(2021-18) 17-05-2018 - Versie 2018-10

Belangrijke mededeling

Teamviewer direct vanuit Easyflex downloaden

Onlangs heeft Easyflex de werkwijze op het Service Center aangepast. In het verleden konden we met je meekijken in je eigen omgeving. In het kader van de informatiebeveiliging en de AVG is besloten om dit aan te passen. Sinds enkele weken heeft het Service Center niet meer de mogelijkheid om met je mee te kijken in je eigen actuele data en is dit uitsluitend mogelijk via schermdeling. Aan de menubalk van Easyflex is hiervoor de knop 'Teamviewer' toegevoegd. Met deze knop open je direct de download pagina van 'Teamviewer'.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

BSN verwijderen mogelijk

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-Sociaal
Melding: 523316

Het is vanaf nu mogelijk om het BSN van flexwerkers (tabblad 'Fiscaal-sociaal') te verwijderen. Dit kan alleen voor flexwerkers die geen actieve plaatsingen en geen actieve verzekering (meer) hebben. Alle plaatsingen moeten definitief beëindigd zijn om het BSN te kunnen verwijderen. Verzekeringen moeten een einddatum in het verleden hebben en de beëindiging van de verzekering moet verwerkt of gemeld zijn om het BSN te kunnen verwijderen. Bij het (opnieuw) plaatsen van een flexwerker waarvan het BSN is verwijderd, moet het BSN eerst weer worden vastgelegd voordat de definitieve plaatsing kan worden aangemaakt.

Let op! Er waren reeds enkele uitzonderingen voor het kunnen plaatsen zonder BSN: voor medewerkers die hiervoor geautoriseerd zijn, indien het anoniementarief van toepassing is en in plaatsingen met de leveringswijzen 'Doorlenen', 'ZZP' en 'Werving & Selectie'. Deze uitzonderingen blijven uiteraard bestaan.

Arbeidsongeschiktheidsmelding verwijderen mogelijk

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Arbeidsongeschiktheid
Melding: 523591

Het is vanaf nu mogelijk om ziekmeldingen van flexwerkers te verwijderen. Indien er bij de flexwerker een ziekmelding is vastgelegd (tabblad 'Arbeidsongeschiktheid') en de flexwerker is vervolgens beter gemeld, dan kan de ziekmelding verwijderd worden. Als de flexwerker richting het UWV niet beter gemeld moet worden, dan kun je de flexwerker in Easyflex wel betermelden zonder de melding te versturen. Vervolgens kan deze ziekmelding ook verwijderd worden.

Met het verwijderen van de ziekmelding wordt de 'automatische' notificatie welke aangemaakt wordt bij een ziekmelding ook verwijderd.

Let op: Op het verwijderen van de ziekmelding zit geen periode begrenzing. Je kunt dus zelf bepalen wanneer je de ziekmelding wilt verwijderen

Documenten verwijderen zonder dat er een nieuwe signalering voor 'Document management' ontstaat

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers/Relaties
Tabblad: Documenten > Archief
Melding: 523596

Het was reeds mogelijk om documenten uit het documentenarchief (Tabblad 'Documenten > Archief') van flexwerkers en relaties te verwijderen. Indien je gebruik maakt van 'Document management' kan dit wel tot gevolg hebben dat de signalering m.b.t. het ontbreken van het document weer terugkomt. Dit is niet altijd wenselijk. Volgens de wetgeving moeten bepaalde documenten na een bepaalde tijd verwijderd worden. Als je bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst verwijdert omdat de bewaartermijn is verstreken, is het niet wenselijk dat er een signalering optreedt dat het document niet retour is.

Daarom kun je in het documentenarchief van de flexwerker en relatie vanaf nu ook kiezen voor de nieuwe optie 'Bestand verwijderen'. De detailregel van het document blijft dan bewaard maar het document zelf wordt wel verwijderd. Je kunt het document dus niet meer openen en inzien maar de detailregel blijft wel bestaan zodat signaleringen m.b.t. dit document intact blijven.

Burgerlijke staat en nationaliteit niet meer verplicht

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Algemeen / Identiteitsgegevens
Melding: 523318

De Burgerlijke staat (Tabblad 'Algemeen') en de nationaliteit (Tabblad 'Identiteitsgegevens') van de flexwerker zijn vanaf nu niet meer verplicht om in de te vullen. Vanaf nu kun je bij zowel de Burgerlijke staat als de nationaliteit van de flexwerker kiezen voor de optie 'Onbekend'. De nationaliteit is nog wel verplicht op het moment de identiteitsgegevens aanwezig zijn.

Nieuw tabblad voor autorisaties m.b.t. privacy wetgeving

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Privacy
Melding: 523809

In het nieuwe tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Privacy' leg je autorisatierollen vast met betrekking tot privacy wetgeving en de AVG. Het gaat op dit moment om één autorisatierol: een autorisatie voor het mogen inzien en bewerken van loonbeslagen bij flexwerkers.

In de toekomst zullen hier meer autorisaties aan toegevoegd worden.

Autorisatie voor inzien en wijzigen loonbeslagen

Module: Frontoffice / Beheer
Onderdeel: Flexwerkers / Bedrijfsinstellingen
tabblad: Cao-overige / Privacy
melding: 523373

Het inzien en/of het wijzigen van een loonbeslag kun je vanaf nu ook afschermen met behulp van een autorisatie. In het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Privacy' kun je bij 'Loonbeslagen' een autorisatierol toekennen. Vanaf dan kunnen alleen medewerkers met deze rol de gegevens van het loonbeslag bij de flexwerker in het tabblad 'cao-overige' zien en wijzigen. Beschik je niet over de autorisatierol dan is het veld 'Loonbeslagen' in het tabblad cao-overige' bij de flexwerker grijs en de zoekknop werkt niet. Indien je geen autorisatie vastlegt kunnen alle medewerkers loonbeslagen inzien en wijzigen.

Alternatieve factuuropmaak mogelijk

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Facturen
Melding: 523580

Er is een alternatieve factuuropmaak beschikbaar gesteld waarbij de factuurgegevens (factuurdatum, factuurnummer, debiteurennummer en BTW nummer) bovenaan de factuur vermeld worden. Indien gewenst kan de alternatieve opmaak ingesteld worden in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen'. Op dit tabblad kun je tevens een voorbeeldfactuur maken om de verschillen te bekijken.

Journalisering aftrekposten en zorgverzekering uitgebreid met journalisering per locatie bij 'Afdracht aan derden'

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Looncomponenten
Melding: 523896

De journalisering van de aftrekposten pensioen, VUT, WIA Hiaat en de zorgverzekering is uitgebreid met de mogelijkheid om de 'Afdracht aan derden' te journaliseren per locatie. Bij de betreffende looncomponenten (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten) kun je bij 'Afdracht aan derden > boeken op kostenplaats' nu ook kiezen voor 'Zie locatie'. Hiermee wordt de journalisering van deze post in de journaalpost geplitst per locatie, indien deze aparte kostenplaatsen heeft.

Export 'Overzicht loon- en tariefafspraken' uitgebreid met kolommen 'Geboortedatum' en 'Datum in dienst'

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Overzicht loon- en tariefafspraken
Melding 523924

De export van het 'Overzicht loon- en tariefafspraken' is uitgebreid met de kolommen 'Geboortedatum' en 'Datum in dienst'.

Loongegevens meesturen naar QareFlex

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Arbeidsongeschiktheid
Melding: 523954

Op verzoek van QareFlex worden vanaf nu ook loongegevens van flexwerkers meegestuurd in de Reflex berichten bij arbeidsongeschiktheid. Het gaat om loongegevens van maximaal het afgelopen jaar. Je hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Als je hebt ingesteld dat arbeidsongeschiktheidsmeldingen naar QareFlex verstuurd moeten worden, dan sturen we de extra gegevens vanaf nu automatisch mee.

Dataservice en webservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice en webservice is aangepast. De actuele versies kun je terugvinden bij de downloads in ons online handboek.

Verbeterd

Opbouw en uitbetaling van bovenwettelijke vakantiedagen blijft bewaard t.b.v. NEWML berekening

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 521904

Vanaf nu wordt de tijdens de verloning berekende opbouw en uitbetaling van de bovenwettelijke vakantiedagen opgeslagen in de database. Vanaf week 2018-22, 4-wekenperiode 2018-06 en maand 2018-juni is dit zichtbaar in de NEWML berekening.

De in het verleden uitbetaalde bovenwettelijke vakantiedagen konden bij correcties en/of mutaties onterecht in de NEWML berekening komen. Met het opslaan van zowel de opbouw als het uitbetaalde bedrag kan het deel bovenwettelijke vakantiedagen bij correcties en/of mutaties volledig opnieuw berekend en bepaald worden. Hierdoor kan nog nauwkeuriger worden bepaald of de uitbetaalde bovenwettelijke vakantiedagen wel of niet mee moeten tellen in de NEWML berekening. 

Op het tabblad 'Saldigegevens' van de flexwerker wordt bij de reservering 'Vakantieuren' een toelichting getoond met het saldo van de opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen. Bij de NEWML berekening op het tabblad 'Loonspecificaties' is een informatieknop toegevoegd. Op het moment dat er bovenwettelijke vakantiedagen niet meetellen in de NEWML berekening wordt deze knop geactiveerd en verschijnt er een informatie melding met het saldo wat niet meegenomen wordt in de berekening. 

Meer informatie hierover kun je terugvinden de 'F.A.Q. Wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen' in ons handboek.

Opgelost

StiPP signalering voor pluspensioen signaleerde niet altijd op 52 weken, dit is opgelost

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Signaleringen
Melding: 519504

De signalering voor het pluspensioen, op het moment je in het basispensioen zit, ging niet altijd goed. Op het moment dat je vanuit het pluspensioen bent teruggevallen naar het basispensioen signaleerde Easyflex op 78 weken in plaats van 52 weken voor het pluspensioen. Dit is opgelost. Vanaf nu signaleert Easyflex voor het pluspensioen op 52 weken op het moment de flexwerker vanuit het pluspensioen is teruggevallen in het basispensioen.

Het totaaloverzicht van het overzicht 'Tegemoetkoming loondomein' toonde niet altijd alle 'Loonkostenvoordelen', dit is opgelost

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Tegemoetkoming loondomein
Melding: 523646

Op het moment er bij een flexwerker in 2017 verloond is op meerdere inkomstenverhoudingen en in 2018 wordt er verloond op de laatste inkomstenverhouding kon dit problemen geven met het ophalen van de loonkostenvoordelen op het totaaloverzicht van het overzicht 'Tegemoetkoming loondomein'. Deze werden dan niet meer getoond. Dit is opgelost.

Signalering bij 'einde werk' op urenportaal werkt weer

Module: Beheer
Tabblad: Urendeclaraties website
Melding: 523653

Indien er in 'Beheer > Urendeclaraties website' of 'Relatie > Urendeclaraties website' gekozen is voor 'Signalering indien einde werk aangegeven' werd er onterecht geen signalering getoond bij de betreffende urendeclaratie in 'Frontoffice > Urendeclaraties'. Dit probleem is opgelost.

Voor stagiaires wordt weer de juiste indicatie voor de verzekering voor de ziektewet meegestuurd in de loonaangifte (meldcode L1818)

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Loonaangifte
Melding: 523956

Stagiaires met een fictieve dienstbetrekking zijn (alleen) verzekerd voor de Wajong en ZW. In de loonaangifte werd voor stagiaires de 'Indicatie verzekering ZW' onterecht als 'Nee' verstuurd. Dit leidde tot foutmeldingen met meldcode L1818 in de werknemersgegevens van de loonaangifte. Dit probleem is nu opgelost.

Bij het aanmaken van de eerstvolgende loonaangifte worden (met terugwerkende kracht) de juiste gegevens verstuurd naar de Belastingdienst. Het kan voorkomen dat je door overlapping nog een brief ontvangt met betrekking tot de periodes februari/maart of 4-weken tijdvak 2/3, hier hoef je dus geen actie op te ondernemen.

Ook in de procesbeschrijving voor het verlonen van stagiaires is niets gewijzigd.

Extra optie bij 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' voor Flexportal Powertools

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Overzicht urendeclaraties verwerkt
Melding: 523994

Veel van onze klanten maken gebruik van de Flexportal Powertools voor de berekening van het gemiddelde aantal gewerkte uren op een bepaalde dag van de week in verband met de doorbetaling van feestdagen. Hiervoor maak je in Easyflex het 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' aan zodat je dit kunt uploaden bij Flexportal. Omdat er in de vorige productie 2 kolommen zijn toegevoegd aan dit overzicht, kon Flexportal het overzicht niet meer verwerken. Dit is nu opgelost. Bij het aanmaken van het overzicht kies je vanaf nu bij de selectie 'Soort overzicht' voor 'Flexportal Powertools'. De resultaten komen dan overeen met het detailoverzicht, alleen worden de 2 laatste kolommen ('Declaratie tekst loonslip' en 'Declaratie tekst factuur') niet in het exportbestand opgenomen.

Bekijk hier de Easyvideo over het aanmaken van het overzicht en gebruik van de Flexportal Powertools.