(2021-18) Documenten 2
Archief
Op dit tabblad kan je de reeds vastgelegde documenten inzien en wijzigen. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan uitzendovereenkomsten, correspondentie e.d.
Op het scherm verschijnt een overzicht van alle opgeslagen documenten. Deze worden getoond op volgorde van datum en onderwerp. Het is mogelijk documenten te verwijderen of te wijzigen, printen of e-mailen.Ā
Overzicht documentenarchief
Filterinstellingen
Je kan filteren op āDocumentmapā. Daarbij kan je een keuze maken uit alle documentmappen voor de relatie welke door de werkmaatschappij zijn aangemaakt in āBeheer > Document management > Mappenā.Ā Wanneer je een filter wil instellen voor 'sorteren op' kan je een keuze maken uit:
- Datum (aflopend)
- Datum (oplopend)
- Onderwerp (van het document)
- Resultaat (deze filter wordt automatisch getoond wanneer u een zoekopdracht heeft ingegeven)
Standaard staat deze filter op āN.v.t.ā en daarmee worden alle documentmappen getoond. Daarnaast kan je instellen hoe de getoonde documenten gesorteerd dienen te worden.Ā Standaard worden de documenten op datum (oplopend) gesorteerd.Ā
Zoekopdracht
Easyflex bied je de mogelijkheid om een document te zoeken middels een ingegeven zoekopdracht. Je geeft een zoekopdracht in en selecteert de knop 'Zoeken'. De gevonden documenten worden getoond op volgorde van relevantie. Het document met de hoogste relevantie wordt bovenaan getoond.
Herkomst
In dit veld wordt vastgelegd wat de herkomst van het geselecteerde document is. De herkomst kan zijn:
- Gegenereerd
- GeĆÆmporteerd
- Digitaal ondertekend document
Type document
In dit veld wordt het documenttype getoond. Je kan het type van het document eventueel aanpassen. Je hebt de keuze uit de types die vastgelegd zijn in āBeheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypenā.
Documentmap relatie
In dit veld wordt de documentmap getoond waarin het document gearchiveerd is. Je kan deze documentmap wijzigen indien je het document in een andere map wilt opslaan. Hierbij kan je kiezen uit alle documentmappen voor de relatie die vastgelegd zijn in 'Beheer > Document management > Mappenā.
Ook archiveren bij flexwerker
Een document kan zowel voor een relatieĀ als voor een relatie worden gearchiveerd. Een voorbeeld hiervan is de uitzendbevestiging van een flexwerker. Door het activeren van de knop āZoekenā kan je de flexwerker opzoeken en selecteren.Ā
Volledig verwijderen
Met deze knop kan je het document Ć©n de bijbehorende detailgegevens verwijderen. De hele regel aan de linkerkant van het scherm en alle detailgegevens aan de rechterkant van het scherm worden verwijderd. Indien je gebruik maakt van 'Document management'Ā kan dit leiden tot (nieuwe) signaleringen omtrent het onbreken van het document.
Bestand verwijderen
Met deze knop kan je het geselecteerde bestand verwijderen uit de database maar blijven de detailregel en detailgegevens van het document bewaard. De detailgegevens kunnen niet meer bewerkt worden en uiteraard kan het document niet meer worden ingezien of opnieuw verwerkt. Het 'bewaren' van de detailregel zorgt ervoor dat er geen (nieuwe) signaleringen ontstaan m.b.t.Ā Document management.Ā
Documenten genereren
Op dit tabblad kan je standaard templates voor de relatie genereren (templates van het type 'Standaard brief relatie').
Opmaak
Met behulp van de opmaak kan je een filtering maken op templates die gegenereerd kunnen worden. De instellingen voor correspondentie zijn bepalend voor de automatische vorm (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie). Wanneer de Jij-vorm is toegestaan, worden alle templates getoond die vastliggen met het template type āStandaard brief relatieā en de opmaak āJij-vormā. Wanneer de Jij-vorm niet is toegestaan, worden alle templates getoond die vastliggen met het formuliertype āStandaard brief relatieā en de opmaak āU-vormā.
Template
In dit veld zie je alle templates die behoren bij de gekozen āOpmaakā. Het betreft templates van het template type āStandaard brief relatieā die je beschikbaar hebt gesteld inĀ Beheer > Document management > Templates.
Genereren
Wanneer je de gewenste template hebt geselecteerd activeer je de knop āGenererenā.Ā Ā Vervolgens wordt het scherm āDocumentafhandelingā geopend. Hier kan je het document archiveren, e-mailen of afdrukken.Ā
Importeren
Op dit tabblad kan je documenten importeren. Je kan hierbij denken aan documenten die je digitaal ontvangt van jouw relaties, zoals een CV of een kopie van een heftruckcertificaat.
Document-/bestandsnaamĀ (verplicht)
In dit veld kan je het document importeren met behulp van de knop āImporterenā. Wanneer je het document hebt geĆÆmporteerd, kan je het document met behulp van de knop āInformatieā inzien.
Type document
Wanneer het geĆÆmporteerde document een type betreft dat verplicht geĆÆmporteerd dient te worden kan je hier het type selecteren. Je kan hier kiezen voor de documenttypen die vastliggen in 'Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen'Ā met de herkomst āGeĆÆmporteerdā en het type ārelatieā.
Documentmap relatieĀ (verplicht)
In dit veld selecteer je de documentmap waarin het document gearchiveerd dient te worden.Ā Hierbij kan je kiezen uit alle documentmappen die voor de relatie zijn vastgelegd inĀ Beheer > Document management > Mappen.
Ook archiveren bij relatieĀ (verplicht)
Een document kan zowel voor een relatie als voor een relatie worden gearchiveerd. Een voorbeeld hiervan is de uitzendbevestiging van een relatie. Door het activeren van de knop āZoekenāĀ kun jeĀ de relatie opzoeken en selecteren. Wanneer u de knop 'Verwijderen' activeert zullen de relatiegegevens worden verwijderd.
Vereist
In dit tabblad zie je alle actieve documenttypen voor relaties die zijn vastgelegd in āBeheer > Document management > Document beheer > Vaste documentenā en in āBeheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypenā.Ā
De grijs getoonde documenten zijn documenten waarvan in āBeheer > Documentmanagement > Vaste documenten / Eigen documenttypenāĀ Ā is vastgelegd dat ze āActiefā en āVerplichtā zijn. Deze zijn standaard aangevinkt en moeten verplicht gegenereerd of geĆÆmporteerd worden bij de relatie.Ā Het is niet mogelijk deze documenttypen als niet vereist aan te merken.
Naast de documenttypen die standaard zijn aangevinkt, worden ook documenttypen getoond die wel āActiefā maar niet āVerplichtā zijn. Deze documenttypen kan je op dit tabblad alsnog voor de betreffende relatieĀ verplicht stellen. Dit kan je doen door in de kolom āVereistā de optie aan te vinken voor het betreffende documenttype. In het veld āStatusā kan je zien of het betreffende document reeds aanwezig is in Easyflex. Wanneer het document reeds aanwezig is, wordt de status aangepast naar āRetourā en wordt de datum getoond waarop het document in Easyflex geĆÆmporteerd is.
Archief
Op dit tabblad kun je reeds vastgelegde documenten inzien en wijzigen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan uitzendovereenkomsten, correspondentie e.d