(2021-23) 19-12-2019 - Versie 2019-25

Belangrijke mededelingen

Dubbel rekeningnummer voor premie WW Awf laag in procesbeschrijving jaarwissel

In stap 1.4 van de procesbeschrijving van de jaarwissel werd grootboeknummer 7178 vermeld om te gebruiken voor het Werkgeversdeel WW Awf laag. Echter indien je APG Pensioen toepast wordt dit rekeningnummer al gebruikt voor het werkgeversdeel van het APG Pensioen. Daarom is het rekeningnummer voor de WW Awf laag gewijzigd naar 7185. Heb je stap 1 van de jaarwissel al uitgevoerd? Controleer dan in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema' en/of 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' het rekeningnummer dat je hebt gebruikt voor het werkgeversdeel van de premie WW Awf laag.

Kostprijs per 30-12-2019 bevat niet het hogere percentage vakantiegeld

Heb je in het reserveringsschema een nieuwe 'ingangsmaand' toegevoegd van 30-12-2019 om met ingang van deze datum het gewijzigde percentage vakantiegeld van de ABU en NBBU vast te leggen? Dan wordt dit nog niet getoond in de kostprijs miv 30-12-2019, bijvoorbeeld op het overzicht 'Kostprijzen' of in nieuwe loon- en tariefafspraken. In de verloning wordt wel vanaf 30-12-2019 gerekend met het hogere percentage vakantiegeld en je ziet het hogere percentage ook terug in de kostprijs vanaf 01-01-2020.

De APG percentages voor 2020 zijn bekend

De nieuwe APG percentages voor 2020 zijn gepubliceerd door BpfBouw, je dient deze zelf te verwerken in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'.

BSN niet meer op loonstrook

De verplichting voor een werkgever om een loonstrook aan een werknemer te geven staat in het Burgerlijk Wetboek, artikel 7:626. De verplichte gegevens staan ook opgesomd in stap 10 van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. Naast deze verplichte gegevens stond eerder ook in het Handboek Loonheffingen dat het 'aan te raden was' om andere gegevens op de loonstrook te vermelden, waaronder het burgerservicenummer (bsn). Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag dat niet meer. Omdat daarnaast de loonstrook geen onderdeel is van fiscale wetgeving heeft de Belastingdienst besloten om alle 'aan te raden gegevens' uit het Handboek loonheffingen te verwijderen. Naast de verplichte gegevens mag u zelf bepalen - binnen de wettelijke kaders - of en zo ja, welke gegevens u ook op de loonstrook vermeld.

Controleer de instelling voor het wel of niet tonen van informatie op de loonstrook op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' bij 'niet vermelden van'. Wil je gelijk de instellingen van de factuur of jaaropgave controleren dan kun je dit doen bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen' en 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven'.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Wijzigingen in het sparen van (overwerk en onregelmatige) uren vanaf 2020

Module: Frontoffice Onderdeel: Flexwerkers Tabblad: Betalingen / Urendeclaraties Melding: 530544

Vanaf 2020 zijn de opties voor het sparen van uren uitgebreid. Er kan vanaf dat loonjaar zowel voor loon overwerkuren als voor loon onregelmatige uren gekozen worden of je deze uren wilt uitbetalen of sparen. Voor het sparen heb je ook nog de keuze tussen 'Alles sparen' of 'Alleen toeslagdeel sparen'. Raadpleeg de van toepassing zijnde CAO voor de toegestane opties. De keuze kan gemaakt worden in de urendeclaratie in het detailscherm van de looncomponenten 'Loon overwerkuren' en 'Loon onregelmatige uren'. Bij de flexwerker op het tabblad 'betalingen' leg je voor beide looncomponenten de standaard waardes vast. Deze kun je hier nu al vastleggen maar zullen pas vanaf 2020 in werking treden.

In het urenportaal kunnen de nieuwe keuzes op dit moment nog niet geselecteerd worden. Dit komt binnenkort beschikbaar, houdt hiervoor de Easy update in de gaten.

Automatische aanpassing van de WW-premie bij beëindigen contract voor onbepaalde tijd binnen 2 maanden

Module: Frontoffice Onderdeel: Flexwerkers Tabblad: cao-overige Melding: 531395 en 531399

Bij een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die geen oproepovereenkomst is mag de lage WW-premie worden toegepast. Indien deze overeenkomst binnen 2 maanden na aanvang wordt beëindigd is hiervoor een herzieningsgrond van toepassing en dient met terugwerkende kracht de hoge premie berekend te worden. Bij het beëindigen van een dergelijke overeenkomst binnen 2 maanden wordt dan ook een melding getoond dat de WW-premie gewijzigd wordt naar 'Hoge premie - herzien' en dat de flexwerker herrekend dient te worden. Indien gewenst kan er een autorisatie worden ingesteld voor het beëindigen van arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers). 

Autorisatie aanmaken en wijzigen arbeidsovereenkomsten

Module: Beheer Onderdeel: Bedrijfsinstellingen Tabblad: Autorisatie flexwerkers Melding: 531399

De autorisatie voor het aanmaken van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde en onbepaalde tijd, die je kunt instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers' is uitgebreid. Deze autorisatie is ook van toepassing voor het beëindigen van deze overeenkomsten. Indien er geen autorisatie vastligt kunnen alle medewerkers overeenkomsten voor bepaalde en/of onbepaalde tijd aanmaken én beëindigen.

Nieuw onderdeel voor 'Aanbod vaste arbeidsomvang' toegevoegd aan cao-overige

Module: Frontoffice Onderdeel: Flexwerkers Tabblad: cao-overige Melding: 531410

Als er sprake is van een oproepovereenkomst of -plaatsing moet de werkgever na twaalf maanden in de dertiende maand een aanbod voor een vaste arbeidsomvang doen waarbij geen sprake kan zijn van een uitsluiting van de loondoorbetalingsverplichting.

We werken momenteel nog aan een overzicht waarmee je kunt signaleren wanneer welke medewerker een aanbod dient te ontvangen, hierover later meer. In de basis geldt dat de startdatum van het 1e contract of de 1e plaatsing de begindatum van de telling is. Omdat er elk jaar opnieuw een aanbod gedaan moet worden én om bij te houden welke flexwerkers je een aanbod gedaan hebt, is er om te beginnen op het tabblad 'Flexwerker > cao-overige' links onderin het onderdeel 'Aanbod vaste arbeidsomvang' toegevoegd. Hier leg je vast op welke datum de (oproep) medewerker een aanbod voor een arbeidsovereenkomst met vaste arbeidsomvang heeft ontvangen en kun je bijhouden wat de status van dit aanbod is: Verstuurd, Geaccepteerd of Geweigerd.

Houdt onze Easy update in de gaten voor meer informatie over het overzicht en het totale proces.

Reden einde plaatsing of arbeidsovereenkomst per 1-1-2020 meegestuurd in loonaangifte

Module: Frontoffice Onderdeel: Flexwerker Tabblad: Cao-overige > Arbeidsovereenkomst / Tewerkgesteld > Plaatsing Melding: 530340 In de plaatsing en bij de arbeidsovereenkomst moest je al een ‘Reden UWV’ invoeren bij het beëindigen van de plaatsing of arbeidsovereenkomst. Met ingang van 01-01-2020 wordt deze reden meegestuurd in de loonaangifte op het moment de inkomstenverhouding beëindigd wordt. De redenen zijn aangepast conform de opgave van de Belastingdienst. Is er sprake van een arbeidsovereenkomst dan wordt de reden opgegeven in de arbeidsovereenkomst meegestuurd in de loonaangifte. Wij adviseren echter wel om zowel de plaatsing als de arbeidsovereenkomst met dezelfde reden te beëindigen.

Directe beëindiging inkomstenverhouding bij periode/keten en payrollovereenkomst

Module: Backoffice Tabblad: Loonaangifte Melding: 530354 Vanaf 01-01-2020 wordt direct na het beëindigen van een periode/keten- of payrollovereenkomst de inkomstenverhouding van de betreffende medewerker via de loonaangifte beëindigd. Voor uitzenden geldt een uitzonderingsregel van 26 weken maar per 01-01-2020 vallen payrollovereenkomsten niet meer onder deze uitzondering en voor de periode/keten overeenkomsten hanteren we direct dezelfde uitgangspunten.

Fiscaal woonland op loonspecificatie

Module: Frontoffice  Onderdeel: Flexwerkers  Tabblad: Loonspecificaties  Melding: 531475

Vanaf nu wordt het fiscaal woonland (Frontoffice > flexwerker > Fiscaal-sociaal) van de flexwerker vermeld op de loonspecificatie. Je vindt het fiscaal woonland bovenin in de 3e kolom bij de fiscale gegevens.

Urenbestanddefinities op 'Passief' kunnen zetten

Module: Beheer Tabblad: Urenbestand-definities Melding: 530718

Als je veel urenbestand-definities hebt kan het selecteren van een definitie bij het importeren van een urenbestand onoverzichtelijk worden. Daarom is het vanaf nu mogelijk om een definitie de status 'Passief' te geven, zodat deze niet getoond wordt bij het importeren van een urenbestand. Het tabblad 'Beheer > Urenbestand-definities', waar een overzicht van alle definities getoond wordt, wordt ook standaard gefilterd op alleen de actieve definities.

Op het tabblad 'Algemeen' van een urenbestand-definitie wijzig je links bovenin de status van Actief naar Passief (en eventueel op een later moment weer terug naar Actief).

Nieuwe mergefields beschikbaar

Module: Beheer Onderdeel: Document management Tabblad: Templates Melding: 531423

Vanaf nu zijn er nieuwe mergefields beschikbaar voor de volgende velden:

Template attributen:

- Het kvk nummer van de zzp'er, namelijk FW:kvk - Het veld oproep in de plaatsing, namelijk PL:oproep en in de arbeidsovereenkomst, namelijk AO:oproep

Template procedures:

- De CAO code bij de relatie, namelijk (RL:cao) en de CAO code die gekozen is in de plaatsing, namelijk (PL:cao ) - De CAO fase die vastligt bij de flexwerker, namelijk (FW:caofase) - De standaard werkweek van de relatie, namelijk (RL:standaardwerkweek)

Mogelijk om opvolgend werkgeverschap mee te kopiëren en bij te werken

Module: Frontoffice Onderdeel: Flexwerkers Tabblad: Kopiëren Melding: 531363
Vanaf heden is het mogelijk om de weken welke vastgelegd zijn onder 'opvolgend werkgeverschap' mee te nemen bij het kopiëren of bijwerken van een flexwerker. Dit is een aparte optie.

Bijwerken van gekopieerde flexwerkers uitgebreid

Module: Frontoffice Onderdeel: Flexwerkers Tabblad: Kopiëren Melding: 531251
Bij het bijwerken van een gekopieerde flexwerker worden de volgende gegevens vanaf heden ook bijgewerkt: identiteitsgegevens, gegevens voor loonopgave en loontijdvak. Deze gegevens gaan mee indien ze recenter zijn dan de gegevens die al vastgelegd zijn.

Afgiftejaar loonheffingennummer aanvinken voor loonheffingennummers afgegeven vanaf 1-1-2020

Module: Beheer Onderdeel: Bedrijfsinstellingen Tabblad: Loonbelasting Melding: 531321 Als gevolg van de WAB stopt de Belastingdienst per 01-01-2020 ook met het verstrekken van risicopremiegroepen bij nieuwe loonheffingennummers. Dit heeft invloed op de berichtgeving van meldingen richting het UWV. In de berichtgeving wordt onderscheid gemaakt tussen loonheffingennummers afgegeven voor 01-01-2020 en loonheffingennummers afgegeven na 01-01-2020. Om dit onderscheid te kunnen maken is het veld ‘Afgifte 2020 en later’ op het tabblad ‘loonbelasting’ toegevoegd. Op het moment je een nieuw loonheffingennummer invoert die na 01-01-2020 is afgegeven, dien je deze optie aan te vinken.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Advies einddatum bepaalde tijd overeenkomst in periode/ketensysteem verbeterd

Module: Frontoffice Onderdeel: Flexwerkers Tabblad: cao-overige Melding: 531549

Op een arbeidsovereenkomst die eindigt op of na 01-01-2020 is een keten van drie jaar van toepassing, ook als de arbeidsovereenkomst is aangegaan voor 01-01-2020. De maximale einddatum die getoond wordt in het contractadvies is op basis hiervan aangepast. Dit was reeds doorgevoerd voor arbeidsovereenkomsten met een ingangsdatum in 2020 en is nu ook aangepast voor arbeidsovereenkomsten met een ingangsdatum vóór 2020.

Opgelost

Exportbestand van overzicht 'Tegemoetkomingen loondomein' toont weer alle resultaten

Module: Backoffice Onderdeel: Overzichten Overzicht: Tegemoetkomingen loondomein Melding: 531541

In sommige gevallen kon het voorkomen dat in het exportbestand (CSV) van het overzicht 'Tegemoetkomingen loondomein' niet alle flexwerkers getoond werden. Dit probleem is opgelost.

Overzicht Acties en notificaties faalt niet meer

Module: Backoffice/Frontoffice Onderdeel: Overzichten Overzicht: Acties en notificaties Melding: 520529

Het overzicht 'Acties en notificaties' kon falen als het overzicht acties bevat die zowel bij een flexwerker én relatie vastliggen, maar één van beide partijen staat niet in de betreffende werkmaatschappij. Dit probleem is opgelost, het overzicht faalt niet meer.

Easyflex2GO

versie 1.0.4 t/m 1.0.61

Intercedent kan nu een nieuwe flexwerkers aanmaken en bestaande flexwerkers bewerken

Vanaf nu is het mogelijk om nieuwe flexwerkers aan te maken. Dit kan via ‘Flexwerkers > Nieuw flexwerker’. Daarnaast is het ook mogelijk op via de flexwerkerkaart de gegevens te wijzigen.

CAO tool

• De optie voor slaapdiensten is ingeschakeld (Slaapdienst CAO regels aanmaken).
• In portaal kun je vanaf nu met 'vorige'/'volgende' knoppen door de timesheets bladeren.
• In timesheets wordt de tijd van accorderen getoond.
• Het oplossen van conflicten tussen timeframe types is nu mogelijk.
• Er is een extra timesheet filter voor 'type accorderen' gemaakt.
• Het is mogelijk om de timesheet te sluiten zonder invoer in portaal.
• Het optellen van uren werkte niet meer in het portaal, dit is opgelost.
  

Flexwrapp

• Bij het het weigeren van een document met een reden die meer dan 1000 karakters bevatte werd een foutmelding gegeven, dit is opgelost.
• Versie 2.0 van Flexwrapp is gereleased.