(2021-05) Mailservers

Op dit tabblad dien je de smtp serveradressen van de te gebruiken mailservers vast te leggen als je de mogelijkheid wilt om documenten vanuit Easyflex geautomatiseerd te e-mailen. Voor een mobiele werkplek kan bijvoorbeeld een laptop met een UMTS kaart worden gebruikt. De UMTS kaart is dan de identificatiebron en je legt voor die bron het smtp serveradres vast. Een inhouse werkplek bij een relatie zou ook als mobiele werkplek kunnen worden aangemerkt. De bedrijfsnaam van die relatie kan dan bijvoorbeeld als bron worden opgenomen. Verder dien je het smtp serveradres van de relatie vast te leggen. Ook kan het smtp serveradres van bijvoorbeeld Gmail worden vastgelegd. Alle e-mailberichten die via mobiele werkplekken zijn verstuurd maken dan gebruik van het opgegeven serveradres.

Voor een goede ondersteuning van alle functionaliteiten van Easyflex is het van groot belang dat de medewerker precies aangeeft vanuit welke locatie op dat moment werkzaamheden worden verricht. Deze werklocatie kan op elk moment door de medewerker worden gewijzigd (Mijn gegevens > Werklocatie).

Overzicht mailservers

Op het scherm verschijnt een overzicht van alle vastgelegde serveradressen van de mailservers. Door het activeren van de knoppen 'Nieuw', 'Wijzigen' of 'Verwijderen' kun je de serveradressen van de mailservers toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Nieuwe of gewijzigde gegevens worden pas opgeslagen nadat de knop 'Opslaan' is geactiveerd. Indien je kiest voor het verwijderen van een serveradres worden de te verwijderen gegevens eerst op het scherm getoond. Wanneer je nu de knop 'Verwijderen' activeert, toont Easyflex je een controle vraag: 'Weet je zeker dat je dit serveradres wilt verwijderen?'. Pas na het activeren van de knop 'Ja' worden de gegevens daadwerkelijk verwijderd.

Let op: Bij het toevoegen van een mailserver of het wijzigen van een bestaande mailserver moet de gebruiker uit- en inloggen. Pas op dat moment wordt de nieuwe mailserver gebruikt om daadwerkelijk mails te verzenden.

Vastleggen mailserver

Identificatie (verplicht)

In dit veld leg je een naam vast ter aanduiding van de te gebruiken mailservers. De naam moet zodanig gekozen worden dat het voor de medewerker duidelijk is welke mailserver precies wordt bedoeld. Iedere naam moet uniek zijn.

Mail serveradres (verplicht)

In dit veld leg je de naam van het e-mail serveradres vast. Het is de naam die je van je e-mailprovider hebt ontvangen voor uitgaande e-mails. In de meeste gevallen begint deze naam met smtp gevolgd door een punt en de domeinnaam van je provider.

Bijvoorbeeld: smtp.xs4all.nl & smtp.gmail.com

Poort

In dit veld staat standaard poort 25 getoond. Als je kiest voor de optie 'Beveiligde verbinding (SSL)' dan zal poort 465 automatisch worden getoond. Het is mogelijk dat je systeembeheerder een andere poort dan standaard wordt gebruikt heeft toegewezen voor het versturen van e-mail. In dat geval kun je zelf het juiste poortnummer ingeven.

Authenticatie

Het is mogelijk om een beveiligde mailserver te benaderen. Om een beveiligde mailserver te benaderen dien je je te authenticeren met een gebruikersnaam en wachtwoord.

Je hebt de keuze uit:

• Geen
• Centraal
• Per medewerker

Je kunt kiezen voor 'Geen' als er geen gebruikersnaam en wachtwoord nodig zijn om gebruik te kunnen maken van de mailserver. Als je kiest voor 'Centraal' dien je in dit scherm de gebruikersnaam en het wachtwoord vast te leggen. Met deze instellingen zullen de e-mails worden verstuurd. Met de keuze 'Per medewerker' dient iedere medewerker in 'Mijn gegevens > Werklocatie' hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord voor de mailserver in te geven.

Instellingen testen

Wanneer je de knop 'Test e-mail versturen' activeert wordt er een e-mail verstuurd naar het algemene e-mailadres van het bedrijf met behulp van de huidige instellingen. Je krijgt een melding als het versturen is geslaagd. Als het versturen van de e-mail niet lukt wordt er een foutmelding getoond. Zodra er contact kan worden gemaakt met de mailserver komt er een 'Detail' knop in het scherm die het mogelijk maakt om de daadwerkelijke communicatie met de mailserver weer te geven. De detail knop op het foutmeldingen scherm maakt een log veld zichtbaar en onzichtbaar bij het activeren. Dit is voor de technische ondersteuning vanuit Service Center en voor je eigen systeembeheerders.