(2021-25a) Sectorwijziging per 2020
- Birgit van der Linden
Wanneer je per 2020 bent ingedeeld in een andere sector zullen hier een aantal stappen voor gedaan moeten worden. Easyflex doet hier het eerste deel van d.m.v. een databaseactie en daarna voeren jullie zelf de rest uit. Easyflex heeft hiervoor jullie beschikking nodig. Wanneer je dit nog niet gedaan hebt kun je deze sturen naar support@easyflex.nl.
Ontvangst order + beschikking
Easyflex zal de databaseactie inplannen. Hiermee wordt de sectorindeling van het loonheffingennummer ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonbelasting') aangepast en zullen de huidige sectoren en sectorrisicogroepen gekoppeld aan dit loonheffingennummer beëindigd worden. Afhankelijk van de sectorwijziging wordt mogelijk ook het tabblad 'Algemeen' in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen' aangepast. Na deze aanpassingen ontvang je een mail ter bevestiging dat de actie is uitgevoerd. Het is belangrijk deze gegevens goed te controleren voordat je naar de volgende stap gaat.
Nieuwe reserveringsschema's aanmaken
In de stappen hierna ga je nieuwe sectorrisicogroepen en sectoren aanmaken. Omdat er waarschijnlijk ook andere reserveringen toegepast zullen moeten worden, adviseren we om eerst nieuwe reserveringsschema's aan te maken of de bestaande schema's aan te passen. Dit doe je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'. Je kunt de schemanaam van de huidige schema's eventueel eerst aanpassen, waardoor herkenbaar is dat het hier gaat om de oude schema's (zet er bv. "Zpassief" voor). Zo zorg je ervoor dat alle oude schema's onderaan komen te staan.
Actie:
- Maak, wanneer nodig, nieuwe reserveringsschema's aan. In één van de volgende stappen ga je per nieuwe sector een reserveringsschema kiezen. Het is mogelijk om bij meerdere sectoren eenzelfde reserveringsschema te kiezen.
Let op: wanneer je dit doet voordat het jaar 2020 ingericht is, zul je deze eerst moeten vastleggen voor 2019. Wanneer je later stap 1 van de jaarwissel gaat doen pas je de reserveringspercentages aan naar die van 2020.
Nieuwe sectorrisicogroepen aanmaken
Bij de stap die Easyflex heeft gedaan zijn de sectorrisicogroepen gekoppeld aan het loonheffingennummer waarvoor de sectorindeling is gewijzigd, beëindigd met de datum voorafgaand aan de datum waarop de nieuwe sectorindeling ingaat.
Actie:
- Bekijk op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonbelasting' per welke datum de nieuwe sectorindeling ingaat;
- Maak nieuwe sectorrisicogroepen op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectorrisicogroepen' door te kiezen voor 'Nieuw'. Gebruik als ingangsdatum de datum waarop de nieuwe sectorindeling ingaat;
- Je krijgt bij 'premiegroepen' automatisch alle mogelijke opties te zien. Bij sector 52 gaat het dan om de premiegroepen IA, IIA, IB+IIB en Detachering voor type flexwerkers. Wanneer je ook vaste medewerkers (eigen personeel) verloond maak je hiervoor ook de sectorrisicogroep (intermediair) aan;
- Selecteer een kostenplaats bij het veld 'Journaalpostrekening'.
Nieuwe sectoren aanmaken
Bij de stap die Easyflex heeft gedaan zijn ook de huidige sectoren beëindigd met de datum voorafgaand aan de datum waarop de nieuwe sectorindeling ingaat.
Actie:
- Bekijk op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonbelasting' per welke datum de nieuwe sectorindeling ingaat;
- Open 2 schermen naast elkaar van het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectoren' en zet deze naast elkaar;
- Open in 1 scherm de oude sector en kies in het andere scherm voor Nieuw;
- Voer een sectorcode en naam in. Gebruik als ingangsdatum de datum waarop de nieuwe sectorindeling ingaat;
- Bij de keuze voor de sectorrisicogroep zie je nu de nieuw aangemaakte sectorrisicogroepen (wanneer dit niet het geval is moeten de datums gecontroleerd worden van de ingang sectorrisicogroepen en/of sector);
- Wanneer je naar sector 52 gaat maak je nu de keuze voor de beroepsgroep, anders is dit automatisch "N.v.t.";
- Kies een (evt. nieuw aangemaakt) reserveringsschema wat behoort bij deze sector;
- Maak alle mogelijke nieuwe sectoren op deze manier aan.
De volgende stappen kunnen uitgevoerd worden nadat het loonjaar 2020 beschikbaar is gesteld.
Sociale verzekeringen
Op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen' zie je nu de nieuwe sectorrisicogroepen. Deze ga je één voor één inrichten. Dit is een stap uit het inrichten van een nieuw loonjaar. Klik hier voor de volledige beschrijving.
Arbeidsovereenkomsten
Door de verandering van sector is het belangrijk om nu na te gaan of er arbeidsovereenkomsten gaan gelden voor je flexwerkers. Wanneer je bijvoorbeeld in sector 52 zat en alleen uitzendbeding toepaste, en nu naar sector 45 gaat moeten er voor alle flexwerkers arbeidsovereenkomsten aangemaakt worden. Wanneer je in sector 52 al wel arbeidsovereenkomsten (zonder beding) toepaste hoef je nu niets te doen. In één van de volgende stappen ga je de sectoren en sectorrisicogroepen hercoderen. Hierna kun je deze collectief doorvoeren in plaatsingen en arbeidsovereenkomsten.
Actie:
- Maak arbeidsovereenkomsten aan wanneer dit van toepassing gaat zijn. Dit doe je op voorhand zodat je hierna bij het collectief doorvoeren van de aangepaste sectorrisicogroep geen fouten krijgt.
Sectoren hercoderen en sectorrisicogroepen hercoderen
Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectoren hercoderen' geef je aan welke oude sector vervangen wordt door welke nieuwe sector, en welke oude sectorrisicogroep door welke nieuwe sectorrisicogroep. Dit tabblad is nieuw en moet je nog beschikbaar stellen via 'Beheer > Programmarechten'.
Actie:
- Geef bij een gewenste rol aan dat dit tabblad ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectoren hercoderen') beschikbaar moet komen. Log hierna opnieuw in om het tabblad te zien.
Actie:
- Maak vanuit 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Overzicht loon- en tariefafspraken' aan (met bij 'periode' bv. deze week). In dit exportbestand kun je in kolom "V" zien welke sectoren je nog in gebruik hebt in plaatsingen;
- Maak vanuit 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Rapportage detail' aan (met in ieder geval de 'Rapportstatus' > Verloond en/of gefactureerd' (evt. nog andere statussen zoals 'prognose'), bij 'Rapportagetijdvak' bv. dit jaar en bij 'Niveau's op niveau 1 > Sector). Vanuit dit rapport kun je zien welke sectoren "actief" zijn.
Vanuit de 2 aangemaakte overzichten kun je nu de sectoren gaan hercoderen.
Actie:
- Ga naar tabblad '(2021-25a) BI > Sectoren hercoderen'. Je hebt hier 2 soorten hercodering; sectoren en sectorrisicogroepen. De hercodering van de sectoren is voor het uiteindelijk doorvoeren van de nieuwe sector in de plaatsingen. De hercodering van de sectorrisicogroepen is voor het uiteindelijk doorvoeren van de nieuwe sectorrisicogroep in de arbeidsovereenkomsten;
- Kies bij 'Sectoren' voor 'Nieuw';
- Selecteer één voor één de sector die je wilt hercoderen voor een nieuwe sector;
- Doe deze stappen hierna voor de sectorrisicogroepen.
Tips:
- Je kunt de oude sector niet twee keer selecteren (om vervolgens te hercoderen), maar het is wel mogelijk om een nieuwe sector meerdere keren te koppelen aan een oude sector. Dit geldt ook voor de sectorrisicogroepen.
- Let op: wanneer het afschermen van sectoren per locatie aanstaat, wordt hier geen rekening mee gehouden in dit scherm. Je moet dus zelf opletten dat je niet een sector van locatie A koppelt aan een sector van locatie B.
Sectoren en sectorrisicogroepen doorvoeren in de plaatsingen en arbeidsovereenkomsten d.m.v. overzicht (vanaf 01-01-2020)
Let op: We adviseren om het doorvoeren van de sectoren en sectorrisicogroepen pas vanaf 01-01-2020 uit te voeren! Je kunt de hercodering (zoals beschreven in de stappen hierboven) wel vast ingeven, maar het doorvoeren ervan kun je het beste pas doen vanaf 01-01-2020, omdat er anders problemen kunnen optreden met bijvoorbeeld het vastleggen van arbeidsongeschiktheid in 2019!
Let erop dat voor de aanmaak van de volgende overzichten eerst het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassingen' definitief is doorgevoerd. Dit komt voort uit stap 2 van de jaarwissel. Klik hier voor de volledige beschrijving.
Met het overzicht 'Sector hercoderen' wordt in de plaatsingen met de oude sector een nieuwe loon- en tariefafspraak aangemaakt met hierin de nieuwe sector (waarnaar je hem in de vorige stap gecodeerd hebt). Zo hoeven er geen nieuwe plaatsingen aangemaakt te worden en hoeven alle plaatsingen ook niet handmatig aangepast te worden.
Met het overzicht 'Sectorrisicogroep hercoderen' wordt in de arbeidsovereenkomsten de oude sectorrisicogroep overschreven door de nieuwe sectorrisicogroep.
Actie:
- Stel de overzichten beschikbaar bij 'Beheer > Aansturing overzichten' door hierbij aan te geven dat deze beschikbaar is voor de Backoffice op werkmaatschappijniveau. Koppel hier evt. een rol aan;
- Ga naar 'Backoffice > Overzichten > Sector hercoderen' en kies voor Nieuw;
- Geef de datum van de nieuwe sectorindeling in;
- Laat de verwerkingswijze altijd eerst op pro forma staan. Zo kun je eerst het rapport controleren en wanneer akkoord, definitief doorvoeren;
- Je kunt ervoor zorgen dat er geen documentsignaleringen komen op de nieuwe loon- en tariefafspraken door het vinkje aan te laten staan;
- De hetzelfde voor de sectorrisicogroepen met het overzicht 'Backoffice > Overzichten > Sectorrisicogroep hercoderen';
- Maak het 'Overzicht loon- en tariefafspraken' opnieuw aan ter controle of alle sectoren aangepast zijn in de plaatsingen. Voor de controle van de sectorrisicogroepen in de arbeidsovereenkomsten kun je een match aanmaken met de uitvoerkolom 'Sectorrisicogroep'. Deze vind je onder 'Uitvoer samenstellen > Cao-overige > Arbeidsovereenkomsten'.
Tips:
- Het overzicht kun je meerdere keren op dezelfde datum aanmaken. Eventuele wijzigingen in de hercodering van de sector overschrijven dan automatisch de vorige.
- Wanneer je het overzicht (pro forma en definitief) aanmaakt m.i.v. bv. 01-01-2020 en je hebt een sector geselecteerd bij de hercodering die ingaat vanaf 06-01-2020, dan krijg je de volgende foutmelding te zien: '.. is een fout opgetreden: De vastgelegde "naar sector (...)" is niet actief op (datum)'. Verwijder in dit geval de regel op het tabblad 'Sectoren hercoderen'. Hierna verwijder je de nieuwe sector ('Sectoren') en leg je een nieuwe sector vast met de juiste datum. Hercodeer deze hierna opnieuw.
Advies is om deze laatste stap uit te voeren ná de laatste verloning van 2019 en vóór de eerste verloning van 2020.
Saldigegevens (reserveringen) verplaatsen naar nieuwe sectorrisicogroep
Hiermee ga je de stand van alle reserveringen verplaatsen van de oude sectorrisicogroep naar de nieuwe sectorrisicogroep. Op deze manier hoef je niet bij alle flexwerkers handmatig alle reserveringsstanden over te zetten.
We adviseren om eerst het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' aan te maken voor sectorrisicogroepen waar gereserveerd wordt in tijd (IBIIB, Periode/keten en Intermediaire diensten). Dit overzicht maak je aan om de stand in tijd en geld gelijk te zetten aan elkaar. Maak dit overzicht eerst pro forma aan voordat je het definitief doorvoert.
Als tweede stap adviseren we om het overzicht 'Reserveringen' aan te maken, ter controle van de huidige stand van de reserveringen.
Vervolgens kun je aan de slag met het overzicht 'Verplaatsen reserveringen'.
Let op! Maak dit overzicht altijd eerst pro forma aan zodat je kunt controleren welke wijzigingen er gaan plaatsvinden. Controleer de saldi met het overzicht 'Reserveringen' (aanmaken op 'Huidige stand').
Let op! Voor reserveringen uit de sectorrisicogroepen IA en IIA adviseren wij ten zeerste deze alleen te verplaatsen naar een soortgelijke sectorrisicogroep (dus ook IA of IIA) en niet naar IBIIB of Periode/keten. Dit overzicht zet in dat geval namelijk een saldo dat altijd in geld werd opgebouwd, over naar een sectorrisicogroep waar uren leidend zijn. Dit geeft verschillen door afrondingen, wijzigingen in het uurloon van de flexwerker of handmatige mutaties in de saldigegevens. Hierdoor kunnen bij het verplaatsen verschillen in het saldo ontstaan. Wil je het overzicht hier toch voor gebruiken? Maak het dan eerst pro forma aan. Na het controleren van de eventuele verschillen kun je zelf bepalen of je het definitief wilt doorvoeren. Eventueel pas je de saldi handmatig aan bij de 'Saldigegevens' van de flexwerker.
Actie:
- Maak het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' pro forma aan per sectorrisicogroep en controleer de mutaties;
- Maak het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' definitief aan per sectorrisicogroep;
- Maak het overzicht 'Reserveringen' aan per sectorrisicogroep;
- Stel het overzicht 'Reserveringen verplaatsen' beschikbaar bij 'Beheer > Aansturing overzichten' door hierbij aan te geven dat deze beschikbaar is voor de Backoffice op werkmaatschappijniveau. Koppel hier evt. een rol aan;
- Ga naar 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen verplaatsen' en kies voor Nieuw;
- Maak per reserveringssoort het overzicht pro forma aan en controleer de resultaten. Vergelijk deze met het overzicht 'Reserveringen'. Let op de uitzonderingen zoals hierboven beschreven!;
- Maak per reserveringssoort het overzicht definitief aan. Let op de uitzonderingen zoals hierboven beschreven!;
- Maak hierna nogmaals het overzicht 'Reserveringen' aan ter controle.