Document toolboxDocument toolbox

BI > Flexwerkers

Owned by Sanne Bisschop
Last updated: May 13, 2024 by Thijs Rijnders
11 min read

Op dit tabblad kun je aangeven hoe voor flexwerkers voor de reservering 'Vakantiegeld' dient te worden gespaard. Daarnaast leg je hier instellingen omtrent de ET-uitruil vast, zoals welke looncomponenttypes gebruikt worden voor uitruil voor extraterritoriale kosten.


Reserveringen zonder uitzendbeding

Je kunt hier instellen op welke wijze er voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd (dus overeenkomsten zonder uitzendbeding) voor de reservering 'Vakantiegeld' dient te worden gespaard.

Voor flexwerkers waarbij het uitzendbeding wel van toepassing is, wordt vakantiegeld altijd gereserveerd over de opgebouwde vakantiedagen.
Voor flexwerkers waarbij het uitzendbeding niet van toepassing is (dus flexwerkers met een bepaalde of onbepaalde tijd overeenkomst) heb je de keuze tussen 2 methodes, zie hieronder.

Grondslag vakantiegeld over

Er zijn 2 reserveringsmethodes. Je hebt de keuze uit:

  • Opbouw Vakantiedagen (methode uitzendbeding)
    Het uitbetaalde loon en de opbouw van de reservering vakantiedagen (VD) zijn samen de grondslag waarover het vakantiegeld wordt gereserveerd.
  • Opname Vakantiedagen (methode contractanten)
    Het uitbetaalde loon en de opgenomen reservering vakantiedagen (VD) zijn de grondslag waarover vakantiegeld wordt gereserveerd.

Flexwerkers zonder uitzendbeding (IB en IIB) reserveren vakantiedagen in uren. Deze uren hebben een geldwaarde, afhankelijk van het uurloon van de flexwerker. Bij een loonsverhoging krijgen de opgebouwde vakantiedagen in feite dus een hogere geldwaarde en zou het vakantiegeld ook gereserveerd moeten worden over deze hogere geldwaarde; oftewel bij de opname/uitbetaling van de vakantiedagen en niet bij de opbouw van de vakantiedagen.

Het gevolg van de ingestelde methode die wij op dit moment veel terugzien (opbouw vakantiegeld bij de opbouw van vakantiedagen) is dus dat het vakantiegeld niet gereserveerd wordt over het feitelijk loon. Daarom heb je in Easyflex dus ook de instelling/keuze om vakantiegeld te reserveren over de opgenomen vakantiedagen. Kijkend naar de cao tekst van de ABU en NBBU waar te lezen valt dat de grondslag voor het vakantiegeld het feitelijk loon is, zou je dus beter deze instelling kunnen hanteren.

Gedurende een lopend loonjaar kan de instelling worden gewijzigd. De stand van de reservering vakantiegeld wordt in dat geval voor iedere flexwerker opnieuw bekeken en indien nodig aangepast. Van deze wijzigingen worden journaalposten aangemaakt.

Hoe werkt dit precies?

Er wordt automatisch een overzicht aangemaakt. Dit overzicht kijkt naar het saldo vakantiedagen (in geld) dat een flexwerker heeft en berekent hierover het vakantiegeld. Dit bedrag aan vakantiegeld wordt positief of negatief (afhankelijk van welke instelling je had en welke de nieuwe wordt) gemuteerd op het saldo vakantiegeld van de flexwerker. Indien de flexwerker meerdere plaatsingen heeft waar verschillende percentages vakantiegeld van toepassing zijn, wordt gerekend met het percentage dat vastligt in de meest actuele loon- en tariefafspraak. Het maakt daarbij niet uit of deze loon- en tariefafspraak/plaatsing al dan niet beeindigd is. Er is immers recent nog met dit percentage gerekend in de verloning.

Als de instelling wordt gewijzigd zal er in 'Backoffice > Exporteren en printen' een overzicht 'Wijzigen reservering vakantiegeld' worden aangemaakt. Hierop worden de oude standen, de aanwas/mutatie en de nieuwe standen getoond per flexwerker.

Let op! Dit overzicht wordt automatisch gegenereerd wanneer je de instelling 'Grondslag vakantiegeld over' wijzigt en vervolgens op 'Ok' klikt. Het is aan te raden dit overzicht eerst pro forma te starten (middels de knop 'Pro forma overzicht mutaties'). Hiervoor hoef je de instelling nog niet te wijzigen! Dus pas na het aanmaken en controleren van het pro forma overzicht kies je de 'nieuwe' methode en sla je deze op middels 'Ok'. Het definitieve overzicht en het definitief muteren van de reserveringsstanden wordt op dat moment automatisch gestart.

Een aantal aandachtspunten:

  • Maak dus eerst het pro forma overzicht aan en controleer dit.
  • Het wijzigen van de instelling heeft alleen gevolgen voor flexwerkers in in de sectorrisicogroepen IB of IIB. Voor flexwerkers in IA of IIA wijzigt er niets. De methode van opbouw vakantiegeld bij flexwerkers in de sectorrisicogroepen IA en IIA blijft hetzelfde, die vindt plaats over de opgebouwde vakantiedagen.
  • Voor flexwerkers in de sectorrisicogroepen IB en IIB wijzigt de methode van opbouw van vakantiegeld dus. In de meeste situaties zal de instelling worden gewijzigd van 'opbouw VD' naar 'Opname VD'. De reservering/opbouw van vakantiegeld vindt na het aanpassen van de instelling dus plaats over de uitbetaalde vakantiedagen en niet meer over de opgebouwde vakantiedagen. Dat zorgt er enerzijds voor dat 2 verloonde weken met bijv. beide 40 normale uren, tot een andere opbouw van vakantiegeld leiden. Uiteraard is het verschil ook dat bij de opname van een vakantieweek er voorheen geen opbouw vakantiegeld was en dat is nu wel het geval.
  • Nog een belangrijk verschil voor deze flexwerkers is dat het saldo vakantiegeld op de loonstroken vóór en ná het wijzigen van de instelling, ineens anders (vaak minder!) is. Dit kan tot vragen bij flexwerkers leiden. En de uitleg daarvoor is als volgt (we gaan er hier dus vanuit dat de instelling gewijzigd is van 'opbouw VD' naar 'opname VD'): Er is al vakantiegeld gereserveerd over de opgebouwde vakantiedagen. Als je die vakantiedagen straks opneemt wordt daar weer vakantiegeld over gereserveerd. Dat is dubbelop en dus wordt het vakantiegeld nu verlaagt met het bedrag dat straks weer zal worden opgebouwd.
  • Als het automatisch uitbetalen van vakantiegeld aangevinkt staat bij de flexwerker op het tabblad 'Betalingen', komt het negatieve saldo vakantiegeld als bruto inhouding op de eerstvolgende loonstrook te staan! Wil je dit voorkomen dan kun je de 'opname' van vakantiegeld weghalen in de betreffende urendeclaraties op het tabblad 'Reserveringen'. Of het automatisch uitbetalen van het vakantiegeld tijdelijk uitzetten bij de flexwerker op het tabblad 'Betalingen'.

Een voorbeeld.

Methode Opbouw vakantiedagen:
Op de loonstrook van de flexwerker wordt € 100 brutoloon uitbetaald voor de normale uren die hij gewerkt heeft.
Hij bouwt hierover 10,92% vakantiedagen op, dus € 10,92. Dit zie je terug bij de reserveringssaldi onderaan de loonstrook.
Het totaal van de normale uren en de opgebouwde vakantiedagen vormt de grondslag voor de reservering vakantiegeld.
Deze grondslag is dus 100 + 10,92 = 110,92 en  hierover wordt 8,33% vakantiegeld opgebouwd dus dat levert een opbouw vakantiegeld van € 9,24 op.
Ook deze opbouw zie je terug bij de reserveringsaldi onderaan de loonstrook.
De week erna heeft de flexwerker vakantie en neemt hij zijn vakantiedagen op, ter waarde van het opgebouwde saldo van € 10,92.
Op dat moment vindt er geen opbouw vakantiegeld plaats. Deze opbouw vakantiegeld over de vakantiedagen heeft immers reeds plaatsgevonden toen de vakantiedagen werden opgebouwd.

Methode Opname vakantiedagen:
Op de loonstrook van de flexwerker wordt € 100 brutoloon uitbetaald voor de normale uren die hij gewerkt heeft.
Hij bouwt hierover 10,92% vakantiedagen op, dus € 10,92. Dit zie je terug bij de reserveringssaldi onderaan de loonstrook.
In deze situatie vormen alleen de uibetaalde normale uren grondslag voor de reservering vakantiegeld. De vakantiedagen komen immers pas in de grondslag zodra deze worden opgenomen/uitbetaald.
De grondslag voor het vakantiegeld is ten tijde van deze verloning dus alleen de € 100 brutoloon normale uren en hierover wordt 8,33% vakantiegeld opgebouwd dus dat levert een opbouw vakantiegeld van € 8,33 op.
De week erna heeft de flexwerker vakantie en neemt hij zijn vakantiedagen op, ter waarde van het opgebouwde saldo van € 10,92. Op dit moment vindt er opbouw vakantiegeld plaats over de opname van de vakantiedagen. Dat is dus 8,33% over € 10,92, een opbouw vakantiegeld van € 0,91.
Samen met de opbouw vakantiegeld over de normale uren van € 8,33 leidt dit tot een totale opbouw vakantiegeld van € 9,24.

Bij beide methodes zie je dus dezelfde opbouw vakantiegeld, alleen vindt de opbouw (over de vakantiedagen) op een ander moment plaats.

Op het moment dat je nu de instelling op 'Methode opbouw vakantiedagen' hebt staan, is er (volgens bovenstaand voorbeeld) dus al € 9,24 vakantiegeld opgebouwd.
Stel dat de vakantiedagen uit dit voorbeeld (€ 10,92) nog niet zijn uitbetaald.
Zou je nu de methode wijzigen naar 'Methode opname vakantiedagen' dan gaat er dus bij de opname van die € 10,92 vakantiedagen wederom vakantiegeld over gereserveerd worden.
Omdat je geen dubbele opbouw van vakantiegeld wilt wordt er bij het omzetten van de methode berekend dat er over het actuele saldo vakantiedagen van € 10,92 dus 8,33% = € 0,91 vakantiegeld zal worden opgebouwd. Dit bedrag wordt bij het omzetten dus automatisch in mindering gebracht op het saldo vakantiegeld en komt er bij de verloning van de vakantiedagen dus weer bij.

Let op bij overgang van contract!

Voor uitzendkrachten met een overeenkomst met uitzenbeding wordt het vakantiegeld dus gereserveerd over de opgebouwde vakantiedagen. Als je dezelfde methodiek kiest voor contracten zonder uitzendbeding, zou je er bij de overgang naar een nieuw soort overeenkomst (van met beding naar zonder beding) voor kunnen kiezen om de reserveringen mee over te hevelen naar de nieuwe sectorrisicogroep. Er is immers al vakantiegeld opgebouwd over het saldo vakantiedagen dat je overhevelt en doordat je in de nieuwe sectorrisicogroep dezelfde methodiek toepast, leidt dit niet tot dubbele opbouw.

Als je voor contracten zonder uitzendbeding hebt ingesteld dat het vakantiegeld moet worden opgebouwd over de opgenomen vakantiedagen, zou er dubbele opbouw plaatsvinden zodra je de reserveringen opgebouwd ten tijde van het contract met uitzendbeding gaat overhevelen naar de sectorrisicogroep / het contract zonder uitzendbeding en vervolgens in dat contract gaat uitbetalen. Er vindt dan immers opbouw van vakantiegeld plaats zowel bij opbouw als bij opname. In dat geval zijn er een aantal mogelijkheden.

  • Je zet de vakantiedagen toch over van sectorrisicogroep IA/IIA naar IB/IIB, maar past het saldo vakantiegeld aan. Je berekent dan dus hoeveel vakantiegeld er in de nieuwe sectorrisicogroep 'nogmaals' opgebouwd gaat worden over de opname van overgehevelde vakantiedagen en verlaagt het saldo vakantiegeld met dit bedrag. Houdt rekening met vragen van de flexwerker, die op zijn nieuwe loonstroken ineens een lager saldo vakantiegeld zal zien staan.
  • Je laat de vakantiedagen behorende bij sectorrisicogroep IA/IIA op deze sectorrisicogroep staan. Als je de dagen opneemt uit de oude sectorrisicogroep IA/IIA, ook al zit de flexwerker inmiddels in sectorrisicogroep IB/IIB, dan wordt er niet nogmaals vakantiegeld over opgebouwd bij opname. Je moet er dan wel rekening mee houden dat deze dagen niet automatisch worden opgenomen wanneer je vakantiedagen in de urendeclaratie in de kolom VD opneemt, je zult deze dagen expliciet moeten invoeren op het tabblad 'Reserveringen'. 
  • Je betaalt de vakantiedagen uit bij overgang van contract.

Het kan per cao afwijken wat hierin toegestaan is. Raadpleeg voor een juiste toepassing bij overgang van contractvorm je cao.

ET-uitruil

Je kunt hier aangeven of eerst de uitruil voor huisvesting berekend wordt of eerst de uitruil van de de overige kosten. Indien beide looncomponenten worden toegepast bij een flexwerker wordt naar deze instelling gekeken om te bepalen voor welk looncomponent als eerste de uitruil berekend wordt.

Volgorde

Je kunt kiezen voor de volgende opties:

  • Huisvesting voor overige kosten
    Als eerste wordt de uitruil voor de huisvesting berekend en als er nog ruimte over is, wordt de uitruil voor de overige kosten berekend.
  • Overige kosten voor huisvesting
    Als eerste wordt de uitruil voor de overige kosten berekend en als er nog ruimte over is, wordt de uitruil voor de huisvesting berekend.

Uitgeruilde uren aangeven in loonaangifte

Je kunt per loonjaar (vanaf 2017) kiezen of looncomponenten die volledig uitgeruild worden met een ruilvoet van 100%, wel of niet moeten meetellen als 'verloond uur' in de loonaangifte. Dit kan, afhankelijk van de instellingen, gelden voor de looncomponenten 'Loon overwerkuren' en 'Tijd voor tijd' maar ook voor 'Bovenwettelijke vakantiedagen' (deze hebben een ruilvoet van 81%). De instelling kan gevolgen hebben voor het LIV.

Voor 2017 is de standaardinstelling dat deze uren wel meetellen en dus niet verlaagd worden.

Eenmaal verloond voor een loonjaar kan deze instelling niet meer gewijzigd worden omdat er dan ook een herrekening dient plaats te vinden t.b.v. de loonaangifte. Voor de juiste toepassing adviiseren wij om goed de wetgeving en de CAO te raadplegen.

  • 'Niet aangegeven': Alleen volledig uitgeruilde uren worden in mindering gebracht op het aantal verloonde uren. Als er overwerkuren en/of bovenwettelijke vakantiedagen deels zijn uitgeruild, worden de uren gewoon volledig aangegeven. Kies je ervoor om een bepaald deel van een overwerkuur standaard niet uit te ruilen, dan kan het overwerkuur nooit volledig uitgeruild worden en dus tellen deze uren altijd als 'verloond uur' indien je kiest voor 'Niet aangegeven'.

  • 'Volledig aangegeven': Of er nu wel of geen uitruil heeft plaatsgevonden op de overwerkuren en/of bovenwettelijke vakantiedagen, de verloonde uren worden altijd volledig aangegeven.

  • 'Evenredig aangegeven': Als overwerkuren en/of bovenwettelijke vakantiedagen deels worden uitgeruild, wordt het aantal verloonde uren evenredig verlaagd. Als de uren volledig worden uitgeruild, wordt het aantal verloonde uren volledig verlaagd.
    Bijvoorbeeld: je betaalt 10 uur a 10 euro = 100 euro uit aan loon overwerkuren waarvan je 50 euro uitruilt, dan wordt het aantal verloonde uren voor de loonaangifte verlaagd naar 5 uur.

Uitruil van loon voor extraterritoriale kosten

Situatie met ingang van

Je kunt hier met een ingangsdatum vastleggen welke looncomponent types meetellen voor het berekenen van het brutoloon dat kan worden uitgeruild voor een vrije vergoeding.

Grondslag voor maximum 30% uitruil

Je kunt aangeven of je gebruik maakt van de definitie 'feitelijk loon' of 'bruto loon'. De ABU CAO hanteert de definitie 'feitelijk loon' voor de uitruil van extra territoriale kosten voor huisvesting- en overige kosten. De definitie van 'feitelijk loon' is sinds de harmonisatie van de ABU en NBBU CAO per 30-12-2019 gelijk.  

Bruto uitruil vermindert wachtdagcompensatie

Je kunt instellen of de opbouw van de reservering wachtdagencompensatie evenredig verminderd moet worden met de verlaging van het brutoloon door de ET-uitruil. Je kunt dit instellen voor loontijdvakken die eindigen na 28 februari 2014. Dat is week 9, 4-weken periode nummer 3 en de maand Maart van 2014. Raadpleeg je CAO voor regels omtrent de toepassing van deze optie. Wanneer je hier kiest voor 'Ja' wordt onderaan de loonstrook van de flexwerker de volgende tekst vermeld: 'De bruto uitruil heeft de opbouw van de reservering wachtdagcompensatie verminderd met ... euro'.

Beschikbare looncomponenttypes voor berekening van de bruto uitruil

De looncomponenttypes die meetellen voor de berekening van het deel van het brutoloon dat mag worden uitgeruild wijken binnen de CAO's van elkaar af. Je hebt de keuze uit:

  • Loon overwerkuren / tijd voor tijd
  • Wachtdagencompensatie
  • Kort verzuim
  • Feestdagen
  • Bovenwettelijke vakantiedagen
  • Vakantiegeld
  • Extra reserveringen

Let op!! De wachtdagencompensatie mag (volgens de ABU en NBBU) niet mee tellen voor de bruto uitruil van extraterritoriale kosten. Wij adviseren je contact op te nemen met de Belastingdienst en de bond waarbij je bent aangesloten om vast te stellen welke looncoomponenttypes op jou van toepassing zijn.

Ruilvoet detail 

Middels het selecteren van de knop 'Overwerk/TVT' kun je voor looncomponenten van het soort 'Loon overwerkuren' instellen welk deel van het looncomponent je wilt uitruilen met welke ruilvoet. In verband met een wijziging in de Wet Minimumloon en minimumvakantiebijslag per 1 januari 2018 kan het voorkomen dat je vakantiegeld dient te reserveren over overwerkuren (zie 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'). Dit heeft gevolgen voor de ruilvoet (81% of 100%). Daarom kan deze per 1 januari 2018 flexibel ingesteld worden. 

  • De 'Ruilvoet WML' is het wettelijk minimumloon dat geldt voor de flexwerker, o.a. op basis van zijn leeftijd en de standaard werkweek van de relatie.
    Je hebt de keuze uit 'niet uitruilen', 'niet uitruilen (8% VG)', '81%' of '100%'.
    Als je kiest voor 'niet uitruilen (8% VG)' wordt het 'wettelijk minimumloon vermeerderd met 8% (vakantiegeld)' niet uitgeruild.
    Let op! In de verloning wordt de ET-uitruil berekend per looncomponenttype. Dit betekent concreet dat als er overwerkuren worden verloond met een percentage lager dan 108% en in hetzelfde tijdvak ook overwerkuren met een percentage hoger dan 108%, dan worden deze componenten met elkaar gecompenseerd.
  • De 'Ruilvoet basis' is het verschil tussen het loon van de flexwerker (uurloon uit de plaatsing) en het WML voor de flexwerker. 
    Indien je bij 'Ruilvoet WML' gekozen hebt voor 'niet uitruilen (8% VG)' is de 'ruilvoet basis' het verschil tussen het loon van de flexwerker (uurloon uit de plaatsing) en het WML voor de flexwerker + 8%.
    Je hebt de keuze uit 'niet uitruilen', '81%' of '100%'.
  • De 'Ruilvoet toeslag' is het toeslagpercentage van het overwerkuur. Bijvoorbeeld bij een overwerkuur van 125% is 100% het basisdeel en 25% het toeslagdeel.
    Je hebt de keuze uit 'niet uitruilen', '81%' of '100%'.

Deze instelling is alleen te gebruiken als het looncomponenttype 'Loon overwerkuren / tijd voor tijd' aangevinkt staat bij 'Beschikbaar voor bruto uitruil'. Wijzigingen in het verleden worden niet automatisch gecorrigeerd en wijzigingen kunnen niet worden herrekend.