(2022-06) FAQ Correcties

Algemeen

Ik wil iets corrigeren van het vorige loonjaar maar dit is al afgesloten, kan dat?

Het is binnen Easyflex niet mogelijk om correcties op urendeclaraties uit een afgesloten loonjaar te maken. De reden hiervan is dat dit zeer grote loontechnische gevolgen heeft. De flexwerker krijgt hierdoor namelijk een negatief loon wat wordt gecorrigeerd met de gewerkte uren van de declaratie in de week waarin de correctie wordt gemaakt. Echter als het bedrag zo groot is dat het niet met de betreffende loonbetaling verrekend kan worden dan heeft de flexwerker dus een negatief loon en wordt de loonheffing niet gecorrigeerd.

Ik wil iets verlonen en/of factureren van het vorige loonjaar maar dit is al afgesloten, kan dat?

Het is binnen Easyflex mogelijk om verloningen of facturaties uit te voeren van een afgesloten loonjaar. Let op: wanneer je dit doet zullen de journaalposten en loonkosten in het huidige boekjaar terecht komen!

Een flexwerker moest arbeidsduurverkorting opbouwen, kan dat nog met terugwerkende kracht?

Dit is mogelijk maar je dient wel alle weken handmatig te corrigeren. Lees hieronder hoe je dit moet doen:
Bijvoorbeeld: een flexwerker is de hele maand oktober verloond en moet per 01-10-2016 ADV opbouwen. 

1. Je gaat eerst alle urendeclaraties terug boeken van de weken waarin de arbeidsduurverkorting in had moeten gaan.  
2. Hierna maak je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan en wacht tot dit klaar is.  
3. Nu kun je de reservering 'Arbeidsduurverkorting' per 01-10-2016 vastleggen in het reserveringsschema waarin de flexwerker werkzaam is ( Flexwerker > CAO-overige)  
4. Hierna boek je alle uren die je hebt gecorrigeerd opnieuw op via een extra urendeclaratie. In de urendeclaratie zet je de overuren op 'Sparen'.  
5. Nadat je nogmaals het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aangemaakt hebt wordt er nu alsnog per 01-10-2016 arbeidsduurverkorting opgebouwd.

Het reserveringssaldo van een flexwerker is negatief, kan ik dit corrigeren en op nul stellen?

Dit is mogelijk. Je kunt het saldo per flexwerker wijzigen en/of verwijderen. Dit kun je doen bij de ' Flexwerker > Saldigegevens > Reserveringen'. Let op: het kan zijn dat niet iedereen dit aan kan passen i.v.m. de vastgelegde autorisatie. Deze vind je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'. Let op: een handmatige aanpassing op dit tabblad wordt niet gejournaliseerd.

Fiscaal-sociaal

De loonheffing staat verkeerd bij een flexwerker, hoe corrigeer ik dit?

Een correctie op de loonheffing kan op de volgende manier worden gemaakt: 

1. Je dient de loonheffing op de juiste wijze te zetten ('Flexwerker > Fiscaal-sociaal') met de correcte ingangsdatum
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in 'Backoffice > Overzichten'.

Bij de flexwerker stond 'Deeltijdbaan' niet aangevinkt en nu is de dagtabel gebruikt. Kan ik dit corrigeren?

De dagtabel is op de volgende manier te corrigeren:

1. Zorg dat deeltijdbaan aangevinkt is.
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Er is geen- of een verkeerd bedrag ingegeven voor de fiscale bijtelling van een zakelijke auto, kan ik dit corrigeren?

Dit is mogelijk. Lees hieronder hoe je dit kunt doen:

1. Vul het juiste bedrag in bij 'Flexwerker > Fiscaal-sociaal' met de correcte ingangsdatum.
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Kan ik met terugwerkende kracht de studentenregeling toepassen?

Ja, je kunt in 'Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal-sociaal' de studentenregeling invoeren met de juiste begindatum. Nu kun je voor de flexwerker alle lonen herrekenen. Dit doe je in 'Backoffice > Overzichten'. Hier kies je voor het overzicht 'Herrekenen verloningen'. Na het herrekenen wordt een loonstrook aangemaakt voor de flexwerker met daarop het nog te ontvangen bedrag.

Een flexwerker had recht op premiekorting, kan ik dit nog met terugwerkende kracht invoeren?

Premiekorting kun je op de volgende manier corrigeren:
1. Je vinkt de optie 'Uitkeringsgerechtigde met recht op premiekorting' aan in het tabblad ' Fiscaal - sociaal' van de flexwerker.
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Er is bij een flexwerker premiekorting toegepast maar dit was niet de bedoeling, hoe corrigeer ik dit?

Je kunt dit corrigeren door de optie 'Uitkeringsgerechtigde met recht op premiekorting' uit te vinken in het tabblad ' Fiscaal - sociaal' van de flexwerker. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Er moet bij een flexwerker met terugwerkende kracht een verzekering ingehouden worden, is dat mogelijk?

Dit is mogelijk maar je dient wel alle weken handmatig te corrigeren. Bijvoorbeeld: een flexwerker is de hele maand oktober verloond en er moest vanaf 03-10-2016 een verzekering ingehouden worden:

1. Je legt de verzekering vast per 03-10-2016 en maakt in alle gewerkte weken in oktober een correctie (dit hoeft niet meer dan 1 uur te zijn en alleen voor de flexwerker). 
2. Vervolgens boek je in deze weken weer 1 uur op en wordt er nadat het proces 'Verlonen/factureren urendeclaraties' is aangemaakt alsnog met ingang van 03-10-2016 een inhouding voor de verzekering verrekend.

Er is bij een flexwerker een verzekering ingehouden maar dit was niet de bedoeling, hoe corrigeer ik dit?

Dit is mogelijk maar je dient wel alle weken handmatig te corrigeren:

1. Je beëindigt de verzekering bij de flexwerker.
2. Voor elke week die is verloond met een inhouding maak je een correctie (dit hoeft niet meer dan 1 uur te zijn en alleen voor de flexwerker).
3. Vervolgens boek je in deze weken weer 1 uur op en start het proces 'Verlonen/factureren urendeclaraties'.

Dubbele huisvesting

Let op: Wij adviseren je om in 'Frontoffice > Urendeclaraties > Corrigeren' de opties 'Terug- en opboeken flexwerker' en 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' niet te gebruiken wanneer je een correctie wilt maken op een declaratie van een flexwerker waarbij de ET-uitruil is toegepast. Het is hierbij namelijk noodzakelijk dat eerst het totaal tijdvak van die periode op 0 komt. Dit kan alleen wanneer er ná de terugboeking en vóór de nieuwe opboeking een verloning wordt gedraaid. Na de verloning kan er door de knop 'Extra' een nieuwe declaratie worden aangemaakt waarin de gegevens voor de nieuwe opboeking kunnen worden ingevoerd.

Een flexwerker moet met terugwerkende kracht dubbele huisvestingskosten hebben, is dat mogelijk? 

Bijvoorbeeld: een flexwerker heeft al 4 weken voor je gewerkt en je hebt geen dubbele huisvesting opgevoerd sinds de 1e week dat de flexwerker heeft gewerkt. 

1. Je voert op het tabblad 'Flexwerker > vaste beloningen' de huisvesting op per de ingangsdatum van de dubbele huisvesting.
2. Vervolgens maak je een extra declaraties aan voor de weken waarin de huisvesting ingehouden dient te worden.
3. Je meldt deze declaraties gereed, zodat ze meegenomen worden in het verlonings/facturatie proces.
4. Tenslotte maak je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan in 'Backoffice > overzichten'.

Het bedrag voor inhouding dubbele huisvestingskosten is onjuist, hoe kan ik dat corrigeren? 

Een correctie wegens een onjuiste inhouding van de huisvesting doe je op de volgende manier:
1. Je corrigeert alle declaraties die zijn verloond met de verkeerde inhouding dubbele huisvestingskosten voor de flexwerker. Dit kun je doen op het tabblad ‘Correcties’ of het tabblad 'Urendeclaraties'. Hierna maak je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' in 'Backoffice > overzichten' aan.
2. Je voert op het tabblad 'Flexwerker > vaste beloningen' de juiste huisvesting op per de ingangsdatum van de dubbele huisvesting.
3. Via een extra urendeclaraties, boek je de uren weer op.
4. Tenslotte maak je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' in de 'Backoffice > overzichten' aan.

Het aantal verloonde uren is niet juist maar er is wel huisvesting verrekend, hoe corrigeer ik dit?

Een correctie wegens een onjuiste inhouding van de huisvesting doe je op de volgende manier:
1. Om het juist aantal uren te verlonen en de huisvesting juist te verrekenen dien je de hele urendeclaratie terug te boeken voor de kant van de flexwerker.
2. In ' Backoffice > Overzichten' maak je vervolgens het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan.
3. In 'Frontoffice > Urendeclaraties' maak je een extra urendeclaratie aan van de desbetreffende urendeclaratie en voer je het juiste aantal uren in voor de kant van de flexwerker.
4. Vervolgens maak je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan in ' Backoffice > Overzichten'.

Loon, tarief en/of uren

De instelling voor BTW berekenen staat verkeerd, kan ik dit corrigeren?

Dit is mogelijk maar je dient wel alle weken waarin de BTW verkeerd is berekend handmatig te corrigeren. Lees hieronder hoe je dit kunt doen:

1. Zorg ervoor dat de BTW nog op de foutieve instelling staat!
2. Boek de gefactureerde uren aan de relatie terug via het tabblad 'Correcties' of het tabblad 'Urendeclaraties. De uren voor de flexwerker(s) hoeven hiervoor NIET teruggeboekt te worden.
3. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan en wacht tot dit klaar is.
4. Voer in het tabblad 'Relaties > Facturatie > Instellingen' de juiste instelling in.
5. Daarna boek je de uren die je hebt teruggeboekt weer op d.m.v. een extra urendeclaratie. (LET OP: om het alleen voor de relatie te verwerken verwijder je de uren bij de flexwerker, klik hiervoor eerst op 'Detail', zet het aantal uren voor de flexwerker op nul en klik op 'Fiatteren'. De uren worden dan groen van kleur).
6. Maak daarna het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan.

Een flexwerker heeft teveel uren uitbetaald gekregen, hierdoor heeft de relatie ook een verkeerde factuur gekregen. Hoe corrigeer ik dit?

Je zoekt de betreffende urendeclaratie op in 'Frontoffice > Correcties'. Vervolgens heb je twee keuzes om te selecteren: 'Bewerken' of 'Terugboeken'. Via 'Bewerken' kun je de declaratie openen en bepaalde gegevens terugboeken. Via 'Terugboeken' kun je meteen voor de flexwerker, relatie of voor beide terugboeken zonder de declaratie te openen.
 
Wanneer je het aantal uren wilt corrigeren en dus niet de gehele regel wenst terug te boeken selecteer je de gewenste regel en geef je onder in je scherm aan wat de correctie is. Op de regel 'correctie' kun je vastleggen wat de correctie is, bijvoorbeeld het was 8 uur maar het moet 7 uur zijn: de correctie is in dit geval -1 uur. Bij 'gecorrigeerd' kun je vastleggen wat het uiteindelijk moet worden, bijvoorbeeld het was 8 uur maar het moet 7 uur zijn: bij 'gecorrigeerd' vul je 7 uur in. Dit pas je in zowel het kader voor de flexwerker aan als in het kader van de relatie.

Let op: als je niet wilt dat de af- en opboeking op één factuur komen dient de uren voor de relatie eerst geheel terug te boeken. Vervolgens factureer je deze terugboeking. Daarna voer je de opboeking op en factureer je deze.

Een flexwerker heeft teveel uren uitbetaald gekregen, maar het aantal voor de relatie is correct. Kan ik alleen de uren van de flexwerker corrigeren?

Je zoekt de betreffende urendeclaratie op in ' Frontoffice > Correcties'. Vervolgens selecteer je de regel welke je wilt corrigeren. Als de gehele regel dient te worden teruggeboekt voor de flexwerker vink je de kolom FW aan het einde van de regel aan. Vervolgens kies je voor 'Terugboeken' en 'Opslaan'. De uren worden teruggeboekt. 

Wanneer je het aantal uren wilt corrigeren en dus niet de gehele regel wenst terug te boeken selecteer je de gewenste regel en geef je onder in het scherm aan wat de correctie is. Op de regel 'correctie' kun je vastleggen wat de correctie is, bijvoorbeeld het was 8 uur maar het moet 7 uur zijn: de correctie is in dit geval -1 uur. Bij 'gecorrigeerd' kun je vastleggen wat het uiteindelijk moet worden, bijvoorbeeld het was 8 uur maar het moet 7 uur zijn: bij 'gecorrigeerd' vul je 7 uur in. Dit pas je nu alleen aan in het kader van de flexwerker.
Wanneer je alle uren voor de flexwerker wilt terugboeken kun je op het tabblad 'Correcties' kiezen voor 'Terugboeken > Terugboeken flexwerker' of op het tabblad 'Urendeclaraties' kiezen voor 'Corrigeren > Terugboeken flexwerker'.

Ik heb teveel uren aan een relatie gefactureerd, maar het aantal voor de flexwerker is correct. Kan ik alleen de uren van de relatie corrigeren?

Je zoekt de betreffende urendeclaratie op in ' Frontoffice > Correcties'. Vervolgens selecteer je de regel welke je wilt corrigeren. Als de gehele regel dient te worden teruggeboekt voor de relatie vink je de kolom RL aan het einde van de regel aan. Vervolgens kies je voor 'Terugboeken' en 'Opslaan' en de uren worden teruggeboekt. Wanneer je het aantal uren wilt corrigeren en dus niet de gehele regel wenst terug te boeken selecteer je de gewenste regel en geef je onder in het scherm aan wat de correctie is. Op de regel 'Correctie' kun je vastleggen wat de correctie is, bijvoorbeeld het was 8 uur maar het moet 7 uur zijn: de correctie is in dit geval -1 uur. Bij 'gecorrigeerd' kun je vastleggen wat het uiteindelijk moet worden, bijvoorbeeld het was 8 uur maar het moet 7 uur zijn: bij 'gecorrigeerd' vul je 7 uur in. Dit pas je nu alleen aan in het kader van de relatie.

Wanneer je alle uren voor de relatie wilt terugboeken kun je op het tabblad 'Correcties' kiezen voor 'Terugboeken > Terugboeken relatie' of in het tabblad 'Urendeclaraties' kiezen voor 'Corrigeren > Terugboeken relatie'.

Let op: als je niet wilt dat de af- en opboeking op één factuur komen dient de uren voor de relatie eerst geheel terug te boeken. Vervolgens factureer je deze terugboeking. Daarna voer je de opboeking op en factureer je deze.

Als ik te weinig uren heb verloond en gefactureerd moet ik dan ook een correctie maken?

Nee, dit is niet nodig. Als je uren, vergoedingen en/of inhoudingen wilt toevoegen maak je een extra urendeclaratie aan voor de betreffende week in 'Frontoffice > Urendeclaraties'. In deze extra urendeclaratie zet je vervolgens de uren, vergoedingen en/of inhoudingen die je alsnog wenst te verlonen en factureren. Het is tevens ook mogelijk om alleen extra uren, vergoedingen en/of inhoudingen te verlonen zonder deze te factureren. Je legt in dit geval alleen gegevens vast voor de flexwerker en niet voor relatie (d.m.v. de knop 'Detail'). Wil je alleen extra uren, vergoedingen en/of inhoudingen factureren zonder deze te verlonen dan leg je alleen gegevens vast voor de relatie en niet voor de flexwerker (d.m.v. de knop 'Detail').

Het uurloon en/of tarief is onjuist, hoe corrigeer ik dit?

In de correctie selecteer je de regel (dag) die gecorrigeerd dient te worden. Onderin het scherm wordt een tabel getoond welke hoort bij 'Correctie arbeidsuren'. Deze tabel bestaat uit een gedeelte voor de flexwerker en relatie. In de onderste regel 'Gecorrigeerd' pas je het aantal uren, uurloon en tarief aan naar wat het juiste aantal uren, uurloon of tarief hoort te zijn. Bijvoorbeeld: er is 6 uur verloond en dit had 8 uur moeten zijn, je vult in de regel 'Gecorrigeerd' 8 uur in. Easyflex berekend zelf het verschil tussen hetgeen reeds is verloond en/of gefactureerd en de correctie. Als je meerdere dagen moet corrigeren selecteer je na het wijzigen de volgende dag. Nadat je alle regels hebt gecorrigeerd klik je op 'Opslaan'.

Het percentage van een overwerkuur/onregelmatig uur is onjuist, hoe corrigeer ik dit?

In de correctie selecteer je de regel (dag) die gecorrigeerd dient te worden. Onderin het scherm wordt een tabel getoond welke hoort bij 'Correctie arbeidsuren'. Deze tabel bestaat uit een gedeelte voor de flexwerker en relatie. In de onderste regel 'Gecorrigeerd' pas je het percentage aan naar wat het juiste percentage hoort te zijn. Bijvoorbeeld: er is 100% verloond en dit had 114% moeten zijn, je vult in de regel 'Gecorrigeerd' 114% in. Easyflex berekend zelf het verschil tussen hetgeen reeds is verloond en/of gefactureerd en de correctie. Als je meerdere dagen moet corrigeren selecteer je na het wijzigen de volgende dag. Nadat je alle regels hebt gecorrigeerd klik je op 'Opslaan'.

Pensioen

Een flexwerker had al eerder recht op basispensioen, kan ik dit nog met terugwerkende kracht invoeren?

Bijvoorbeeld: een flexwerker heeft al 29 weken voor je gewerkt en je hebt geen pensioen aangevinkt bij de 27e week. 

1. Je voert een nieuwe' pensioenregeling in per de ingangsdatum van het basispensioen op het tabblad Flexwerker > Fiscaal-sociaal.
Let op: je moet NIET de huidige gegevens 'Wijzigen' maar echt een nieuwe regeling vastleggen.
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Een flexwerker had al eerder recht op pluspensioen, kan ik dit nog met terugwerkende kracht invoeren?

Bijvoorbeeld: een flexwerker heeft al 3 weken recht op pluspensioen maar het basispensioen staat nog aangevinkt.

1. Je voert een nieuwe pensioenregeling in per de ingangsdatum van het pluspensioen op het tabblad Flexwerker > Fiscaal-sociaal.

Let op: je moet NIET de huidige gegevens 'Wijzigen' maar echt een nieuwe regeling vastleggen.

2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.

Hoe corrigeer je een pensioenregeling met een vast bedrag?

1. Je voert het juiste bedrag in bij 'Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - Sociaal' met de correcte ingangsdatum
2. Vervolgens maak je het overzicht 'Herrekenen verloningen' aan voor deze flexwerker in ' Backoffice > Overzichten'.