(2021-22) FO > Correcties

Wanneer je in een urendeclaratie foutieve gegevens heeft gezet dien je een correctie uit te voeren. Wanneer de declaratie nog niet is verloond en gefactureerd kun je de correctie in de betreffende declaratie aanpassen via 'Urendeclaraties'. Je selecteert de betreffende urendeclaratie en kiest voor de optie 'Bewerken'. Hier kun je de juiste gegevens ingeven. Wanneer de declaratie reeds in bewerking is en/of deels of volledig is verwerkt, heeft het wijzigen van gegevens gevolgen voor de verloning en/of facturering. Een correctie kun je dan doen via 'Frontoffice > Correcties > Bewerken / Terugboeken' of via 'Frontoffice > Urendeclaraties > Corrigeren'. Ook is het mogelijk om een volledige factuur terugboeken via Frontoffice > Relaties > Facturatie > Facturen.

Als je een correctie gaat uitvoeren heb je de keuze uit twee opties (knoppen):

• Bewerken
• Terugboeken

Wanneer je het onderdeel 'Correcties' opent, kun je een of meerdere filters instellen voor de declaratieperiode. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties voor een bepaalde week of maand opvragen, maar ook alle urendeclaraties van een bepaalde locatie of relatiebeheerder. De uiterste datum waarop je de urendeclaraties kunt opvragen is de huidige systeemdatum.

Filterinstelling declaratieperiode

Datum/week

Easyflex toont automatisch de datum van de eerste dag van de huidige week (maandag). Je kunt deze datum wijzigen, echter kan deze datum nooit groter zijn dan de huidige systeemdatum. Wanneer de knop 'standaarddatum' selecteert, toont Easyflex je de huidige systeemdatum. Naast de datum wordt het jaar en de week getoond waarin de datum valt.

Week

De gegevens over de week worden automatisch gevuld naar aanleiding van de datum welke is ingegeven bij Datum/week. Je kunt in dit veld het weeknummer niet wijzigen. Het betreft alleen urendeclaraties welke per week worden verloond. Naast je keuze wordt de betreffende periode getoond van de geselecteerde week. Bijvoorbeeld week 2018-20 betreft de periode 16-05-2018 t/m 22-05-2018.

Periode

De filterinstelling bij maand staat standaard op N.v.t. Het betreft alleen urendeclaraties welke per 4 weken worden verloond. Naast je keuze wordt de betreffende periode getoond van de geselecteerde periode. Bijvoorbeeld periode 2018-05 betreft de periode 25-04-2018 t/m 22-05-2018. 

Maand 

De filterinstelling bij maand staat standaard op N.v.t. Het betreft alleen urendeclaraties welke per maand worden verloond. Naast je keuze wordt de betreffende periode getoond van de geselecteerde maand. Bijvoorbeeld maand 2018-mei betreft de periode 01-05-2018 t/m 31-05-2018. 

Legenda

De kolommen F (Flexwerker) en R (Relatie) bevatten een bepaalde kleur. Deze kleur kan rood of grijs zijn.

Status

In bewerking (rood)

Wanneer het proces 'Verlonen' is gestart, worden alle urendeclaraties met de status 'Gereed voor eindaccordering' verloond. Alle urendeclaraties krijgen de status 'In bewerking'.

Afgewikkeld (grijs)

Wanneer een urendeclaratie geheel verwerkt is en het proces 'Verlonen' is afgerond, krijgt de urendeclaratie de status 'Afgewikkeld'. Wanneer een urendeclaratie afgewikkeld is, kun je geen wijzigen meer aanbrengen. Wil je alsnog gegevens wijzigen, dien je een correctie door te voeren.

Bewerken van de urendeclaratie voor een correctie

Als je de knop 'Bewerken' activeert kun je correcties per looncomponent, voor meerdere looncomponenten tegelijk of alle looncomponenten uitvoeren. 
Correctie gegevens

Er wordt een overzicht getoond van alle declaratieregels binnen de geselecteerde declaratie. Regels waarin rode gegevens staan, zijn reeds gecorrigeerde regels. Deze regels kun je niet meer corrigeren en/of aanpassen.

Datum

De datum van de declaratieregel wordt getoond.

Betreft

In dit veld wordt weergegeven wat er op een bepaalde regel is geboekt, bijvoorbeeld bruto loon, reiskosten, vakantiegeld.

Eenheid/RG

De eenheid of de risicogroep van de declaratieregel wordt getoond. Wanneer er uren, vergoedingen of inhoudingen zijn geboekt, wordt de eenheid getoond, bijvoorbeeld uur, dag of declaratietijdvak. Wanneer er reserveringen zijn geboekt, wordt de risicogroep waarin deze reserveringen zijn geboekt getoond.

FW aantal

Het aantal eenheden voor de flexwerker wordt getoond.

Percentage

Het percentage van de eenheden voor de flexwerker wordt getoond.

Tarief/bedr

Het tarief of bedrag voor de flexwerker per eenheid wordt getoond.

RL aantal

Het aantal eenheden voor de relatie wordt getoond.

Percentage

Het percentage van de eenheden voor de relatie wordt getoond.

RL bedrag

Het bedrag voor de relatie per eenheid wordt getoond.

F

In deze vakken staat de status van de urendeclaratie voor de flexwerker. Deze status kan rood zijn (verwerkt) of wit (nog niet verwerkt).

R

In deze vakken staat de status van de urendeclaratie voor de relatie. Deze status kan rood zijn (verwerkt) of wit (nog niet verwerkt).

Corr. FW

In dit veld kun je aangeven of de declaratieregel voor de flexwerker moet worden gecorrigeerd. Door het aanvinken van het keuzeveld selecteer je de declaratieregel voor correctie. De declaratieregel wordt pas definitief gecorrigeerd als je de knop 'Terugboeken' of 'Herstellen' activeert. Kun je geen vinkje plaatsen, dan is de declaratieregel reeds gecorrigeerd, dubbele correcties zijn niet mogelijk.

Corr. RL

In dit veld kun je aangeven of de declaratieregel voor de relatie moet worden gecorrigeerd. Door het aanvinken van het keuzeveld selecteer je de declaratieregel voor correctie. De declaratieregel wordt pas definitief gecorrigeerd als je de knop 'Terugboeken' of 'Herstellen' activeert. Kun je geen vinkje plaatsen, dan is de declaratieregel reeds gecorrigeerd, dubbele correcties zijn niet mogelijk.

Terugboeken

Door het activeren van de knop 'Terugboeken' worden alle declaratieregels welke zijn geselecteerd voor correctie (incl. vinkje) teruggeboekt. Alle ingegeven uren, vergoedingen, inhoudingen of reserveringen op een declaratieregel worden volledig teruggeboekt en dus geheel in de min geboekt. Je kunt nu in het veld 'Correctie arbeidsuren', 'Correctie inhoudingen en vergoeding' of 'Correctie reserveringen' de correctiegegevens ingeven. 

Herstellen

Door het activeren van de knop 'Herstellen' worden alle declaratieregels welke zijn geselecteerd voor herstel (incl. vinkje) hersteld, de correctie wordt teruggedraaid. Alle ingegeven uren, vergoedingen, inhoudingen of reserveringen op een declaratieregel worden volledig hersteld. De gegevens worden weer getoond zoals deze waren voor de terugboeking. Herstellen is alleen mogelijk wanneer een eerdere correctie en/of terugboeking nog niet is opgeslagen

Alles

Wanneer je de knop 'Alles' (inclusief pijltje) onder Correctie FW activeert, worden alle declaratieregels voor de flexwerker in één keer aangevinkt en dus geselecteerd. Wanneer je de knop 'Alles' (inclusief pijltje) onder Correctie RL activeert, worden alle declaratieregels voor de relatie in één keer aangevinkt en dus geselecteerd.

Correctie arbeidsuren / inhoudingen en vergoedingen

In dit kader worden alle gegevens getoond omtrent de geselecteerde declaratieregel waarin uren, inhoudingen of vergoedingen zijn verloond, hierin kun je de correctiegegevens ingeven.

Datum

De datum van de declaratieregel wordt getoond.

Betreft

In dit veld wordt weergegeven wat er op een bepaalde regel is geboekt, bijvoorbeeld bruto loon, reiskosten, belaste vergoeding. Vervolgens wordt een kolom met gegevens voor de flexwerker getoond en een kolom met gegevens voor de relatie.

Flexwerker

In de kolom voor de flexwerker worden drie regels getoond, te weten:

• Bestaand
  de bestaande gegevens van de declaratieregel worden getoond. Bij een correctie van uren wordt het aantal uren getoond, het percentage, het uurloon, prestatietoeslag en het totaal bedrag. Bij een vergoeding en/of inhouding wordt getoond het aantal uren, het belaste bedrag, het onbelaste bedrag en het totaal bedrag.
• Correctie
  op deze regel kun je de correctie gegevens ingeven. Bijvoorbeeld een correctie in uren (-3 uur of plus 1:50 uur) of een aanpassing in het uurloon (Easyflex controleert wel of het uurloon niet lager is dan het minimum (CAO)loon).
• Gecorrigeerd
  op deze regel worden de gecorrigeerde gegevens getoond. Het resultaat van de informatie van de bestaande regel inclusief de ingegeven correctie gegevens worden getoond. Maar het ook mogelijk om direct de gecorrigeerde gegevens in te geven. Bijvoorbeeld: bestaande regel 10 uur, dit moet zijn 12 uur. Je kunt nu op de correctieregel +2 uur ingeven, maar je kunt ook rechtstreeks op de gecorrigeerde regel 12 uur ingeven.

In de kolom voor de flexwerker worden sub kolommen getoond, te weten:

• Aantal
  het aantal van het looncomponent wordt getoond
• Percentage / Belast
  afhankelijk van het geselecteerde looncomponent wordt hier het percentage (bijvoorbeeld bij overwerk) of het belaste bedrag (bijvoorbeeld bij een vergoeding) getoond
• Uurloon
  het uurloon van de flexwerker wordt getoond
• Onbelast / Pres. tsl. / % uurln
  afhankelijk van het geselecteerde looncomponent wordt hier het onbelaste bedrag, het prestatie toeslag percentage of het percentage van het uurloon getoond. Het percentage van het uurloon is niet te wijzigen
• Bedrag
  Het bedrag dat wordt is verloond wordt getoond

Wanneer je de gegevens van een reeds gecorrigeerde declaratieregel voor de flexwerker opvraagt, worden dezelfde drie regels getoond. Echter kun je nu geen gegevens meer ingeven en/of wijzigen en worden de velden getoond met de volgende inhoud:

• Bestaand
  de originele gegevens van de declaratieregel worden getoond. Bij een correctie van uren wordt het aantal uren getoond, het percentage, het uurloon, prestatietoeslag en het totaal bedrag. Bij een vergoeding en/of inhouding wordt getoond het aantal uren, het belaste bedrag, het onbelaste bedrag en het totaal bedrag.
• Correctie
  op deze regel worden de handmatig ingegeven gecorrigeerde gegevens getoond. Bijvoorbeeld een correctie in uren (-3 uur of plus 1:50 uur) of een aanpassing in het uurloon (Easyflex controleert wel of het uurloon niet lager is dan het minimum (CAO)loon).
• Gecorrigeerd
  op deze regel wordt het resultaat van de informatie van de bestaande regel inclusief de ingegeven correctie gegevens getoond.

Relatie

In de kolom voor de relatie worden drie regels getoond, te weten:

• Bestaand
  de bestaande gegevens van de declaratieregel worden getoond. Bij een correctie van uren wordt het aantal uren getoond, het percentage, het tarief en het totaal bedrag. Bij een vergoeding en/of inhouding wordt getoond het aantal uren, het tarief en het totaal bedrag.
• Correctie
  op deze regel kun je de correctie gegevens ingeven. Bijvoorbeeld een correctie in uren (-3 uur of plus 1:50 uur) of een aanpassing in het tarief.
• Gecorrigeerd
  op deze regel worden de gecorrigeerde gegevens getoond. Het resultaat van de informatie van de bestaande regel inclusief de ingegeven correctie gegevens worden getoond. Maar het ook mogelijk om direct de gecorrigeerde gegevens in te geven. Bijvoorbeeld; bestaande regel 10 uur, dit moet zijn 12 uur. Je kunt nu op de correctieregel +2 uur ingeven, maar je kunt ook rechtstreeks op de gecorrigeerde regel 12 uur ingeven.

In de kolom voor de relatie worden drie subkolommen getoond, te weten:

• Aantal
  het aantal van het looncomponent wordt getoond
• Tarief
  het tarief dat aan de relatie wordt berekend wordt getoond
• Bedrag
  het totaal factuurtarief van het geselecteerde looncomponent wordt getoond

Wanneer je de gegevens van een reeds gecorrigeerde declaratieregel voor de relatie opvraagt, worden dezelfde drie regels getoond. Echter kun je nu geen gegevens meer ingeven en/of wijzigen en worden de velden getoond met de volgende inhoud:

• Bestaand
  de originele gegevens van de declaratieregel worden getoond. Bij een correctie van uren wordt het aantal uren getoond, het percentage, het uurloon en het totaal bedrag. Bij een vergoeding en/of inhouding wordt getoond het aantal uren, het belaste bedrag, het onbelaste bedrag en het totaal bedrag.
• Correctie
  op deze regel worden de handmatig ingegeven gecorrigeerde gegevens getoond. Bijvoorbeeld een correctie in uren (-3 uur of plus 1:50 uur) of een aanpassing in het uurloon (Easyflex controleert wel of het uurloon niet lager is dan het minimum (CAO)loon).
• Gecorrigeerd
  op deze regel wordt het resultaat van de informatie van de bestaande regel inclusief de ingegeven correctie gegevens getoond.

Correctie reserveringen

In dit kader worden alle gegevens getoond omtrent de geselecteerde declaratieregel waarin reserveringen zijn verloond, hierin kun je de correctiegegevens ingeven.

Datum

De datum van de declaratieregel wordt getoond.

Betreft

In dit veld wordt weergegeven wat er op een bepaalde regel is geboekt, bijvoorbeeld kort verzuim, vakantiegeld. Vervolgens wordt een kolom met gegevens voor de flexwerker getoond.

Flexwerker

In de kolom voor de flexwerker worden drie regels getoond, te weten:

• Bestaand
  de bestaande gegevens van de declaratieregel worden getoond. Bij een correctie van reserveringen wordt het aantal uren getoond, extra uren en het totaal bedrag.
• Correctie
  op deze regel kunt je de correctie gegevens ingeven. Bijvoorbeeld een correctie in uren (-3 uur of plus 1:50 uur) of een aanpassing in het bedrag.
• Gecorrigeerd
  op deze regel worden de gecorrigeerde gegevens getoond. Het resultaat van de informatie van de bestaande regel inclusief de ingegeven correctie gegevens worden getoond. Maar het ook mogelijk om direct de gecorrigeerde gegevens in te geven. Bijvoorbeeld; bestaande regel 10 uur, dit moet zijn 12 uur. Je kunt nu op de correctieregel +2 uur ingeven, maar je kunt ook rechtstreeks op de gecorrigeerde regel 12 uur ingeven. Je kunt ook de knop 'Alles' selecteren, het totaalbedrag uit de betreffende reservering zal aan de flexwerker worden uitbetaald.

Wanneer je de gegevens van een reeds gecorrigeerde declaratieregel voor de flexwerker opvraagt, worden dezelfde drie regels getoond. Echter kun je nu geen gegevens meer ingeven en/of wijzigen en worden de velden getoond met de volgende inhoud:

• Bestaand
  de originele gegevens van de declaratieregel worden getoond. Bij een correctie van reserveringen wordt het aantal uren getoond, extra uren (uren/geld opname zonder dat er SVW dagen worden berekend) en het totaal bedrag.
• Correctie
  op deze regel worden de door jou handmatig ingegeven gecorrigeerde gegevens getoond. Bijvoorbeeld een correctie in uren (-3 uur of plus 1:50 uur) of een aanpassing in het bedrag.
• Gecorrigeerd
  op deze regel wordt het resultaat van de informatie van de bestaande regel inclusief de ingegeven correctie gegevens getoond.

Terugboeken

Als je de knop 'Terugboeken' activeert wordt er een keuzemenu getoond met de volgende keuzes:

• Terugboeken flexwerker en relatie
  de gehele urendeclaratie wordt teruggeboekt
• Terugboeken flexwerker
  alleen de verloning van de flexwerker wordt teruggeboekt voor deze urendeclaratie
• Terugboeken relatie
  alleen de facturatie van de relatie wordt teruggeboekt voor deze urendeclaratie

Zodra je een optie hebt geselecteerd krijgt de urendeclaratie direct de status 'In bewerking'. Als je alleen de flexwerker hebt teruggeboekt kun je middels de knop 'Bewerken' de gegevens van de relatie nog corrigeren. Als je alleen de relatie heeft teruggeboekt kun je middels de knop 'Bewerken' de gegevens van de flexwerker nog corrigeren.