(2021-18) Vertaling facturen

Relaties gevestigd in het buitenland of werknemers bij een Nederlandse relatie die een andere taal machtig zijn, krijgen een Nederlandstalige factuur toegestuurd. Hier is verandering in te brengen. Vanuit ‘Beheer > Vertalingen’ is het mogelijk om andere talen vast te leggen en voor elk woord en elke zinsnede die voor kan komen op een factuur een vertaling te maken. Daarbij kun je denken aan het eenvoudige woord ‘factuur’, maar ook functies, looncomponenten en het omzetten van de datumnotatie.

Het scherm en de start

Om vertalingen vast te kunnen leggen, is het nodig om de module ‘Beheer > Vertalingen’ beschikbaar te stellen. Dit kan in ‘Beheer > Programmarechten’. Bepaal hier voor welke rol(len) de module ter beschikking wordt gesteld. Het is mogelijk dat je vervolgens opnieuw dient in te loggen.
Ga naar ‘Beheer > Vertalingen’ en klik op het vak met de drie puntjes om een nieuwe taal vast te leggen. Kies vervolgens voor ‘Nieuw’ en maak een taal aan.
Als je wilt dat de taal nog niet te kiezen is bij een locatie en/of relatie, dan zet je het vinkje bij ‘Actief’ uit. Dit is bijvoorbeeld handig als je nog niet klaar bent met het vastleggen van alle vertalingen. Zo voorkom je dat er te vroeg een afwijkende taal wordt gekozen en er dus een onvolledig vertaalde factuur naar de relatie wordt verzonden.
Kies vervolgens voor ‘Opslaan’. Je komt dan terug in het menu om talen aan te maken. Maak desgewenst een nieuwe taal aan of kies voor ‘Sluiten’.
In ‘Beheer > Vertalingen’ kies je bij ‘Taal’ de taal waarbij je vertalingen wil vastleggen. Rechts verschijnt een nieuw menu, namelijk ‘Onderdeel’. Een korte uitleg per onderdeel:

Algemeen
Bij het openen van dit onderdeel worden alle woorden en zinsneden getoond die kunnen voorkomen op een factuur. In een aantal regels staan mergefields, te herkennen aan de accolades: { en }. De accolades met de tekst ertussen hoeven niet vertaald te worden, maar moeten wel in de vertaling staan. Deze worden namelijk op de factuur automatisch gevuld met de betreffende waarde. Hierover later meer.
Functies
Bij het openen van dit onderdeel wordt de standaard functieboom getoond, zoals je die kent bij het maken van een aanvraag. In beginsel worden alleen de bedrijfstakken getoond. Deze kun je uitklappen om naar de (hoofd)functies te gaan. Alleen de functies zelf zijn te vertalen, niet de bovenliggende hoofdfuncties.
Looncomponenten
Bij het openen van dit onderdeel worden alle looncomponenten getoond die zijn aangemaakt in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’. De tekst die in het onderdeel tussen haakjes staat, is hetgeen wat in het veld ‘Omschrijving factuur’ staat. Als een looncomponent niet operationeel is, wordt dit looncomponent getoond als rode regel. Alleen de looncomponenten zelf zijn te vertalen, niet het bovenliggende hoofdcomponent. Let op: ook de reserveringen staan ertussen. Deze komen echter niet op de factuur te staan.

Het vertalen

Maak een keuze uit een van de onderdelen. Aan de linkerkant van het scherm worden de originele Nederlandse woorden/zinnen getoond en aan de rechterkant van het scherm komen de vertalingen te staan. Onderin staan twee vlakken. Bij ‘Origineel’ is de volledige Nederlandse zin te zien. Bij ‘Vertaling’ kan de vertaling worden ingevoerd. Deze kan worden opgeslagen door middel van Enter of de knop ‘Opslaan’. Iedere nieuwe/gewijzigde/verwijderde vertaling wordt genotificeerd in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Notificaties’.

Tussen de twee vlakken staat een knop met het teken >. Deze kun je gebruiken om de mergefields in het onderdeel ‘Algemeen’ direct in de ‘Vertaling’ box te krijgen, zodat je die niet hoeft over te typen. Als er al een mergefield in de vertaling staat, worden alleen de eventueel ontbrekende mergefields aangevuld. Het is nodig dat de mergefields die in ‘Oorspronkelijk’ staan, ook in ‘Vertaling’ komen. De volgorde mag zelf worden bepaald.

De mergefields zijn dus te herkennen aan de accolades met tekst ertussen. Alleen de tekst die voor, tussen of achter de mergefields staan, hoeft te worden vertaald.
Ter verduidelijking een paar voorbeelden en bijzonderheden:

Uw BTW-identificatienummer: {btwnummer}.
Wel vertalen: ‘Uw BTW-identificatienummer:’ (vergeet de dubbele punt en de punt achter het mergefield niet)
Niet vertalen: {btwnummer} op de factuur zal dit worden vervangen door het daadwerkelijke btw-nummer van de relatie indien dat vastligt.
Wij verzoeken u € {totaalbedrag} over te maken naar {rekening_nummer} o.v.v. betalingskenmerk: {betalingskenmerk}
Wel vertalen: ‘Wij verzoeken u €’ … ‘over te maken naar’ … ‘o.v.v. betalingskenmerk’
Niet vertalen: {totaalbedrag} , {rekening_nummer} , {betalingskenmerk} op de factuur worden deze vervangen door de betreffende waardes.
De omzetbelasting is verlegd (binnen EU).
Wel vertalen: de hele zin, want er staan geen mergefields in.
{postcode} {plaats}
Dit is een regel die enkel mergefields bevat. Deze kan een op een worden overgenomen en in de vertaling kan desgewenst zelf tekst voor, achter of tussen de mergefields worden toegevoegd.
{dag}-{maand}-{jaar}
De eerste regel bij ‘Algemeen’. Hiermee kan de datumnotatie op de factuur worden bepaald. Zo kan voor Amerikaanse relaties bijvoorbeeld de datumnotatie {maand}/{dag}/{jaar} worden gekozen. Op de factuur wordt 20 april 2021 dan getoond als 04/21/2021. Bepaal zelf de volgorde en het teken wat tussen de mergefields komt te staan.

Het is in het onderdeel 'Algemeen' niet toegestaan om accolades te gebruiken als onderdeel van de vertaling zelf.
Bijvoorbeeld:

bankrekening {rekening_nummer}
Wel toegestaan als vertaling: bank account {rekening_nummer}
Niet toegestaan als vertaling: {bank} account {rekening_nummer}, omdat {bank} geen mergefield is
Niet toegestaan als vertaling: bank account invoice number, omdat nu het verplichte mergefield {rekening_nummer} ontbreekt

Bij de onderdelen Functies en Looncomponenten zijn er geen mergefields. Het woord/de woorden die worden getoond, kunnen worden vertaald. Bij Looncomponenten de tip om de tekst te vertalen die tussen haakjes staat aangezien dat de Nederlandse tekst is voor ‘Omschrijving factuur’. Als er geen tekst tussen haakjes staat, is dit looncomponent ingericht dat het niet wordt gefactureerd.

Hulpmiddelen

In het scherm ‘Beheer > Vertalingen’ zijn diverse opties toegevoegd om het proces te vergemakkelijken.

Zoekbalk
Naast ‘Onderdeel’ is een zoekbalk. Hiermee kun je zoek op Nederlandse woorden en zinnen. Het is niet mogelijk om te zoeken op vertaalde teksten. Voor de functieboom geldt dat er wordt gezocht op de ingevoerde tekst maar ook op synoniemen. Bijvoorbeeld: bij de zoekopdracht ‘groep’ wordt ook de functie ‘Leerkracht basisonderwijs’ getoond. Dit komt overeen met zoekopdrachten in de functieboom bij een aanvraag/plaatsing.
Filters
Naast de zoekbalk staan twee filters: ‘Vertaald’ en ‘Niet vertaald’. De eerste keer staan beide filters aan en zijn dus alle resultaten zichtbaar. De filters zijn te combineren met een zoekopdracht. Als beide filters aangevinkt zijn, is het scherm leeg.
Voorbeeld
Om te controleren hoe de vertaalde teksten op de factuur komen te staan, kan gebruik worden gemaakt van de knop ‘Voorbeeld’ linksonder. De getoonde gegevens, zoals de bedragen, zijn fictief. Er wordt rekening gehouden met een aantal instellingen in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen’, te weten de mededeling voor ‘alle locaties’, de informatieregel, de factuur opmaak, de positionering/kleuren en opmaak rubrieken en het wel/niet vermelden van de aanmaakdatum bij betaaltermijn. Mocht uit het voorbeeld in 'Beheer > Vertalingen' blijken dat je ergens net te weinig ruimte hebt, dan kun je de tekst aanpassen of spelen met de marges in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen’. De voorbeeldknop in dit menu laat géén vertalingen zien.
Kopiëren
Als er wordt gewerkt met meerdere gekoppelde werkmaatschappijen, dan is er de mogelijkheid om de vertalingen te kopiëren naar een andere werkmaatschappij. Dit kan door via ‘Beheer > Vertalingen’ de taalinstellingen te openen met de knop met de drie puntjes, de gewenste taal te selecteren en vervolgens te klikken op ‘Kopiëren’. Kies dan de doelwerkmaatschappij waar de vertalingen naar moeten worden gekopieerd. Als in de doelwerkmaatschappij al vertalingen voor die taal vastliggen, worden de niet-vertaalde regels aangevuld; reeds vertaalde teksten worden dus niet overschreven.

Vertaling toepassen in de facturatie

Eenmaal de vertalingen ingevoerd en opgeslagen, is het mogelijk om facturen aan te gaan maken in die taal/talen. Het stappenplan:

Controleer of de taal beschikbaar is via de knop met de drie punten. Zo niet, klik op ‘Wijzigen’ en zet een vinkje bij ‘Actief’ en sla de instelling op.
De taal is nu beschikbaar voor locaties en relaties.
a. Locaties
Als je wil dat alle relaties van een bepaalde locatie de facturen gaan ontvangen in de andere taal, dan kun je via ‘Beheer > Locaties’ de instellingen van die locatie wijzigen. Bij ‘lay-outs en templates > Afwijkende vertaling’ is de afwijkende taal te selecteren indien die beschikbaar is gesteld in ‘Beheer > Vertalingen’. Standaard staat de instelling op ‘N.v.t.’. Dat is Nederlands. Op het moment dat er een afwijkende taal wordt ingesteld, wordt die taal ook toegepast bij de relaties die toebehoren aan die locatie.
b. Relaties
Het is mogelijk om per relatie een afwijkende taal voor de factuur in te stellen. Dit kan in ‘Relatie > Facturatie > Instellingen’ bij ‘Afw. vertaling’. Standaard staat de instelling op ‘N.v.t.’ Dan wordt de taal gevolgd die vastligt bij de bijbehorende locatie. Als die locatie ook op N.v.t. staat, wordt de factuur in het Nederlands opgemaakt. Je kunt bij de relatie ook een andere taal instellen. Mocht bij de locatie een afwijkende taal zijn ingesteld en je wilt voor een relatie een Nederlandse factuur, dan selecteer je de taal ‘Nederlands (standaard)’.
Zodra er bij de locatie of relatie een afwijkende taal is gekozen, is het mogelijk om de pro forma van de (handmatige) facturen in de andere taal te zien. De Nederlandstalige factuur is ook te allen tijde inzichtelijk. Als je in ‘Relatie > Facturatie > Handmatige facturen’ klikt op ‘Factuur (pro forma)’ is er de keuze uit de Nederlandse versie en die in de afwijkende taal. In een urendeclaratie krijg je direct de factuur in de andere taal te zien bij het klikken op ‘Factuur (pro forma)’. In de dropdown is er de keuze uit de Nederlandse factuur en de facturen in beide talen voor ‘Pro forma relatie totaal’. Als er e-facturatie wordt toegepast, staat die optie er ook bij. Let op: de e-factuur wordt niet vertaald.
Op het moment dat de handmatige factuur of declaratie is gefactureerd, komt die, zoals gewoonlijk, in ‘Relatie > Facturatie > Facturen’ te staan. Met de knop ‘Inzien’ kan de factuur in de afwijkende taal worden bekeken. Door middel van de dropdown kan ook de Nederlandse factuur worden geopend.
Tot aan de verzending is het mogelijk om de taal van de factuur nog aan te passen. Als de factuur is gemaakt en er staat nog geen verzenddatum achter, dan kun je de afwijkende taal aanpassen bij tabblad ‘Instellingen’ en vervolgens bij tabblad ‘Facturen’ de factuur in de afwijkende taal opmaken door middel van de knop ‘Opnieuw aanmaken’. Als er al een verzenddatum is, dan is het niet meer mogelijk die specifieke factuur in een andere taal op te maken. Let op: reeds bestaande maar nog niet-verzonden facturen kunnen niet opnieuw worden aangemaakt. Het gaat dus om facturen die zijn aangemaakt vanaf het moment dat deze toepassing in Easyflex zit.
Facturen kunnen worden verzonden met het overzicht ‘Facturen relaties’ en door middel van de knop ‘Documentafhandeling’ in ‘Relatie > Facturatie > Facturen’ (knop met printer, envelop en computer). Met het overzicht ‘Facturen relaties’ worden de facturen verzonden in de taal waarin ze zijn opgemaakt. Met ‘Documentafhandeling’ kun je per factuur kiezen of die in het Nederlands of de afwijkende taal wordt afgedrukt/verzonden. Let op: het is nog niet mogelijk om meerdere vertaalde facturen te selecteren en met Documentafhandeling in de afwijkende taal te verzenden. Deze worden vooralsnog in het Nederlands verstuurd.
Met het overzicht ‘Facturen administratie’ is er de mogelijkheid om de facturen in het Nederlands of in de afwijkende taal in het rapport te krijgen. Houd er rekening mee dat je dit overzicht maar éénmalig kunt draaien. Als het overzicht is verwerkt, kun je dit niet nogmaals verwerken. Pas wanneer er weer is gefactureerd, is het mogelijk om het overzicht opnieuw aan te maken en te verwerken.

Good to know

De tekencodering is Win1252. Dit houdt in dat de tekens die hieronder vallen, worden herkend door Easyflex. Zo worden bijvoorbeeld Chinese tekens in de vertaling niet herkend;
Een taal kan niet worden verwijderd, wel worden hernoemd;
Een taal kan niet op inactief worden gezet zolang die taal vastligt bij een locatie en/of relatie. Om te voorkomen dat je alle relaties moet controleren, kun je in 'Frontoffice > Matching' een match maken voor 'Relatie (handmatig)' en via 'Uitvoer samenstellen' de afwijkende taal selecteren. In het resultatenscherm of in een exportbestand (via batch actie) kan worden nagekeken bij welke relatie de betreffende taal vastligt;
E-facturen worden niet vertaald;
Margefacturen worden wel vertaald mits bij de intermediair een afwijkende taal vastligt;
Facturen die al zijn gegenereerd maar nog niet zijn verzonden voorafgaand aan deze nieuwe toepassing, kunnen niet opnieuw worden aangemaakt in een nieuwe taal;
Functienamen die in de aanvraag of plaatsing handmatig zijn aangepast, worden niet vertaald. Als de functienaam weer de standaardwaarde heeft, wordt de functie vertaald. Uiteraard is het ook mogelijk om in de aanvraag of plaatsing handmatig de functie te vertalen;
Looncomponenten worden gekopieerd vanuit de bronwerkmaatschappij naar de doelwerkmaatschappij als 'Omschrijving loonspecificatie' overeenkomt;
Landen in de adressering kunnen niet vertaald worden; dit in verband met eventuele verzending per post.