties te maken in Easyflex.
Kan ik flexwerkers uitbetalen middels de Moneycard van de Rabobank?
Het is mogelijk om via Easyflex flexwerkers uit te betalen die in het bezit zijn van een Moneycard. Hiervoor doe je het volgende:
1. Bij 'Frontoffice > Flexwerkers > Betalingen' voer je bij betaalwijze 'Bank binnenland' in
2. Bij rekeningnummer voer je het moneycardrekeningnummer in (Algemene rekening)
3. Bij kenmerk voer je het unieke 'moneycard' nummer in van de flexwerker, altijd beginnend met de letters SAL gevolgd door het nummer
4. Vink nu de optie 'Extra betaalkenmerk' uit
Het loon wordt nu overgemaakt naar de moneycard rekening en de flexwerker kan nu zijn moneycard gebruiken om geld op te nemen.
Kunnen geblokkeerde bedragen verrekend worden met openstaande negatieve bedragen?
Geblokkeerde bedragen die gedeblokkeerd worden kunnen niet verrekend worden met negatieve bedragen bij een flexwerker.
Welke handelingen dien ik uit te voeren voor het verlonen en factureren?
Om het verlonen van flexwerkers overzichtelijker te maken hebben we de stappen in het kort op een rijtje gezet:
1. Allereerst voer je alle uren voor de flexwerkers in. Om een declaratie te kunnen verlonen moet deze volledig geaccordeerd zijn.
2. Ter controle kun je het overzicht 'Urendeclaraties' aanmaken in 'Backoffice > Overzichten'. Dit is niet verplicht maar zo kun je wel alle uren controleren die klaar staan voor de verloning/facturatie.
3. Maak nu het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan in 'Backoffice > Overzichten'. Dit overzicht maakt loonstroken en facturen aan. Ga verder met stap 4 als het overzicht klaar is.
4. Je kunt nu het overzicht 'Betalingen (saldilijst)' aanmaken om te controleren welke betalingen er klaar staan. Ook dit is niet verplicht, maar wel handig!
5. Nadat de betalingen zijn gecontroleerd kan het overzicht 'Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)' worden aangemaakt. Dit is een SEPA bestand en kan ingelezen worden in je bankprogramma.
6. Nu er is verloond en gefactureerd kunnen de loonstroken en facturen worden verwerkt. Dit kan het met overzicht 'Facturen relaties' en 'Loonspecificaties flexwerker'.
Hoe betaal ik het vakantiegeld uit?
Één keer per jaar ben je verplicht het vakantiegeld uit te betalen aan je flexwerkers. Wanneer dit is kun je terugvinden in je CAO. Om alle flexwerkers in een keer het vakantiegeld uit te betalen kun je de volgende stappen volgen: 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen'. Je maakt een nieuw overzicht aan. Voor meer informatie over het aanmaken van dit overzicht, klik hier.
Als het vakantiegeld wordt uitbetaald aan de flexwerker wordt er opeens veel meer loonheffing ingehouden?
Je houdt de loonheffingen in op het tijdstip dat de werknemer zijn loon geniet. Dit heet ook wel het genietingsmoment. Kort gezegd is dit het moment waarop de werknemer over het loon kan beschikken. Wanneer er in een loontijdvak van een week (genietingsmoment) vakantiegeld en loon voor gewerkte uren wordt uitbetaald dan is het totaal verdiende salaris hoger dan wanneer er alleen loon voor gewerkte uren wordt betaald. Daarbij wordt vakantiegeld in de meeste gevallen zwaarder belast dan gewerkte uren. Doordat het totale salaris hoger is wordt de in te houden loonheffing ook hoger en moet de flexwerker meer loonheffing afdragen aan de Belastingdienst. De loonheffing die wordt ingehouden voor gewerkte uren is altijd afkomstig uit de witte tabel. Voor meer informatie: zie www.belastingdienst.nl.
Als je in een urendeclaratie alléén reserveringen uitbetaald via het tabblad 'Reserveringen' dan wordt altijd de tabel bijzondere beloningen toegepast. Als je dit wilt voorkomen dien je in ieder geval een waarde (minuut of uur) uit te betalen via de kolommen 'VD' en 'KV' e.d. op tabblad 'Urenspecificatie' in de declaratie. De reden hiervan is de uitbetaling via het tabblad 'Reserveringen' als 'extra' loon wordt gezien. De fiscus bepaalt nu dat de tabel bijzondere beloningen moet worden toegepast.
Wij hebben het vakantiegeld uitbetaald aan een flexwerker en het gehele bedrag wordt als loonbeslag overgemaakt aan de belastingdienst, klopt dat wel?
Als de aflossingswijze van het loonbeslag 'Beslagvrije voet' is wordt de wettelijke regeling gevolgd. Dit betekent dat alle extra betalingen (vakantiegeld en overwerkuren) worden gebruikt voor het loonbeslag. Als er alleen maar vakantiegeld of overwerkuren wordt uitbetaald wordt dit totale bedrag gebruikt voor het loonbeslag. Wordt er naast vakantiegeld of overwerkuren ook nog loon normale uren uitbetaald dan wordt het vakantiegeld of overwerkuren verhoudingsgewijs gebruikt voor het loonbeslag.
Bijvoorbeeld: er wordt € 100 loon normale uren uitbetaald en € 50 vakantiegeld. Het totaal brutoloon is € 150 en het totaal netto loon is € 75. Het vakantiegeld is in verhouding 1/3e van het totaal bruto loon. Er wordt vervolgens van het netto loon 1/3e gebruikt voor het loonbeslag, dus € 25.
loon normale uren | € 100 |
vakantiegeld | € 50 (1/3e van het totaal bruto loon) |
------------------------------ + totaal bruto loon | ----------+ € 150 |
totaal netto loon | € 75 |
gebruikt voor het loonbeslag | € 25 (1/3e van het totaal netto loon) |
Deze berekening wordt altijd uitgevoerd, hierna wordt pas gekeken naar de beslagvrije voet. Het kan dus zijn dat het bedrag dat wordt uitbetaald lager is dan de vastgelegde beslagvrije voet. Als er alleen vakantiegeld wordt uitbetaald, bijvoorbeeld € 350 wordt dit gehele bedrag gebruikt voor het loonbeslag.
Als de aflossingswijze van het loonbeslag 'Vast bedrag' is wordt er bij de uitbetaling van vakantiegeld of overwerkuren helemaal niets gebruikt voor het loonbeslag. De flexwerker ontvangt deze betalingen op de reguliere wijze. Bijvoorbeeld er moet wekelijks een vast bedrag van €25 overg