Document toolboxDocument toolbox

(2021-05) Identiteitsgegevens

Owned by Kim de Lange
Jan 18, 2019
7 min read

Op dit tabblad worden de identiteitsgegevens van de flexwerker vastgelegd. De gegevens zijn ingedeeld in aantal velden.
Persoonsidentificatie

Nationaliteit
Easyflex vult de nationaliteit automatisch met 'onbekend'. Je kunt deze optie wijzigen door de knop ' zoeken' te activeren en een ander land te kiezen. Gezocht kan worden op:

  • landnaam NL; de nederlandse schrijfwijze van het land, bijvoorbeeld Turkije (Turkije)
  • landcode; de officiële afkorting van het land, bijvoorbeeld SE (Sverige = Zweden)
  • landnaam Lokaal; de lokale schrijfwijze van het land, bijvoorbeeld Soomaaliya (Somalië)

De nationaliteit is niet verplicht in combinatie met de overige identiteitsgegevens en kan ook apart verwijderd worden. Het verwijderen van de nationaliteit doe je door de landcode, bijvoorbeeld 'NL', te verwijderen. De nationaliteit wordt niet verwijderd met de knop 'Verwijderen'.

Identificatiebewijs
In dit veld kun je aangeven met welk document de flexwerker zichzelf heeft gelegitimeerd. Je hebt de keuze uit de volgende mogelijkheden:

  • Paspoort
  • Toeristenkaart
  • Gemeentelijke identiteitskaart
  • Verblijfsdocument
  • Paspoort met vergunning tot verblijf
  • Vluchtelingenpaspoort
  • Vreemdelingenpaspoort
  • W-document asielzoekers
  • Overig document
  • Document uit conversie (wanneer er een conversie heeft plaatsgevonden en de identiteit van het document kan niet worden achterhaald, toont Easyflex deze melding)

Bij het maken van een eerste plaatsing bij een flexwerker heb je een geldig ID bewijs nodig, behalve als je het anoniementarief hebt geselecteerd. Indien de flexwerker binnen de afgelopen 5 jaar verloond is, dan is er geen geldig ID bewijs nodig. Als de flexwerker langer dan 5 jaar niet verloond is, dan is we weer een geldig ID bewijs nodig. Ook hier als uitzondering het anoniementarief.

Nummer / Geldig tot
In dit veld geef je het nummer in van het identificatiebewijs. Tevens geef je aan tot wanneer dit identificatiebewijs geldig is. De geldigheidsdatum moet als volgt worden ingegeven: dd-mm-jjjj.

Dossiernummer
Een dossiernummer kun je gebruiken om een eigen specifiek nummer aan een flexwerker toe te kennen. In het selectiescherm kun je een flexwerker zoeken op zijn/haar dossiernummer.

Met de knop 'Prullenbak' verwijder je alle gegevens van de persoonsidentificatie. Eventuele vastgelegde persoonsidentificatie documenten worden ook direct verwijderd.


Gegevens geboorteregister

Geboortedatum
Je dient in dit veld de geboortedatum van de flexwerker in te geven. De geboortedatum moet als volgt worden ingegeven: dd-mm-jjjj. Als de geboortedatum niet was ingevuld bij het openen van dit tabblad, kun je het tabblad ook weer sluiten zonder geboortedatum. Heb je echter eenmaal een geboortedatum ingegeven, moet bij het sluiten van dit tabblad altijd een geboortedatum ingevuld staan. De geboortedatum mag niet resulteren in een leeftijd jonger dan 14 jaar en mag niet liggen vóór 01-01-1900.

Geboorteland
Easyflex vult het geboorteland automatisch op basis van het land van het domicilieadres. Je kunt deze optie wijzigen door de knop ' zoeken' te activeren en een ander land te kiezen. Gezocht kan worden op:

  • landnaam NL; de nederlandse schrijfwijze van het land, bijvoorbeeld Turkije (Turkije)
  • landcode; de officiële afkorting van het land, bijvoorbeeld SE (Sverige = Zweden)
  • landnaam Lokaal; de lokale schrijfwijze van het land, bijvoorbeeld Soomaaliya (Somalië)

Het geboorteland is geen verplicht veld. Je kunt het geboorteland wijzigen of verwijderen.

Geboorteplaats
In dit veld kun je de geboorteplaats van de flexwerker ingeven. De geboorteplaats kun je overnemen van het domicilieadres, hiervoor activeer je het pijltje. Is de geboorteplaats niet dezelfde plaats als de plaats van het domiclieadres kun je met de knop ' zoeken' de geboorteplaats selecteren. Easyflex toont je het scherm 'opvragen straat en woonplaats'. Hierin zijn alle straten, postcodes en woonplaatsen van Nederland opgenomen. Ook kun je vrije tekst ingeven om de geboorteplaats vast te leggen. Het invullen van de geboorteplaats is niet verplicht en dus kan de plaats na invullen verwijderd worden.


Verblijfsvergunning

Afgegeven door/op
Je kunt hier ingeven door wie de verblijfsvergunning is afgegeven en wanneer.

Nummer / Geldig tot
Indien je een verblijfsvergunning hebt ingegeven, dien je hier het nummer van deze vergunning en de geldigheidsdatum in te geven.

Met de knop 'Prullenbak' verwijder je alle gegevens van de verblijfsvergunning. Eventuele vastgelegde verblijfsvergunning documenten worden ook direct verwijderd.


Tewerkstellingsvergunning

Afgegeven door/op
Je kunt hier ingeven door wie de verblijfsvergunning is afgegeven en wanneer.

Nummer / Geldig tot
Indien je een verblijfsvergunning hebt ingegeven, dien je hier het nummer van deze vergunning en de geldigheidsdatum in te geven.


Controle op verblijfsvergunning en/of tewerkstellingsvergunning
Easyflex controleert aan de hand van de nationaliteit van de flexwerker of een verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunning verplicht is. Bij het draaien van de controlelijst van de flexwerkers worden eventuele problemen en/of waarschuwingen getoond. Deze controle wordt uitgevoerd volgens de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV). Het uitgangspunt van de WAV is dat het een werkgever verboden is een vreemdeling in Nederland arbeid te laten verrichten zonder een tewerkstellingsvergunning. De tewerkstellingsvergunning dient aangevraagd te worden door de werkgever. Bij uitzendbureaus is niet het uitzendbureau maar de feitelijke werkgever (inlener) verplicht een tewerkstellingsvergunning aan te vragen. Bij het geheel ontbreken van een tewerkstellingsvergunning wordt door de Arbeidsinspectie zowel de inlener als het uitzendbureau beboet. Daarom moet ook het uitzendbureau controleren of de flexwerker een tewerkstellingsvergunning nodig heeft. De WAV kent op de hoofdregel een aantal uitzonderingsgevallen, voor deze uitzonderingsgevallen is geen tewerkstellingsvergunning nodig:

  • onderdanen van de EU/EER
  • buitenlandse werknemers die beschikken over een geldige verblijfsvergunning als zelfstandige en die als zelfstandige voor een opdrachtgever willen werken
  • buitenlandse werknemers met een geldige verblijfsvergunning met op de achterkant een aantekening waaruit blijkt dat ze vrij arbeid mogen verrichten (dit zijn vrijwel alle buitenlandse werknemers die gedurende drie jaar legaal in Nederland verblijven)
  • vreemdelingen van wie volgens bepalingen vastgesteld bij overeenkomst met andere landen geen tewerkstellingsvergunning mag worden verlangd
  • buitenlandse werknemers met een verblijfsvergunning met op de achterkant de aantekening 'kennismigrant'
  • dienstverleners uit de EU/EER die met eigen personeel een dienst in Nederland verrichten

Voor alle andere buitenlandse werknemers moet de werkgever/inlener dus wel een tewerkstellingsvergunning vragen.

Op 1 mei 2007 gaan de grenzen open voor werknemers uit de nieuwe EU-landen Polen, Slowakije, Hongarije, Tsjechië, Slovenië, Estland, Letland en Litouwen. Werkgevers hoeven voortaan geen tewerkstellingsvergunning meer aan te vragen voor werknemers uit Polen en andere landen uit Midden- en Oost-Europa die op 1 mei 2004 toetraden tot de Europese Unie.

Rijbewijs

Categorieën
Je kunt hier ingeven welk rijbewijs de flexwerker bezit. De beschikbare categorieën zijn:

  • A < = 25 kW
    motor (licht)
  • A >25 kW
    motor (zwaar en alleen te selecteren wanneer ook rijbewijs A < = 25 kW is geselecteerd)
  • B
    personen auto
  • C
    klein vrachtwagen
  • D
    bus
  • BE (alleen te selecteren wanneer ook rijbewijs B is geselecteerd)
    auto + aanhanger
  • CE (alleen te selecteren wanneer ook rijbewijs C is geselecteerd)
    groot vrachtwagen
  • DE (alleen te selecteren wanneer ook rijbewijs D is geselecteerd)
    bus + aanhanger
  • AM
    Bromfiets / snorfiets of brommobiel

Nummer / Geldig tot
Wanneer je een rijbewijs hebt vastgelegd, kun je hier het nummer van dit rijbewijs en de geldigheidsdatum ingeven. Als je het rijbewijs nummer ingeeft is de geldigheidsdatum optioneel (buitenlandse rijbewijs hebben vaak geen einddatum). Als ujede geldigheidsdatum ingeeft is het rijbewijs nummer verplicht.

Met de knop 'Prullenbak' verwijder je alle gegevens van het rijbewijs. Eventuele vastgelegde rijbewijs documenten worden ook direct verwijderd.


Vervoer

Beschikking over
In dit veld kun je aangeven over welk vervoer de flexwerker beschikt. Je hebt de keuze uit:

Invoegen documenten
Het is mogelijk om van een aantal documenten een kopie vast te leggen, dit geldt voor de volgende documenten:

  • Identificatiebewijs
  • Verblijfsvergunning
  • Tewerkstellingsvergunning
  • Rijbewijs

Je kunt alleen een document vastleggen wanneer je ook daadwerkelijk gegevens voor het betreffende document hebt vastgelegd. Je kunt bijvoorbeeld geen rijbewijs invoegen wanneer je bij 'Rijbewijs' geen gegevens hebt ingegeven. Voor deze documenten zijn vensters aanwezig, wanneer er een foto, logo of bestand is vastgelegd, toont Easyflex in het betreffende venster de melding 'Toon afbeelding'. Wanneer je klikt op deze melding, wordt de vastgelegde afbeelding getoond. 

Het is mogelijk om per document meerdere afbeeldingen vast te leggen. Zo kun je de voor- en achterkant van een document vastleggen en opvragen. Je kunt het bestand direct vastleggen middels een scanner of webcam (het document wordt direct in Easyflex geïmporteerd), een afbeelding plakken of importeren vanaf je harde schijf. Tevens is het mogelijk om vastgelegde afbeeldingen te verplaatsen naar het documentenarchief van de flexwerker of terug naar je harde schijf, waardoor je deze ook kunt afdrukken.

Alle wijzigingen omtrent het vastleggen en verwijderen van een afbeelding worden vastgelegd binnen ' notificaties' met de melding 'Document(en) identificatiegegevens gewijzigd'. Onder detailinformatie wordt vermeld of een afbeelding is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Archiveren' wordt bepaald in welke documentmap de verwijderde en/of gewijzigde documenten worden gearchiveerd. Zo kunnen documenten altijd nog worden bewaard. Dit is vooral handig wanneer er per ongeluk iets wordt verwijderd en/of gewijzigd.

Middels de knoppen importeren- en exporteren bestand heb je de mogelijkheden om jouw documenten vast te leggen en/of te exporteren.

DataChecker
Met de knop DataChecker (voorheen IDChecker) kun je een nieuwe scan maken en aanleveren voor controle.