(2021-23) 21-10-2021 - Versie 2021-21

De Easy update wordt periodiek toegelicht in een webinar op de laatste dinsdag van de maand om 10.00 uur. De link voor deelname vind je op onze website https://www.easyflex.nl/trainingen-en-webinars/. Aanmelden mag maar is niet nodig. Tot dan! 

Belangrijke mededelingen

Binnenkort extra kolommen in exportbestand ‘Aanvragen en plaatsingen'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Aanvragen en plaatsingen
Melding: 535009

Het exportbestand (CSV-bestand) van het overzicht ‘Aanvragen en plaatsingen’ met selectie op ‘Relatiebeheerder (excl. tijdelijk beheer)’ of ‘Relatiebeheerder (incl. tijdelijk beheer)’ wordt in de eerstvolgende release (versie 2021-22) uitgebreid met de kolom ‘Relatiebeheerder relatie’. Maak je dit overzicht aan inclusief plaatsingen dan is ook de kolom ‘Relatiebeheerder persoon’ toegevoegd.

Gebruik je het exportbestand van dit overzicht om het bijvoorbeeld in een ander systeem te importeren en is de kolomvolgorde daarbij van belang? Houd dan rekening met de volgende aanpassingen:

Maak je het overzicht aan met selectie ‘Relatiebeheerder (excl. tijdelijk beheer)’ of ‘Relatiebeheerder (incl. tijdelijk beheer)’ in combinatie met ‘Inclusief plaatsingen’ op ‘Nee’ dan krijgt de export een extra kolom ‘Relatiebeheerder’ relatie. Deze komt na de kolom ‘Registratienummer relatie’ als kolom G en alles vanaf kolom G schuift hiermee een kolom op.
Maak je het overzicht aan met selectie ‘Relatiebeheerder (excl. tijdelijk beheer)’ of ‘Relatiebeheerder (incl. tijdelijk beheer)’ in combinatie met ‘Inclusief plaatsingen’ op ‘Ja’ dan krijgt de export naast de extra kolom ‘Relatiebeheerder relatie’ ook een kolom ‘Relatiebeheerder persoon’. Deze laatste komt na de kolom ‘Registratienummer persoon’ als kolom Y en alles vanaf kolom Y schuift daarmee op.
Indien je het overzicht aanmaakt met een van de andere selecties op ‘Overzicht’ is de opmaak van het exportbestand ongewijzigd gebleven.

Looncomponentinstelling voor bepaling WW-premie is hernoemd

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Looncomponenten
Melding: 536640

Bij de looncomponentinstellingen stond o.a. het veld 'Premie WW (Awf)' waarbij bij sommige looncomponenten de keuze kan worden gemaakt uit 'Automatisch bepalen' en 'Altijd laag'. In het kader van de aankomende wijzigingen rondom de Aof-premie vanaf 2022 is het veld al hernoemd naar 'Uitkering werknemersverzekeringen'. Waar 'Automatisch bepalen' stond ingesteld, is dit gewijzigd in de waarde 'Nee' en waar 'Altijd laag' stond ingesteld, is dit gewijzigd in de waarde 'Ja'. Een korte uitleg over de nieuwe keuzes inclusief informatie over de Aof-premie:
- 'Nee’ (het is dus geen uitkering werknemersverzekeringen) betekent dat de WW-premie van toepassing is die staat ingesteld bij de flexwerker op het tabblad Cao-overige. Vanaf 2022 geldt de Aof-premie die is ingesteld in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen' voor dat loonjaar. Dit kan dus de hoge maar ook de lage zijn. De werking van de WW-premie blijft gelijk.
- 'Ja’ (het is dus wel een uitkering werknemersverzekeringen) betekent dat de lage WW-premie van toepassing is. Vanaf 2022 geldt de Aof-premie die is ingesteld bij de keuze 'Uitkering’ bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen' onder Aof; dit zou in principe hetzelfde percentage moeten zijn als de hoge Aof-premie. De werking van de WW-premie blijft gelijk.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Wijziging referteperiode/wachttijdverkorting StiPP per 2022

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Signaleringen
Melding: 536449

De wachttijd voor het StiPP (basis) pensioen wordt verkort van 26 weken naar 8 weken vanaf 2022. Bij elke flexwerker die op dat moment 8 weken of meer heeft gewerkt, wordt een signalering getoond dat hij recht heeft op basispensioen. Dit geldt voor declaratiesignaleringen (mits ingeschakeld in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen') en het overzicht 'Signaleringen'. Ook voor flexwerkers die in het verleden StiPP hebben gehad en een onderbreking hebben en sinds die onderbreking weer in de wachttijd zijn beland, geldt dat de wachttijd 8 weken wordt i.p.v. 26 weken. De signaleringen zijn van toepassing vanaf 3 januari (dus ook bij maand loontijdvak). Bij loontijdvak maand kan het basispensioen per 1 januari worden aangezet. 3 Januari 2022 kan ook, omdat het pensioen voor het hele loontijdvak wordt toegepast.

Flexwerkers verlonen die uitsluitend premieplichtig zijn

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-sociaal
Melding: 535848

In sommige sectoren komt het voor dat een flexwerker moet worden verloond zonder dat er loonbelasting wordt ingehouden, maar wel dat sociale verzekeringen (volksverzekeringen en werknemersverzekeringen) moeten worden ingehouden. Vanaf nu kan deze herleidingssituatie worden toegepast in Easyflex. Als het domicilieadres van de flexwerker in Nederland is, kan bij 'Fiscaal-sociaal' in het veld 'Gegevens voor loonopgave' bij 'Loonheffing berekenen' vanaf loonjaar 2020 worden gekozen voor de opties 'alleen soc. verzekeringen met/zonder lh-korting'. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' kan een autorisatie voor het gebruik ervan worden ingesteld.

Kopieertoetsen beschikbaar om flexwerkernummer, plaatsingsnummer en declaratienummer te kopiëren

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Melding: 535569

Middels de toetsencombinatie ctrl + k kun je op een aantal plekken in Easyflex gegevens kopiëren. Dit betreft de volgende plekken en gegevens:

• Frontoffice > Flexwerkers (zoekscherm)
  Hier kopieer je het registratienummer van de geselecteerde flexwerker
• Frontoffice > Flexwerker > Tewerkgesteld
  Hier kopieer je het plaatsingsnummer van de geselecteerde plaatsing
• Frontoffice > Flexwerker > Werkhistorie
  Hier kopieer je het plaatsingsnummer van de geselecteerde plaatsing
• Frontoffice > Urendeclaraties
  Hier kopieer je in de linkertabel het plaatsingsnummer van de geselecteerde plaatsing en in de rechtertabel het declaratienummer van de geselecteerde urendeclaratie

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Snellere kostprijsberekening

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Kostprijzen
Melding: 536128

Zodra er een nieuw looncomponent is aangemaakt, is het nodig een kostprijsberekening te maken. Het proces van de kostprijsberekening is versneld.

Hoofdlettergebruik dashboard flexwerker en relatie verbeterd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relatie / Flexwerker
Tabblad: Dashboard
Melding: 536710

Het hoofdlettergebruik op dashboard van de flexwerker en relatie is verbeterd. Bij de flexwerker worden nu onder andere de nationaliteit en de geboorteplaats met een hoofdletter weergegeven en bij de relatie is de vermelding ‘Levering in Nederland’ ten behoeve van de BTW verbeterd.

Nieuwe sortering toegevoegd bij overzicht ‘Urendeclaraties’

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Urendeclaraties
Melding: 535109

De sortering ‘Op volgorde van’ bij het overzicht ‘Urendeclaraties’ is uitgebreid met de optie ‘Bedrijfsnaam relatie – naam persoon’. Het resultaat wordt als eerste gesorteerd op de naam van de relatie en per pagina weergegeven. Per relatie is vervolgens de sortering op de naam van de flexwerker.

Door deze toevoeging is de volgorde van de opties gewijzigd en vanaf nu op alfabetische volgorde.

Opgelost

Bij opsplitsing SEPA-betaalbestanden werd alleen eerste export gemaild. Dit is opgelost.

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)
Melding: 536333

Als een SEPA-betaalbestand te groot is, in geval van 2500+ items, wordt het opgesplitst en zijn er meerdere uitvoerbestanden. Je kan instellen om het overzicht te laten mailen, maar dan werd alleen het eerste overzicht gemaild. Dit is opgelost. Vanaf nu wordt alles gemaild.

EF2GO

EF2GO CAO Tool voor automatisch ontrafelen

#1541

Wanneer gebruik wordt gemaakt van tijdsregistratie urendeclaraties kunnen vanaf nu de uren automatisch worden ontrafeld met de Nieuwe CAO Tool binnen EF2GO.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van tijdsregistratie urendeclaraties is vanaf nu het nieuwe menu-item 'Beheer > CAO Tool' beschikbaar. Met de knop 'nieuw' kan een nieuwe CAO worden vastgelegd waarin je de regels vanuit de cao en de inlenerspecifieke afspraken opneemt. Een dergelijk CAO richt je éénmalig in. Wijzigt de cao of een van de inlenerspecifieke afspraken van een bepaalde inlener? Dan zijn deze wijzigingen gemakkelijk door te voeren door de bestaande CAO aan te passen.

Na het éénmalig inrichten past EF2GO op basis van de bij de plaatsing vastgelegde CAO code automatisch de CAO-regels en dus ook de juiste looncomponenten en toeslagen toe.

Hoe het werkt:

De CAO Tool is alleen beschikbaar als gebruik wordt gemaakt van tijdsregistratie urendeclaraties.

Ga naar 'Beheer > CAO Tool' en klik op 'nieuw' om een nieuwe CAO vast te leggen.

Vul een unieke naam en CAOcode in (deze velden zijn vrij invulbaar), kies de juiste werkmaatschappij en sla op.

Nu kun je de verschillende CAO-regels vastleggen.

Selecteer een looncomponent om deze toe te voegen. Nu kunnen condities of groepen condities worden vastgelegd.

Deze condities kunnen afhankelijk van elkaar worden gemaakt door middel van 'EN', 'OF' of een combinatie van beide bij het gebruik van groepen.

Zo kan worden gekozen voor bijvoorbeeld:

* conditie 1 EN conditie 2

* conditie 1 OF conditie 2 OF conditie 3

* (conditie 1 EN conditie 2) OF (conditie 3 EN conditie 4)

De prioriteit van een regel wordt vastgelegd in het veld 'prioriteit'. De laagste prioriteit is 1, de hoogste is 10.

Sla de CAO op wanneer alle regels zijn vastgelegd.

In de plaatsing, relatie-instellingen, werkmaatschappij-instellingen of algemene bedrijfsinstellingen leg je de code vast van de CAO die je wilt gebruiken. Deze code moet gelijk zijn aan wat is ingevuld in het veld 'CODE' van de CAO.

De volgorde werkt als volgt: Indien in de plaatsing een CAO code is vastgelegd, wordt deze altijd gebruikt. Indien in de plaatsing geen code is vastgelegd wordt de code van de relatie gebruikt. Indien voor de relatie ook geen code is vastgelegd wordt de code van de werkmaatschappij gebruikt. Is ook op werkmaatschappij-niveau geen code vastgelegd, dan wordt de code in de algemene instellingen toegepast.

Maak je op dit moment gebruik van CAO's die zijn vastgelegd in Easyflex Planning? Dit is geen probleem. De in Easyflex planning vastgelegde CAO's worden nog steeds op dezelfde manier ondersteund. Wanneer een CAO code is ingesteld zal EF2GO bij het ontrafelen van de uren eerst kijken of de CAO code voorkomt in de nieuwe EF2GO CAO Tool. Indien de code daar niet voorkomt, wordt gekeken of de code voorkomt in Easyflex planning.

Maak je nog geen gebruik van tijdsregistratie urendeclaraties (en automatische ontrafeling) maar heb je wel interesse? Neem dan contact op met sales voor een implementatie.

Inschrijfformulier en aanmeldformulier: wijzigingen in communicatievelden

#152

Het veld 'naam en e-mail' in de inschrijf- en aanmeldformulieren is vanaf nu opgesplitst in 2 losse velden. Tevens is het mogelijk gemaakt om tijdens het inschrijven meer dan één e-mailadres op te geven. De volgorde van deze velden in de formulieren is mogelijk gewijzigd, ga na naar 'beheer > registraties' om de formulieren te controleren.

Inschrijfformulier relaties: wijzigingen in communicatievelden

#152

In het inschrijfformulier voor relaties is het veld 'communicatie' gewijzigd naar een veld per communicatiemiddel. Hierdoor is het mogelijk één of meer specifieke communicatiemiddelen verplicht te stellen in de inschrijving. Tevens is het mogelijk gemaakt om tijdens het inschrijven meerdere communicatiemiddelen van hetzelfde soort in te voeren.

Indien het veld 'communicatie' werd gebruikt in het inschrijfformulier relaties, moet dit éénmaal opnieuw worden ingericht. Ga naar 'beheer > registraties' om het formulier te controleren.

Verbeterde validatie basisvelden in de registratieformulieren

#1137

In de registratieformulieren zijn basisvelden opgenomen die uit meerdere invoervelden bestaan, zoals bijvoorbeeld identificatiegegevens en adres. De validatie van deze velden is aangepast. Wanneer het basisveld niet verplicht is gesteld, maar wel 1 van de invoervelden wordt ingevuld, worden de bijbehorende velden verplicht. Hierdoor kunnen gegevens niet meer onvolledig worden aangeleverd.