Stap 2: Reserveringen en lonen en tarieven

Wanneer je stap 1 goed hebt doorlopen, kun je door naar stap 2. Stap 2 bestaat uit het uitbetalen van de reserveringen, het aanpassen van de lonen en tarieven, het toevoegen van de CAO code van de inlener en het herwaarderen van de reserveringen. Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 2.

2.1 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen' (optioneel)

Met behulp van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' kun je een eindafrekening maken van de opgebouwde reserveringen. In de CAO kun je bekijken welke reserveringen uitbetaald dienen te worden. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het uitbetalen van reserveringen. Let op: Wil je dat er van de uitbetaalde reserveringen een aparte loonspecificatie komt? Raadpleeg dan de FAQ.

2.2 Frontoffice > Relaties > Overige gegevens (optioneel)

Met ingang van 2020 is het verplicht om voor payroll plaatsingen de CAO code van de inlener mee te sturen in de loonaangifte. Het is dus belangrijk dat je voor alle inleners waar je plaatsingen hebt (of aan gaat maken) met de leveringswijze ‘payroll’ een CAO code gaat vastleggen op het tabblad ‘(2021-26) Relaties > Overige gegevens’.  Je kunt hier meerdere CAO codes vastleggen. Standaard wordt de hoofd-CAO overnomen in de plaatsing en dien je deze nog te wijzigen bij het vastleggen van de plaatsing. In bestaande payroll plaatsingen wordt de hoofd-cao van de inlener vastgelegd. 

2.3 'Backoffice > Overzichten > Collectieve loon/tarief aanpassingen'

Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je de uurlonen en/of tarieven van alle plaatsingen in één keer aanpassen. Dit hoef je dus niet per plaatsing te doen. Maak dit overzicht ook aan als de uurlonen en tarieven niet wijzigen. Dit overzicht zorgt er namelijk ook voor dat de kostprijzen van 2020 in de plaatsingen komen te staan. Voordat je dit overzicht aanmaakt, moet je wel over de juiste kostprijsfactoren beschikken. Deze zijn vanuit stap 1 van de jaarwissel berekend. 

Klik hier voor een uitgebreide procesbeschrijving van het overzicht. Bekijk hier de FAQ.

• Kostprijzen doorvoeren (ingangsdatum 30-12-2019 en 01-01-2020) 
• Ophogen tot minimumloon (ingangsdatum 01-01-2020) 
• Ophogen aan de hand van loon en tarievenschema (ingangsdatum zelf bepalen) 

Er zijn verschillende mogelijkheden in het overzicht die je kunt gebruiken voor het doorvoeren van gegevens van de jaarwissel. Bekijk hieronder de Easyvideo's voor de 3 opties voor het aanmaken van het overzicht die nu van belang zijn.

2.4 ‘Proces sectorwijziging’ (optioneel) 

Indien je als organisatie van sector wijzigt in 2020 dien je hiervoor enkele stappen te doorlopen. In de procesbeschrijving voor de sectorwijziging staan deze stappen uitgebreid omschreven. Voordat je deze stappen kunt doorlopen moet Easyflex de sector wijzigen middels een databaseactie. Zorg ervoor dat je de nieuwe beschikking en de opdrachtbevestiging voor de sectorwijziging zo snel mogelijk toestuurt zodat de sector voor de eerste verloning van het nieuwe jaar gewijzigd kan worden.  

2.5 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen herwaarderen'

Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren, die worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerkers of vaste medewerkers tijdens het opbouwen van de reserveringen een lager uurloon hadden dan bij de opname van de reserveringen, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is. Met behulp van dit overzicht wordt de stand in geld aangepast naar een saldo op basis van het laatst gehanteerde uurloon. De verschillen in geld worden in dit overzicht gelijk gesteld en de gewijzigde gegevens worden klaargezet voor de journaalpost. 

Let op: dit overzicht is reeds aangemaakt wanneer je het proces voor de sectorwijziging hebt gevolgd. Je hoeft deze dan niet opnieuw aan te maken. 

Tip: Maak dit overzicht altijd eerst proforma aan. Is deze akkoord, maak het overzicht dan definitief aan.

Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil reserveringen opbouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. Klik hier voor meer informatie over dit overzicht. Bekijk hier de FAQ.

2.6 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'

Door het overzicht 'Reserveringen' aan te maken met de optie 'Actuele stand' kun je de stand van de reserveringen controleren. Wij adviseren je om dit overzicht na de laatste verloning in 2019 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 51) en na de laatste verloning van 2019 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 52) aan te maken.

Let op: dit overzicht is reeds aangemaakt wanneer je het proces voor de sectorwijziging hebt gevolgd. Je hoeft deze dan niet opnieuw aan te maken. 

Tip: Je kunt dit overzicht instellen op datum. Wanneer je wekelijks verloond kun je dit overzicht alvast instellen op datum 4 januari 2020. Dit is de zaterdag van week 1. In dit voorbeeld gaan we er van uit dat je vóór deze datum je laatste verloning van 2019 verwerkt.

Stap 2 van de jaarwissel is nu afgerond! Klik hier om naar stap 3 te gaan.