Document toolboxDocument toolbox

(2021-18) Verwerken verloningen van inschrijving tot betaling

Owned by Sanne Bisschop
May 14, 2019
21 min read

Voor het verwerken van een complete verloning dien je een aantal stappen te doorlopen.

  • Om een verloning te verwerken moet je eerst een flexwerker inschrijven, dit wordt beschreven in stap 1.
  • Na het inschrijven van een flexwerker moet je een relatie inschrijven voor het verwerken van een verloning, dit wordt beschreven in stap 2.
  • Nu de flexwerker en relatie zijn inschreven kun je bij de relatie een aanvraag invoeren, dit wordt beschreven in stap 3.
  • Je kunt nu de ingeschreven flexwerker plaatsen op de aanvraag, hoe je een plaatsing invoert wordt beschreven in stap 4.
  • Nu je een plaatsing hebt gerealiseerd maakt Easyflex de urendeclaraties aan, hoe je deze invoert wordt uitgelegd in stap 5.
  • Nadat je alle urendeclaraties hebt ingevoerd kun je een overzicht 'Urendeclaraties' aanmaken. Dit is stap 6.
  • Na het verwerken van de controlelijst verwerk je het overzicht 'verlonen/factureren urendeclaraties'. Dit is stap 7.
  • Nadat de urendeclaraties zijn verwerkt kun je loonspecificaties en facturen verwerken en tevens de betaallijst aanmaken, dit is stap 8.
  • Het gehele verloningsproces kan automatisch door Easyflex worden verwerkt, hoe je dit kunt instellen lees je in stap 9.

Ook vind je in de FAQ nog een beschrijving van alle overzichten die je aan kunt maken voor het verlonen en factureren.

Flexwerker invoeren
Wanneer je een nieuwe flexwerker wilt invoeren, selecteert je de module 'Frontoffice', daarna het tabblad 'Flexwerkers' en vervolgens de knop 'Nieuw'. Er volgt nu een stappenplan, deze stappen worden kort omschreven binnen deze procesbeschrijving. Wil je uitgebreide informatie omtrent een bepaalde stap binnen het proces, activeer dan de knop met de betreffende stap en Easyflex toon uitgebreide informatie inclusief gedetailleerde uitleg omtrent de invoer van gegevens.

Tijdens het invoeren van de flexwerker kun je altijd de 'Controlelijst' raadplegen, deze lijst controleert welke problemen zich voordoen, bijvoorbeeld ontbrekende gegevens, geldigheidsdatums welke zijn overschreden, en wat de ernst is van een probleem. Door een klik op een gemeld probleem, kom je direct in het juiste tabblad waarin je de gegevens kunt wijzigen (Frontoffice > Flexwerker > Controlelijst).

Stap 1
Als eerste voer je algemene gegevens in van de flexwerker. Het tabblad 'Algemeen' bestaat uit diverse onderdelen, te weten Identificatie, Persoonsgegevens, Domicilie en/of Woon- en correspondentieadres, Marketing, Kwalificatie en Communicatie.

Stap 2
De volgende stap bij het invoeren van een flexwerker, is het invoeren en vastleggen van identiteitsgegevens. Onder identiteitsgegevens wordt o.a. verstaan geboortedatum, identificatiebewijs, verblijfsvergunning e.d.

Stap 3
Voordat een flexwerker geplaatst kan worden of voordat er een arbeidsovereenkomst met de flexwerker kan worden opgesteld, is het belangrijk dat de betaalgegevens van de flexwerker bekend zijn en dat alle fiscale- en sociale gegevens zijn ingevuld. Het vastleggen van deze gegevens wordt beschreven in stap 3.

Stap 4
De belangrijkste en verplichte gegevens zijn nu allemaal ingegeven. De flexwerker kan worden geplaatst en/of er kan een arbeidsovereenkomst worden aangemaakt. Echter kunnen er nog meer zaken worden vastgelegd om de inschrijving van de flexwerker compleet te maken. Zo kun je bijvoorbeeld opleidingen en werkervaringen vastleggen. Deze kunnen onbeperkt worden ingegeven en de gegevens kunnen bijvoorbeeld op een curriculum vitae worden geplaatst. Hoe je deze gegevens kunt invoeren, wordt uitgelegd in stap 4.

Stap 5
Per flexwerker kun je uitgebreid vastleggen hoeveel en wanneer de flexwerker beschikbaar is. Ook kun je middels een grafisch overzicht de reisbereidheid van de flexwerker vastleggen. Deze stappen worden beschreven in stap 5.

Relatie invoeren
Wanneer je een nieuwe relatie wilt invoeren, selecteer je de module 'Frontoffice', daarna het tabblad 'Relaties' en vervolgens de knop 'Nieuw'. Er volgt nu een stappenplan, deze stappen worden kort omschreven binnen deze procesbeschrijving. Wil je uitgebreide informatie omtrent een bepaalde stap binnen het proces, activeer de knop met de betreffende stap en Easyflex toont uitgebreide informatie inclusief gedetailleerde uitleg omtrent de invoer van gegevens.

  • De relatiekaart wordt geopend met het tabblad 'Algemeen'. Een aantal rubrieken en velden in dit tabblad zijn verplicht. Deze worden op het tabblad geel getoond. Dit is stap 1.
  • Nadat de algemene gegevens van de relatie zijn ingegeven, kunt u factuurgegevens ingeven. Met name het toekennen en/of aanvragen van een debiteurennummer is belangrijk. Zonder dit debiteurennummer kun je geen aanvragen en plaatsingen invoeren. Dit is stap 2.
  • Je kunt bij de relatie de bedrijfsgegevens vastleggen, deze invoergegevens worden besproken in stap 3.
  • Er kunnen per relatie onbeperkt contactpersonen worden vastgelegd. Hoe je dit kunt doen, wordt uitgelegd in stap 4.

Tijdens het invoeren van de relatie kun je altijd de 'Controlelijst' raadplegen, deze lijst controleert welke problemen zich voordoen, bijvoorbeeld ontbrekende gegevens, geldigheidsdatums welke zijn overschreden, en wat de ernst is van een probleem. Door een klik op een gemeld probleem, komt je direct in het juiste tabblad waarin je de gegevens kunt wijzigen.

Stap 1
Als eerste voer je algemene gegevens in van de relatie. Het tabblad 'Algemeen' bestaat uit diverse onderdelen, te weten Identificatie, Persoonsgegevens, Domicilie en/of Woon- en correspondentieadres, Marketing, Kwalificatie en Communicatie.

Stap 2
De volgende stap bij het invoeren van een relatie, is het invoeren van de factuurgegevens. Onder factuurgegevens wordt o.a. verstaan factuuradres, bankrekeningnummer, betaalwijze e.d. Bij het invoeren van de factuurgegevens kan er een debiteurennummer worden vastgelegd c.q. aangevraagd. Pas wanneer de relatie in het bezit is van een debiteurennummer, kunnen er aanvragen en plaatsingen worden vastgelegd.

Stap 3
De belangrijkste en verplichte gegevens zijn nu allemaal ingegeven. Bij de relatie kunnen nu aanvragen worden ingegeven en er kunnen flexwerkers worden geplaatst. Echter kunnen er nog meer zaken worden vastgelegd om de registratie van de relatie compleet te maken. Zo kun je bijvoorbeeld diverse bedrijfsgegevens vastleggen. Hoe je deze gegevens kunt invoeren, wordt uitgelegd in stap 3.

Stap 4
Het is mogelijk om per relatie één of meerdere contactpersonen vast te leggen. Hoe je dit kunt doen, wordt uitgelegd in stap 4.

Aanvraag invoeren
Om een plaatsing aan te maken in Easyflex dien je eerst een aanvraag aan te maken. In de volgende beschrijving wordt uitgelegd hoe je een aanvraag vastlegt. 
Wanneer je het tabblad 'Aanvragen en plaatsingen' bij de relatie opent klik je op de knop 'Nieuw'. Je kunt nu een nieuwe aanvraag invoeren. Niet alle velden zijn verplicht bij het invoeren van een nieuwe aanvraag. De verplichte velden worden op het tabblad geel getoond. Voor meer informatie omtrent het tabblad 'Aanvragen en plaatsingen' verwijzen wij naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen).

Algemeen
Hier vind je de algemene gegevens van de aanvraag terug. Alleen het tabblad 'Algemeen' bevat verplichte velden.

Basisgegevens
Elke aanvraag heeft een aantal basisgegevens. Een aantal van deze basisgegevens worden direct gevuld vanuit de gegevens van de relatie en de gegevens van de medewerker welke de aanvraag invoert. Deze gegevens zijn ook niet meer te wijzigen.

Aanvraagdatum en tijd
Hier wordt automatisch de huidige systeemdatum en systeemtijd getoond. Deze gegevens kun je niet wijzigen.

Vastgelegd door
Hier wordt automatisch de naam getoond van de medewerker welke de aanvraag invoert. Deze gegevens kun je niet wijzigen.

Type aanvraag
(verplicht)

Het type van de aanvraag staat standaard op 'Eenmalig'. Wanneer je de pijltjestoets activeert, kunt je dit type wijzigen in 'Doorlopend', 'Potentieel' of 'Model'. De informatie in dit veld wordt ook getoond in het algemene scherm 'Aanvragen en plaatsingen'. Je kunt dit later altijd nog aanpassen als blijkt dat het type wijzigt.

  • Eenmalig: Het betreft een eenmalige aanvraag. Zodra er een plaatsing is gemaakt op dit type aanvraag kun je deze niet meer wijzigen in 'Potentieel'.
  • Doorlopend: U kunt hier doorlopend flexwerkers op voorstellen. Zodra er een plaatsing is gemaakt op dit type aanvraag kun je deze niet meer wijzigen in 'Potentieel'.
  • Potentieel: Het is nog niet helemaal zeker dat deze aanvraag daadwerkelijk wordt uitgezet door de relatie. Echter heeft hij je wel op de hoogte gesteld, op deze manier verlies je de aanvraag niet uit het oog. Wanneer je een plaatsing maakt op dit type aanvraag is het niet mogelijk de plaatsing te accorderen.
  • Model: De relatie zet regelmatig eenzelfde aanvraag bij jou uit. Een modelaanvraag kun je telkens kopiëren zodat je de aanvraag er niet steeds opnieuw in hoeft te zetten. Het is niet mogelijk een plaatsing te maken op dit type aanvraag.

Aanvangsdatum(verplicht)
Easyflex toont standaard de huidige datum. Wanneer je de 'datum-knop' selecteert kunt u met behulp van een kalender een datum selecteren. Je kunt ook handmatig een datum invoeren. De informatie in dit veld wordt ook getoond in het algemene scherm 'Aanvragen en plaatsingen'.

Einddatum
Easyflex toont standaard 'Niet bekend'. Met behulp van de pijltjestoets kun je de optie aanpassen. Je kunt een keuze maken uit:

  • Niet bekend
  • Voorlopig
  • Definitief

Wanneer je 'Niet bekend' selecteert, kun je geen einddatum ingeven. Als je kiest voor 'Voorlopig' of 'Definitief' wordt automatisch de huidige datum getoond. Deze kun je indien gewenst wijzigen. Wanneer er reeds plaatsingen zijn gekoppeld aan deze aanvraag en je wijzigt de einddatum in de aanvraag, toont Easyflex de melding dat de einddatum van de plaatsingen indien nodig wordt aangepast. Ook wordt een controle gedaan of alle plaatsingen vóór de einddatum zijn aangevangen. Is dit niet het geval, toont Easyflex hiervan een melding en dien je de einddatum van de aanvraag aan te passen of de betreffende plaatsingen te verwijderen voordat je de einddatum kunt vastleggen.

Reden einddatum
Hier geef je de reden in waarom de aanvraag op de ingegeven einddatum eindigt. De keuze opties kun je zelf beheren in 'Beheer > Selectietabellen'.

Functie
(verplicht)
Je kunt op twee manieren een functie selecteren:

  • Kies bestaand profiel
    Wanneer je bij de relatie functieprofielen heeft aangemaakt, kun je deze in dit scherm opvragen en een keuze maken. Heb je eerder nog geen functieprofielen aangemaakt, kun je binnen de eisen direct nieuwe functieprofielen vastleggen. Voor meer informatie omtrent het aanmaken van functieprofielen, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Functieprofielen).
  • Functie selecteren
    Wanneer je kiest voor het selecteren van een functie, toont Easyflex de boomstructuur met daarin alle opgenomen functies. Je kunt op diverse manieren zoeken in deze boomstructuur, voor meer informatie verwijzen wij naar de algemene beschrijving (Algemene beschrijving > Zoekopdracht). Pas wanneer je een functie hebt geselecteerd, kun je ook opleidingen en vaardigheden selecteren.

Zodra je de gegevens hebt opgeslagen kun je deze alleen nog wijzigen in het tabblad 'Functie'.

Hoofdfunctie (profiel)
De door jou geselecteerde hoofdfunctie wordt getoond.

Functienaam
Automatisch wordt hier de functienaam overgenomen welke is geselecteerd. Je kunt hier de naam aanpassen indien gewenst.

Aantal personen
Hier vul je in hoeveel personen er worden gevraagd voor de functie. Nadat dit onderdeel is opgeslagen kun je het aantal personen alleen nog wijzigen in het onderdeel 'Planning'.

Reden aanvraag
Bij een nieuwe aanvraag, kun je in dit veld de reden van aanvraag ingeven. Dit is optioneel. De redenen worden ingegeven en beheert binnen de selectietabel (Beheer > Selectietabellen).

Leveringswijze
(verplicht)
Het soort werk dien je te selecteren. Dit is belangrijk voor o.a. de opbouw van reserveringen. Standaard staat de instelling op 'Uitzendwerk'. Je hebt de keuze uit:

  • Detacheren
    deze keuze selecteer je wanneer het een aanvraag voor detacheren betreft.
  • Doorlenen
    deze keuze selecteer je wanneer het een aanvraag voor doorlenen betreft.
  • Onbekend
    deze keuze selecteer je als het nog niet bekend is op welke manier u een flexwerker gaat leveren.
  • Payroll
    deze keuze selecteer je wanneer het gaat om een payroll uitzending.
  • Uitzendwerk
    deze keuze wordt als standaard getoond, het betreft regulier werk voor een flexwerker.
  • Vakantiewerk
    wanneer de aanvraag voor vakantiewerk is, dien je deze keuze te selecteren. Vakantiewerk is uitsluitend toegestaan voor scholieren, studenten en andere studerenden in de periode van 1 juni t/m 1 september.
  • Werving & selectie
    wanneer het een werving en selectie aanvraag betreft selecteer je deze keuze.
  • ZZP'er
    deze keuze selecteer je wanneer het een aanvraag voor een ZZP'er betreft.

De keuzes 'Doorlenen' en 'ZZP'er' worden alleen getoond wanneer je hiervoor de bestemde looncomponenten heeft geactiveerd. Deze looncomponenten kun je activeren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' onder het kopje 'Inkoopfacturen'.

Je hebt nu alle gegevens ingevoerd om de aanvraag op te kunnen slaan. Nadat je de gegevens hebt opgeslagen worden diverse velden in de overige tabbladen automatisch gevuld. Daarnaast kun je de gegevens van de aanvraag verfijnen binnen deze tabbladen. Voor een uitgebreide uitleg omtrent de overige, niet verplichte, tabbladen verwijzen wij naar de referentiegids. (Frontoffice > Relaties > Aanvragen en plaatsingen).

Functie
In het tabblad 'Functie' worden de gegevens omtrent de functie, opleiding en vaardigheid vastgelegd. Hier kun je indien nodig de functie aanpassen en opleidingen en vaardigheden toevoegen, wijzigen of verwijderen. Om dit te doen klik je op 'Functie-eisen wijzigen'. Standaard staat de keus op 'Functies'. Deze kun je wijzigen naar 'Vaardigheden' en 'Opleidingen' om ook deze gegevens toe te voegen. Wanneer je een ander standaard profiel wil selecteren kun je klikken op de knop 'Kies ander profiel'. 

Ook wordt de functiegroep behorende bij de gekozen functie getoond. Bij 'Toegepast' staat de functiegroep automatisch gevuld a.d.h.v. de gekozen functie. Je kunt hier een wijziging in maken door te klikken op de zoekknop en in de beslissingsboom een nieuwe keuze te maken a.d.h.v. een drietal vragen over deze functie.

Vacature
In het tabblad 'Vacature' worden enkele gegevens omtrent de vacature automatisch gevuld. Dit zijn de volgende gegevens: Vacaturenummer, locatie, functie, branche (indien je die hebt vastgelegd in het tabblad 'Algemeen'), plaats van de locatie waartoe de relatie behoord, periode en aantal uren per week. Bij 'Plaatsing vacature' staat standaard 'Intern'. Door dit te wijzigen naar 'Internet' koppel je de aanvraag gemakkelijk op de website indien hier een koppeling voor gemaakt is.

Planning
Personeel
Het aantal gevraagde personen en de ingangsdatum wordt getoond.

Detailinformatie
De detailgegevens van het onderdeel 'Personeel' wordt getoond. D.m.v. de knop kunt je per een nieuwe datum een nieuwe mutatie ingeven. Zo geef je aan dat er meer flexwerkers gevraagd worden per een bepaalde datum zonder een nieuwe aanvraag vast te leggen.

Werkrooster
Standaard wordt het rooster gevuld van maandag t/m vrijdag van 08:00 - 18:00. Indien gewenst kun je de gegevens aanpassen.

Documenten(alleen beschikbaar indien je gebruik maakt van document management)

In het  tabblad ‘Documenten’ kun je, voor zowel de flexwerker als relatie, documenten selecteren die vereist zijn om plaatsingen te realiseren onder deze aanvraag. Documenttypen die reeds vereist zijn vanuit de relatie, flexwerker en/of aanvraag zijn op dit tabblad reeds aangevinkt. Daarnaast kun je extra documenten als vereist aanvinken. Deze vereiste documenten dienen in het documentenarchief aanwezig te zijn om de plaatsing te kunnen accorderen.

Memo
In dit tabblad kun je extra informatie zetten omtrent de aanvraag. Wanneer je gebruikt maakt van ontwerp memobladen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memobladen) worden de ingevoerde memovelden getoond.

Relatie
In dit onderdeel worden de onderstaande velden standaard gevuld vanuit de relatie, deze kun je handmatig aanpassen.

  • Meld- en werkadres
    hier wordt het bezoekadres of een afwijkend meld- en werkadres getoond.

  • Status
    standaard wordt hier 'Openstaand' getoond.

  • Prioriteit
    standaard wordt hier 'Normaal' getoond.

  • Factuuradres
    het factuuradres wordt getoond.

  • Aanlevering urendeclaraties
    standaard staat de optie op 'Week'.

  • Accorderen urendeclaraties

  • standaard staat de optie op 'Ondertekenen relatie en flexwerker'.

  • Sollicitatiegesprek gewenst?
    standaard staat de optie op 'Niet bekend'.

  • Beloning op basis van 
    Als je de ABU CAO volgt staat de optie standaard op 'Uitzend CAO', je kunt deze wijzigen. Volg je de NBBU of ABU CAO met VPO arbeidsvoorwaardenregeling dan staat deze standaard op 'Inlenersbeloning', je kunt geen wijziging maken. Als je de regelgeving van het wettelijk periode-/ketensysteem volgt staat deze standaard op 'N.v.t.', je kunt geen wijziging maken.

Notificaties
In dit tabblad kun je handmatig notificaties vastleggen omtrent de aanvraag. Als je kiest voor 'Nieuwe actie' kun je een actiedatum kiezen. Door 'Berichtgeving' aan te vinken krijg je op de actiedatum en tijd standaard een pop-up. Door te klikken op de zoekknop kun je dit wijzigen en kun je ook kiezen voor een sms of e-mail.

Afdrukken
In dit tabblad kun je verschillende documenten genereren. Door te klikken op de knop 'Start bewerken document' kun je een keus gaan maken uit een 'Template'. Hier worden de templates getoond die toegekend zijn in 'Beheer > Document management > Templates'.

Plaatsing invoeren
Wanneer er bij een relatie een aanvraag is vastgelegd, kunnen er aan deze aanvraag flexwerkers worden gekoppeld. Wanneer je een flexwerker wilt plaatsen bij de aanvraag, selecteer je de knop 'Plaatsingen'. Easyflex toont een overzicht, waarop je binnen één oogopslag kunt zien hoeveel flexwerkers er gevraagd worden, hoeveel er geplaatst zijn, hoeveel er nog geplaatst dienen te worden en hoeveel er eventueel teveel geplaatst zijn. Tevens worden de dagdelen waarop er flexwerkers worden gevraagd getoond door middel van een blauw blokje. Op elk blauw blokje wordt een 'hint' getoond met daarin de informatie omtrent de gevraagde flexwerkers, bijvoorbeeld: 'Nog 2 flexwerkers gevraagd' of '1 flexwerker teveel geplaatst'. 

Dit overzicht wordt per maand getoond. Automatisch toont Easyflex de huidige systeemmaand, maar je kunt deze maand met behulp van de pijltjestoets wijzigen. Ook kun je naast het schema de pijltjestoets activeren, Easyflex toont ook dan de volgende maand(en).

Er volgt nu een stappenplan, deze stappen worden kort omschreven binnen deze procesbeschrijving. Wil je uitgebreide informatie omtrent een bepaalde stap binnen het proces, activeer je de knop met de betreffende stap en Easyflex toont uitgebreide informatie inclusief detail uitleg omtrent de invoer van gegevens.

  • Je selecteert de relatie en vervolgens de aanvraag waarbij je flexwerkers gaat plaatsen en selecteert de knop 'Plaatsingen'. Een overzicht van alle reeds geplaatste flexwerkers bij deze aanvraag wordt getoond. Je selecteert de knop 'Nieuw'. Er wordt nu een index getoond van zeven tabbladen. Het eerste tabblad 'Periode en locatie' wordt direct geopend, dit tabblad wordt beschreven in stap 1.
  • Nadat de periode en locatie gegevens van de plaatsingen zijn ingegeven, kun je gegevens vastleggen omtrent werk en personeel. Dit tabblad wordt beschreven in stap 2.
  • Nadat de algemene gegevens omtrent de plaatsing zijn vastgelegd, moeten de lonen en tarieven worden ingegeven. De uitleg van dit tabblad wordt beschreven in stap 3.
  • Indien je gebruik maakt van document management kun je instellingen vastleggen omtrent vereiste documenten die aanwezig moeten zijn bij het aanmaken van een plaatsing. Ook kun je nu de plaatsing accorderen en documenten behorende bij de plaatsing genereren. Dit staat beschreven in stap 4.
  • De belangrijkste en verplichte tabbladen zijn nu ingegeven. De volgende tabbladen worden kort beschreven, met deze tabbladen kun je de plaatsing compleet maken. Het betreft de tabbladen 'Factuurgegevens', 'Memo', 'Verdeelsleutels' en 'Notificaties'. Dit is stap 5.

Urendeclaratie invoeren
Wanneer een flexwerker heeft gewerkt bij een relatie, wordt een urendeclaratie ingevuld. Hierop wordt per dag aangegeven hoeveel uren er zijn gewerkt en welke vergoedingen en/of inhoudingen moeten worden uitbetaald of ingehouden bij de flexwerker. Aan de hand van deze urendeclaratie kunnen de uren worden ingegeven voor de verloning. Deze urendeclaratie kan op twee manieren worden aangeleverd, namelijk:

  • op papier
    de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een papieren urendeclaratie
  • digitaal
    de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een website. Deze mogelijkheid wordt verder beschreven in 'urendeclaratie - digitaal.'

Welke mogelijkheden binnen jouw werkmaatschappij beschikbaar zijn gesteld, is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaraties).

  • Wanneer je het tabblad urendeclaraties binnen de module 'Frontoffice' opent, wordt een algemeen scherm geopend waarop je diverse filterinstellingen kunt vastleggen. De uitleg van deze filterinstellingen wordt beschreven in stap 1.
  • Na het instellen van de filterinstellingen kunnen er urendeclaraties worden getoond. Bij het tonen van deze urendeclaraties kun je kiezen voor 'Declaraties tonen', 'Plaatsing raadplegen', 'Flexwerker' of voor 'Relatie'. De mogelijkheden binnen de optie 'Declaraties tonen' worden beschreven in stap 2.

Stap 1
Wanneer je het tabblad urendeclaraties binnen de module 'Frontoffice' opent, wordt een algemeen scherm geopend waarop je diverse filterinstellingen kunt vastleggen. De uitleg van deze filterinstellingen wordt beschreven in stap 1. Het betreft hier de filterinstellingen voor de declaratieperiode, de filterinstellingen voor de urendeclaraties en de filterinstellingen voor de betrokkenen.

Stap 2
Na het instellen van de filterinstellingen kunnen er urendeclaraties worden getoond. Bij het tonen van deze urendeclaraties kun je kiezen voor 'Declaraties tonen', 'Plaatsing raadplegen', 'Flexwerker' of voor 'Relatie'. De mogelijkheden binnen de optie 'Declaraties tonen' worden beschreven in stap 2. Binnen deze stap wordt het invoeren van uren, verhoudingen en inhoudingen uitgelegd, voor detaillistische beschrijvingen verwijzen wij naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen). De optie 'Plaatsing raadplegen' wordt in deze procesbeschrijving niet verder beschreven, wij verwijzen hiervoor naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Wanneer je na de verloning van een urendeclaratie foutieve gegevens ontdekt, kun je een correctie uitvoeren. Deze correctie kun je uitvoeren in de gegevens van de flexwerker, de gegevens van de relatie of beide. Voor de beschrijving van correctie verloningen, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Correcties).

Stap 6
Nadat je alle urendeclaraties hebt ingevoerd (zie hiervoor de procesbeschrijving 'Urendeclaratie invoeren') kun je een overzicht 'Urendeclaraties' aanmaken. Op dit overzicht worden alle urendeclaraties getoond met de status 'Geaccordeerd voor verwerking' en/of 'Wachten'. Zo kun je vóórdat je daadwerkelijk gaat verlonen een overzicht genereren waarop je kunt zien welke gegevens er verloond gaan worden.

Stap 7
Het verwerken van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' is stap 7. Door het verwerken van dit overzicht worden de urendeclaraties definitief verloond. Hiervoor ga je naar de module 'Backoffice' en selecteert het tabblad 'Overzichten'. Binnen de overzichten kies je 'Verlonen/factureren urendeclaraties'.

Selectiecriteria
Type persoon
Standaard wordt hier 'Flexwerker' getoond. Indien je ook vaste medewerkers verloond kun je hier met behulp van de pijltjestoets 'Vaste medewerkers' selecteren. Je kunt per overzicht maar één keuze maken.

Persoon
Indien gewenst selecteer je één specifieke flexwerker waarvan je de urendeclaraties wilt verlonen en/of factureren.

Relatie
Indien gewenst selecteer je één specifieke relatie waarvan je de urendeclaraties wilt verlonen en/of factureren.

Verlonen
Je kunt aanvinken of je met het verwerken van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' wilt verlonen. Je kunt namelijk de urendeclaraties en de facturen apart van elkaar verwerken. Wanneer je de urendeclaraties wilt verwerken vink je deze mogelijkheid aan.

Facturen
Je kunt aanvinken of je met het verwerken van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' wilt facturen. Je kunt namelijk de urendeclaraties en de facturen apart van elkaar verwerken. Wanneer je wilt factureren vink je deze mogelijkheid aan.

Frequentie
Als je de mogelijkheid facturen aangevinkt dien je ook aan te geven welke facturen moeten worden verwerkt, te weten:

  • wekelijks
    als je deze optie aanvinkt worden alleen de facturen verwerkt van de relaties waarbij de factureerfrequentie op wekelijks staat

  • 4 wekelijks
    als je deze optie aanvinkt worden alleen de facturen verwerkt van de relaties waarbij de factureerfrequentie op 4-wekelijks staat

  • maandelijks
    als je deze optie aanvinkt worden alleen de facturen verwerkt van de relaties waarbij de factureerfrequentie op maandelijks staat

Het is mogelijk om meerdere mogelijkheden aan te vinken.

Factuurdatum
Je hebt de keuze uit 'Automatisch bepalen' en 'Handmatig'. Je kunt de factuurdatum zelf bepalen. Wanneer je kiest voor de mogelijkheid 'Automatisch bepalen' worden de facturen opgemaakt en doorgeboekt volgens de huidige systeemdatum. Deze instelling is standaard. Wil je echter een andere factuurdatum dan de huidige systeemdatum dan kies je voor 'Handmatig'. Vervolgens kun je dan de factuurdatum invullen en de facturen worden opgemaakt én doorgeboekt volgens de door jou ingegeven factuurdatum.

Factureren handmatig
Wanneer je handmatig facturen hebt gemaakt en deze moeten via een batch verwerkt worden, dan dien je deze optie aan te vinken.

Filterinstellingen
Je kunt hier geen filterinstellingen aanvinken. Automatisch staat de mogelijkheid 'Werkmaatschappij' aangevinkt.

Informatie
Als je een toelichting wil vastleggen bij het verwerken van urendeclaraties kun je hier vrije tekst ingeven.

Uitvoeren
Je dient te bepalen wanneer het verwerken van urendeclaraties moet worden uitgevoerd. Je kiest de mogelijkheid 'Direct' en de verloning wordt direct uitgevoerd. Je krijgt een pop-up bericht via jouw communicatie paneel wanneer het overzicht gereed is.

Stap 8
Nadat de urendeclaraties zijn verloond kun je loonspecificaties en facturen verwerken. Ook is het mogelijk een betaallijst aan te maken. Het maakt voor het volledige proces niet uit in welke volgorde je deze overzichten aangemaakt. Deze overzichten kunnen allemaal worden vervaardigd in de module 'Backoffice' in het onderdeel 'Overzichten'.

Loonspecificaties
Er zijn twee manieren om de loonspecificaties te verwerken, namelijk voor jouw interne administratie en voor de flexwerkers. In deze procesbeschrijving wordt alleen het overzicht 'Loonspecificaties flexwerkers' uitgelegd.

Loonspecificaties flexwerkers
Bij het verwerken van 'loonspecificaties flexwerkers' worden de loonspecificaties verwerkt voor flexwerkers. Deze worden afgedrukt en/of verzonden. Dit overzicht kun je maar éénmalig draaien, wanneer het overzicht is verwerkt kun je dit niet nogmaals verwerken. Pas wanneer er weer is verloond, kun je het overzicht opnieuw aanmaken en verwerken.

Je selecteert het overzicht 'loonspecificaties flexwerkers' en selecteert de knop 'Nieuw'.

Selectiecriteria
Wijze verwerking
Je selecteert de wijze waarop de loonspecificaties voor de flexwerkers verwerkt dienen te worden:

  • Afwikkelen volgens opgave bij persoon
    de loonspecificaties worden afgewikkeld op de wijze zoals eerder aangegeven bij de flexwerker (per post, via mail of via website/balie).

  • Alle loonspecificaties afdrukken
    alle loonspecificaties worden geprint, ongeacht de wijze zoals eerder aangegeven bij de flexwerker.

Bij het verwerken van dit overzicht betekent dit dat voor de flexwerkers waarbij de loonspecificatie op verzendwijze 'Per post' staat de loonspecificatie direct wordt geprint. Voor flexwerkers waarbij de loonspecificatie op verzendwijze 'Via e-mail' staat worden de loonspecificaties direct gemaild. Staat de verzendwijze bij de flexwerker op 'Via website/balie' wordt de loonspecificatie aangemaakt en kan deze in een later stadium worden opgehaald via de website en/of worden geprint.

Achtergrondlay-out
Je kunt aangeven of de loonspecificaties met of zonder achtergrond lay-out verwerkt moeten worden. Je kunt de keuze instellen voor de loonspecificaties welke worden geprint (Afdrukken) en je kunt de keuze instellen voor de loonspecificaties welke per e-mail worden verstuurd (E-mailen).

Sorteren
In dit veld geef je de volgorde aan waarop de loonspecificaties getoond dienen te worden. Afhankelijk van de filterinstellingen heb je de keuze uit:

  • Alfabetisch
    deze volgorde is standaard en kun je altijd selecteren, de loonspecificaties worden gesorteerd op alfabetische volgorde.

  • Locatie - alfabetisch
    deze volgorde kun je alleen maar selecteren wanneer de filterinstelling 'Rayon' of 'Werkmaatschappij' is, de loonspecificaties worden gesorteerd per locatie en op alfabetische volgorde.

  • Rayon - alfabetisch 
    deze volgorde kun je alleen maar selecteren wanneer de filterinstelling 'Werkmaatschappij' is, de loonspecificaties worden gesorteerd per rayon en op alfabetische volgorde.

Filterinstellingen
Wanneer je alleen de loonspecificaties wilt verwerken van flexwerkers van één relatiebeheerder, selecteer je de mogelijkheid 'Relatiebeheerder' en kies je een relatiebeheerder (medewerker). Wil je de loonspecificaties verwerken van één locatie selecteer je de mogelijkheid 'Locatie' en kies je een locatie. Wanneer je de loonspecificaties wilt verwerken van één rayon selecteer je de mogelijkheid 'Rayon' en kies je een rayon. Als je de loonspecificaties wil verwerken van de gehele werkmaatschappij selecteer je de mogelijkheid 'Werkmaatschappij', je hoeft nu verder geen keuze te maken, de naam van de werkmaatschappij wordt automatisch getoond.

Informatie
Als je een toelichting wil vastleggen bij het verwerken van loonspecificaties kun je hier vrije tekst ingeven.

Uitvoeren
Je dient te bepalen wanneer het verwerken van loonspecificaties moet worden uitgevoerd. Je kiest de mogelijkheid 'Direct' en de loonspecificaties worden direct verwerkt. Wanneer het overzicht gereed is krijg je hiervan een pop-up bericht.

Facturen
Er zijn twee manieren om de facturen te verwerken, namelijk voor jouw interne administratie en voor de relaties. In deze procesbeschrijving wordt alleen het overzicht 'Facturen relaties' uitgelegd.

Facturen relaties
Bij het verwerken van 'facturen relaties' worden de facturen verwerkt voor relaties. Dit overzicht kun je maar éénmalig draaien, wanneer het overzicht is verwerkt, kun je dit niet nogmaals verwerken. Pas wanneer er weer is verloond, kun je het overzicht opnieuw aanmaken en verwerken. Je selecteert het overzicht 'Facturen relaties' en selecteert de knop 'Nieuw'.

Selectiecriteria
Wijze verwerking
Je selecteert de wijze waarop de facturen voor de relaties verwerkt dienen te worden:

  • Afwikkelen volgens opgave bij relatie
    de facturen worden afgewikkeld op de wijze zoals eerder aangegeven bij de relatie (post, e-mail of website).

  • Alle facturen afdrukken
    alle facturen worden geprint, ongeacht de wijze zoals eerder aangegeven bij de relatie.

Achtergrond lay-out
Je kunt aangeven of de facturen met of zonder achtergrond lay-out verwerkt moeten worden. Je kunt de keuze instellen voor de facturen welke worden geprint (Afdrukken) en je kunt de keuze instellen voor de facturen welke per e-mail worden verstuurd (E-mailen).

Filterinstellingen
Wanneer je alleen de facturen wilt verwerken van relaties van één relatiebeheerder, selecteer je de mogelijkheid 'Relatiebeheerder' en kies je een relatiebeheerder (medewerker). Wil je de facturen verwerken van één locatie dan selecteer je de mogelijkheid 'Locatie'. Wanneer je de facturen wilt verwerken van één rayon selecteer je de mogelijkheid 'Rayon'. Wilt u de facturen verwerken van de gehele werkmaatschappij selecteert je de mogelijkheid 'Werkmaatschappij'.

Informatie
Als je een toelichting wil vastleggen bij het verwerken van facturen kun je hier vrije tekst ingeven.

Uitvoeren
Je dient te bepalen wanneer het verwerken van facturen moet worden uitgevoerd. Je kiest de mogelijkheid 'Direct' en de facturen worden direct verwerkt. Je krijgt een pop-up bericht via uw communicatie paneel wanneer het overzicht gereed is.

Betalingen (saldilijst)
Het rapport toont een controle op de te betalen lonen. 

Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)
Bij het verwerken van 'Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)' worden digitale opdrachten voor betalingen aangemaakt voor Clieop03 en Interpay.

Selectiecriteria
In dit veld dien je de selectiecriteria te bepalen voor het overzicht.

Betaalfrequentie
Je kunt bepalen voor welke betaalfrequentie u de betaallijst wilt verwerken. Je hebt de keuze uit:

  • wekelijks
    alle flexwerkers waarbij de betaalfrequentie op 'wekelijks' staat worden verwerkt en op de betaallijst geplaatst

  • 4 wekelijks
    alle flexwerkers waarbij de betaalfrequentie op '4-wekelijks' staat worden verwerkt en op de betaallijst geplaatst

  • maandelijks
    alle flexwerkers waarbij de betaalfrequentie op 'maandelijks' staat worden verwerkt en op de betaallijst geplaatst

Soort betaling
Je kunt aangeven voor welke soort betalingen u de betaallijst wilt verwerken. Je hebt de keuze uit:

  • loonbetalingen
    de reguliere loonbetalingen worden op de betaallijst geplaatst

  • spaarregelingen
    de spaarregelingen worden op de betaallijst geplaatst

  • loonbeslagen
    de loonbeslagen worden op de betaallijst geplaatst

Flexwerker
Je kunt hier een individuele flexwerker selecteren. Alleen voor deze persoon wordt dan een betaling geproduceerd.

Sorteren
In dit veld geef je de volgorde aan waarop de lijst getoond dient te worden, je hebt de keuze uit:

  • Naam

  • Locatie - Naam

Filterinstellingen
Je kunt hier geen filterinstellingen aanvinken. Automatisch staat de mogelijkheid 'Werkmaatschappij' aangevinkt.

Informatie
Als je een toelichting wil vastleggen bij het verwerken van betalingen kun je hier vrije tekst ingeven.

Uitvoeren
Je dient te bepalen wanneer het verwerken van de betalingen moet worden uitgevoerd. Je kiest de mogelijkheid 'Direct' en de betalingen worden direct verwerkt. Je krijgt een pop-up bericht via het communicatie paneel wanneer het overzicht gereed is.

Let op!: Je moet de opdrachten voor betalingen (Clieop03 en/of Interpay) nog wel exporteren en verzenden zodat deze verwerkt kunnen worden door de bank.

Let op!: voor buitenlandse betalingen wordt automatisch een BTL-91 bestand aangemaakt. Je hoeft hier geen apart overzicht voor aan te maken. Ook deze dien je te exporteren naar uw bankprogramma voordat de betaling wordt verwerkt.

Stap 9

Het gehele verloningsproces wordt uitgevoerd op basis van overzichten. Deze overzichten kunnen automatisch door Easyflex worden verwerkt. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat er elke dinsdag om 16.00 uur een verloning wordt verwerkt en dat op dezelfde dag om 16.30 uur de loonspecificaties, facturen en betaallijst worden verwerkt.

Je selecteert op het tabblad 'Backoffice' het onderdeel 'Overzichten'. Je selecteert het gewenst overzicht, kiest voor tonen en activeert de knop 'Nieuw'. Je selecteert de door gewenst selectiecriteria, sortering en filterinstelling. Het belangrijkste is de rubriek 'Uitvoeren', hierin kun je namelijk exact aangeven wanneer het overzicht verwerkt moet worden. Op deze manier hoef je niet zelf te onthouden wanneer je een overzicht moet verwerken, dit gebeurt nu automatisch door Easyflex.

Wanneer verwerken?
Je bepaalt in dit veld wanneer het overzicht verwerkt dient te worden, je kunt kiezen uit:

  • Direct
    het overzicht zal direct worden verwerkt.
  • Op datum
    het overzicht zal op een door u nader te bepalen datum worden verwerkt.
  • Iedere dag 
    het overzicht zal iedere dag worden verwerkt.
  • Eind van elke week
    het overzicht zal automatisch aan het einde van elke week worden verwerkt.
  • Eind van elke 4-weken periode
    het overzicht zal automatisch aan het einde van elke 4-weken periode worden verwerkt.
  • Eind van elke maand
    het overzicht zal automatisch aan het einde van elke maand worden verwerkt.
  • Eind van elk kwartaal
    het overzicht zal automatisch aan het einde van elk kwartaal worden verwerkt.
  • Eind van elk half jaar
    het overzicht zal automatisch aan het einde van elk half jaar worden verwerkt.
  • Eind van elk jaar
    het overzicht zal automatisch aan het einde van elk jaar worden verwerkt.

Als je bijvoorbeeld elke dinsdag om 16.00 uur wil verlonen, kies je bij het overzicht 'Verwerken urendeclaraties' de optie 'Einde van elke week'.

Verwerkingsdatum
Wanneer je bij de verwerkingsmogelijkheid heeft gekozen voor verwerken 'Op datum' ben je verplicht in dit veld een datum in te geven. Wanneer je bij de verwerkingsmogelijkheid een andere keuze gemaakt hebt, is deze optie niet actief. Automatisch toont Easyflex in dit veld de huidige systeemdatum. Je kunt deze, indien gewenst, wijzigen. Met de pijltjestoets naast het invoerveld activeer je wederom de huidige systeemdatum. Je kunt nooit een datum ingeven welke in het verleden ligt, Easyflex toont dan automatisch een foutmelding.

Als je bijvoorbeeld elke dinsdag om 16.00 uur wil verlonen, kies je bij het overzicht 'Verwerken urendeclaraties' geen verwerkingsdatum.

Verwerkingsproces start ... dag(en) na afloop van de periode
Wanneer je bij de verwerkingsmogelijkheid heeft gekozen voor verwerken aan het einde van een bepaalde periode, bijvoorbeeld eind van elke week of eind kwartaal, kun je in dit veld het aantal dagen ingeven waarna het verwerkingsproces gestart dient te worden. Standaard staat deze periode op 0 dagen.

Wil je bijvoorbeeld elke dinsdag om 16.00 uur verlonen, kies je bij het overzicht 'Verwerken urendeclaraties' (nadat je hebt gekozen voor 'Einde van elke week') 2 dagen.

Gewenste verwerkingstijdstip
In dit veld kun je het gewenste tijdstip ingeven wanneer het verwerkingsproces gestart dient te worden. Automatisch toont Easyflex de huidige systeemtijd. Je kunt deze, indien gewenst, wijzigen. Met de knop 'standaarddatum' naast het invoerveld activeer je wederom de huidige systeemtijd.

Wil je bijvoorbeeld elke dinsdag om 16.00 uur verlonen, kies je bij het overzicht 'Verwerken urendeclaraties' 16:00 uur.

Gereedmelden aan
Wanneer een overzicht gereed is, wordt er automatisch een melding gestuurd naar de medewerker welke dit overzicht heeft aangemaakt.

Proces activeren
Bij het aanmaken van een nieuw overzicht, staat deze keuze altijd op 'Ja'. Je kunt deze keuze wijzigen in 'Nee'. Pas wanneer de keuze op 'Ja' staat wordt het proces verwerkt op de eerder ingegeven uitvoermogelijkheid. 

Wanneer je een bestaand overzicht opent, staat proces activeren altijd op 'nee'.