(2021-24) Locaties afschermen

Het is mogelijk om locaties van elkaar af te schermen. Deze optie is met name interessant voor grote ondernemingen en franchise-ondernemingen. Werkmaatschappijen die meerdere locaties hebben kunnen de flexwerker- en relatiegegevens afschermen voor medewerkers van andere locaties. Het afschermen van deze gegevens doe je door 'locatierechten flexwerkers' en 'locatierechten relaties' toe te kennen aan medewerkers. Locatierechten zijn de rechten om per locatie de flexwerker en/of relatiegegevens in te kunnen zien. Per medewerker leg je de locatierechten vast. Als is vastgelegd welke locatierechten de medewerker heeft, zullen alleen deze locaties beschikbaar zijn. Wanneer je de locaties niet wilt afschermen blijven alle locaties altijd zichtbaar voor alle medewerkers.

Het afschermen van locaties geldt alleen voor de 'Frontoffice' en 'Mijn gegevens'. Medewerkers die toegang hebben tot 'Beheer' en 'Backoffice' kunnen de gegevens van de hele werkmaatschappij oproepen en inzien. Het afschermen van de modules 'Beheer' en 'Backoffice' stelt je in met het toekennen van rollen en de daaraan gekoppelde programmarechten. Voor een juiste afscherming van de locaties dienen de overzichten in 'Frontoffice > Overzichten' niet beschikbaar gesteld te worden op het niveau 'Werkmaatschappij' en indien van toepassing op het niveau 'Rayon'. Dit kun je instellen in 'Beheer > Aansturing overzichten > Algemeen'.

Let op! Werkmaatschappijen die werken op basis van franchise dienen voor een juiste afscherming de modules 'Beheer' en 'Backoffice' niet beschikbaar te stellen voor de franchisenemer. De franchisenemer dient alleen toegang te hebben tot de modules 'Frontoffice' en 'Mijn gegevens'. De overzichten in 'Frontoffice > Overzichten' moeten door de franchisegever worden afgeschermd op het niveau 'Werkmaatschappij' en indien van toepassing op het niveau 'Rayon'.

Stap 1: Het vastleggen dat je verschillende locaties wilt afschermen
Wanneer je verschillende locaties van jouw werkmaatschappij wilt afschermen voor (sommige van) jouw medewerkers dien je dit aan te geven in Easyflex. Dit leg je vast via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemeen' door een vinkje te zetten achter 'Afschermen van locaties'.

Met het plaatsen van dit vinkje worden twee nieuwe tabbladen, 'Beheer > Medewerkers > Locatierechten flexwerkers' en 'Beheer > Medewerkers > Locatierechten relaties' beschikbaar gemaakt. Wanneer je geen gebruik meer wilt maken van locatieafscherming kun je het vinkje weghalen. De beschikbaar gestelde tabbladen blijven dan wel zichtbaar, maar kunnen niet meer worden geopend. Zodra je de optie afschermen van locaties weer beschikbaar stelt worden de opties in de tabbladen actief en gelden de instellingen zoals op de tabbladen worden getoond.

Stap 2: Zorg dat je toegang hebt tot de tabbladen 'Locatierechten flexwerkers' en 'Locatierechten relaties'
Via 'Beheer > Programmarechten' kun je de twee tabbladen beschikbaar stellen. Je kunt ze vinden onder 'Beheer > Bedrijfsinstellingen'. Het betreft de tabbladen 'Locatierechten flexwerkers' en 'Locatierechten relaties'. 

Stap 3: Locatierechten flexwerkers
Per medewerker kun je aangeven of hij/zij rechten krijgt om de flexwerkers van andere locaties van de werkmaatschappij in te zien. In het veld 'Toegang tot flexwerkers van locaties' wordt standaard de locatie getoond waaraan de medewerker is gekoppeld. Wanneer je een medewerker toegang wilt geven tot locatierechten voor flexwerkers van een ander locatie, dien je de locatie(s) uit het veld 'Beschikbare locaties' te verplaatsen naar 'Toegang tot flexwerkers van locaties'. Dit doet je door de desbetreffende locatie te selecteren en met de pijltjestoets de locatie te verplaatsen naar het andere veld.

Wanneer je locatierechten voor flexwerkers wilt verwijderen, dien je de locatie(s) uit het veld 'Toegang tot flexwerkers van locaties' te verplaatsen naar 'Beschikbare locaties'. Let op! Het is niet mogelijk om de locatierechten van de locatie waaraan de medewerker is gekoppeld te verwijderen.

Synchroniseren
Met de knop 'Synchroniseren' kun je de toegangsrechten kopiëren naar andere medewerkers van dezelfde locatie. Je hebt keuze uit:

• naar tabblad 'locatierechten relaties' van de huidige medewerker
  De locatierechten flexwerkers worden ook overgezet naar het tabblad 'locatierechten relaties'.
• naar tabblad 'locatierechten flexwerkers' van alle medewerkers met dezelfde locatie
  De locatierechten flexwerkers worden overgezet naar het tabblad 'locatierechten flexwerkers' bij alle andere medewerkers die tot dezelfde locatie behoren als de geselecteerde medewerker.
• naar tabbladen 'locatierechten flexwerkers' en 'locatierechten relaties' van alle medewerkers met dezelfde locatie
  De locatierechten flexwerkers worden ook overgezet naar de tabbladen 'locatierechten flexwerkers' en 'locatierechten relaties' bij alle medewerkers die tot dezelfde locatie behoren als de geselecteerde medewerker.

Het synchroniseren van toegangsrechten is niet verplicht.

Stap 4: Locatierechten relaties
Per medewerker kun je (net als bij locatierechten flexwerkers) aangeven of hij/zij rechten krijgt om de relaties van andere locaties van de werkmaatschappij in te zien. In het veld 'Toegang tot relaties van locaties' wordt standaard de locatie getoond waaraan de medewerker is gekoppeld.

De werking van het tabblad locatierechten locaties is exact hetzelfde als die van locatierechten flexwerkers.

Stap 5: Meldingen uit Easyflex
Het toekennen van locatierechten flexwerkers of locatierechten relaties aan een medewerker heeft als gevolg dat de locatie(s) waarvoor de medewerker geen locatierechten heeft, niet meer beschikbaar zijn in de diverse selectieschermen en zoekfilters in Easyflex. Op bepaalde tabbladen worden gegevens van relaties of flexwerkers niet getoond. Op deze plaatsen staat dan 'locatiegegevens afgeschermd'. Het gaat om de tabbladen:

• Frontoffice > Flexwerkers > Tewerkgesteld
• Frontoffice > Flexwerkers > Werkhistorie
• Frontoffice > Flexwerkers > Werkhistorie (conversie)
• Frontoffice > Relaties > Tewerkgesteld
• Frontoffice > Relaties > Werkhistorie
• Frontoffice > Relaties >Werkhistorie (conversie)

Wanneer een medewerker de locatierechten voor flexwerkers en/of relaties van afgeschermde locaties opvraagt zal één van de volgende meldingen worden getoond:

• "De flexwerker behoort tot een locatie waar u geen rechten voor heeft..."
• "De relatie behoort tot een locatie waar u geen rechten voor heeft..."
• "De aanvraag behoort tot een locatie waar u geen rechten voor heeft..."