(2021-21) Betalingen

Op dit tabblad kun je alle gegevens omtrent betalingen aan de flexwerker vastleggen. Het vastleggen van de betaalwijze is vereist wanneer de flexwerker wordt geplaatst of een arbeidsovereenkomst wordt opgesteld. Ook kun je op dit tabblad betalingen blokkeren en je kunt een overzicht van alle betalingen betreffende de flexwerker inzien. 

Betaalinformatie

Betaalfrequentie

Easyflex stelt de betaalfrequentie automatisch in op 'wekelijks'. Je kunt deze betaalfrequentie wijzigen door het activeren van de pijltjestoets:

• wekelijks
• 4 wekelijks
• maandelijks

De betaalfrequentie staat los van het geselecteerde loontijdvak van de flexwerker. Het is mogelijk een loontijdvak per week vast te leggen in combinatie met een betaalfrequentie per maand. Je verloond in deze situatie elke week urendeclaraties van de flexwerker en de betaling wordt één keer per maand uitgevoerd. Uiteraard kunt ook andere instellingen combineren (betaalfrequentie 4 wekelijks met een loontijdvak per week of per maand, betaalfrequentie maandelijks met een loontijdvak per week of 4 wekelijks).

Betaalinstelling I

Betaalwijze

Easyflex stelt de betaalwijze automatisch in op 'N.v.t.'. Je dient deze betaalwijze te wijzigen door het activeren van de pijltjestoets. Afhankelijk van de ingestelde autorisaties in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen' kun je hier de betaalinstelling vastleggen of wijzigen:

• Kas
• Bank wereldwijd
• BANK EU

Wanneer je eenmaal een betaalwijze gekozen hebt, is het niet meer mogelijk om de keuze 'N.v.t.' te selecteren.

Rekeningnummer
Wanneer de betaalwijze 'Bank wereldwijd' of 'Bank EU' is, ben je verplicht om een rekeningnummer in te geven. Bij een Bank wereldwijd en Bank EU dient u het IBAN rekeningnnummer in te vullen. Easyflex controleert de nummers bij het opslaan op geldigheid met behulp van de 'mod-97' berekening. Als het nummer gelijk is aan het rekeningnummer van een relatie of gelijk is aan het rekeningnummer van een andere flexwerker krijg je de volgende melding: Let op! Het ingevoerde rekeningnummer is al in gebruik bij: - flexwerker ... of - relatie ...

BIC/SWIFT code
Wanneer je hebt gekozen voor de betaalwijze 'Bank EU' bent u verplicht de BIC/SWIFT code van de betreffende bank te selecteren. Dit is een internationale code die banken gebruiken voor betalingsverkeer. Iedere bank heeft een eigen BIC code. Daardoor komen internationale betalingsoverdrachten bij de juiste bank terecht. De BIC wordt ook wel SWIFT adres of SWIFT code genoemd. Door het selecteren van de zoek-knop kun je de betreffende code zoeken. Wanneer deze nog niet bekend is kunt u deze toevoegen door het selecteren van de knop 'Nieuw'. Je kunt onbeperkt BIC/SWIFT codes toevoegen. Let op: Voor de betalingen van buitenlandse rekeningnummers dient er in 'Beheer > bedrijfsinstellingen> bank-/girorekeningen' de BIC/SWIFT code van je bank- of giroinstelling vast te liggen.

Kenmerk
In dit veld kun je eventueel een kenmerk voor de betaling ingeven.

Naam afwijkende begunstigde
Wanneer de betaling moet worden overgemaakt naar een ander rekeningnummer dan dat van de flexwerker, dien je in dit veld de naam van de afwijkende begunstigde in te geven.

Plaats afwijkende begunstigde
Wanneer de betaling moet worden overgemaakt naar een ander rekeningnummer dan dat van de flexwerker, dien je in dit veld de plaats van de afwijkende begunstigde in te geven. Met de knop 'zoeken' kun je zoeken op postcode/huis nr. of woonplaats.

Land afwijkende begunstigde
Wanneer de betaling moet worden overgemaakt naar een ander rekeningnummer dan dat van de flexwerker, dien je in dit veld het land van de afwijkende begunstigde in te geven. Met de knop 'zoeken' kun je zoeken op land.

Reden wijziging
In dit veld leg je de reden van wijziging in de betaalinstelling vast. Afhankelijk van de instellingen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen' kan dit een verplicht veld zijn.

Laatst gewijzigd door
In dit veld wordt de naam van de medewerker getoond welke als laatst de betaalinstelling heeft gewijzigd.

Betaalinstelling II
Je kunt de betaling aan de flexwerker, indien gewenst, verdelen. Dit betekent dat je een bepaald bedrag of percentage van het bedrag op een andere rekening kunt storten of contant kunt uitbetalen. Het is ook mogelijk om het gehele loon van de flexwerker tijdelijk op een ander rekeningnummer over te maken zonder dat je hiervoor betaalinstelling I hoeft te wijzigen en deze gegevens dus verloren zouden gaan. Afhankelijk van de ingestelde autorisaties in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie betalingen' kun je hier de betaalinstelling vastleggen of wijzigen.

Betaalwijze
Easyflex stelt de betaalwijze automatisch in op 'N.v.t.'. Wanneer je de betaling aan de flexwerker wilt verdelen, dien je de betaalwijze te wijzigen door het activeren van de pijltjestoets, je hebt de keuze uit:

• Kas
• Bank wereldwijd
• BANK EU

Rekeningnummer
Wanneer de betaalwijze 'Bank wereldwijd' of 'Bank EU' is, ben je verplicht om een rekeningnummer in te geven. Bij een Bank wereldwijd en Bank EU dien je het IBAN rekeningnnummer in te vullen. Easyflex controleert de nummers op geldigheid. Easyflex voert een controle uit bij het opslaan van een rekeningnummer. Als het nummer gelijk is aan het rekeningnummer van een relatie of gelijk is aan het rekeningnummer van een andere flexwerker krijg je de volgende melding: Let op! Het ingevoerde rekeningnummer is al in gebruik bij: - flexwerker ... of - relatie ...

BIC/SWIFT code
Wanneer je hebt gekozen voor de betaalwijze 'Bank EU' ben je verplicht de BIC/SWIFT code van de betreffende bank te selecteren. Dit is een internationale code die banken gebruiken voor betalingsverkeer. Iedere bank heeft een eigen BIC code. Daardoor komen internationale betalingsoverdrachten bij de juiste bank terecht. De BIC wordt ook wel SWIFT adres of SWIFT code genoemd. Door het selecteren van de zoek-knop kun je de betreffende code zoeken. Wanneer deze nog niet bekend is kun je deze toevoegen door het selecteren van de knop 'Nieuw'. Je kunt onbeperkt BIC/SWIFT codes toevoegen. Let op: Voor de betalingen van buitenlandse rekeningnummers dient er in "Beheer > bedrijfsinstellingen> bank-/girorekeningen".

Kenmerk
In dit veld kun je eventueel een kenmerk voor de betaling ingeven.

Naam afwijkende begunstigde
Wanneer de betaling moet worden overgemaakt naar een ander rekeningnummer dan dat van de flexwerker, dien je in dit veld de naam van de afwijkende begunstigde in te geven.

Plaats afwijkende begunstigde
Wanneer de betaling moet worden overgemaakt naar een ander rekeningnummer dan dat van de flexwerker, dien je in dit veld de plaats van de afwijkende begunstigde in te geven. Met de knop 'zoeken' kun je zoeken op postcode/huis nr. of woonplaats.

Land afwijkende begunstigde
Wanneer de betaling moet worden overgemaakt naar een ander rekeningnummer dan dat van de flexwerker, dien je in dit veld het land van de afwijkende begunstigde in te geven. Met de knop 'zoeken' kun je zoeken op land.

Verdeling betalingen
Je bent verplicht een verdeling op te geven wanneer je een tweede betaalinstelling hebt ingegeven. Je dient een keuze te maken tussen:

• Vast bedrag
  Je geeft een vast bedrag in, bijvoorbeeld € 50,00. Dit bedrag wordt uitbetaald op de betaalwijze zoals deze staat ingesteld bij Betaalinstelling II. Het overige bedrag wordt uitbetaald op de betaalwijze zoals deze staat ingesteld bij Betaalinstelling I.
• Percentage
  Je geeft een percentage in, bijvoorbeeld 10%. Dit percentage wordt uitbetaald op de betaalwijze zoals deze staat ingesteld bij Betaalinstelling II. Het overige bedrag wordt uitbetaald op de betaalwijze zoals deze staat ingesteld bij Betaalinstelling I.

De verdeling van de betalingen wordt verwerkt per declaratietijdvak en staat los van de betaalfrequentie.

Reden wijziging
In dit veld leg je de reden van wijziging in de betaalinstelling vast. Afhankelijk van de instellingen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen' kan dit een verplicht veld zijn.

Laatst gewijzigd door
In dit veld wordt de naam van de medewerker getoond welke als laatst de betaalinstelling heeft gewijzigd.

Nog te verrekenen betalingen (I)
In dit veld toont Easyflex de nog te verrekenen betalingen van betaalinstelling I. Dit bedrag is nog niet verwerkt.

Nog te verrekenen betalingen (II)
In dit veld toont Easyflex de nog te verrekenen betalingen van betaalinstelling II. Dit bedrag is nog niet verwerkt.

Wanneer de bedragen bij 'Nog te verrekenen betalingen (I) en (II)' worden verwerkt, is mede afhankelijk van de instellingen van het betalingsverkeer binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Betalingsverkeer). Negatieve bedragen (min bedragen) worden nooit verwerkt, deze blijven staan totdat het bedrag positief is (bijv. na een correctie of opboeking) of tot er een positief bedrag bij een tweede betaalinstelling wordt vastgelegd. Wanneer er voor beide betaalinstellingen betalingen zijn en één van de bedragen is negatief, wordt dit negatieve bedrag direct verrekend met het positieve bedrag en overgemaakt naar de betaalinstelling I. Wanneer er voor betaalinstelling II een betaling is en deze betaalinstelling wordt verwijderd (Bank wordt op N.v.t. gezet) wordt het restant bedrag overgemaakt naar betaalinstelling I. Voor meer informatie omtrent de routine van de betalingen, verwijzen we je naar de algemene gegevens (Algemene gegevens > Routine betalingen).

Achter de knop ´Ok´ staat vermeld waarvoor je bent geautoriseerd.

Automatisch uitbetalen van reserveringen
Je kunt reserveringen automatisch betaalbaar stellen. Hiermee wordt met iedere urendeclaratie die je verwerkt de geselecteerde reservering(en) automatisch uitbetaald. Het kan voorkomen dat je geen reserveringen kunt selecteren, de velden worden dan grijs getoond (ipv wit). Dit kan per medewerker verschillen en is afhankelijk van de autorisatie instellingen in de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers). De omschrijving van de reservering wordt getoond zoals deze is vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Loon in geld > Reserveringen'. De reserveringen die je hier kunt selecteren zijn:

• Kort verzuim
• Feestdagen
• Vakantiedagen (wettelijk plus bovenwettelijk)
• Bovenwettelijke vakantiedagen
• Vakantiegeld
• Arbeidsduurverkorting
• Overige reserveringen

Wanneer je een keuze maakt voor het automatisch uitbetalen van reserveringen en deze afspraak is niet conform de cao die je volgt, toont Easyflex een waarschuwing.

Netto Equivalent WML

Uitzonderen voor automatische aanvulling vakantiegeld
In dit veld kun je aangeven of je de flexwerker wilt uitzonderen voor de automatische aanvulling van het vakantiegeld. Dit kan van toepassing zijn voor flexwerkers die onder het wettelijk minimumloon verdienen, zoals flexwerkers met loondispensatie of arbeidsongeschikte flexwerkers.

Overige betaalinstellingen

Extra betaalkenmerk
In dit veld kun je aangeven of Easyflex het standaard betaalkenmerk aan de betaling moet toevoegen. Standaard staat deze waarde 'aan'. Als je met het Moneycard betaalsysteem van de Rabobank werkt dien je de waarde 'uit' te zetten.

Overwerkuren sparen / Onregelmatige uren sparen
In dit veld kun je aangeven of de overwerkuren en onregelmatige uren standaard gespaard moeten worden. Je hebt de keuze uit:

• Uitbetalen
• Alles sparen
• Alleen toeslagdeel sparen

De gekozen instelling wordt automatisch toegepast op de urendeclaratie. Het is mogelijk dat voor het wijzigen van de instellingen een autorisatierol is geselecteerd binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen). Het wijzigen van de instellingen is dan alleen mogelijk voor medewerkers met de juiste autorisatierol. Wanneer je een wijziging maakt in 'Overwerkuren sparen' of 'Onregelmatige uren sparen', wordt hiervan een notificatie vastgelegd.

Wanneer je wijzigt van instelling (vinkje aan of juist uit) en er zijn declaraties die nog niet zijn verloond, dan zal de instelling op alle nog te verlonen declaraties van toepassing zijn. Dus ook de reeds geaccordeerde declaraties.  Alleen urendeclaraties met de status 'In bewerking' worden niet meer gewijzigd maar worden verloond met de instelling zoals deze stond op het moment dat de declaratie de status 'In bewerking' kreeg.

Blokkering betaling voor
Je kunt de betalingen van loon, spaarregelingen en loonbeslagen blokkeren door middel van het plaatsen van een vinkje. Het is mogelijk dat voor het blokkeren van loonbetalingen, betalingen van spaarregelingen en betalingen van loonbeslagen een autorisatierol is geselecteerd binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Betalingsverkeer). Het blokkeren (en deblokkeren) is dan alleen beschikbaar voor de medewerker met de betreffende autorisatierol. Wanneer je een betaling blokkeert wordt hiervan een notificatie vastgelegd.

Gedeblokkeerde betalingen worden niet automatisch betaalbaar gesteld zodra je de blokkering heeft opgeheven. 

Lonen
Je blokkeert de loonbetalingen van de flexwerker. De saldo gegevens blijven staan en worden pas weer aangeboden voor verwerking van betaalopdrachten wanneer je de blokkade opheft.

Spaarregelingen
Je blokkeert de betaling van spaarregelingen van de flexwerker. De saldo gegevens blijven staan en worden pas weer aangeboden voor verwerking van betaalopdrachten wanneer je de blokkade opheft.

Loonbeslagen
Je blokkeert de betaling van loonbeslagen van de flexwerker. De saldo gegevens blijven staan en worden pas weer aangeboden voor verwerking van betaalopdrachten wanneer je de blokkade opheft.

Overzicht betalingen
Een overzicht van alle betalingen betreffende de flexwerker worden in dit veld getoond. Het betreft hier niet alleen loon uitbetalingen, maar ook betalingen omtrent levensloopregeling, loonbeslag e.d. De sortering is zodanig, dat de laatste betaling bovenaan wordt getoond. Als je de muis boven een bepaalde betaalregel plaatst, wordt detailinformatie over de betaling getoond. Deze detailinformatie betreft:

• Soort betaling
• Naam begunstigde
• Plaats begunstigde
• Rekeningnummer
• Oorspronkelijk bedrag
• Eerder betaald
• Saldo
• Geblokkeerd / Vervallen (indien van toepassing)
• Nog te betalen / Betaald
• Reden voor niet volledige betaling (indien van toepassing)

Aanmaak
De datum waarop de betaling is aangemaakt wordt getoond.

Betaalwijze
De betaalwijze van de betaling wordt getoond. Dit kan zijn:

• Kas
• Bank wereldwijd
• Bank EU

Bedrag
Het totaal bedrag van de betaling wordt getoond.

Betaling
Het totaal bedrag dat uiteindelijk wordt uitbetaald wordt getoond.

Verwerkt op
De datum waarop de betaling verwerkt is wordt getoond.

S (status)
De status van de betaling wordt in kleur weergegeven. De betekenissen van deze kleuren zijn:

wit: betaling is uitgevoerd of onderweg
groen: betaling wordt z.s.m. uitgevoerd
rood: betaling is geblokkeerd of wordt niet meer uitgevoerd