Dit betreft de definitieve versie, welke je kunt gebruiken voor het uitvoeren van stap 3. 

Stap 3: Afsluiten loonjaar 2020

Wanneer je stap 1 en 2 goed hebt doorlopen, kun je in januari het oude loonjaar gaan afsluiten. Ons advies is om dit vanaf de derde week van januari te doen. Je kunt namelijk nog tot het afsluiten van het loonjaar 2020 gegevens verwerken op dit loonjaar; denk hierbij aan nabetalingen en correcties.
Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 3.

3.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

De status van het loonjaar 2020 is 'Operationeel'. Wijzig deze in 'In afsluitfase' op het moment dat je daadwerkelijk onderstaande stappen gaat doen. Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Deze melding is puur ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het loonjaar kan door verschillende redenen op 'Afgesloten' komen te staan. Dit is daarna niet meer aan te passen. Bekijk de FAQ om te voorkomen dat het loonjaar per ongeluk al eerder afgesloten wordt dan dat de bedoeling is.

3.2 'Backoffice > Overzichten > Werkkostenregeling'

Maak het overzicht 'Werkkostenregeling' aan voor 2020. Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2020 aanmaakt. Hierop kun je namelijk zien of je binnen de vrije ruimte bent gebleven. Wanneer dit niet het geval is en je dus eindheffing gaat betalen, wordt dit in de laatste loonaangifte van 2020 meegestuurd naar de Belastingdienst.

3.3 'Backoffice > Overzichten > Overzicht loonaangiften (historisch)'

Om te controleren wat er aan te geven staat op de loonaangifte kun je het overzicht 'Loonaangiften (historisch)' aanmaken voor 2020. Zet het vinkje aan bij de optie 'Nog aan te geven'. Let op: Op dit rapport staan geen gegevens van de werkkostenregeling. Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2020 aanmaakt. 

3.4 'Backoffice > Overzichten > Loonaangifte'

De loonaangifte voor de laatste aangifteperiode van 2020 kan pas worden gedaan als de status van het loonjaar 2020 'In afsluitfase' staat (stap 3.1). Let erop dat na het uitvoeren van deze stap (stap 3.4) het loonjaar 2020 definitief afgesloten wordt en er geen correcties op dit loonjaar meer kunnen plaatsvinden. Over het algemeen zal de loonaangifte automatisch ingesteld staan om aan te maken. Dat geldt niet voor de laatste loonaangifte van 2020. De laatste loonaangifte van 2020 moet je handmatig aanmaken. Zo kun je zelf bepalen wanneer je het loonjaar definitief wilt afsluiten. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte van 2020 is het loonjaar 'Afgesloten'. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'.

3.5 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

In stap 1.1 heb je als schatting het fiscaal loon ingevoerd voor 2021. Ons advies is om nu nogmaals het ingevoerde geschatte fiscaal loon voor 2021 te controleren. Nu heb je namelijk je gehele verloning van 2020 gedaan. Je kunt aan de hand van deze gegevens je schatting voor het huidige jaar maken. Je kunt nu dus bekijken of het ingegeven geschatte bedrag voor 2021 nog overeenkomt met wat je wil hanteren als schatting voor het fiscaal loon 2021. Je kunt het fiscaal loon nog aanpassen, mocht dit wenselijk zijn. Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Dit is een melding ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'.

3.6 'Backoffice> Overzichten > Aanmaken jaaropgaven'

Voor het loonjaar met de status 'In afsluitfase' of 'Afgesloten' kun je éénmalig de jaaropgaven voor de flexwerkers van 2020 aanmaken. Voor iedere flexwerker die in dat jaar arbeid heeft verricht, wordt een jaaropgave geproduceerd.

Het is vanaf 2019 niet meer verplicht om het adres van de medewerker op de jaaropgave te tonen. Dit wordt in Easyflex wel standaard gedaan. Wil je dit niet? Dan kun je dit op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven' wijzigen.

Tip: Een logo op de jaaropgaven? Dit kun je instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven'. Selecteer hier de achtergrondafbeelding die van toepassing is. 

3.7 'Backoffice > Overzichten > Jaaropgaven'

De aangemaakte jaaropgaven worden op dezelfde wijze als de loonspecificaties afgewikkeld. Er wordt dus per flexwerker gekeken naar de instelling van verzending van de jaaropgaven. Om ervoor te zorgen dat de jaaropgaven klaar staan om te versturen of te printen, moet je eerst stap 3.6 hebben uitgevoerd.

3.8 'Backoffice > Overzichten > Jaaropgaven administratie' (optioneel)

Wil je voor je eigen administratie een rapport met alle jaaropgaven? Maak dan dit overzicht aan. Het is niet nodig dit rapport te printen, maar door de aanmaak kun je deze wel altijd weer ophalen vanuit 'Backoffice > Exporteren en printen'.

3.9 'Backoffice > Overzichten > Loonstaat'

Je kunt de verzamelloonstaat en/of de historische loonstaat op elk gewenst moment laten samenstellen. Wanneer het loonjaar de status 'Afgesloten' heeft, hoef je dit slechts één keer uit te voeren. Je selecteert hier dan jaar 2020. 

3.10 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'

Als je een overzicht wilt van de stand van de reserveringen per einde loonjaar, dan kun je deze aanmaken met dit overzicht. Je kunt dit overzicht te allen tijde voor de gewenste datum aanmaken. Omdat dit overzicht ook in stap 2 is aangemaakt, kun je het resultaat van dit overzicht met het vorige vergelijken. Zo ondervang je eventuele correcties en herwaarderingen die nog zijn doorgevoerd.

3.11 'Backoffice > Overzichten > Journaalposten lonen en Journaalposten verkopen'

Om te voorkomen dat er boekingen in de financiële administratie ontbreken, na bijvoorbeeld het verwerken van het overzicht 'Reserveringen herwaarderen', kun je de 'Journaalposten lonen' en de 'Journaalposten verkopen' aanmaken. Net zoals bij de loonaangifte maak je dit overzicht handmatig aan, zodat je zelf aan kunt geven wanneer je de laatste journaalpost van 2020 aan wilt maken.

Met het afronden van deze stap zijn alle stappen van de jaarwissel afgerond!