(2021-23) 14-06-2018 - Versie 2018-12

De wettelijk minimumlonen zijn per 1 juli 2018 verhoogd. De nieuwe minimumlonen zijn doorgevoerd in Easyflex. Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je gemakkelijk in één keer alle minimumlonen ophogen. Wil je weten hoe je dit doet, raadpleeg dan de procesbeschrijving '(2021-23) Collectieve loon- en tariefaanpassingen'.

Verhoging wettelijk Verhoging ABU loongebouw per 2 juli 2018

Het ABU loongebouw wijzigt per 2 juli 2018. Meer informatie hierover vind je terug in de ABU CAO. De wijzigingen zijn doorgevoerd in Easyflex.

NEWML automatisch corrigeren

Vanaf nu kun je voor de looncomponenten 'ET-uitruil huisvesting' en 'ET-uitruil overige kosten' instellen dat je deze wilt inhouden tot de maximale toegestane inhouding van het Netto equivalent WML. Voor huisvesting betekent dit dat er maximaal 25% van het bruto WML zal worden ingehouden. Voor de overige kosten betekent dit dat er maximaal het verschil tussen het nettoloon en het NeWML zal worden ingehouden.

Indien blijkt dat de gewenste inhouding hoger is dan de toegestane inhouding, zie je op de loonstrook eerst de volledige inhouding, gevolgd door een 'correctie'. Het verschil tussen beide is wat er feitelijk ingehouden wordt. De gecorrigeerde bedragen vormen een schuld voor de flexwerker. Indien blijkt dat er in de verloning ruimte tussen het nettoloon en het NeWML over is die niet gebruikt wordt en er is een schuld, dan wordt deze ruimte gebruikt voor het aflossen van de schuld. Op de loonstrook wordt dit aangeduid als 'verrekening'. Voor de huisvesting kun je voor het aflossen van de schuld huisvesting er ook voor kiezen om eventuele ruimte binnen de 25% toegestane inhouding hiervoor te gebruiken.

In de procesbeschrijving '(2021-23) NEWML automatisch corrigeren' vind je terug wat je moet doen om het automatisch corrigeren te kunnen gaan gebruiken.

Optionele rekeninggroep 'Correctie WAS' bij 'ET-uitruil huisvesting' en 'ET-uitruil overige kosten'

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Looncomponenten
Melding: 522973

Voor de automatische correctie van 'ET-uitruil huisvesting belast/onbelast' en 'ET-uitruil overige kosten belast/onbelast' in de NeWML berekening is de 'Correctie WAS' als optionele rekeninggroep aan deze looncomponenten toegevoegd. Hier voer je het rekeningnummer in waar je de correctie op wilt journaliseren.

Nieuwe instelling bij vaste beloningen voor 'ET-uitruil huisvesting' en 'ET-uitruil overige kosten' om niet onder NEWML in te houden

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Vaste beloningen
Melding: 522972

Bij het vastleggen van de vaste beloningen 'ET-uitruil huisvesting' en 'ET-uitruil overige kosten' op het tabblad 'Vaste beloningen' bij de flexwerker kun je vanaf 11 juni 2018 bij Bedrag inhouden' de optie 'Ja, tot toegestaan minimum'. Selecteer je deze optie dan wordt er conform het Netto equivalent WML niet meer ingehouden dan toegestaan.

Daarnaast is bij de vaste beloning 'ET-uitruil huisvesting' de optie 'Nee' toegevoegd. Deze optie was er al voor de 'ET-uitruil overige kosten' en hebben we nu als optie voor 'ET-uitruil huisvesting' toegevoegd.

Beheersinstelling voor wijze verrekenen schuld huisvesting

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Loonproces
Melding 524143

Vanaf 11 juni 2018 kun je op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' per loonjaar kiezen hoe je de schuld huisvesting, die is ontstaan met het automatisch corrigeren tbv de NeWML berekening, wilt verrekenen. Je hebt de keuze uit de volgende twee opties:

Aleen ruimte boven NeWML benutten: De ruimte boven NeWML wordt benut voor het verrekenen van de schuld huisvesting
25% toegestane inhouding en ruimte boven NeWML benutten: Voor het verrekenen van de schuld huisvesting wordt eerst gekeken of er ruimte is binnen de 25% toegestane inhouding voor huisvesting en deze wordt dan benut. Daarna wordt gekeken naar de ruimte boven NeWML. Na het opslaan van je keuze kun je deze niet meer wijzigen. Je kunt de instelling alleen wijzigen bij aanvang van een nieuw loonjaar. Automatisch wordt de instelling van het vorige loonjaar overgenomen.

Nieuw tabblad 'Verrekeningen' voor de schuld en voorschotten

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerker
Tabblad: Verrekeningen
Melding 522976

Het tabblad 'Voorschot' bij de flexwerker is vervangen voor het tabblad 'Verrekeningen'. Het tabblad 'Verrekeningen' heeft twee subtabbladen: 'Schuld' en 'Voorschot'. Het tabblad 'Voorschot' is het oude tabblad 'Voorschot' zoals je deze kende.

Het tabblad 'Schuld' is een nieuw tabblad. Op dit tabblad worden de schulden welke zijn ontstaan bij het automatisch corrigeren voor het Netto equivalent WML getoond.

Toelichting schuld bij 'Betaalinformatie' op de loonspecificatie

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 524253

Op de loonstrook van de flexwerker in het veld 'Betaalinformatie' wordt automatisch een tekst getoond met het gecorrigeerde of verrekende bedrag en dat dit bedrag indien mogelijk automatisch verrekend zal worden. Ook is de totale schuld van de flexwerker hier zichtbaar.

Toelichting inhoudingen, automatische correcties en verrekeningen in debugrapport proforma urendeclaraties

Module: Frontoffice
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 523759

De pro forma loonspecificatie is uitgebreid met een extra pagina die een toelichting geeft op de inhoudingen, automatische correcties en verrekeningen om te voldoen aan het Netto equivalent WML. Dit rapport vind je terug op de laatste pagina van de bijlagen van de pro forma.

Toelichting inhoudingen, automatische correcties en verrekeningen op tabblad 'Loonspecificaties > Inhoudingen en correcties NEWML'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 523759

Het tabblad 'Loonspecificaties' van de flexwerker is uitgebreid met een extra tabblad genaamd 'Inhoudingen en correcties NeWML' waar je een toelichting ziet op de inhoudingen, automatische correcties en verrekeningen om te voldoen aan het Netto equivalent WML.

Nieuw overzicht 'Verrekeningen'

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Verrekeningen
Melding: 523718

Voor een overzicht van alle schulden is het overzicht 'Verrekeningen' gemaakt. Het totaaloverzicht toont per flexwerker de totale schulden per looncomponent. Het detailoverzicht toont alle mutaties per verloning behorend bij de schuld. Dit overzicht kun je ook per flexwerker aanmaken.

Om het overzicht te kunnen gebruiken dien je dit eerst beschikbaar te stellen in het tabblad 'Beheer > Aansturing overzichten'.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

PDF documenten kunnen openen buiten Easyflex om

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten en documenten
Melding: 524164

Vanaf nu kun je op het tabblad 'Mijn gegevens > Werklocatie' bij 'Extern openen PDF' instellen dat PDF documenten extern geopend moeten worden. Op die manier ben je niet meer afhankelijk van Adobe maar worden PDF documenten geopend in een extern programma, het programma dat op jouw Windows omgeving staat ingesteld als standaard. Bijkomend voordeel is dat je ten tijde dat een PDF document geopend is gewoon verder kunt werken in Easyflex en je dus ook meerdere PDF documenten tegelijkertijd kunt openen.

Tarief bij urenbestand berekenen obv uurloon uit plaatsing of urenbestand

Module: Beheer
Onderdeel: Urenbestand-definities
Tabblad: Algemeen
Melding: 522733

De urenbestand-definitie is uitgebreid met een extra instelling waarbij je kunt aangeven of voor de berekening van het tarief (op basis van een tarieffactor of marge) gerekend wordt met het uurloon uit de plaatsing of het uurloon uit het urenbestand, indien deze twee van elkaar afwijken. Standaard wordt er gerekend met het uurloon uit de plaatsing.

Locatie selecteren bij inschrijvingen website

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Inschrijvingen website
Melding: 523944

De kandidaten op het tabblad '(2021-23) FO > Inschrijvingen website' kun je vanaf nu direct toewijzen aan een locatie. Bij 'Algemeen' is de optie 'Locatie' toegevoegd om een locatie te kunnen selecteren en opslaan.

Kies je voor 'Flexwerker aanmaken' dan wordt de geselecteerde locatie al ingevuld bij de flexwerker als locatie. Maak je gebruik van 'Afschermen locaties ' dan zijn alleen de flexwerkers zichtbaar van de locaties waar jij toegang tot hebt of flexwerkers die nog niet zijn toegewezen aan een locatie.

Verbeterd

Inloggen in Dataview kan alleen nog met 'gewijzigd' wachtwoord

Module: Dataview
Onderdeel: Inloggen
Melding: 523603

Voor nieuwe Easyflex gebruikers genereert Easyflex automatisch een eerste standaard wachtwoord. Bij de eerste keer inloggen dient de gebruiker dit wachtwoord te wijzigen naar een zelfgekozen wachtwoord. Tot nu toe was het voor gebruikers, die nooit in Easyflex inloggen maar alleen in Dataview, mogelijk om in Dataview in te loggen met het automatisch gegenereerde wachtwoord. Dit is gewijzigd. Elke gebruiker dient altijd eerst minimaal 1 keer in Easyflex in te loggen om hier het wachtwoord te wijzigen. Vanaf dat moment kan er in Dataview ingelogd worden met het zelfgekozen wachtwoord.

Premie verzekering inhouden voor één dag als ingangsdatum en einddatum gelijk zijn

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-sociaal
Melding: 523886

Als je een flexwerker voor één dag verzekerd, door het invoeren van dezelfde begin- en einddatum bij de verzekering op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' bij de flexwerker, werd de premie niet automatisch ingehouden. Dit is opgelost. Wanneer je nu een flexwerker voor één dag verzekerd zal Easyflex automatisch de premie voor deze dag inhouden.

Looncomponenten 'Vergoeding (eindheffing enkelvoudig)' en 'Vergoeding (eindheffing gebruteerd)' niet meer te selecteren

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Backoffice
Tabblad: Looncomponenten / Loonaangifte
Melding: 524099

Voor het loonjaar 2018 zijn de looncomponenten 'Vergoeding (eindheffing enkelvoudig)' en 'Vergoeding (eindheffing gebruteerd)' nergens in Easyflex meer te selecteren omdat deze niet meer van toepassing zijn en het gebruik ervan kon leiden tot het falen van de Loonaangifte.

Opgelost

Correcte briefvorm voor e-mailtemplates Flexwrapp

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Algemeen
Melding: 523202

De e-mailtemplate voor Flexwrapp paste niet altijd de goede briefvorm toe. Dit is opgelost. Er wordt nu gekeken naar de instelling bij de flexwerker om te bepalen of de e-mailtemplate in u-vorm of jij-vorm te selecteren is.

Foutmelding op herreken bij wijzigen loonheffingentabel direct uitbetalen vakantiegeld

Module: Backoffice
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Herrekenen verloningen
Melding: 524058

Voor het direct uitbetalen van vakantiegeld kun je zelf bepalen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid' tegen welke tabel dit vakantiegeld belast moet worden. Heb je deze instelling gewijzigd en dan kun je flexwerkers hebben met directe uitbetaling vakantiegeld volgens beide instellingen. Als deze flexwerkers om welke reden dan ook herrekend (Overzicht Herrekenen verloningen) werden kreeg je een foutmelding dat niet mogelijk was vanwege de wisseling van de instelling. Dit is opgelost en de gewijzigde instelling zorgt niet meer voor een foutmelding in de herrekening.

Flexwrapp

Documenten moeten worden ingezien door de flexwerker alvorens deze digitaal ondertekend kunnen worden

Module: Flexwrapp
Onderdeel: Digitale handtekening
Melding: 522651

Het is niet meer mogelijk om meerdere documenten tegelijkertijd digitaal te ondertekenen in Flexwrapp of op het Flexwrapp portaal. Hiermee kon de flexwerker namelijk documenten ondertekenen zonder deze daadwerkelijk te hebben ingezien. Vanaf nu kan er pas ná het openen van een document gekozen worden voor 'Ondertekenen'.

Visuele digitale handtekening tonen in documenten

Module: Flexwrapp
Onderdeel: Digitale handtekening
Melding: 522645

Het is vanaf nu mogelijk om een 'visuele' digitale handtekening te plaatsen in een digitaal ondertekend document, bijvoorbeeld op de plek in het document waar voorheen de 'natte handtekening' gezet werd. Deze toont (op de door jouw gekozen positie) direct in het document de naam van de ondertekenaar en de datum en het tijdstip van ondertekenen.