(2021-25b) Financiele pakketten

Easyflex ondersteunt de meest voorkomende financiële administratiepakketten. Binnen Easyflex zijn diverse onderdelen welke overeen moeten komen met de gegevens uit je financieel pakket, bijvoorbeeld rekeningnummers e.d. Ook moet je binnen je financieel pakket bepaalde handelingen uitvoeren voor de correcte import van journaalposten uit Easyflex. Geadviseerd wordt altijd eerst de debiteurenstamgegevens te importeren voordat je de journaalposten met verkoopboekingen importeert, zodat nieuwe debiteuren in het administratiepakket bekend zijn. Per pakket tref je onderstaand relevante informatie aan en wordt uitgelegd welke stappen je moet nemen.

Easyflex biedt de koppelingen met de volgende financiële administratiepakketten:

Het financiële administratiepakket 'Oracle Radboud' wordt in dit handboek niet beschreven omdat de koppeling met dit pakket niet standaard is.

Het hieronder vermelde pakket biedt de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van King:

• E- boekhouden

Het hieronder vermelde pakket biedt de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van Twinfield:

• Acera Online

Accountview 

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.

* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.

* Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
* De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

In AccountView dien je de importdefinities eenmalig vast te leggen. Onderstaand tref je een overzicht aan van de rubrieken welke door Easyflex worden aangeleverd.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: ACCOUNTVIEW-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers

Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AccountView zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken

De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in AccountView te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 3 cijfers en/of letters bevatten.

BTW

De BTW-code dient in AccountView te zijn vastgelegd. Een BTW-code kan maximaal 2 cijfers en/of letters bevatten.

Bijzonderheden

In de 10e kolom komt de vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', niet in het importbestand. Bij de 'Omschrijving' kan er gekozen worden voor 'Automatisch vermelding van de periode'. Het is niet mogelijk buitenlandse IBAN nummers te exporteren van Easyflex naar AccountView. Je kunt deze nummers handmatig invoeren in AccountView. Wanneer je Easyflex wenst te koppelen aan het administratiepakket E-boekhouden is dit mogelijk. Je selecteert bij financiële software de optie 'Twinfield'. E-boekhouden is voor wat betreft de import en export namelijk volledig compatible met Twinfield.

AFAS Profit 

Algemene informatie

Het financieel administratiepakket 'Afas Profit' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Het inrichten van dit pakket en het importeren van gegevens vanuit Easyflex vereist echter een zeer uitgebreide en gedegen kennis van 'Afas Profit'. Ten opzichte van andere financiële administratiepakketten vergt het tot stand brengen van de koppelingen een grote inspanning. Tijdens het inrichten van het financieel administratiepakket 'Afas Profit' dien je éénmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Afas Profit' pakket. Eveneens dien je in 'Afas Profit' de nummerreeks voor de debiteurennummers, crediteurennummers en grootboeknummers op te geven. Binnen Easyflex kun je dit instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren'. Voor iedere in Easyflex vastgelegde betaaltermijn (in dagen) dien je in 'Afas Profit' een betaalconditie aan te maken. Wanneer je gebruik wilt maken van kostenplaatsen dien je in 'Afas Profit' een zogenaamde verbijzonderingsas "Kostenplaats" aan te maken alsmede de kostenplaatsen. Voor iedere rekening waaraan je kostenplaatsen wenst te koppelen dien je dit binnen 'Afas Profit' aan te geven en de verbijzonderingen (kostenplaatsen) toe te wijzen. Wanneer je ook gebruik wilt maken van kostensoorten dien je in 'Afas Profit' een zogenaamde verbijzonderingsas "Kostensoort" aan te maken alsmede de kostensoorten. Voor iedere rekening waaraan je kostensoorten wenst te koppelen dien je dit binnen 'Afas Profit' aan te geven en de verbijzonderingen (kostensoorten) toe te wijzen.

In 'Afas Profit' dien je een grootboekrekening (verzamelrekening) 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde grootboekdebiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat je het juiste type selecteert.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Afas Profit' vastgelegde dagboekcoderingen.

De codes voor de BTW dien je zowel in Easyflex als in 'Afas Profit' vast te leggen en moeten met elkaar overeenkomen. Binnen 'Afas Profit' dien je de grootboekrekening waarop de btw afdrachten moeten worden geboekt bij de betreffende btw code vast te leggen. De geselecteerde grootboekrekening moet van het type "BTW" zijn en dient ook in Easyflex te worden vastgelegd. (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening).

Voor het binnen 'Afas Profit' correct opbouwen van de grondslagen voor de BTW aangifte dienen de grootboekrekeningen (Omzetrekeningen) zoals in Easyflex zijn vastgelegd (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > Omzetrekening) in 'Afas Profit' te worden aangemaakt. Bij de betreffende rekeningen dient op het tabblad "Voorkeuren" de optie "BTW toestaan" te worden aangezet.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Open in Afas het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
2. Kies voor "Import via nieuw aan te maken definitie".
3. Vul in het eerste scherm achter "Afhandeling rekeningen" de waarde 1 in en achter "Afhandeling debet/credit" de waarde 2 en selecteer uitsluitend de optie "Rekeningkenmerk automatisch bepalen".
4. Kies voor "Volgende".
5. Selecteer bij "Bestand om te importeren" het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzichtprogramma "Journaalposten lonen" hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-LONEN.CSV.
6. De optie "Bestand verwijderen na importeren" zet je aan.
7. Achter "Bestand met afgekeurde regels" kan je, indien je dat wenst, een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie "Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import" aan.
8. Kies als "Bestandstype" voor de optie "ASCII bestand met scheidingstekens" en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
9. Onder bestandsopties vul je achter "Decimaal teken" een punt (.) in en achter "Lezen vanaf regel" de waarde 1.
10. Kies voor "volgende".

11. Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
    Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

    Veld	Kies voor actie	Selecteer optie	Optioneel of verplicht
    Dagboekcode (keuzemogelijkheid)	Inlezen	Veld 1	Verplicht
    	Vaste waarde	Selecteer gewenste dagboek	Verplicht
    Rekeningnummer	Inlezen	Veld 5	Verplicht
    Boekingperiode	Inlezen	Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)	Verplicht
    Boekingsdatum	Inlezen	Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)	Verplicht
    Boekstuknummer	Inlezen	Veld 2	Verplicht
    Omschrijving boeking*	Inlezen	Veld 8	Optioneel
    Bedrag	Inlezen	Veld 9	Verplicht
    Kostenplaats (Naam van de as)	Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt)	Veld 6	Optioneel
    Kostensoort (Naam van de as)	Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt)	Veld 7	Optioneel

    
    * De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

12. Kies vervolgens voor "Volgende" en nogmaals voor "Volgende".
13. Op het scherm "Import algemene gegevens" vul je achter "omschrijving" de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld "Easyflex verkoopjournaal". De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
14. Kies voor "Volgende" en vervolgens voor "Voltooien" waarna de import wordt uitgevoerd.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Open in Afas het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
2. Kies voor "Import via nieuw aan te maken definitie".
3. Vul in het eerste scherm achter "Afhandeling rekeningen" en "Afhandeling debet/credit" de waarde 2 in en zorg dat de optie "Rekeningkenmerk automatisch bepalen" uitgeschakeld is.
4. Kies voor "Volgende".
5. Selecteer bij "Bestand om te importeren" het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzichtprogramma "Journaalposten verkopen" hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-VERKOPEN.CSV.
6. De optie "Bestand verwijderen na importeren" zet je aan.
7. Achter "Bestand met afgekeurde regels" kan je, indien je dat wenst, een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie "Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import" aan.
8. Kies als "Bestandstype" voor de optie "ASCII bestand met scheidingstekens" en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
9. Onder bestandsopties vul je achter "Decimaal teken" een punt (.) in en achter "Lezen vanaf regel" de waarde 1.
10. Kies voor "Volgende".

• Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
  Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

  Veld	Kies voor actie	Selecteer optie	Optioneel of verplicht
  Dagboekcode (keuzemogelijkheid)	Inlezen	Veld 1	Verplicht
  	Vaste waarde	Selecteer gewenste dagboek	Verplicht
  Rekeningnummer	Inlezen	Veld 7	Verplicht
  Kenmerk rekening	Inlezen	Veld 14	Verplicht
  Deb/cred nr	Inlezen	Veld 6	Verplicht
  Boekingsperiode	Inlezen	Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)	Verplicht
  Boekingsdatum	Inlezen	Veld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)	Verplicht
  Boekstuknummer	Inlezen	Veld 2	Verplicht
  Factuurnummer	Inlezen	Veld 2	Verplicht
  Omschrijving boeking	Inlezen	Veld 10	Optioneel
  Bedrag	Inlezen	Veld 11	Verplicht
  BTW-code	Inlezen	Veld 12	Verplicht
  Vervaldatum*	Inlezen	Veld 4 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)	Verplicht
  Kostenplaats (Naam van de as)	Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt)	Veld 8	Optioneel
  Kostensoort (Naam van de as)	Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt)	Veld 9	Optioneel

  * Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.

  * De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

1. Kies vervolgens voor "Volgende" en nogmaals voor "Volgende".
2. Op het scherm "Import algemene gegevens" vul je achter "omschrijving" de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld "Easyflex verkoopjournaal". De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
3. Kies voor "Volgende" en vervolgens voor "Voltooien" waarna de import wordt uitgevoerd.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importen van de debiteurenstamgegevens

1. Open in Afas het programma: Financieel > Import > Verkooprelatie-organisatie.
2. Kies voor "Import via nieuw aan te maken definitie".
3. Vink in het eerste scherm de rubrieken "Nieuwe aanmaken indien niet gevonden", "Postadres is adres" en "Nieuw org. aanmaken indien niet gevonden" aan en vul achter "Organisatie vergelijken op" en "(Cont.)persoon vergelijken op" de waarde 0 in.
4. Kies voor "Volgende".
5. Selecteer bij "Bestand om te importeren" het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzichtprogramma "Exporteren debiteuren" hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-DEBITEUREN.CSV.
6. De optie "Bestand verwijderen na importeren" zet je aan.
7. Achter "Bestand met afgekeurde regels" kunt je, indien je dat wenst, een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie "Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import" aan.
8. Kies als "Bestandstype" voor de optie "ASCII bestand met scheidingstekens" en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
9. Onder bestandsopties vul je achter "Decimaal teken" een punt (.) in en achter "Lezen vanaf regel" de waarde 1.
10. Kies voor "Volgende".

11. Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
    Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

    Veld	Kies voor actie	Selecteer optie	Optioneel of verplicht
    Debiteurnummer (verkooprelatie)	Inlezen	Veld 1	Verplicht
    Is debiteur (verkooprelatie)	Vaste waarde	Optie waarde aanvinken	Verplicht
    Betaalvoorwaarde (Verkooprelatie)	Inlezen	Veld 18	Verplicht
    Valutacode Verkooprelatie)	Vaste waarde	Kies voor EUR	Optioneel
    Kredietlimiet (Verkooprelatie)	Inlezen	Veld 19	Optioneel
    Aanmaning versturen	Inlezen	Veld 21	Optioneel
    Verzamelrekening (verkooprelatie)	Inlezen	Veld 22	Verplicht
    Organisatie (Organisatie)	Inlezen	Veld 1	Verplicht
    Zoeknaam (Organisatie)	Inlezen	Veld 2	Verplicht
    Naam (Organisatie)	Inlezen	Veld 3	Verplicht
    Nummer KvK (Organisatie)	Inlezen	Veld 16	Optioneel
    Telefoon werk (Organisatie)	Inlezen	Veld 11	Optioneel
    Fax werk (Organisatie)	Inlezen	Veld 13	Optioneel
    Mobiel werk (Organisatie)	Inlezen	Veld 12	Optioneel
    E-mail werk (Organisatie)	Inlezen	Veld 14	Optioneel
    Homepage (Organisatie)	Inlezen	Veld 15	Optioneel
    Land van de bank (Bankrekeningnummer)	Vaste waarde	Kies voor NL	Verplicht
    Bank-/girorekeningnummer (Bankrekening)	Inlezen	Veld 17	Optioneel
    Straat (Adres organisatie)	Inlezen	Veld 5	Verplicht
    Huisnummer (Adres organisatie)	Inlezen	Veld 6	Verplicht
    Huisnummer toev. (Adres organisatie)	Inlezen	Veld 7	Verplicht
    Postcode (Adres Organisatie)	Inlezen	Veld 8	Verplicht
    Woonplaats (Adres organisatie)	Inlezen	Veld 9	Verplicht
    Land (Adres organisatie)	Inlezen	Veld 10	Verplicht
    IBAN-controle (Bankrekeningnummer)	Inlezen	Veld 23	Optioneel
    IBAN-nummer (Bankrekeningnummer)	Inlezen	Veld 24	Optioneel
    BIC-code (Bankrekeningnummer)	Inlezen	Veld 25	Optioneel

12. Kies vervolgens voor "Volgende" en nogmaals voor "Volgende".
13. Op het scherm "Import algemene gegevens" vul je achter "omschrijving" de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld "Easyflex debiteuren". De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
14. Kies voor "Volgende" en vervolgens voor "Voltooien" waarna de import wordt uitgevoerd.

Bij een volgende import hoef je de specificaties niet meer opnieuw in te brengen, maar kies je voor het importeren via een bestaande definitie. Je kiest dan voor de definitie zoals je hebt vastgelegd onder punt 13.

Belangrijk

Afas voert een zeer strikte controle uit op alle importgegevens. Wanneer een plaatsnaam verkeerd is gespeld of een e-mailadres niet voldoet aan de gestelde eisen, dan wordt de import van de betreffende debiteur volledig overgeslagen.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers

Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in 'Afas Profit' zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in 'Afas Profit' zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in 'Afas Profit' zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken

De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in 'Afas Profit' te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of letters bevatten.

BTW

De BTW-code dient in 'Afas Profit' te zijn vastgelegd. Een BTW-code kan maximaal 3 cijfers en/of letters bevatten.

Bijzonderheden

In de 6e en 9e kolom komt de vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', niet in het importbestand. Bij de 'Omschrijving' kan er gekozen worden voor 'Automatisch vermelding van de periode'.

Optioneel: Factuurnummer uitbreiden (met bijv. dagboeknummer en jaartal)

Indien je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie’ bij 'Omschrijving’ kiest voor 'Vaste omschrijving’, komt de invoer uit het veld 'Vaste omschrijving’ in het exportbestand 'Journaalposten verkopen’ vóór het factuurnummer te staan. Bijvoorbeeld: is het factuurnummer 20210001 en in het veld 'Vaste omschrijving’ staat AF09B, dan komt (alléén) in het exportbestand in de kolom 'Factuurnummer’ het volgende te staan: AF09B20210001. Op alle andere plekken in Easyflex en in alle andere overzichten, wordt simpelweg het factuurnummer gehanteerd.

Let op! Normaal gesproken zou je bij 'Omschrijving’ kiezen voor 'Automatisch vermelding van de periode’. Als je hier i.v.m. bovenstaande dus niet voor kiest, dan komt er géén automatische vermelding van de periode meer in het exportbestand te staan (Journaalpost lonen kolom H en Journaalpost verkopen kolom J blijven dan leeg).

Asperion 

Wanneer je Easyflex wenst te koppelen aan het administratiepakket Asperion is dit mogelijk. Je selecteert bij financiële software de optie 'Exact Globe'. Asperion is voor wat betreft de import en export namelijk volledig compatible met Exact Globe.

Briljant

Algemene informatie

Het financieel administratiepakket 'Briljant' is een DOS applicatie. Binnen het pakket hoef je geen specifieke instellingen vast te leggen om de journaalposten uit Easyflex te kunnen verwerken. 'Briljant" biedt geen mogelijkheden om debiteurenstamgegevens te importeren.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

• Het exportbestand vanuit Easyflex dien je op te slaan in de map C85-DATA met als naam 'JP200XXX.DAT". Voor XXX vul je het administratienummer in. Bijvoorbeeld 001. De bestandsnaam wordt dan JP200001.DAT".
• Kies in Briljant voor programma 31.
• De journaalpost vanuit Easyflex kun je vervolgens selecteren voor verwerking. Indien er problemen worden geconstateerd produceert Briljant een overzicht met de foutmeldingen.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: JP200XXX.DAT.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

• Het exportbestand vanuit Easyflex dien je op te slaan in de map C85-DATA met als naam 'JP200XXX.DAT". Voor XXX vul je het administratienummer in. Bijvoorbeeld 001. De bestandsnaam wordt dan JP200001.DAT".
• Kies in Briljant voor programma 31.
• De journaalpost vanuit Easyflex kun je vervolgens selecteren voor verwerking. Indien er problemen worden geconstateerd produceert Briljant een overzicht met de foutmeldingen.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: JP200XXX.DAT.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

Briljant biedt niet de mogelijkheid om debiteurenstamgegevens te importeren.

Overige informatie

Rekeningnummers

Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Briljant zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan minimaal 4 en maximaal 8 cijfers bevatten.

Kostenplaats

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Briljant zijn ingebracht. Een kostenplaatscode bestaat altijd uit 3 cijfers

Kostensoort (dossiers)

Opgave in Easyflex van de kostensoortcode zoals deze in Briljant zijn ingebracht. Een kostensoortcode bestaat altijd uit 3 cijfers.

Dagboeken

Een dagboekcode kan maximaal 7 cijfers en/of hoofdletters bevatten. Voor het memoriaalboek wordt broncode 98 gebruikt.

Bijzonderheden

De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', niet in het importbestand. Bij de 'Omschrijving' kan er gekozen worden voor 'Automatisch vermelding van de periode'.

Cash

Het financieel administratiepakket 'Cash' is een eenvoudig boekhoudpakket met beperkte mogelijkheden. Binnen het pakket hoef je geen specifieke instellingen vast te leggen om de journaalposten uit Easyflex te kunnen verwerken.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Kies voor menu: Diversen > Import/export van gegevens > Import ASCII-bestand (Cash formaat).
2. Geef de bestandsnaam met locatie op van het bestand dat je vanuit Easyflex heeft geëxporteerd (de standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: CASH-LONEN.TXT)
3. Stel "datum conversie" in op: 1 (standaard)
4. Stel "Valutacode"in op: EUR (standaard)
5. Kies voor Doorgaan: Wanneer er problemen worden geconstateerd wordt hiervan via het scherm een melding gemaakt. De fouten worden door Cash vastgelegd in een bestand waarvan de bestandsnaam identiek is aan de naam van het importbestand en waarvan extensie is gewijzigd in ERR.
6. Indien er geen fouten zijn kan je ervoor kiezen het bestand na verwerking automatisch te verwijderen.
7. Hieronder zijn de velden getoond welke in het bestand voorkomen:

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: CASH-LONEN.TXT.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies voor menu: Diversen > Import/export van gegevens > Import ASCII-bestand (Cash formaat).
2. Geef de bestandsnaam met locatie op van het bestand dat je vanuit Easyflex heeft geëxporteerd (de standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: CASH-LONEN.TXT)
3. Stel "datum conversie" in op: 1 (standaard)
4. Stel "Valutacode"in op: EUR (standaard)
5. Kies voor Doorgaan: J
   Wanneer er problemen worden geconstateerd wordt hiervan via het scherm een melding gemaakt. De fouten worden door Cash vastgelegd in een bestand waarvan de bestandsnaam identiek is aan de naam van het importbestand en waarvan extensie is gewijzigd in ERR.
6. Indien er geen fouten zijn kan je ervoor kiezen het bestand na verwerking automatisch te verwijderen.
7. Hieronder zijn de velden getoond welke in het bestand voorkomen:

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: CASH-VERKOPEN.TXT.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

Hieronder vindt je de indeling van het exportbestand:

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: CASH-DEBITEUREN.TXT.

Overige informatie

Rekeningnummers

Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Cash zijn ingebracht. Een rekening kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Kostenplaats

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Cash zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 3 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Kostensoort

Cash ondersteunt geen kostensoorten.

Opmerking m.b.t. kostenplaatsen en kostensoorten:
Het Cash boekhoudpakket kent geen kostensoorten maar wel kostenplaatsen. Op kostenplaatsen kan er worden gegroepeerd. Om toch enigszins met kostensoorten te kunnen werken is een volgende oplossing mogelijk.

Hanteer een kostenplaatscode binnen Easyflex van 2 tekens (Hoofdletters en/of cijfers) Hanteer een kostensoortcode binnen Easyflex van 1 teken (Hoofdletter of cijfer) Easyflex voegt deze combinatie dan samen tot de kostenplaatscode voor Cash. Wanneer je groepeert op positie 1 en 2 van de kostenplaats ontstaat er per kostenplaats een specificatie per kostensoort.

Uiteraard is de volgende combinatie ook mogelijk:  Hanteer een kostenplaatscode binnen Easyflex van 1 teken (Hoofdletter of cijfer) Hanteer een kostensoortcode binnen Easyflex van 2 tekens (Hoofdletters en/of cijfers). Easyflex voegt deze combinatie dan samen tot de kostenplaatscode voor Cash. Wanneer je groepeert op positie 1 van de kostenplaats ontstaat er per kostenplaats een specificatie per kostensoort.

Dagboeken

De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in Cash te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Bijzonderheden

Het Cash boekhoudpakket hanteert voor alle boekingen binnen één periode één uniforme boekingsdatum en wel de datum van de eerst aangeboden boeking. De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', niet in het importbestand. Bij de 'Omschrijving' kan er gekozen worden voor 'Automatisch vermelding van de periode'.

Exact Globe

Wanneer je Easyflex wenst te koppelen aan het administratiepakket E-boekhouden is dit mogelijk. Je selecteert bij financiële software de optie 'King'. E-boekhouden is voor wat betreft de import en export namelijk volledig compatible met King (Quadrant).

Het financieel administratiepakket 'Exact Globe' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Exact online' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Exact online' pakket. In 'Exact globe' dien je een grootboekrekening 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat hiervoor het type 'Debiteuren' is geselecteerd.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Exact Globe' vastgelegde coderingen.

De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze codes dienen ook in het 'Exact Globe' pakket te worden vastgelegd.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Kies voor menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen.

2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   1	Volgnr	N	4 cijfers
   2	Soort dagboek	A	1 teken
   3	Dagboek	A	3 tekens
   8	Boekingsdatum	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
   9	Grootboek	N	9 cijfers
   13	Bedrag	N	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   27	Kostenplaats	A	8 tekens
   28	Kostensoort	A	8 tekens
   30	Leeg	""	""

   
   De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 30 velden in het importbestand EXACT-LONEN.CSV

3. Klik op "Klaar" .
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kan je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kan je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies voor menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen.

• Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
  

  Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
  1	Volgnr	N	4 cijfers
  2	Soort dagboek	A	1 teken
  3	Dagboek	A	3 tekens
  4	Boekingsperiode	N	2 cijfers
  6	Factuurnummer	N	9 cijfers
  7	Omschrijving	A	28 tekens
  8	Boekingsdatum	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
  9	Grootboekrekening	A	9 cijfers
  10	Debiteurennummer	A	6
  13	Bedrag	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
  17	Code kredietbeperking	A	1 teken
  18	Kredietbeperking	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
  19	Vervaldatum*	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
  20	Vervaldatum voor kredietbeperking	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
  21	BTW Code	A	3 tekens
  22	BTW Bedrag	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
  27	Kostenplaats	A	8 tekens
  28	Kostensoort	A	8 tekens
  39	Leeg	""	""

  * Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
  
  De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 39 velden in het importbestand EXACT-VERKOPEN.CSV

1. Klik op "Klaar" .
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kan je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kan je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

1. Kies voor menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen.

2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   1	Debiteurennummer	N	20 cijfers
   2	Bedrijfsnaam	A	28 tekens
   3	Adres	A	28 tekens
   4	Postcode	A	10 tekens
   5	Plaats	A	28 tekens
   6	Landcode	A	3 tekens
   9	Telefoon	N	15 cijfers
   10	Fax	N	15 cijfers
   11	Contactpersoon	A	30 tekens
   12	Geslacht contactpersoon	A	1 teken
   13	Titel contactpersoon	A	3 tekens
   17	Banknummer	N	9 cijfers
   20	Gironummer	N	7 cijfers
   28	Kredietlimiet	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   30	Betaaltermijn	N	3 cijfers
   51	BTW Nummer	A	28 tekens
   52	Leeg	""	""

   De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 52 velden in het importbestand EXACT-DEBITEUREN.CSV

3. Klik op "Klaar" .
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kan je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kan je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers

Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken

De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in Exact te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Bijzonderheden

De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

Exact Online

Het financieel administratiepakket 'Exact online' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt via het Internet. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Exact online' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Exact online' pakket.

In 'Exact online' dien je  een grootboekrekening 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat hiervoor het type 'Debiteuren' is geselecteerd.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Exact online' vastgelegde coderingen. Je kunt deze in het 'Exact online' pakket vastleggen onder het menu: Stamgegevens > Financieel - Dagboeken.

De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze codes dienen ook in het 'Exact online' pakket te worden vastgelegd. Dit kan via het menu: Stamgegevens > Financieel - BTW-codes. Om binnen Exact online de BTW opgave geautomatiseerd aan te maken kun je het beste de volgende instellingen gebruiken:

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.

2. Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   XML-tag	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   GLTransactions
   Journal code	Journaal code	A	Ingevoerde code bij 'Memoriaal'
   Date	Datum	A	10 (Daum JJJJ-MM-DD)
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   GLTransactionLine line="(nummer)"
   Date	Boekingsdatum	A	10 (Datum JJJJ-MM-DD)
   FinYear number	Boekingsjaar	N	4 cijfers
   FinPeriod number	Boekingsperiode	N	2 cijfers
   GLAccount code	Grootboekrekeningnummer	A	10 karakters
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   Amount
   Currency code	Munteenheid	A	EUR
   Value	Bedrag	A	(-) 11 cijfers met decimale punt
   References
   YourRef	Volgnummer	N	4 cijfers

3. Klik op de knop "Importeren"
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
   De geaccepteerde boekingen kun je verwerken in Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-LONEN.XML.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.

2. Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   XML-tag	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   GLTransactions
   GLTransaction entry="Factuurnummer"
   Journal code	Journaal code	A	Ingevoerde code bij 'Verkoopboek'
   Date	Datum	A	10 (Daum JJJJ-MM-DD)
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   Account code	Variabel	N	4 cijfers
   GLTransactionLine line="(nummer)"
   Date	Boekingsdatum	A	10 (Datum JJJJ-MM-DD)
   FinYear number	Boekingsjaar	N	4 cijfers
   FinPeriod number	Boekingsperiode	N	2 cijfers
   GLAccount code	Grootboekrekeningnummer	A	10 karakters
   Description	Omschrijving	A	Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
   Costcenter code	Kostenplaats	A	10 karakters
   Amount
   Currency code	Munteenheid	A	EUR
   Value	Bedrag	A	(-) 11 cijfers met decimale punt
   VAT code	BTW code	A	5 karakters
   VATBaseAmount	Grondslag BTW	A	(-) 11 cijfers met decimale punt
   References
   InvoiceNumber	Factuurnummer	N	8 cijfers
   YourRef	Volgnummer	N	4 cijfers

3. Klik op de knop "Importeren".
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
   De geaccepteerde boekingen kun je verwerken binnen Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-VERKOPEN.XML.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

1. Kies in menu: Import/Export > XML > Relaties - Relaties.

2. Selecteer als onderwerp "relaties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   XML-tag	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   Account
   Account code="variabel"
   Name	Naam	A	28 karakters
   Phone	Telefoonnummer	A	28 karakters
   Fax	Faxnummer	A	28 karakters
   Email	E-mail adres	A	28 karakters
   Homepage	Website	A	28 karakters
   IsSales	Actief	A	TRUE/FALSE
   Contact
   LastName	Achternaam contactpersoon	A	28 karakters
   MiddleName	Tussenvoegsel	A	3 karakters
   Address
   AddressLine1	Postbus	A	28 karakters
   PostalCode	Postcode	A	10 karakters
   City	Woonplaats	A	28 karakters
   AddressStreet	Straatnaam	A	28 karakters
   AddressStreetNumber	Huisnummer	N	5 cijfers
   AddressStreetSuffix	Huisnummer toevoeging	A	10 karakters
   Country code="landcode"
   Description	Landnaam	A	28 karakters
   BankAccount code="rekeningnummer"
   Description	Rekeningnummer	A	28 karakters
   BICCode	BIC Code behorend bij het IBAN nummer	A	11 karakters
   IBAN	IBAN nummer	A	34 karakters
   VATNumber	BTW-nummer	A	28 karakters
   ChamberOfCommerce	KVK-nummer	A	28 karakters
   Creditline
   Sales	Kredietlimiet	A	11 cijfers met decimale punt
   SalesPaymentCondition code	Betaaltermijn	C	3 cijfers

3. Klik op de knop "Importeren".
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
   De gegevens van de geaccepteerde debiteuren zijn opgenomen als relaties.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-DEBITEUREN.XML.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten. De debiteurennummers zoals deze binnen Easyflex worden samengesteld. (Naar keuze al dan niet met voorloopnullen).

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" dient in Exact te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Vervaldatum*
Er is een extra tag "DueDate" in het exportbestand van de 'Journaalposten verkopen' toegevoegd waardoor Exact online op tijd aanmaningen kan versturen als een factuur niet op tijd is betaald. De berekening van DueDate is de aanmaakdatum van de factuur plus de betaaltermijn

* Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.

Bijzonderheden
De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand. Kies bij 'Omschrijving' voor: 'Automatische vermelding van de periode'.

Exact Windows

Het financieel administratiepakket 'Exact voor Windows' is een wat ouder maar wel uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Exact voor Windows' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Exact voor Windows' pakket.

Stappen voor het importeren van Loonboekingen

1. Kies in menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen

2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:

   Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   1	Volgnr	N	4 cijfers
   2	Soort dagboek	A	1 teken
   3	Dagboek	A	3 tekens
   8	Boekingsdatum	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
   9	Grootboek	N	9 cijfers
   13	Bedrag	N	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   27	Kostenplaats	A	8 tekens
   28	Kostensoort	A	8 tekens
   30	Leeg	""	""

   De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 30 velden in het importbestand EXACT-LONEN.CSV

3. Klik op "Klaar"
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies in menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen

• Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
  

  Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
  1	Volgnr	N	4 cijfers
  2	Soort dagboek	A	1 teken
  3	Dagboek	A	3 tekens
  4	Boekingsperiode	N	2 cijfers
  6	Factuurnummer	N	9 cijfers
  7	Omschrijving	A	28 tekens
  8	Boekingsdatum	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
  9	Grootboekrekening	A	9 cijfers
  10	Debiteurennummer	A	6
  13	Bedrag	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
  17	Code kredietbeperking	A	1 teken
  18	Kredietbeperking	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
  19	Vervaldatum*	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
  20	Vervaldatum voor kredietbeperking	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
  21	BTW Code	A	3 tekens
  22	BTW Bedrag	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
  27	Kostenplaatsnummer	A	8 tekens
  28	Kostensoortnummer	A	8 tekens
  39	Leeg	""	""

  * Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
  
  De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 39 velden in het importbestand EXACT-VERKOPEN.CSV

1. Klik op "Klaar"
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor import debiteuren de stamgegevens

1. Kies in menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen

2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   1	Debiteurennummer	N	20 cijfers
   2	Bedrijfsnaam	A	28 tekens
   3	Adres	A	28 tekens
   5	Postcode	A	10 tekens
   6	Plaats	A	28 tekens
   7	Landcode	A	3 tekens
   10	Telefoon	N	15 cijfers
   11	Fax	N	15 cijfers
   12	Contactpersoon	A	30 tekens
   13	Geslacht contactpersoon	A	1 teken
   14	Titel contactpersoon	A	3 tekens
   18	Banknummer	N	9 cijfers
   21	Gironummer	N	7 cijfers
   28	Kredietlimiet	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   30	Betaaltermijn	N	3 cijfers
   52	BTW Nummer	A	28 tekens
   53	Leeg	""	""

   De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 52 velden in het importbestand EXACT-DEBITEUREN.CSV

3. Klik op "Klaar"
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in Exact te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Exact Globe Next

Het financieel administratiepakket 'Exact Globe Next' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Exact Globe Next' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Exact Globe Next' pakket.

In 'Exact Globe Next' dien je een grootboekrekening 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat hiervoor het type 'Debiteuren' is geselecteerd.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Exact Globe Next' vastgelegde coderingen.

De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze codes dienen ook in het 'Exact Globe Next' pakket te worden vastgelegd.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Kies voor menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen.

2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   1	Volgnr	N	4 cijfers
   2	Soort dagboek	A	1 teken
   3	Dagboek	A	3 tekens
   8	Boekingsdatum	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
   9	Grootboek	N	9 cijfers
   13	Bedrag	N	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   27	Kostenplaats	A	8 tekens
   28	Kostensoort	A	8 tekens
   30	Leeg	""	""

   De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 30 velden in het importbestand EXACT-LONEN.CSV

3. Klik op "Klaar" .
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies voor menu: XML > Financiële import > Financiële boekingen.

2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
   

   Veldnummer	Veldnaam	Veldtype	Maximale lengte door Easyflex aangeleverd
   1	Volgnr	N	4 cijfers
   2	Soort dagboek	A	1 teken
   3	Dagboek	A	3 tekens
   4	Boekingsperiode	N	2 cijfers
   6	Factuurnummer	N	9 cijfers
   7	Omschrijving	A	28 tekens
   8	Boekingsdatum	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
   9	Grootboekrekening	A	9 cijfers
   10	Debiteurennummer	A	6
   13	Bedrag	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   17	Code kredietbeperking	A	1 teken
   18	Kredietbeperking	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   19	Vervaldatum*	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
   20	Vervaldatum voor kredietbeperking	A	10 (Datum DD-MM-JJ)
   21	BTW Code	A	3 tekens
   22	BTW Bedrag	A	11 cijfers met decimale punt (-123456789.01)
   27	Kostenplaats	A	8 tekens
   28	Kostensoort	A	8 tekens
   39	Leeg	""	""

   * Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.

   De tussenliggende veldnummers die niet getoond worden zijn lege velden. In totaal staan er 39 velden in het importbestand EXACT-VERKOPEN.CSV

3. Klik op "Klaar" .
   Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Exact.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens
Easyflex produceert exportbestanden met de debiteurenstamgegevens van de relaties uit Easyflex in het XML formaat conform het door Exact vastgestelde formaat. Binnen Exact Globe Next kun je de XML bestanden inlezen onder 'XML' > 'Financiële import' > 'Debiteuren'. Na het inlezen van het bestand zijn de relaties direct ingelezen.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-DEBITEUREN.XML.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in Exact te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Finall (Bizon)

Algemene informatie
Het financieel administratiepakket 'FINALL' is een standaard financieel pakket. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'FINALL' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Let er op dat je in Easyflex hetzelfde aantal boekingsperioden opneemt als dat je in 'FINALL' hebt vastgelegd. Easyflex ondersteunt maximaal 13 boekingsperioden.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en het 'Memoriaal of Lonen' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De dagboeken binnen 'FINALL' kunnen maximaal 4 tekens bevatten.

De BTW codes die je in 'FINALL' hanteert dien je in Easyflex onder 'BTW code journaal' op te nemen. De BTW code kan maximaal 8 tekens bevatten.

Importeren van loonboekingen, verkoopboekingen en debiteurenstamgegevens
Voor de wijze van het importeren van de gegevens binnen 'FINALL' verwijzen wij je naar de handleiding van 'FINALL'.

Importbestanden
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor de debiteurenstamgegevens luidt: FINALL-DEBITEUREN.CSV
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor de loonjournaalpost luidt: FINALL-LONEN.CSV
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor de verkoopjournaalpost luidt: FINALL-VERKOPEN.CSV

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in 'FINALL' zijn ingebracht. Een rekeningnummer binnen 'FINALL' kan maximaal 8 tekens bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostenplaatsen zoals deze in 'FINALL' zijn ingebracht. Een kostenplaatscode binnen 'FINALL' kan maximaal 8 tekens bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostensoorten zoals deze in 'FINALL' zijn ingebracht. Een kostensoortcode binnen 'FINALL' kan maximaal 8 tekens bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "Memoriaal" of "Lonen" dienen in 'FINALL' te zijn vastgelegd. Een dagboekcode binnen 'FINALL' kan maximaal 4 tekens bevatten

Capaciteit en Subadministratie debiteuren
(in Easyflex: Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie)

Het debiteurennummer binnen 'FINALL' bestaat maximaal uit 8 cijfers en/of letters. Easyflex ondersteunt echter geen letters binnen het debiteurennummer.

iMuis

Algemene informatie
Het financieel administratiepakket 'iMUIS' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt zeer efficiënt. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'iMUIS' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt meer perioden dan er binnen 'iMUIS' mogelijk zijn (1, 4 12 en 13). Let er op dat je in Easyflex hetzelfde aantal boekingsperioden opneemt als dat je in 'iMUIS' hebt vastgelegd.

Het financieel administratiepakket 'iMUIS' is ook beschikbaar als een 'online' versie. Deze versie biedt nagenoeg dezelfde functionaliteit als de niet online versie.

Omdat binnen 'iMUIS' de range grootboekrekeningen en debiteurenrekeningen elkaar niet mogen overlappen, dien je in Easyflex de juiste range voor de debiteurennummers in te stellen. (Zie Beheer > bedrijfsinstellingen > Debiteuren). Ook is het mogelijk om een of meerdere cijfers automatisch door Easyflex te laten toevoegen aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer. Voorbeeld: Jouw grootboeknummer lopen van 00001 t/m 99999. Jouw crediteurennummers van 500000 t/m 599999 en jouw debiteurennummers van 800000 t/m 899999. Je kunt in Easyflex dan de range 800000 t/m 899999 vastleggen. Indien je in Easyflex al gebruikt maakt van debiteurennummers met een andere range (bijvoorbeeld 0001 t/m 9999), dan is het ook mogelijk dit zo te laten en dan één van de volgende instellingen op te nemen:

1. Capaciteit instellen op 4. Subadministratie instellen op 80. Resultaat van bijvoorbeeld debiteurennummer 123 is dan 80 met daarachter 0123 en dat geeft 800123.
2. Capaciteit instellen op 5. Subadministratie instellen op 8. Resultaat van bijvoorbeeld debiteurennummer 123 is dan 8 met daarachter 00123 en dat geeft 800123.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en het 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De dagboeken binnen 'iMUIS' kunnen de waarden 0001 t/m 9999 bevatten.

De BTW codes die je in 'iMUIS' hanteert dien je in Easyflex onder 'BTW code journaal' op te nemen. Let er op dat je de codes voor de BTW in 'iMUIS' vastlegt met de optie 'BTW berekenen' ingesteld op 'Inclusief'. Doe je dit niet, dan wordt de BTW aangifte niet goed samengesteld. Eventueel kun je in 'iMUIS' extra BTW codes opnemen, die je alleen voor de Easyflex import gebruikt.

Importdefinities
Voor het importeren van bestanden werkt 'iMUIS' met importdefinities. Easyflex heeft voor jou de importdefinities reeds gedefinieerd. Voor de online versie van 'iMuis' zijn afwijkende importdefinities beschikbaar. De standaard versie van 'iMuis' werkt met één importdefinitiebestand (easyflex.imp). Voor de online versie van 'iMuis' zijn drie importdefinities beschikbaar.

- easyflex (debiteuren iMuis online).imp voor het importeren van de debiteurenstamgegevens vanuit Easyflex.
- easyflex (loonboekingen iMuis online).imp voor het importeren van de loonboekingen vanuit Easyflex.
- easyflex (verkoopboekingen iMuis online) voor het importeren van de verkoopboekingen vanuit Easyflex.

De importdefinities zijn voor download opgenomen in de handboek onder Downloads > Financiële documenten. De importdefinities voor 'iMUIS' dien je te kopiëren naar de map 'maskers' welke binnen de 'iMUIS' map beschikbaar is. De bestanden welke Easyflex exporteert (debiteuren, lonen en verkopen) kun je in Easyflex rechtstreeks laten plaatsen in de gewenste map. Met behulp van de importdefinities kunnen de bestanden automatisch worden ingelezen en verwerkt.

Stappen voor het importeren van loonboekingen, verkoopboekingen en debiteurenstamgegevens
Voor het importeren van de journaalposten en/of stamgegevens dien je in het 'iMUIS' pakket de hieronder vermelde stappen uit te voeren:

1. Kies in de 'iMUIS-Basis verkenner' voor: Algemeen > Inlezen.
2. Selecteer de importdefinitie 'easyflex.imp' en kies voor 'Inlezen starten (F9)'
3. Selecteer de map 'import' met de uit Easyflex geëxporteerde bestanden en druk op 'OK'
4. Een scherm wordt geopend met een verwerkingsverslag. Eventuele foutmelding worden hier getoond.
5. De importbestanden worden na verwerking automatisch verwijderd en door 'iMUIS' standaard geplaatst in de map 'Ingelezen' binnen de map 'import'.

Importbestanden
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor de debiteurenstamgegevens luidt: IMUIS-DEBITEUREN.ASC
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor de loonjournaalpost luidt: IMUIS-LONEN.ASC
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor de verkoopjournaalpost luidt: IMUIS-VERKOPEN.ASC

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in 'iMUIS' zijn ingebracht. Een rekeningnummer binnen 'iMUIS' kan maximaal 8 cijfers bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostenplaatsen zoals deze in 'iMUIS' zijn ingebracht. Een kostenplaatscode binnen 'iMUIS' kan maximaal 8 cijfers bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostensoorten zoals deze in 'iMUIS' zijn ingebracht. Een kostensoortcode binnen 'iMUIS' kan maximaal 8 cijfers bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "Memoriaal" of "Lonen" dienen in 'iMUIS' te zijn vastgelegd. Een dagboekcode binnen 'iMUIS' kan maximaal 4 cijfers bevatten

Capaciteit debiteurennummer
(in Easyflex: Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie)

De maximale capaciteit is 8 cijfers. Dit betekent dat wanneer je 'Subadministratie debiteuren' leeg laat, je bij 'Capaciteit' maximaal het cijfer 8 kunt gebruiken. Wanneer je bij de 'Subadministratie debiteuren' bijvoorbeeld kiest voor een getal met 3 cijfers dan is de maximale 'Capaciteit' 5.

Informer

Het financieel administratiepakket Informer is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket Informer dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het Informer pakket.

In Informer dien je een grootboekrekening 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat hiervoor het type 'Debiteuren' is geselecteerd.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in Informer vastgelegde coderingen.

De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Dit dienen dezelfde codes te zijn als die in het Informer pakket zijn vastgelegd.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Kies voor menu: Boekhouding > Import/export > Import memoriaalboekingen
2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. (de standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: INFORMER-LONEN.CSV).
3. Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde boekingen verwerken in Informer.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: INFORMER-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies voor menu: Boekhouding > Import/export > Import verkoopfacturen.
2. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. (de standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: INFORMER-VERKOPEN.CSV).
3. Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde boekingen verwerken binnen Informer.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: INFORMER-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

1. Kies voor menu: Boekhouding > Import/export > Import relaties.
2. Je krijgt nu een keuzelijst van velden die je kunt selecteren voor het importbestand. Hierdoor is het mogelijk allerlei soorten bestanden te importeren. Echter, het door Easyflex gegenereerde exportbestand heeft een vaste kolomindeling. Je dient daarom de volgende velden te selecteren in de volgorde zoals deze hieronder aangegeven wordt.

   
   

   Debiteurennummer

   Code

   Firmanaam

   Postadres straat

   Postadres huisnummer

   Postadres huisnummer toevoeging

   Postadres postcode

   Postadres plaats

   Postadres landcode (NL, BE, e.d.)

   Telefoon

   Fax

   BTW-nummer

   Webadres

   Algemeen Email-adres

   Betalingstermijn debiteuren

   Bankrekening

   CP Roepnaam

   CP Voorletters

   CP Voorvoegsel achternaam

   CP Achternaam

   CP Geslacht

3. Onder de keuzes van de velden heb je een 3-tal opties over hoe om te gaan met de situatie dat je een debiteur importeert, die reeds in het systeem aanwezig is. Wij adviseren je de keuze "Bestaande deb/cred wijzigen als de code gelijk is" te selecteren. Hiermee wordt jouw bestaande debiteur bijgewerkt met de gegevens uit het importbestand.
4. Druk op 'Ok'
5. Selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. (de standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: INFORMER-DEBITEUREN.CSV).
6. Je krijgt nu de keuze voor het exportformaat. Kies hier voor 'Tab gescheiden'. Druk op 'Ok'.
7. Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten en het invoerbestand bekijken.
   Wordt het invoerbestand wel geaccepteerd, dan kun je de geïmporteerde relaties inzien binnen Informer.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: INFORMER-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze Informer zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats
Alhoewel Informer wel kostenplaatsen kent, is het niet mogelijk deze in het importbestand aan te geven. Dit is helaas een beperking van de import mogelijkheid van Informer. Het is dus wel mogelijk binnen Easyflex gebruik te maken van kostenplaatsen, maar deze kunnen niet geëxporteerd worden naar Informer.

Kostensoort
Informer kent geen Kostensoorten.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in Informer te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

King

Algemene informatie
Het financieel administratiepakket 'King' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt zeer efficiënt. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'King' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert.

In de Easyflex applicatie (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie) dien je de code voor de 'subadministratie debiteuren' vast te leggen. In 'King' noemt men deze code de 'debiteurenparagraaf'. Dit paragraafnummer vind je in het 'King' pakket onder het menu: Stamgegevens > Paragrafen. Het is ook mogelijk om deze code niet in Easyflex onder 'subadministratie debiteuren' vast te leggen maar deel uit te laten maken van het volledige debiteurennummer. Voor deze situatie dien je een debiteurennummerreeks in Easyflex vast te leggen. Wanneer je bijvoorbeeld paragraaf 13 gebruikt voor de debiteuren en je wilt een 6 cijferig debiteurennummer hanteren, dan leg je in Easyflex debiteurennummer reeks 130000 t/m 139999 vast. (Zie Beheer > bedrijfsinstellingen > Debiteuren).

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze dagboeken dienen ook in het 'King' pakket te worden opgenomen. Je kunt deze in het 'King' pakket vastleggen onder het menu: Stamgegevens > Dagboekcodes.

De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze codes dienen ook in het 'King' pakket te worden vastgelegd. Je kunt deze in het 'King' pakket vastleggen via het menu: Stamgegevens > BTW-codes. Om binnen King de BTW opgave geautomatiseerd aan te maken kun je het beste het volgende principe toepassen:

*) De te hanteren btw codes zijn vrij maar dienen wel binnen King en Easyflex gelijk te zijn.

*) Voor een juiste importboeking in King voor de optie 'Omzet BTW verlegd' en 'Omzet binnen/buiten EU' dien je in King de betreffende omzet controlerende grootboekrekeningen extra toe te voegen bij de hulprekeningen.

In het 'King' pakket dien je voor alle voorkomende betaaltermijnen een betalingsconditie aan te maken. Hierbij dient het nummer van de betaalconditie in het 'King' pakket overeen te komen met het aantal dagen betaaltermijn in Easyflex (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren). Hanteer je bijvoorbeeld de betaaltermijnen 14 en 30 dagen, dan dien je in het 'King' pakket twee betalingscondities (014 en 030) aan te maken.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen
De importmodule voor het 'King' pakket welke wordt ondersteund door Easyflex is de ASCII module (komma gescheiden bestanden). De XML importmodule wordt niet door Easyflex niet ondersteund. Voor het importeren van journaalposten dien je in het 'King' pakket de hieronder vermelde stappen uit te voeren:

1. Kies in menu: Diversen > Importeren > Importeren financiële gegevens > Importeren ASCII-bestand met journaalposten. Indien deze onderdelen niet in het menu voorkomen dan dien je deze optionele modules bij jouw leverancier aan te schaffen.
2. Selecteer het door Easyflex geëxporteerde bestand dat werd opgeslagen in de map waarin je deze hebt opgegeven. De bestandsnaam moet beginnen met de letters IJP en de extensie luidt ASC. Easyflex hanteert voor de journaalposten met de loonboekingen de bestandsnaam IJP-KING-LONEN.ASC.
3. Selecteer het dagboek welke overeen komt met de dagboekcode zoals door jou is gespecificeerd in Easyflex.
4. Activeer de knop 'Akkoord'.
5. Activeer de knop 'Inlezen'.
6. Een scherm wordt geopend met een verwerkingsverslag. Eventuele foutmelding worden hier getoond en dienen te worden verbeterd.
7. Vervolgens biedt 'King' je de mogelijkheid het geïmporteerde bestand van schijf te verwijderen.

De geïmporteerde journaalpost wordt in 'King' als voorlopige boekingsgang opgeslagen. Je dient deze boekingsgang dan nog te verwerken. Je vindt deze boekingsgang met de geïmporteerde journaalpost in 'King' terug onder Financieel > Voorlopige boekingsgangen.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor loonboekingen luidt: IJP-KING-LONEN.ASC

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen
De importmodule voor het 'King' pakket dat wordt ondersteund door Easyflex is de ASCII module (komma gescheiden bestanden). De XML importmodule wordt niet door Easyflex niet ondersteund. Voor het importeren van journaalposten dien je in het 'King' pakket de hieronder vermelde stappen uit te voeren:

1. Kies in menu: Diversen > Importeren > Importeren financiële gegevens > Importeren ASCII-bestand met journaalposten
   Indien dit onderdeel niet in het menu voorkomt dan dien je deze optionele module bij jouw leverancier aan te schaffen.
2. Selecteer het door Easyflex geëxporteerde bestand dat werd opgeslagen in de map die je hebt opgegeven. De bestandsnaam moet beginnen met de letters IJP en de extensie luidt ASC. Easyflex hanteert voor de journaalposten met de loonboekingen de bestandsnaam IJP-KING-VERKOPEN.ASC.
3. Selecteer het dagboek dat overeen komt met de dagboekcode zoals door jou is gespecificeerd in Easyflex.
4. Activeer de knop 'Akkoord'.
5. Activeer de knop 'Inlezen'.
6. Een scherm wordt geopend met een verwerkingsverslag. Eventuele foutmelding worden hier getoond en dienen te worden verbeterd.
7. Vervolgens biedt 'King' je de mogelijkheid het geïmporteerde bestand van schijf te verwijderen

De geïmporteerde journaalpost wordt in 'King' als voorlopige boekingsgang opgeslagen. Je dient deze boekingsgang dan nog te verwerken. Je  vindt deze boekingsgang met de geïmporteerde journaalpost in 'King' terug onder Financieel > Voorlopige boekingsgangen.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor loonboekingen luidt: IJP-KING-VERKOPEN.ASC

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens
De importmodule voor het 'King' pakket dat wordt ondersteund door Easyflex is de ASCII module (komma gescheiden bestanden). De XML importmodule wordt niet door Easyflex niet ondersteund. Voor het importeren van debiteuren stamgegevens dien je in het 'King' pakket de hieronder vermelde stappen uit te voeren:

1. Kies in menu: Diversen > Importeren > Importeren NAW-gegevens> Importeren ASCII-bestand met NAW-gegevens.
   Indien dit onderdeel niet in het menu voorkomt dan dien je deze optionele module bij jouw leverancier aan te schaffen.
2. Indien je de import van debiteuren stamgegevens voor de eerste keer start, dien je een lay-out samen te stellen. Anders selecteer je de eerder aangemaakte lay-out en kies je voor 'Importeren'. Wanneer je de lay-out al eerder hebt vastgelegd selecteer je die en ga je verder met punt 16 van de hieronder vermelde stappen.

Samenstellen van een nieuwe lay-out

1. Kies voor het toevoegen van een nieuwe lay-out.
2. Ken een lay-outnummer toe en breng een omschrijving in (Bijvoorbeeld: Easyflex debiteuren).
3. Kies voor 'Verder'.
4. Selecteer het door Easyflex geëxporteerde bestand dat werd opgeslagen in de map die je hebt opgegeven. De bestandsnaam moet beginnen met de letters IJP en de extensie luidt ASC. Easyflex hanteert voor de debiteuren stamgegevens de bestandsnaam IJP-KING-DEBITEUREN.ASC.
5. Selecteer 'Veldgescheiden' achter 'Bestandsformaat'.
6. Zet in vinkje achter 'Velden tussen aanhalingstekens'.
7. Vul waarde 0 in achter 'Voorloop-records'.
8. Kies voor 'Verder'.
9. Selecteer 'Debiteurenbestand' achter 'Gegevens inlezen in'.
10. Zet een vinkje achter 'Bestaande debiteuren overschrijven'.
11. Selecteer een zogenaamde 'standaard debiteur' die je eerder hebt ingevoerd.
12. Laat de velden 'Debiteur verwijderen indien' en 'in veldnummer' beiden leeg.
13. Selecteer 'Inlezen geheel annuleren' achter 'Bij foutmelding tijdens inlezen'.
14. Kies voor 'Verder'.
15. Vermeld in alle regels van de kolom 'Veldnummer' een volgnummer en begin met volgnummer 1. Laat de velden 'Invullen met' en 'Overschrijven' ongemoeid.

    Bij een juiste nummering is het laatste nummer 38.
    VESTIGINGSADRESVERZEND-/BESTELADRESSENFINANCIELE-GEGEVENS

    Veldnaam	Veldnummer
    Nummer	1
    Zoekcode	2
    Naam	3
    Naamregel 2	4
    Straat	5
    Huisnr.	6
    Postcode	7
    Woonplaats	8
    E-mail	9
    Naam land	10
    Telefoon-1	11
    Telefoon-2	12
    Telefax	13
    Website	14
    Nummer	15
    Omschrijving	16
    Naam	17
    Naamregel2	18
    Straat	19
    Huisnr.	20
    Postcode	21
    Woonplaats	22
    E-mail	23
    Naam land	24
    Telefoon-1	25
    Telefoon-2	26
    Telefax	27
    Bank-/girorekening	28
    Betalingsconditie	29
    Leveringsconditie	30
    Valuta	31
    BTW-code	32
    Taalcode	33
    Kredietlimiet	34
    Tegenrekening	35
    Aanmaningtype	36
    BTW-nummer	37
    Ons debiteurnr.	38

16. Kies voor 'Starten'
17. Een scherm wordt geopend met een verwerkingsverslag. Eventuele foutmelding worden hier getoond en dienen te worden verbeterd.

18. Vervolgens biedt 'King' je de mogelijkheid het geïmporteerde bestand van schijf te verwijderen.

De geïmporteerde stamgegevens zijn hierna in 'King' nu geïmporteerd.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: IJP-KING-DEBITEUREN.ASC

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in 'King' zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 8 cijfers bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostenplaatsen zoals deze in 'King' zijn ingebracht. Een kostenplaatscode kan maximaal 8 cijfers bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostensoorten zoals deze in 'King' zijn ingebracht. Een kostensoortcode kan maximaal 8 cijfers bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "Memoriaal" of "Lonen" dienen in King te zijn vastgelegd.

Capaciteit en Subadministratie debiteuren
(in Easyflex: Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie)

De maximale capaciteit is 8 cijfers. Dit betekent dat wanneer je 'Subadministratie debiteuren' leeg laat, je bij 'Capaciteit' maximaal het cijfer 8 kunt gebruiken. Wanneer je bij de 'Subadministratie debiteuren' bijvoorbeeld kiest voor een getal met 3 cijfers dan is de maximale 'Capaciteit' 5.

Bijzonderheden
Wanneer je gebruik wilt maken van kostenplaatsen en/of kostensoorten, dien je de grootboekrekeningen waar deze gebruikt worden uit te breiden met de betreffende kostenplaatsen en/of kostensoorten.

Minox

Wanneer je Easyflex wenst te koppelen aan het administratiepakket Minox is dit mogelijk. Je dient wel de importmodule van Minox tot je beschikking te hebben. Binnen Minox kun je m.b.v. maskers importdefinities vastleggen. Je kiest dan één van de in Easyflex beschikbare koppelingsmogelijkheden en past het importmasker binnen Minox daarop aan. In de praktijk zijn voor Minox al koppelingen gerealiseerd via de exportkoppeling die ook voor Exact voor windows wordt gebruikt. Neem voor de koppelingsmogelijkheid contact op met Minox Software.

Multivers

Het financieel administratiepakket 'Multivers' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Multivers' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal één en maximaal dertien boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan dertien boekingsperioden hanteert.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

1. Kies in menu: 'Extra > Importeren > Journaalposten > Easyflex'.
2. Komt de Easyflex definitie nog niet voor in de lijst, dan kun je de Easyflex definitie zelf aanmaken
   Kies dan voor: Eigen puntkomma gescheiden.
3. Geef de bestandsnaam met locatie op van het bestand dat je vanuit Easyflex heeft geëxporteerd
   (De standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: MV-LONEN.CSV).
4. Kies voor de optie om het bestand na afloop te verwijderen.
5. Eerste ... regels niet inlezen op 0 laten staan.
6. Selecteer het gewenste boekjaar.
7. Klik op "Volgende"
8. Wanneer je de importdefinities al eerder hebt vastgelegd kun je verder gaan naar punt 10.

9. Selecteer één voor één alle kolommen, kies voor wijzigen en selecteer de juiste rubriek volgens onderstaand overzicht:
   
   

   Kolomnummer	Kies rubriek
   1	Transactie
   2	Boekjaar
   3	Boekingsdatum
   4	Dagboek code
   5	Grootboekrekening
   6	Kostenplaats
   7	Dossier
   8	Periode
   9	Toelichting
   10	Debet bedrag
   11	Credit bedrag
   12	Aantal

10. Klik op "Volgende"
11. Selecteer optie: Instellingen opslaan en vermeld als naam "Easyflex"
12. Klik op "Volgende"
13. Klik op "Voltooien"

Multivers probeert nu het bestand te verwerken. Indien er fouten worden geconstateerd kun je door op de knop "Log bekijken" te drukken de foutmeldingen raadplegen. Raadpleeg hiervoor je handleiding van Multivers.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: MV-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

1. Kies in menu: 'Extra > Importeren > Verkoopfacturen> Easyflex'.
2. Komt de Easyflex definitie nog niet voor in de lijst, dan kun je de Easyflex definitie zelf aanmaken
   Kies dan voor: Eigen puntkomma gescheiden.
3. Geef de bestandsnaam met locatie op van het bestand dat je vanuit Easyflex hebt geëxporteerd
   (De standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: MV-VERKOPEN.CSV).
4. Kies voor de optie om het bestand na afloop te verwijderen.
5. Eerste ... regels niet inlezen op 0 laten staan.
6. Selecteer het gewenste boekjaar.
7. Klik op "Volgende"
8. Wanneer je de importdefinities reeds al hebt vastgelegd kun je verder gaan naar punt 10.

• Selecteer één voor één alle kolommen, kies voor wijzigen en selecteer de juiste rubriek volgens onderstaand overzicht:
  
  

  Kolomnummer	Kies rubriek
  1	Soort record
  2	Periode
  3	Dagboek code
  4	Debiteur nummer
  5	Grootboekrekening
  6	Kostenplaats
  7	Dossier
  8	Factuurdatum
  9	Factuurnummer
  10	Referentie
  11	Bedrag excl. (valuta)
  12	Bedrag BTW (valuta)
  13	Factuurbedrag (valuta)
  14	Aantal
  15	Code aanmanen
  16	BTW berekenen
  17	BTW scenario
  18	BTW code
  19	BTW soort
  20	Bedrag kredietbeperking (valuta)
  21	Betalingsconditie
  22	Vervaldatum*
  23	BTW aangepast

  * Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.

1. Klik op "Volgende"
2. Selecteer optie: Instellingen opslaan en vermeld als naam "Easyflex"
3. Klik op "Volgende"
4. Klik op "Voltooien"

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: MV-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens
Voor het importeren van de debiteurstamgegevens op basis van de hierna benoemde import definitie, is Multivers versie 10 of hoger benodigd.

1. Kies in menu: 'Extra > Importeren > Debiteurenstamgegevens > Easyflex'.
2. Komt de Easyflex definitie nog niet voor in de lijst, dan kun je de Easyflex definitie zelf aanmaken
   Kies dan voor: Eigen puntkomma gescheiden.
3. Geef de bestandnaam met locatie op van het bestand dat je vanuit Easyflex heeft geëxporteerd
   (De standaard door Easyflex gehanteerde bestandsnaam luidt: MV-DEBITEUREN.CSV).
4. Kies voor de optie om het bestand na afloop te verwijderen.
5. Eerste ... regels niet inlezen op nul laten staan.
6. Selecteer het gewenste boekjaar.
7. Klik op "Volgende"
8. Wanneer je de importdefinities al eerder hebt vastgelegd kun je verder gaan naar punt tien.

9. Selecteer één voor één alle kolommen, kies voor wijzigen en selecteer de juiste rubriek volgens onderstaand overzicht:
   
   

   Kolomnummer	Kies rubriek	Opmerking
   1	Debiteur nummer
   2	Journaalcode	Easyflex koppelt de debiteur aan Journaalcode O.
   3	Zoeknaam
   4	Naam
   5	Contactpersoon
   6	Straat
   7	Postcode
   8	Plaats
   9	Landcode
   10	Telefoon
   11	Mobiel
   12	Fax
   13	E-mail
   14	Homepage
   15	Bankrekening soort	Bank (B) of Postbank (P)
   16	Bankrekeningnummer
   17	KvK nummer
   18	Betalingsconditie	Voor iedere voorkomende betaaltermijn dient in Multivers een betalingsconditie te worden opgenomen.
   19	BTW nummer
   20	Kredietlimiet
   21	Kredietbeperkingcode	Indien kredietbeperking van toepassing is, dan dient het percentage als eerste percentage in Multivers te worden vastgelegd.
   22	BTW berekenen
   23	Code aanmanen	Wordt altijd door Easyflex op J(a) ingesteld.
   24	Kortingspercentage
   25	IBAN
   26	BIC

10. Klik op "Volgende"
11. Selecteer optie: Instellingen opslaan en vermeld als naam "Easyflex"
12. Klik op "Volgende"
13. Klik op "Voltooien"

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: MV-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Multivers zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal acht cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Multivers zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal acht cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Kostensoort (Dossiers)
Opgave in Easyflex van de kostensoortnummers zoals deze in Multivers zijn ingebracht. Een kostenplaats (Dossier) kan maximaal acht cijfers en/of hoofdletters bevatten. Wanneer je groepeert op positie één van de kostenplaats ontstaat er per kostenplaats een specificatie per kostensoort.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" en "memoriaal" dienen in Multivers te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

BTW berekenen
In Easyflex kun je per debiteur vastleggen hoe de BTW berekend dient te worden. Je kunt kiezen uit:

• Levering in Nederland
• Levering in Nederland (BTW verlegd)
• Levering vrij van BTW in Nederland.
  Indien je een keuze hebt gemaakt uit één van deze bovenstaande mogelijkheden wordt dit in Multivers vastgelegd onder scenarionummer zes.
• Levering naar landen binnen de EU
  Indien je deze keuze hebt gemaakt wordt dit in Multivers vastgelegd onder scenarionummer zeven.
• Levering naar landen buiten de EU
  Indien je deze keuze hebt gemaakt wordt dit in Multivers vastgelegd onder scenarionummer acht.

Controleer ook of de juiste BTW codes zijn ingevoerd in Easyflex onder 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > financiële administratie'. Deze moeten overeenkomen met de BTW-codes die in Multivers bekend zijn.

Bijzonderheden
Indien de relatie als betaalsoort 'Bank EU (IBAN)' heeft, berekent Easyflex het veld 'Bankrekeningnummer' aan de hand van het bijbehorende IBAN-nummer. Dit veld is namelijk verplicht tijdens de import in Multivers. Bij een buitenlands IBAN-nummer wordt het fictieve bankrekeningnummer '123456789' gebruikt, omdat Multivers een Nederlands banknummer verplicht stelt dat aan de elfproef voldoet.

Navision 

Wanneer je gebruik wenst te maken van het administratiepakket Microsoft Dynamics NAV (Navision) is dit mogelijk. Je selecteert bij financiële software de optie 'Exact Globe'. Microsoft Dynamics NAV is voor wat betreft de import en export namelijk volledig compatible met Exact Globe.

Reeleezee

Algemene informatie
Het financieel administratiepakket Reeleezee is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt via het Internet. Reeleezee kent op het moment (februari 2011) twee versies waarmee je kunt werken. namelijk de 'Classic' en 'Next Generation' versie. In deze beschrijving is uitgegaan van de 'Classic' versie omdat de 'Next Generation' versie nog niet over alle functionaliteit zou beschikken. Let er dus op als je de 'Next Generation' versie gebruikt, dat bepaalde zaken net anders zullen zijn. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket Reeleezee dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal één en maximaal dertien boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan dertien boekingsperioden hanteert.

De dagboekcode voor het 'Memoriaal' is binnen Reeleezee vrij instelbaar. Je kunt deze in het Reeleezee pakket vastleggen onder het menu: 'Instellingen > Map financieel > Onderhoud memoriaalboeken'. De dagboekcode van het 'Verkoopboek' is niet vrij instelbaar. In Easyflex hoef je daarom geen rekening te houden met de dagboekcode voor het 'Verkoopboek'. De vastgelegde BTW codes dien je ook in de Easyflex applicatie vast te leggen. Dit zijn in Reeleezee vaste codes die je niet vrij kan ingeven.

Het aantal posities van de grootboekrekeningnummers, debiteurennummers en kostenplaatsnummers (deze worden binnen Reeleezee 'Afdelingen' genoemd) is binnen Reeleezee vrij instelbaar. Binnen de Easyflex applicatie kun je de rekeningnummers hierop afstemmen, echter met een maximum van tien tekens. Het debiteurennummer binnen Easyflex kan echter maximaal zeven cijfers bevatten. Reeleezee kent echter geen kostensoorten. Houd hier rekening mee bij het bepalen van jouw rekeningschema. Het gebruik van letters in de rekeningnummers en kostenplaatsnummers wordt door Easyflex ook ondersteund.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen
Easyflex produceert de journaalposten in het XML formaat conform het door Reeleezee vastgestelde formaat. Binnen Reeleezee kun je de XML bestanden inlezen onder 'Instellingen > Service > Knop import'. Na het inlezen van het bestand zijn de journaalposten direct ingelezen.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor loonboekingen luidt: REELEEZEE-LONEN.XML

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen
Easyflex produceert de journaalposten in het XML formaat conform het door Reeleezee vastgestelde formaat. Binnen Reeleezee kan je de XML bestanden inlezen onder 'Instellingen > Service > Knop import'. Na het inlezen van het bestand zijn de journaalposten direct ingelezen.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor verkoopboekingen luidt: REELEEZEE-VERKOPEN.XML

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens
Easyflex produceert exportbestanden met de debiteurenstamgegevens van de relaties uit Easyflex in het XML formaat conform het door Reeleezee vastgestelde formaat. Binnen Reeleezee kun je de XML bestanden inlezen onder 'Instellingen > 'Service > Knop import'. Na het inlezen van het bestand zijn de relaties direct ingelezen.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: REELEEZEE-DEBITEUREN.TXT

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Reeleezee zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal tien tekens bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostenplaatsen zoals deze in Reeleezee zijn ingebracht. Een kostenplaatscode kan maximaal tien tekens bevatten.

Kostensoort
Reeleezee kent geen kostensoorten. Je kunt deze daarom niet gebruiken.

Dagboeken
Het dagboek voor "Memoriaal" dient in Reeleezee te worden vastgelegd. Het verkoopboek hoef je niet in te geven.

BTW
In Easyflex kun je per debiteur vastleggen hoe de BTW berekend dient te worden. Je kunt kiezen uit:

• Levering in Nederland
• Levering in Nederland (BTW verlegd)
• Levering vrij van BTW in Nederland
• Levering naar landen binnen de EU
• Levering naar landen buiten de EU

Controleer of de juiste BTW codes zijn ingevoerd in Easyflex onder 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'. Reeleezee kent de volgende BTW codes:

• "H" NL, Hoog Tarief
• "A" NL, Auto tarief
• "L" NL, Laag tarief
• "DX" EU + Ex-EU, Diensten Hoog Tarief
• "IX" EU + Ex-EU, Diensten Laag tarief
• "PE" EU, Producten Hoog tarief
• "LE" EU, Producten Laag tarief
• "PW" Ex Eu, Producten Hoog tarief
• "LW" Ex EU, Producten Laag tarief
• "VR" Geen BTW (Vrijgesteld)
• "VH" NL, BTW verlegd (hoog)
• "VL" NL, BTW verlegd (laag)
• "N" NL, Nul tarief
  

S4HANA

Algemene informatie
S4HANA is een ERP product van SAP. Easyflex heeft de mogelijkheid om de financiële gegevens van de lonen en de facturen te exporteren in het formaat dat door S4HANA gelezen kan worden. De gegevens van de facturen lopen niet via het standaard overzicht 'Journaalposten verkopen', maar via 'Factuurregels exporteren'. Dit omdat de import van verkopen in S4hana geen traditionele verkopen journaalposten verwacht, maar factuurregels.

Verkopen
Het CSV bestand (scheidingsteken: komma) van het overzicht 'Factuurregels exporteren' bevat de volgende kolommen:

Let op dat in sommige gevallen de factuurregels opgesplitst kunnen worden vanwege de verdeelsleutel in de plaatsing en de regel gesplitst wordt per kostenplaats van de relatie en de flexwerker.

Lonen

De lonen export heeft een CSV formaat (scheidingsteken puntkomma) en bevat de journaalposten uitgesplitst per relatie/debiteur. 

Het heeft de volgende indeling:

Batch ID;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

// To add field columns to the template, please add technical names.;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

// For a complete list of field columns and their technical names, choose ? in the right upper corner of the app screen and then view the Browse entry of web assistance.;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

// If you want to add more Profitability Segment (CO-PA) fields, make sure that you add the ‘PROF_’ prefix in the technical names of the CO-PA fields.;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

1;Header ( Date in Format yyyy/MM/dd or dd/MM/yyyy );;;;;;;;;;;;;;;;;;

;BUKRS;BLART;BLDAT;BUDAT;MONAT;BKTXT;WAERS;LDGRP;KURSF_EXT;WWERT;XBLNR;PARGB_HDR;XMWST;;;;;;

;*Company Code (4);*Journal Entry Type (2);*Journal Entry Date;*Posting Date;Fiscal period (2);Document Header Text (25);*Transaction Currency (5);Ledger Group (4);Exchange Rate (12);Currency Translation Date;Reference Document Number (16);Partner Business Area (4);Calculate Tax Automatically (1);;;;;;

;XXXX;EL;19/02/2021;19/02/2021;;;EUR;;;;test csv;;;;;;;;

;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

;Line Items;;;;;;;;;;;;;;;;;;

;BUKRS;HKONT;SGTXT;WRSOL;WRHAB;DMBTR;DMBE2;MWSKZ;KOSTL;AUFNR;VALUT;HBKID;HKTID;ZUONR;VBUND;SEGMENT;PROF_KNDNR;PROF_ARTNR;PROF_KUNRE

;Company Code (4);G/L Account (10);Item Text (50);Debit Amount in Transaction Currency;Credit Amount in Transaction Currency;Amount in Company Code Currency;Amount in second local currency (LC2);Tax Code (2);Cost Center (10);Order Number (12);Value Date;House Bank (5);House Bank Account (5);Assignment number (18);Trading Partner (6);Segment for Segmental Reporting (10);Customer (10);Product number (40);Bill-to Party (10)

;XXXX;52080000;test csv;100;;;;;XXXXS20100;;;;;;;;;;

;XXXX;52080000;test csv;;100;;;;XXXXS20100;;;;;;;;;;

BTW codes



Overige informatie
Zoals gezegd worden journaalposten uitgesplitst per debiteur. Dat gebeurt in zogenoemde documenten. Ieder document heeft bovenstaand formaat met de betreffende Header regels en betreft dus een bepaalde debiteur/boekingsdatum. Het debiteurennummer wordt gevuld in de Kolom 'Customer'. Omdat niet van alle journaalposten de relatie bekend is, zijn er documenten zonder debiteur. Zo'n document bevat dan alle regels voor een boekingsdatum waarvoor de debiteur niet bekend is. Omdat deze uitsplitsing toegepast wordt en niet voor alle regels de debiteur bekend is, heeft dit als consequentie dat een document niet meer in balans is (debet en credit zijn niet meer gelijk, want het bevat niet alle journaalpost regels). Om dit probleem op te lossen, maakt Easyflex een extra regel aan binnen het document, waarop het verschil tussen debet en credit wordt geboekt. Deze boeking gebeurt altijd op dezelfde rekening. De rekening is in te stellen in Easyflex in 'Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen > Uitwijkrekening'.

Het totaal van alle boekingen op de uitwijkrekeningen van alle documenten binnen het document zal debet en credit hetzelfde zijn. Anders gezegd, de boekingen heffen elkaar op. 

Een document in het bestand kan maximaal 999 regels bevatten. Zijn er meer regels, dan wordt er een nieuw document gestart en de verschillen, debet en credit, worden weer op de uitwijkrekening geboekt om het document in balans te brengen.

De kolom 'Company Code' wordt gevuld met de waarde uit Dagboekcode Memoriaal uit 'Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'. 

'Batch ID' is een oplopend nummer per 'document' in het bestand. Ieder bestand begint met nummer 1.

Snelstart

In het financieel administratiepakket SnelStart dien je voor het importeren van de diverse bestanden eenmalig per type bestand een importprofiel aan te maken. Dit importprofiel kan dan in het vervolg voor het importeren worden gebruikt. De door Easyflex aangeleverde bestanden zijn speciaal afgestemd op SnelStart waardoor het aanmaken van de importprofielen nagenoeg automatisch verloopt.

Het is van belang dat je de bestanden met de vanuit Easyflex geëxporteerde gegevens in de map opslaat van waaruit je de bestanden wenst te verwerken.

Snelstart importprofielen
Snelstart heeft een FAQ waarin de stappen voor het eenmalig aanmaken van een importprofiel voor het importeren worden uitgelegd. Je kunt bij Snelstart nagaan hoe je dit kunt inrichten. Hieronder vind je onze definities op basis waarvan het importprofiel kan worden gemaakt.

Loonboekingen

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: SNELSTART-LONEN.CSV.

Verkoopboekingen

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: SNELSTART-VERKOPEN.CSV.

Debiteuren stamgegevens

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: SNELSTART-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in SnelStart zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal acht cijfers bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in SnelStart zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal acht cijfers bevatten.

Kostensoort
SnelStart kent geen kostensoorten.

Dagboeken
Er dient een dagboek van het type "dagboek Memoriaal" (functie 7) in SnelStart te worden aangemaakt.

Bijzonderheden
Debiteurennummer één is binnen SnelStart gereserveerd voor het vastleggen van de bedrijfsnaam en kan niet worden geïmporteerd.

Twinfield

Algemene informatie
Het financieel administratiepakket 'Twinfield' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt via het Internet. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Twinfield' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal één en maximaal dertien boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan dertien boekingsperioden hanteert.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' zijn binnen 'Twinfield' vrij instelbaar. Je kunt deze in het 'Twinfield' pakket vastleggen onder het menu: 'Boekhouden > Instellingen > BTW'. De vastgelegde BTW codes dien je ook in de Easyflex applicatie vast te leggen.

Het aantal posities van de grootboekrekeningnummers, debiteurennummers, kostenplaatsnummers en kostensoortnummers (deze worden binnen Twinfield 'Projecten' genoemd) is binnen 'Twinfield' vrij instelbaar. Binnen de Easyflex applicatie kun je de rekeningnummers hierop afstemmen met een maximum van tien tekens. Het debiteurennummer in Easyflex kan echter maximaal zeven cijfers bevatten. Het gebruik van letters in de rekeningnummers, kostenplaatsnummers en kostensoortnummers wordt door Easyflex ook ondersteund.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen
Easyflex produceert de journaalposten in het XML formaat conform het door Twinfield vastgestelde formaat. Binnen de Twinfield applicatie kan je mappen aanmaken waarin de door Easyflex geproduceerde exportbestand na import kunnen worden opgeslagen. Zie hiervoor het menu: 'Boekhouden > Systeem > Bestandsbeheer'. Na het downloaden kan de journaalpost direct worden verwerkt binnen de administratie.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor loonboekingen luidt: TWINFIELD-LONEN.XML

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen
Easyflex produceert de journaalposten in het XML formaat conform het door Twinfield vastgestelde formaat. Binnen de Twinfield applicatie kan je mappen aanmaken waarin de door Easyflex geproduceerde exportbestand na import kunnen worden opgeslagen. Zie hiervoor het menu: 'Boekhouden > Systeem > Bestandsbeheer'. Na het downloaden kan de journaalpost direct worden verwerkt binnen de administratie.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand voor loonboekingen luidt: TWINFIELD-VERKOPEN.XML

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens
Easyflex produceert exportbestanden met de debiteurenstamgegevens van de relaties uit Easyflex in het XML formaat conform het door Twinfield vastgestelde formaat. Binnen de Twinfield applicatie kan je mappen aanmaken waarin de door Easyflex geproduceerde exportbestand na import kunnen worden opgeslagen. Zie hiervoor het menu: 'Boekhouden > Systeem > Bestandsbeheer'. Na het downloaden kan het importbestand direct worden verwerkt binnen de administratie.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: TWINFIELD-DEBITEUREN.XML

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in 'Twinfield' zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal tien tekens bevatten.

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de codes voor de kostenplaatsen zoals deze in 'Twinfield' zijn ingebracht. Een kostenplaatscode kan maximaal tien tekens bevatten.

Kostensoort (projecten)
Opgave in Easyflex van de codes voor de projecten (kostensoorten) zoals deze in 'Twinfield' zijn ingebracht. Een kostensoortcode kan maximaal tien tekens bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen"en "Memoriaal" dienen in 'Twinfield' te worden vastgelegd.

BTW
In Easyflex kun je per debiteur vastleggen hoe de BTW berekend dient te worden. Je kunt kiezen uit:

• Levering in Nederland
• Levering in Nederland (BTW verlegd)
• Levering vrij van BTW in Nederland
• Levering naar landen binnen de EU
• Levering naar landen buiten de EU

Controleer of de juiste BTW codes zijn ingevoerd in Easyflex onder Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie. Deze moeten overeenkomen met de BTW-codes die je in 'Twinfield' hebt opgenomen.

Yuki

Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Yuki’ kun je de inrichting gebruiken voor 'Exact voor Windows’ of 'Exact Online’.
Kies je voor 'Exact voor Windows’ dan worden de importbestanden in CSV formaat gemaakt, kies je voor 'Exact Online’ dan worden de importbestanden opgemaakt in XML.