(2021-23) FAQ Vast loon

Wat is vast loon?
Met 'Vast loon' verstrek je een flexwerker of een vaste medewerker een vast loonbedrag per loontijdvak (week/4-weken/maand) ongeacht het aantal dagen en uren dat er door de flexwerker of vaste medewerker in het loontijdvak is gewerkt.

Wanneer gebruik ik vast loon?
Vast loon' is toepasbaar wanneer een flexwerker of vaste medewerker een arbeidsovereenkomst heeft en een vast bedrag per loontijdvak ontvangt ongeacht het aantal gewerkte uren.

Voor wie kan ik vast loon gebruiken?
'Vast loon' is geschikt voor flexwerkers die werkzaam zijn in de sectorrisicogroepen 'Periode-/keten' en 'IB+IIB', dus zonder beding/met contract. Vast loon is niet geschikt voor medewerkers met een loontijdvak een dag.

Wat is het verschil tussen vast loon en loon normale uren?
'Vast loon' is loon normale uren op basis van een vast bedrag per loontijdvak. Andere looncomponenten zoals overwerkuren, onregelmatige uren of ziekte-uren vallen hier niet onder.

Hoe richt ik vast loon in?
Vast loon kun je op de volgende manier inrichten:
- In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema' leg je nieuwe grootboekrekeningnummers vast voor 'Vast loon'
- Voer de grootboekrekeningnummers in bij het looncomponent 'Vast loon' op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Maak een nieuw looncomponent aan onder 'Loon in geld > Loon > Vast loon'. Zet het looncomponent vervolgens op operationeel.

Toepassing bij flexwerkers en vaste medewerkers

Hoe pas ik het toekennen van vakantiedagen toe?
Je maakt een nieuw reserveringsschema aan voor 'Vast loon' in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'. Je vult geen percentage in voor 'Vakantiedagen'. Onder in het scherm zie je het veld 'Geen reservering opbouw. Opname verlaagt enkel de stand in tijd.' Deze optie vink je aan. Dit reserveringsschema koppel je aan een nieuwe sector die je speciaal aanmaakt voor 'Vast loon' (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectoren), zodat je deze kunt selecteren in de plaatsing. Let op: controleer altijd goed de CAO in verband met verschillend aantal vakantiedagen.

Wat wijzigt er ten aanzien van de opbouw en opname van vakantiedagen?
Vakantiedagen worden niet meer opgebouwd op basis van het aantal gewerkte uren en een van te voren vastgestelde waarde (in tijd) wordt enkel opgenomen.

Hoe werkt een verloning met vast loon?
Het 'Vast loon' is een bruto beloning en leg je vast bij op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Vaste beloningen'. Het 'Vast loon' wordt als vergoeding in de urendeclaratie geplaatst. Wel dien je altijd de gewerkte uren in te voeren in het tabblad 'Urenspecificatie' in de kolom 'Vast loon'.

Waarom moet ik alsnog uren invoeren met vast loon?
Deze uren hebben geen invloed op het loon, maar zijn wel van belang voor bijvoorbeeld de uur franchise van het StiPP en het loonkostenvoordeel voor oudere en arbeidsbeperkte werknemers. Daarnaast wordt het aantal gewerkte uren ook in de loonaangifte vermeld.

Hoe werkt een facturering met vast loon?
Er zijn twee manieren voor de facturatie van 'Vast loon', namelijk:
- Facturatie per loontijdvak: Bij het invoeren van een 'Vast loon' op het tabblad 'Vaste beloningen' bij de flexwerker kun je per loontijdvak een tarief voor de relatie ingeven. Dit tarief wordt aan de relatie gefactureerd, ongeacht het aantal uren dat in de urendeclaratie wordt vastgelegd. De bruto vergoeding is terug te vinden op het tabblad 'Vergoedingen' in de urendeclaratie.
- Facturatie per uur: Factureren op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren. In de plaatsing leg je het looncomponent 'Vast loon' vast. Je voert een tarief per uur in.
(Facturatie is niet van toepassing bij vaste medewerkers)

Is er een overzicht waar ik kan terugzien welke personen vast loon hebben?
Via 'Frontoffice > Matching' is het mogelijk een match aan te maken met matchcriteria 'V. beloning'. Tevens is er een overzicht 'Vaste beloningen' beschikbaar gesteld waarop het 'Vast loon' kan worden opgevraagd.

Bouwt een persoon met vast loon vakantiedagen op?
Nee, vakantiedagen worden niet meer opgebouwd op basis van het aantal gewerkte uren, maar vooraf toegekend op basis van de arbeidsovereenkomst, de duur van het contract, de gehanteerde CAO en het aantal uren in de werkweek.

Hoe ken ik vakantiedagen toe bij vast loon?
Vakantiedagen waar een persoon recht op heeft, kun je toekennen op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Saldigegevens' in het onderdeel 'Reserveringen'. Je bepaalt zelf het aantal vakantie-uren waar de persoon recht op heeft aan de hand van de in de CAO gehanteerde dagen, de werkweek van de CAO, de duur van het contract van de persoon en het aantal uur dat de flexwerker werkt. Let op: Voor het invoeren en wijzigen van de saldigegevens kan een autorisatie zijn ingesteld. Dit kun je controleren in het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'.

Let op: bij ingang van een nieuw contract, of aan het begin van het jaar (voornamelijk bij onbepaalde tijd), geef je dus steeds het nieuwe saldo aan vakantiedagen in voor de duur van het contract of het hele jaar.

Wat is het verschil tussen uitbetalen/opnemen vakantiedagen in de kolom 'VD' in de urendeclaratie en vakantiedagen onder tabblad 'Reserveringen'?
In de kolom 'VD' in de urendeclaratie zijn het vervangende uren voor gewerkte uren, het bedrag van 'Vast loon' blijft hetzelfde. Onder het tabblad 'Reserveringen' kun je het restant van de vakantiedagen uitbetalen, bijvoorbeeld bij een eindafrekening als een persoon uit dienst gaat. Wanneer je de eindafrekening wilt uitbetalen bereken je het bedrag door de uren te vermenigvuldigen met het uurloon. Vervolgens bereken je hier 8% vakantiegeld over en geef je dit in als een belaste vergoeding.

Hoe kan ik bijzondere situaties zoals arbeidsongeschiktheid en ADV uren vastleggen en deze bijhouden voor flexwerkers?
Je hebt drie mogelijkheden:
1. Je houdt een eigen administratie bij met de arbeidsongeschiktheid uren en voert de ziekte uren in onder 'Vast loon'.
2. Je maakt een looncomponent 'Loon verlaagde uren' aan met een loon van € 0,-. Je vult hier het aantal uren in voor arbeidsongeschiktheid in plaats van gewerkte uren in de kolom 'Vast loon'.
3. Je maakt een looncomponent 'Vast loon AO' aan waarop je de uren verwerkt. Deze voeg je toe in de plaatsing en in de declaratie vul je het aantal uren voor arbeidsongeschiktheid in plaats van gewerkte uren in de kolom 'Vast loon' in.
Indien je voor het looncomponent 'Vast loon AO' hebt ingesteld dat altijd de lage WW-premie toegepast moet worden en je wilt deze ook zo toepassen, moet je de vaste beloning aanpassen zodat een deel (of het gehele) vast loon uitbetaald wordt op het 'Vast loon AO'. Alleen dan zal de lage WW-premie meegaan in de loonaangifte.

Waarom zie ik geen vast loon in mijn urendeclaraties?
Vaste beloningen worden in een urendeclaratie geplaatst op het moment van aanmaken van de urendeclaratie. Als een vaste beloning op een later moment aan dezelfde plaatsing wordt gekoppeld, verschijnt deze niet automatisch in de urendeclaraties van deze plaatsing. Als dat wel de bedoeling is, kan door middel van de knop 'Declaratie herstellen' in de urendeclaratie de vaste beloning worden toegevoegd.

De status van de vaste beloning is 'Passief'. Waarom?
Wanneer de status van een vaste beloning 'Passief' is, kan dit de volgende redenen hebben:
- Er is nog geen plaatsing gekoppeld.
- Het loontijdvak is gewijzigd en wijkt af van het declaratietijdvak.
- Bij een plaatsing in de toekomst staat de vaste beloning op status 'Passief' en verandert automatisch naar status 'Actief' op het moment dat de ingangsdatum is bereikt.
- Het ingevoerde maandbedrag is lager dan het minimumloon voor het gestelde loontijdvak.
- De plaatsing is niet definitief geaccordeerd.

De persoon start halverwege een periode. Welke ingangsdatum moet ik nu voor vast loon gebruiken?
Als de persoon niet aan het begin, maar later in een periode start dan is de startdatum de ingangsdatum voor de plaatsing en het 'Vast loon'. Het hele loonbedrag voor die periode komt in de urendeclaratie te staan. Je kunt het bedrag nog handmatig aanpassen in de urendeclaratie bij de vergoeding 'Vast loon' via de knop 'Detail'.

De persoon stopt halverwege een periode. Welke datum moet ik invoeren?
Je kunt de daadwerkelijke einddatum bij de vaste beloning invoeren. Zolang de einddatum binnen het laatste loontijdvak van de persoon valt, wordt het 'Vast loon' in de urendeclaratie gezet. Het hele loonbedrag voor de periode komt in de urendeclaratie te staan. Je kunt dit handmatig aanpassen in de urendeclaratie bij de vergoeding 'Vast loon' via de knop 'Detail'.

Kan ik mijn marge/uren vast loon terugzien op het 'Management Dashboard'?
De verloning van 'Vast loon' kun je terugvinden in de resultaten en daarmee ook op het 'Management Dashboard'. Je kunt hiervoor het beste filteren op de sector waar het 'Vast loon' aan is gekoppeld. Dit geldt niet voor de gegevens van de vaste medewerker.

Hoe werkt het deeltijdpercentage?
Het 'Deeltijdpercentage' zorgt ervoor dat een gedeelte van het 100% loon wordt betaald indien de persoon parttime werkt. Er wordt gecontroleerd dat het minimumloon gelijk of hoger is dan 100% van het loon. Indien de persoon 40 uur werkt, voer je 100% in en als een persoon 20 uur werkt voer je 50% in. Bij 'Loon per loontijdvak' zie je de berekening op basis van het ingevulde loonbedrag en deeltijdpercentage.

Hoe wordt vast loon gejournaliseerd?
Bij het vastleggen van het looncomponent 'Vast loon' heb je grootboekrekeningen gekoppeld voor de 'Kosten en Opbrengsten'. 'Vast loon' wordt op deze grootboekrekeningen gejournaliseerd in je financiële administratie.

Hoe zit het met mijn margebewaking op vast loon?
Bij margebewaking wordt er gekeken naar het loon en tarief in een urenregel. Dit wordt niet gedaan voor vergoedingsregels. 'Vast loon' is een vergoedingsregel. Daarnaast wordt er enkel naar de marge in één regel gekeken. Wanneer je factureert voor 'Vast loon' met een factuurtarief in de vaste beloning is dat geen probleem. Dan is de regel voor de verloningskant en de facturatiekant dus gelijk. Echter wanneer je gaat factureren op een andere wijze, bijvoorbeeld op basis van de daadwerkelijk verwerkte uren, dan staat het tarief in meerdere urenregels. Het is op die manier dus niet mogelijk een margebewaking in te bouwen.

Worden personen die vast loon hebben ook meegenomen op het overzicht 'Reserveringen herwaarderen'?
Personen die 'Vast loon' hebben (of hebben gehad) worden niet meegenomen in de herwaardering van reservering op het overzicht 'Reserveringen herwaarderen'.

Hoe maak ik een eindafrekening?
Raadpleeg hiervoor de procesbeschrijving 'Vast loon'.

Waarom krijg ik een negatief bedrag in de journalisering na uitbetalen eindafrekening?
Voor de vakantiedagen is geen voorziening. De uitbetaling van vakantiedagen in geld wordt gejournaliseerd en geeft een negatief bedrag in de journaalpost.

Toepassing bij vaste medewerkers

Waar is vast loon voor vaste medewerkers voor bedoeld?
Dit is bedoeld voor vaste medewerkers die een 'Vast loon' per periode hebben. Hetzelfde als 'Vast loon' voor flexwerkers, alleen dan nu voor het eigen personeel.

Wat is er precies veranderd?
De grootste veranderingen zijn dat de vaste medewerker niet meer wordt verloond met het contractloon en dat er een zichtbare plaatsing voor de vaste medewerker komt. Vanaf het toepassen van de methode 'Vast loon' wordt er dus niet meer gerekend met het contractloon, maar met de vaste beloning 'Vast loon'. Verder wordt de plaatsing inzichtelijk en getoond op het tabblad 'Tewerkgesteld'. Er kan zelf worden gekozen onder welke relatie de vaste medewerkers moeten worden geplaatst in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Vaste medewerkers'.

Indien vaste medewerkers nog niet wordt toegepast binnen Easyflex volg dan de procesbeschrijving. Waar kan de relatie worden gekozen waarop de vaste medewerker wordt verloond?
In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Vaste medewerkers' moet een relatie worden gekozen waarop de plaatsingen voor de vaste medewerkers worden aangemaakt. Dit kan alleen wanneer er is aangegeven dat er vaste medewerkers worden verloond. De vaste medewerkers hoeven niet persé operationeel te zijn. Indien vaste medewerkers al werden toegepast voor 02-02-2015 is de relatie gevuld met de 'oude' relatie en ligt deze al vast in de bedrijfsinstellingen.

Waar moet ik het looncomponent voor vast loon toepassen om de 'nieuwe methode' te gebruiken? 'Vaste beloningen' of in de plaatsing?
Het looncomponent 'Vast loon' dient te worden vastgelegd bij de vaste medewerker in het tabblad Vaste beloningen'. Vaste medewerkers worden niet gefactureerd, dus kan het 'Vast loon' niet in de plaatsing worden vastgelegd.

Ik kan het looncomponent voor vast loon niet selecteren bij de 'Vaste beloningen'
Controleer in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Loon in geld > Loon > Vast loon' of het looncomponent beschikbaar is gesteld voor vaste medewerkers. Zo ja, draai de controlelijst om te zien of er problemen op staan en los deze op.

Ik kan een arbeidsovereenkomst van een vaste medewerker niet verwijderen. Hoe kan dat?
Het is niet mogelijk om een arbeidsovereenkomst van een vaste medewerker te verwijderen als er reeds urendeclaraties van zijn afgewikkeld of een andere status hebben dan 'Urendeclaratie ontbreekt', 'Wachten' of 'Vervallen'.