(2021-14) Uitbetalen van reserveringen

Met het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' is het mogelijk om de gewenste reserveringen onder de gewenste condities voor alle flexwerkers uit te betalen. Door middel van de instellingen van het overzicht kun je precies aangeven wat je wel en niet wenst uit te betalen en onder welke condities dit moet gebeuren. Op basis van de instellingen die zijn gekozen, wordt er automatisch een aanvraag, een plaatsing en een urendeclaratie aangemaakt.

Uitbetalen van vakantiegeld

Stap 1: Maak het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' aan

Maak het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' aan via 'Backoffice > Overzichten'. Wanneer dit overzicht niet beschikbaar is, controleer dan 'Beheer > Aansturing overzichten'.

Stap 2: Maak een keuze tussen flexwerkers of vaste medewerkers

Stap 3: Maak een rapportkeuze

Bij de rapportkeuze krijg je een keuze uit de volgende mogelijkheden:

Uitbetalen: de reserveringen worden bij iedereen met een saldo uitbetaald
Uitbetalen indien gewerkt in periode: de reserveringen worden uitbetaald bij iedereen die in een bepaalde periode wel heeft gewerkt
Uitbetalen indien niet gewerkt in periode: de reserveringen worden uitbetaald bij iedereen die in een bepaalde periode niet heeft gewerkt

Stap 4: Vul een keuze in achter het veld 'Aantal weken'

Geef bij 'Aantal weken' in hoeveel weken de medewerker wel of niet gewerkt moet hebben om de reserveringen uit te betalen (indien er niet is gekozen voor 'Uitbetalen') en vink de betreffende reservering vervolgens aan.

Stap 5: Selecteer bij 'uit te betalen' het vakantiegeld door het vinkje aan te laten staan

Stap 6: Selecteer een relatie

Wij adviseren je een relatie aan te maken onder je eigen bedrijfsnaam of bijvoorbeeld met de naam 'Uitbetaling reserveringen' en deze te selecteren. Als functie adviseren wij je de functie 'Uitbetaling van Reserveringen' te selecteren.

Stap 7: Selecteer de periode voor verwerking

Vervolgens kun je aangeven voor welke verwerkingsweek de declaraties moeten worden afgewikkeld. Het overzicht maakt voor alle flexwerkers die als resultaat naar voren komen een urendeclaratie aan die automatisch met de verloning mee gaat van de week die wordt geselecteerd.

Reserveringen laten berekenen, maar de betaling blokkeren

Je kunt er ook voor kiezen om de reserveringen wel te laten berekenen (dus netto maken), maar de bijbehorende betaling als geblokkeerde betaling te administreren.

Stap 1: Zorg ervoor dat alle reguliere verloningen zijn verwerkt, anders worden deze namelijk ook geblokkeerd

Dit kun je doen door eerst het overzicht verlonen/factureren aan te maken, zodat er geen declaraties meer klaarstaan.

Stap 2: Blokker de loonbetalingen in Beheer

Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Betalingsverkeer' wijzig je de optie 'Loonbetalingen' in 'Blokkeren'.

Stap 3: Maak het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' aan

Verwerk nu het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' op de gewenste manier via 'Backoffice > Overzichten'.

Stap 4: Draai het verloningsproces

Verwerk nu het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' om de urendeclaraties af te wikkelen.

Stap 5: Maak de betaalopdracht aan

Verwerk het overzicht 'Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)'. Hierdoor worden de betaalrecords opgenomen in het betalingsverkeer met de status 'Geblokkeerd'.

Stap 6: Haal de blokkade weer van de loonbetalingen af

Zet de optie 'Loonbetalingen' op het tabblad 'Betalingsverkeer' 'in het onderdeel 'Bedrijfsinstellingen' weer terug in de oude toestand. Nu kun je weer reguliere verloningen uitvoeren.

Opbouwen en uitbetalen van overtallige vakantiedagen

Deze regeling wordt toegepast bij flexwerkers die niet permanent woonachtig in Nederland zijn. Voor deze flexwerkers dien je apart een extra reservering toe te passen om deze vakantiedagen op te kunnen bouwen. Hiervoor dien je de hieronder vermelde stappen nauwkeurig op te volgen:

Stap 1: Zorg dat het looncomponent 'Extra reserveringen' operationeel is

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' moet het looncomponent 'Extra reserveringen' operationeel zijn. Indien dit nog niet het geval is, dan maak je deze alsnog operationeel. Het looncomponent 'Extra reserveringen' vind je onder 'Loon in geld > Reserveringen > Extra reserveringen'.

Stap 2: Wijzig de reserveringsschema's in 'Beheer'

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's' kun je de reservering 'Extra reservering' toepassen. Deze reservering wordt door jezelf onderhouden en je kiest bij deze reserveringen voor 'Wel toepassen', maar je zet het percentage op 0%. Dit wijzig je bij alle reserveringsschema's.

Stap 3: Geef per flexwerker een afwijkend percentage voor reserveringen in op het tabblad 'CAO-overige'

In 'Frontoffice > Flexwerkers > CAO-overige' kun je per aparte reservering percentages toepassen, mits je hiertoe bent geautoriseerd. Door het activeren van de pijltjestoets open je de reserveringsschema's en kun je het gewenste schema selecteren. Bij elke reservering wordt het standaard percentage getoond per uitzendkracht en per vakantiekracht. Je kunt nu een afwijkend percentage ingeven voor de reservering 'Extra reservering'. Een afwijkend percentage wordt pas opgeslagen, nadat je de knop 'Ok' hebt geactiveerd.

Stap 4: Selecteer de reservering op het tabblad 'Betalingen' bij de flexwerker

Je kunt deze reservering automatisch betaalbaar stellen. Hiermee wordt met elke urendeclaratie die je verwerkt de reservering automatisch uitbetaald. Op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Betalingen' kun je de reservering selecteren. De naam die op de loonspecificatie verschijnt, wordt bepaald door het looncomponent 'Extra reserveringen' bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Indien gewenst kun je de naam 'Extra reserveringen' wijzigen in bijvoorbeeld 'Overtallige vakantiedagen'.

Hieronder een aantal regels betreft het uitbetalen van reserveringen

Wanneer je de ABU-cao volgt, mag je voor medewerkers die niet woonachtig zijn in Nederland op elk moment reserveringen uitbetalen met uitzondering van vakantiedagen. Zie hiervoor artikel 44 van de ABU-cao. Wanneer je de NBBU-cao volgt, mag je voor al je flexwerkers met een uitzendovereenkomst met uitzendbeding op elk moment alle reserveringen uitbetalen met uitzondering van vakantiedagen. Zie hiervoor artikel 28.2 van de NBBU-cao;
Vakantiedagen mogen alleen uitbetaald worden, wanneer medewerkers ook echt vakantiedagen opnemen. Wanneer de plaatsing stopt en dit 'einde werk' betekent, dan betaal je
deze ook uit;
Volgens de ABU-cao dient het vakantiegeld altijd in de 1e week van juni uitbetaald te worden. Ook betaal je kort verzuim en feestdagen (bij individuele reservering) uit in de eerste week van juni. Niet eerder of later. Dit is een punt waar de VRO bijvoorbeeld op controleert. (artikel 40 ABU-cao);
Volgens de NBBU-cao dient het vakantiegeld altijd in de maand mei uitbetaald te worden. Een specifieke week wordt hierbij niet vermeld;
Reserveringen van flexwerkers die zes weken niet hebben gewerkt (geen declaratie hebben ingediend) moeten worden uitbetaald. Dit is automatisch in te stellen met het
overzicht 'Uitbetalen reserveringen';
Indien en zodra in fase A de uitzendovereenkomst eindigt en er niet aansluitend een nieuwe uitzendovereenkomst volgt, dienen de nog niet uitbetaalde reserveringen automatisch aan de flexwerker te worden uitbetaald.