(2021-15) Communicatie module

Binnen Easyflex is het mogelijk om chatberichten en reguliere berichten te versturen naar collega's van de werkmaatschappij. Ook de gereedmelding van overzichten en de melding van leegloop wordt middels een jabber-bericht aan de betreffende medewerker/relatiebeheerder gemeld. Dit is mogelijk via Easyflex Instant Message Service, deze communicatie module wordt ook wel JABBER genoemd. Deze module wordt getoond onder de kop 'Communicatie', rechts in het Easyflex scherm. Wanneer je deze mogelijkheid activeert, wordt de naam getoond waarmee je bent ingelogd en de status van deze naam. Wanneer je 'Offline' bent, kun je door het selecteren van de mogelijkheid 'Maak verbinding' weer verbinding maken met de Jabber-server. Als je geen verbinding hebt met de Jabber-server ontvang je geen berichten van collega's en ook geen gereedmeldingsberichten van overzichten en leegloopmeldingen.

Favorieten

Je kunt binnen de communicatie module bepaalde collega's in de groep 'Favorieten' plaatsen. Zo kun je bijvoorbeeld de collega's van je eigen locatie als favoriet benoemen en hoef je niet elke keer door de hele lijst met collega's te zoeken als je met een collega van je eigen locatie wilt communiceren.

Voeg favorieten toe

Wanneer je een collega wilt toevoegen aan favorieten, kun je dit op twee manieren doen: wanneer je nog geen favorieten hebt vastgelegd, selecteer de optie 'Voeg favorieten toe', anders je klikt met de rechtermuisknop in het tabblad 'Favorieten' en je kiest voor 'Nieuw contact'. De werkwijze is in beide gevallen hetzelfde.

Collega

Er wordt een nieuw contact venster getoond, hierin kun je de betreffende collega zoeken en vervolgens selecteren.

Groep

Wanneer er meerdere groepen bekend zijn, kun je met de pijltjestoets de betreffende groepen opvragen en selecteren. Wanneer er maar één groep bekend is, wordt deze automatisch getoond.

Nieuwe groep

Wanneer je collega's in bepaalde groepen wenst in te delen, kun je hiervoor diverse groepen aanmaken. Je klikt met de rechtermuisknop in het tabblad 'Favorieten' en je kiest voor 'Nieuwe groep'. Je geeft een naam in en selecteert de knop 'Ok'. De nieuwe groep is aangemaakt en je kunt binnen deze groep collega's toevoegen.

Collega's

In de communicatiemodule kun je direct zien welke collega's online zijn. Er wordt per locatie een overzicht getoond van alle medewerkers van de betreffende locatie welke in bezit zijn van een licentiesleutel. Wanneer je de betreffende collega activeert door op de naam te klikken met de muis, verschijnt een venster met daarin informatie omtrent de collega. De naam van de collega wordt altijd getoond, extra informatie kan de volgende gegevens omvatten:

• Telefoonnummer
• Mobiel telefoonnummer
• Website adres
• E-mail adres
• Foto

Wanneer je een bepaalde collega selecteert en hierop met de rechtermuisknop klikt, worden diverse opties getoond, te weten:

• Bericht
• Bekijk chat
• Kopieer naar favorieten
  de collega wordt toegevoegd aan 'Favorieten'. Je dient een groep te selecteren, wanneer er (nog) geen groepen bekend zijn, kun je kiezen voor de mogelijkheid 'Nieuwe groep'

Chat

Chatten is het versturen van korte berichten. Wanneer een collega jou een chatbericht stuurt, wordt een venster getoond.

Door het activeren van de optie 'Chat' kun je direct chatten met deze collega. Er wordt een venster geopend, waarin de chatberichten worden getoond.

Wanneer je niet direct wilt chatten met je collega, kun je de optie 'Sluiten' activeren, het bericht van de betreffende collega wordt in het berichtenarchief opgeslagen. Je kunt het nu op een later tijdstip openen. Ook wanneer de status van een medewerker tijdens het chatten wijzigt, worden de ingegeven berichten bewaard. Als er opgeslagen berichten zijn, wordt boven in de communicatie module het volgende teken getoond:

Met een dubbel klik op dit teken, wordt automatisch het betreffende chatbericht(en) getoond.

Bericht

Je kunt ook een bericht sturen naar een collega. Wanneer een collega je een bericht stuurt, wordt een venster getoond.

Door het activeren van de optie 'Bekijken' kun je direct het bericht lezen en eventueel beantwoorden. Wanneer je niet direct het bericht wilt lezen, kun je de optie 'Sluiten' activeren, het bericht van de betreffende collega wordt in het berichtenarchief opgeslagen. Je kunt het nu op een later tijdstip openen. Als er opgeslagen berichten zijn, wordt boven in de communicatie module het volgende teken getoond:

Met een dubbel klik op dit teken, wordt automatisch het berichtenarchief geopend en alle berichten worden getoond.

Wanneer het e-mail adres bekend is, kun je e-mailen met je collega (mits je hiervoor rechten hebt (Beheer > Bedrijfsinstellingen > E-mail beleid). Indien je werkmaatschappij gebruikt maakt van CTI, kun je ook direct bellen met je collega.

Berichten van Easyflex

Easyflex stuurt ook berichten naar medewerkers. Deze berichten zijn afkomstig van 'Easyflex Backoffice'. Het betreft hier bijvoorbeeld een gereedmelding van een overzicht, een leegloopmelding, een arbeidsongeschiktheidsmelding e.d.

Wanneer het een 'lijstbericht' betreft, meldt Easyflex dat het eerder door jou aangevraagde overzicht gereed is. Je hebt nu drie mogelijkheden:

• Ga naar lijst
  Het programma 'Exporteren en printen' wordt geopend en je kunt direct het overzicht inzien en/of uitvoeren
• Bericht
  Het bericht behorende bij de gereedmelding wordt getoond. Hierin wordt detailinformatie getoond, bijvoorbeeld wanneer het proces is aangevangen en beëindigd. Vanuit dit lijst bericht is het ook nog mogelijk om direct het overzicht te bekijken via het programma 'Exporteren en printen'.
• Sluiten
  Wanneer je niet direct de lijst wilt bekijken, kun je de optie 'Sluiten' activeren, het lijstbericht wordt in je berichtenarchief opgeslagen. Je kunt het nu op een later tijdstip openen. Als er opgeslagen berichten zijn, wordt boven in de communicatie module het volgende teken getoond:
  

  

  Met een dubbel klik op dit teken, wordt automatisch het berichtenarchief geopend en alle berichten worden getoond.

Wanneer het een 'actiebericht' betreft, meldt Easyflex dat de actie voor jou bestemd, gereed is. Je hebt nu drie mogelijkheden:

• Ga naar lijst
  Het programma 'Exporteren en printen' wordt geopend en je kunt direct het overzicht inzien en/of uitvoeren
• Bericht
  Het bericht behorende bij de gereedmelding wordt getoond. Hierin wordt detailinformatie getoond, bijvoorbeeld wanneer het proces is aangevangen en beëindigd. Vanuit dit lijst bericht is het ook nog mogelijk om direct het overzicht te bekijken via het programma 'Exporteren en printen'.
• Sluiten
  Wanneer je niet direct de lijst wilt bekijken, kun je de optie 'Sluiten' activeren, het lijstbericht wordt in het berichtenarchief opgeslagen. Je kunt het nu op een later tijdstip openen. Als er opgeslagen berichten zijn, wordt boven in de communicatie module het volgende teken getoond:

  

  Met een dubbel klik op dit teken, wordt automatisch het berichtenarchief geopend en alle berichten worden getoond.

Status

Wanneer je een collega selecteert zonder op de naam te klikken met de muis, verschijnt een hint met daarin de status van de betreffende collega. Deze status kan zijn:

• Aanspreekbaar
• Telefoon
• In bespreking
• Pauze
• Even weg
• Niet storen a.u.b.
• Offline (de collega is niet aangemeld binnen Easyflex)

Wijzigen status

Wanneer je je eigen status wilt wijzigen, klik je op je naam in de communicatie module. Er verschijnt een venster met daarin de beschikbare statussen, deze statussen zijn:

• Aanspreekbaar
• Telefoon
• In bespreking
• Pauze
• Even weg
• Niet storen a.u.b.

Verander mijn statustekst

Wanneer de gewenste status niet in het rijtje voorkomt, kun je handmatig een statustekst ingeven. Je selecteert dan de mogelijkheid 'Verander mijn statustekst' en je kunt vrije tekst ingeven.

Berichtenarchief

Wanneer je een bericht hebt ontvangen, maar dit niet direct hebt geopend of gelezen, wordt dit bewaard in het berichtenarchief. Ook overzichten welke door jou zijn verwerkt, maar nog niet zijn geopend of gelezen, worden bewaard in het berichtenarchief.

Je kunt berichten selecteren op afzender. Je selecteert de knop 'zoeken' en alle collega's worden getoond waarvan je ooit een bericht hebt ontvangen en/of naar wie je een bericht hebt gestuurd. Je selecteert de betreffende collega, en alle berichten verzonden door of aan deze collega worden getoond. Chatberichten worden niet opgeslagen in het berichtenarchief. Eerder aangemaakte overzichten welke gereed zijn gemeld, worden binnen Easyflex ook bewaard binnen het berichtenarchief. De afzender van zo'n overzicht is altijd 'Easyflex Backoffice' en het onderwerp is 'Lijstbericht'. Wil je een eerder aangemaakt overzicht nogmaals inzien, selecteer je het betreffende lijstbericht en activeert de knop 'Selecteer'. Er wordt een venster geopend met detail gegevens omtrent de verwerking van het overzicht (aanvangsdatum en -tijd). Door het activeren van de knop 'Bekijken' kun je het overzicht nogmaals inzien, door het activeren van de knop 'Verwijderen' wordt het overzicht verwijderd uit je berichtenarchief.

Icoon/symbool

Bij elke status hoort een icoon/symbool. Deze hebben diverse kleuren en afbeeldingen, zodat je in één oogopslag kunt zien of een collega bijvoorbeeld aanspreekbaar is of niet.

• Aanspreekbaar
  
• Telefoon
  
• In bespreking
  
• Pauze
  
• Even weg
  
• Niet storen a.u.b.
  

Wanneer je de statustekst zelf aanpast ('Verander mijn statustekst') blijft het icoontje van de geselecteerde status op het moment van wijzigen staan.