(2021-25a) FAQ Netto Equivalent WML (NEWML)

1. Op het moment de inrichting niet gedaan is, krijg je een foutmelding bij het selecteren van de optie 'Ja, tot toegestaan minimum'. Doorloop de stappen van de procesbeschrijving voor het inrichten om verder te kunnen.
2. Deze optie is vanaf 11 juni 2018 beschikbaar en te selecteren. Voer je een vaste beloning in met een ingangsdatum voor 11 juni 2018 dan kun je deze optie nog niet selecteren.

Kan ik halverwege een loontijdvak de instelling wijzigen of een nieuwe instelling vastleggen?
Er wordt gekeken of in het loontijdvak de vaste beloning op 'Ja, tot toegestaan minimum' staat. Indien dat het geval is, dan wordt voor het gehele loontijdvak het toegestane minimum gebruikt.
Je kunt dus halverwege het loontijdvak de instelling wijzigen naar 'Ja, tot toegestaan minimum'. Wij adviseren om dit altijd met ingang van een nieuw loontijdvak toe te passen. Wil je de instelling terugzetten naar het volledig inhouden of niet inhouden, kan dit alleen met ingang van een nieuw loontijdvak.

Kan ik het automatisch corrigeren met terugwerkende kracht toepassen?
Nee, de instelling voor de ET-uitruil looncomponenten is vanaf 11 juni 2018 te selecteren. Voor de onbelaste inhoudingen is de instelling vanaf 1 oktober 2018 beschikbaar.

Als ik de instelling per ongeluk verkeerd had staan en ik heb al verloond, kan ik dit herrekenen?
Nee, op het moment dat je de instelling wilt wijzigen voor reeds verloonde periodes adviseren wij om de reeds verloonde declaraties eerst terug te boeken en te verlonen. Vervolgens kun je de instelling wijzigen en daarna de declaraties opnieuw opboeken en verlonen met de nieuwe instelling.

Kan ik de volgorde voor het verrekenen van de schuld wijzigen?
Ja, in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verrekeningen > Schuld' zet je de filter op 'Openstaande en afgeloste schuld'. Met de pijltjestoetsen kun je de volgorde van de looncomponenten wijzigen. De volgorde van boven naar beneden wordt aangehouden voor het verrekenen van de schulden.

Wat gebeurt er als ik één van de looncomponenten nog op een andere instelling (dus niet op 'Ja, tot toegestaan minimum) heb staan?
Looncomponenten met een andere instelling dan 'Ja, tot toegestaan minimum' vallen buiten de NeWML berekening en dus buiten de eventuele correctie en/of verrekening. Deze looncomponenten worden dus niet 'afgekapt' en volledig ingehouden.

Houdt de instelling 'Berekenen als ET-huisvesting' bij een onbelaste inhouding rekening met het automatisch corrigeren?
Ja, is de onbelaste vergoeding ingericht met de optie 'Berekenen als ET-huisvesting' dan wordt hier met de berekening van het Netto Equivalent WML en het automatisch corrigeren rekening mee gehouden.

Ik wil een overzicht met de mutaties van de opgebouwde en verrekende schuld hebben van een flexwerker, kan dit?
Ja, dit kun je op 2 manieren doen: De informatie van het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verrekeningen > Schuld' kun je exporteren naar een bestand. Gebruik hiervoor de exporteren knop rechtsonderin het scherm. Door het overzicht 'Verrekeningen' te gebruiken. Dit overzicht kun je zowel op totaal- als detailniveau aanmaken en per flexwerker. Ga naar het tabblad 'Beheer > Aansturing overzichten' om het overzicht beschikbaar te stellen.

Zijn de correcties en verrekeningen zichtbaar op het overzicht 'Verloningen met NeMWL'?
De correcties en verrekeningen met betrekking tot de netto inhouding van de 'ET huisvesting' worden verrekend met de kolom 'Netto inhouding ET huisvesting'. Deze kolom is dus de som van de netto inhouding huisvesting met eventuele correcties en verrekeningen. Ditzelfde geldt voor de kolom 'Netto inhouding overige kosten'. Het bedrag wat hier getoond wordt is de som van de netto inhouding overige kosten met eventuele verrekeningen en correcties.

Waarom is de 'Netto inhouding ET huisvesting' op het overzicht 'Verloningen met NeWML' hoger dan de toegestane inhouding van 25%?
De kolom 'Netto inhouding ET huisvesting' is een som van de netto inhouding huisvesting met eventuele correcties en verrekeningen. Op het moment er voor de inhouding en/of verrekening naast de toegestane inhouding ook gebruik gemaakt wordt van de ruimte NeWML (ruimte tussen het netto loon en het NeWML) is de netto inhouding ET huisvesting hoger dan de toegestane inhouding.

Is het mogelijk om een schuld te verwijderen?
Ja, met de knop 'Verwijderen' op het tabblad 'Verrekeningen > Schuld' kun je de schuld verwijderen. Het verwijderen van de schuld via deze weg wordt niet gejournaliseerd. Is dat niet de bedoeling dan dien je de betreffende declaraties te corrigeren. Voor het mogen verwijderen van de schuld kun je een autorisatie instellen. Deze kun je terugvinden in het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie betalingen''. Let op: Het zomaar laten vervallen (verwijderen) van een schuld kan fiscale gevolgen hebben. Wij adviseren om deze eerst goed na te gaan voordat je ervoor kiest om een schuld te verwijderen.

Hoe kan ik een negatieve schuld aan de flexwerker uitbetalen?
Het is mogelijk dat bij een flexwerker een negatieve schuld ontstaat, bijvoorbeeld door correcties. Een negatieve schuld is een bedrag dat de flexwerker nog tegoed heeft. Dit bedrag wordt automatisch verrekend als de flexwerker nog werkzaam is en met latere verloningen voor dit looncomponent een nieuwe schuld opbouwt. Is de flexwerker niet meer werkzaam? Dan kun je dit bedrag vanaf nu aan de flexwerker uitbetalen. Op het tabblad ‘Verrekeningen > Schuld’ bij de flexwerker, is de knop ‘Uitbetalen’ toegevoegd. Per looncomponent betaal je via deze knop de negatieve schuld uit. Met deze nieuwe knop selecteer je de urendeclaratie waarin je dit bedrag wilt uitbetalen. Let op: Dit is alleen mogelijk voor negatieve schulden.

Kan ik nu nooit meer onder het NeWML komen?
Jawel, er blijven altijd uitzonderlijke situaties die buiten de techniek vallen. Het correct toepassen van de WAS is de eigen verantwoordelijkheid. Het is daarom belangrijk met regelmaat een controle uit te voeren, met name op de verloningen die onder het NeWML komen of waarvan het resultaat afwijkt. Hiervoor kun je het overzicht 'Verloningen met NeWML' gebruiken.

Is de regel dat je maximaal 10% onder het minimumloon mag verrekenen hierin verwerkt?
Nee, het maximaal 10% onder het minimumloon mogen verrekenen is hierin niet verwerkt. Er wordt in Easyflex hier geen rekening mee gehouden. Wij adviseren om dit bij correcties en berekeningen zelf goed te controleren.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Registratie uitbetaling bovenwettelijke vakantiedagen
Vanaf 17 mei 2018 wordt de opbouw en uitbetaling van de bovenwettelijke vakantiedagen die tijdens de verloning berekend is opgeslagen in de database. Vanaf week 2018-22, 4-wekenperiode 2018-06 en maand 2018-juni is dit zichtbaar in de NEWML berekening.

Wanneer tellen vakantiedagen wel of niet mee in de NEWML berekening?
Of opgenomen vakantiedagen meetellen in de NEWML berekening, geldt het volgende uitgangspunt:

Als je vakantiedagen opneemt ter vervanging van gewerkte uren, dus via de kolom VD in de urendeclaratie, tellen deze volledig, dus wettelijk + bovenwettelijk, mee voor de NEWML berekening. Maar als je vakantiedagen opneemt middels de 'opnemen alles methode' of 'direct uitbetalen bovenwettelijke dagen' dan tellen de bovenwettelijke vakantiedagen niet mee voor de NEWML berekening.

Voorbeelden:
1. Direct uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen staat aan, er worden daarnaast geen vakantiedagen opgenomen = bovenwettelijke vakantiedagen tellen niet mee voor de NEWML berekening.
2. Ingave uren via de kolom 'VD' in de urendeclaratie en vinkje direct uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen staat uit = alle opgenomen uren tellen mee in de NEWML berekening.
3. Ingave uren via de kolom 'VD' in de urendeclaratie en vinkje direct uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen staat aan = bovenwettelijke vakantiedagen tellen niet mee voor de NEWML bereken, de wettelijke vakantiedagen tellen wel mee voor de NEWML berekening.
4. 'Opnemen alles' bij 'Vakantiedagen' op het tabblad 'Reserveringen' in de urendeclaratie, het maakt niet uit of het direct uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen aan of uit staat = bovenwettelijke vakantiedagen tellen niet mee voor de NEWML berekening, de wettelijke vakantiedagen tellen wel mee voor de NEWML berekening.

Wijzigingen in de applicatie
1. Vermelding huidig saldo bovenwettelijke vakantiedagen
Op het tabblad 'Saldigegevens' bij de flexwerker wordt het huidige saldo van de bovenwettelijke vakantiedagen als toelichting vermeld. Voor de sectorrisicogroepen IA en IIA (met beding) wordt het saldo in geld getoond. Voor alle andere sectorrisicogroepen wordt het saldo in uur getoond.

2. Informatie melding bij uitsluiten vakantie uren in de NEWML berekening
Bij de NEWML berekening op het tabblad 'Loonspecificaties' is links onder de berekening een informatie knop toegevoegd:

Op het moment bovenwettelijke vakantiedagen uitgesloten worden voor de NEWML berekening wordt deze knop geactiveerd. Als je dan op de knop klikt krijg je een informatie melding, zie voorbeelden hieronder, met het saldo bovenwettelijke vakantie uren welke niet meetellen voor de NEWML berekening. Voor de sectorrisicogroepen IA en IIA (met beding) wordt het saldo in geld getoond. Voor alle andere sectorrisicogroepen wordt het saldo in uur getoond.

Kan dit herrekend worden?
De wijziging gaat in op 17 mei 2018. In de NEWML berekening is dit vanaf week 2018-22, 4-wekenperiode 2018-06 en maand 2018-juni zichtbaar. Dit is een vaste ingangsdatum en kan niet met terugwerkende kracht worden toegepast. Periodes voor deze ingangsdatum corrigeren of herrekenen is niet mogelijk.