(2021-16) Middelenregistratie beheer

Met Middelenregistratie kun je middelen categoriseren, vastleggen en toekennen aan flexwerkers. Op dit tabblad kun je de soorten middelen gaan vastleggen.

Categorieën

De soort middelen zijn onderverdeeld in 4 categorieën:

• Huisvesting (woning en kamers)
• Auto's
• Fietsen
• Overige middelen

Soort Middel

Onder deze categorieën kun je soorten middelen aan gaan maken, die later gebruikt gaan worden bij het aanmaken van de middelen in Backoffice > Middelenregistratie.  Het soort middel kan een omschrijving of een centrale naam zijn, bijvoorbeeld als auto een Ford of als overige middelen werkkleding.

Nieuw, Wijzigen en Verwijderen

Met de knoppen 'Nieuw', Wijzigen' en 'Verwijderen' maak je een nieuw soort middel aan, kun je deze wijzigen of verwijderen. Het wijzigen of verwijderen van een soort middel is niet mogelijk indien er middelen (Backoffice > Middelenregistratie) van aanwezig zijn. 

Zoeken

Met de zoekoptie kun je het soort middel zoeken. Deze wordt dan direct geselecteerd.

Algemeen, Detailinformatie, Beheer

Dit zijn de sub-tabbladen welke per soort middel gebruikt kan worden. Standaard opent het scherm in het sub-tabblad 'Algemeen'. Om naar detailinformatie of beheer te kunnen gaan dien je het soort middel eerst op te slaan. 

Opslaan en Annuleren

Met de knop 'Opslaan' leg je het soort middel vast en met de knop 'Annuleren' maak je je invoer ongedaan.

Algemeen

Op het tabblad 'Algemeen' vermeld je de basisinformatie van het soort middel die je aanmaakt.

Naam soort middel 

De naam of omschrijving van het soort middel.

Beschikbaarheid

Bepaal de beschikbaarheid van het soort middel:

• Eenmalig beschikbaar: dit betekent dat de middelen van dit soort middel maar aan één flexwerker kunnen worden toegekend
• Vaker beschikbaar: de middelen van dit soort middel kunnen vaker en aan meerdere flexwerkers worden gekoppeld
• Onbeperkt beschikbaar: (de middelen van dit soort middel hebben geen maximum aantal en kunnen aan een onbeperkt aantal flexwerkers worden gekoppeld

Looncomponent inhouding

Hier selecteer je een looncomponent van het type 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast > Inhoudingen'. Wanneer je een looncomponent selecteert en je gaat het middel uitgeven aan een flexwerker, dan wordt er tijdens de verloning ook daadwerkelijk een inhouding toegepast. Wanneer je hier geen looncomponent selecteert wordt er geen inhouding gedaan bij de flexwerker.

Tip: Wanneer je in je boekhouding een duidelijke splitsing wilt hebben, dan is het aan te raden om aparte looncomponenten per soort middel of per categorie aan te maken.

Tonen als veld

Hiermee bepaal je op de aan te vinken opties bij het aanmaken van een middel in 'Backoffice > Middelenregistratie' te gebruiken velden zijn.

Aanschafwaarde, Restwaarde, Levensduur

De velden 'Aanschafwaarde', 'Restwaarde' en 'Levensduur' zijn alvast gemaakt om in de toekomst bijvoorbeeld de middelen ook af te kunnen schrijven in de boekhouding. Op dit moment kun je ze toepassen als registratievelden.

Omschrijving van het soort middel 

Hier kun je een omschrijving bij het soort middel vastleggen. 

Detailinformatie

Op het tabblad 'Detailinformatie' kun je meer informatie kwijt over het soort middel door middel van het aanmaken van eigen velden. De velden die je hier aanmaakt zullen later terugkomen in 'Backoffice > Middelenregistratie'. 

Nieuw, Wijzigen en Verwijderen

Met de knop 'Nieuw' kom je in het scherm 'Middelenregistratie - ontwerp eigen veld' en kun je een nieuw veld aanmaken. Met de knoppen 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kun je eerder aangemaakte velden wijzigen of verwijderen. Het wijzigen of verwijderen van een soort middel is niet mogelijk  mogelijk indien er middelen (Backoffice > Middelenregistratie) van aanwezig zijn. 

Met de pijlen omhoog en omlaag kun je zelf de volgorde van de velden zoals die getoond worden in 'Backoffice > Middelenregistratie' bepalen'.

Middelenregistratie - ontwerp eigen veld

In dit scherm maak je een nieuw eigen veld aan die bij elk middel die je in 'Backoffice > Middelenregistratie' aanmaakt zichtbaar wordt. Met deze velden kun je de gewenste informatie per middel vastleggen. 

Omschrijving

De naam of omschrijving van het eigen veld wat je wilt aanmaken.

Type veld

Je kunt een keuze maken uit de volgende soort velden:

• Tekstveld
• Datumveld
• Getalveld
• Bedragveld
• Keuzelijst*
• Afvinkveld

* Na het selecteren van de optie' Keuzelijst' kun je vervolgens zelf de gewenste keuzemogelijkheden vastleggen.

Verplicht

Met deze optie bepaal je of het veld verplicht ingevuld dient te worden bij het aanmaken van een nieuw middel in 'Backoffice > Middelenregistratie'. Hier worden de verplichte velden bij het aanmaken of wijzigen van een middel in het rood weergegeven.

Opslaan en annuleren

Met de knop 'Opslaan' leg je het eigen veld vast en met de knop 'Annuleren' maak je invoer ongedaan.

Beheer 

Op het tabblad 'Beheer' kun je een autorisatie vastleggen. Zo zorg je ervoor dat alleen medewerkers met de rol die je daar selecteert de middelen van dit type uit kunnen geven. 

Koppeling flexwerker

Deze autorisatie bepaald of iedereen of alleen medewerkers met de geselecteerde rol middelen die onder dit soort middel vallen kunnen koppelen aan een flexwerker (Frontoffice > Flexwerkers > Middelenregistratie). Zet je de autorisatie niet aan dan kan iedereen het. Zet je het vinkje aan en selecteer je een rol dan hebben alleen medewerkers met die rol de bevoegdheid om het betreffende middel te koppelen.