(2022-05) FAQ Algemeen Jaarwissel 2018-2019

Algemene informatie

Geven jullie ook webinars over de jaarwissel?

Kan ik de jaarwissel uitbesteden?

Waarvoor kan ik bij het Service Center terecht?

Ik wil de jaarwissel gaan doen, maar ik heb geen rechten voor de module 'Beheer'. Wat nu?

Wij hebben nog geen beschikkingen van de Belastingdienst voor 2019 ontvangen. Wat nu?

Als ik in 2018 een nieuwe plaatsing voor 2019 aanmaak, welke kostprijs wordt er dan gebruikt?

Waarom kan ik op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' en bij 'Pro forma loon' geen ingangsdatum voor 2019 ingeven?

Kan ik in 2019 nog urendeclaraties uit 2018 corrigeren?

Welke factuurdatum wordt er gebruikt voor de facturen van week 52?

Ik wil graag dat de omzet van week 52 wordt gesplitst. Kan 31 december 2018 apart gefactureerd worden? 

Ik wil graag dat de loonkosten van week 52 worden gesplitst. Kan 31 december 2018 apart verloond worden?

Waarom kan ik geen handmatige factuur aanmaken in 2019?

Wordt er automatisch een nieuw jaarloon berekend voor de toepassing van de bijzondere beloningen tabel?

Hoe voer ik de eindcontrole uit?

Geven jullie ook webinars over de jaarwissel?
Ja, tijdens de webinars 'Easy overgaan naar 2019' informeren wij je over de belangrijkste wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving voor 2019. Vervolgens doorlopen we de drie stappen die je in Easyflex dient te doorlopen, zodat het loonjaar 2019 operationeel wordt. Op de website vind je de actuele trainingsdata terug en kun je je aanmelden. Deelname bedraagt € 95,- per persoon. 

Kan ik de jaarwissel uitbesteden?
Het is mogelijk om de werkzaamheden voor stap 1 van de jaarwissel aan BRO Administraties uit te besteden. BRO Administraties is een Certified Professional van Easyflex. Door de jarenlange samenwerking met Easyflex heeft BRO Administraties uitgebreide kennis van de applicatie. BRO rekent hier € 112,50 per uur voor. Heb je interesse in de diensten van BRO Administraties, neem dan contact op via niels@bro-administraties.nl of pieter@bro-administraties.nl of bel (0172) 78 21 60.

Waarvoor kan ik bij het Service Center terecht?
Het Service Center ondersteunt in vragen omtrent de jaarwissel. Het doorlopen van alle stappen behoort niet tot deze ondersteuning. Hiervoor kun je de procesbeschrijving raadplegen en de Easyvideo bekijken. Voor vragen omtrent percentages kun je je branche-organisatie (ABU/NBBU) of de Belastingdienst raadplegen. 

Ik wil de jaarwissel gaan doen, maar ik heb geen rechten voor de module 'Beheer'. Wat nu?
Om de jaarwissel te kunnen uitvoeren, heb je toegang nodig tot de module 'Beheer'. Je kunt met een collega overleggen om deze rechten toe te kennen via 'Beheer > Programmarechten'.

Wij hebben nog geen beschikkingen van de Belastingdienst voor 2019 ontvangen. Wat nu?
Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst.

Als ik in 2018 een nieuwe plaatsing voor 2019 aanmaak, welke kostprijs wordt er dan gebruikt?
Als het loonjaar 2019 nog niet is ingericht, wordt de kostprijs van 2018 toegepast. Voor het toepassen van de kostprijs voor 2019 dien je eerst stap 1 van de procesbeschrijving van de jaarwissel te hebben doorlopen.

Waarom kan ik op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' en bij 'Pro forma loon' geen ingangsdatum voor 2019 ingeven?
Dit is pas mogelijk als in Easyflex het loonjaar is geactiveerd in ' Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Hoe je dit doet lees je in stap 1 van de procesbeschrijving. Mocht je toch al een plaatsing, eventueel ook met een arbeidsovereenkomst, willen maken voor 2019 kun je het volgende doen: Leg de gegevens op tabblad ' Fiscaal-sociaal' vast met ingang van 2018. Hierna kun je wel de plaatsing aanmaken per de juiste startdatum in 2019.

Kan ik in 2019 nog urendeclaraties uit 2018 corrigeren?
Ja, dit kan zolang het loonjaar 2018 nog operationeel is. Om deze reden adviseren wij ook om tot zeker de derde week van januari te wachten met het afsluiten van het vorige loonjaar. Zodra het loonjaar is afgesloten, zijn correcties voor de flexwerker en de relatie op deze urendeclaraties niet meer mogelijk vanwege de loontechnische gevolgen die hieruit voortvloeien.

Welke factuurdatum wordt er gebruikt voor de facturen van week 52?
Wanneer in 2019 de factuur voor week 52 wordt gemaakt, dan is de factuurdatum 31-12-2018. Ook wanneer je in 'Beheer' aangegeven hebt dat de aanmaakdatum vermeldt wordt als factuurdatum, wordt de factuurdatum van 31-12-2018 op de factuur meegegeven. Het is wel belangrijk om bij het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' de factuurdatum op 'Automatisch' te laten staan.

Ik wil graag dat de omzet van week 1 wordt gesplitst. Kan 31 december 2018 apart gefactureerd worden?
Bij het aanmaken van het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' kun je facturen antidateren. Wanneer je bij 'Factuurdatum' kiest voor 'Handmatig' en de datum 31-12-2018 ingeeft, zullen de facturen op deze datum worden geadministreerd. Let op: Als de flexwerker ook andere dagen in week 1 heeft gewerkt, dan komen deze uren niet op de betreffende factuur te staan. Om hiervoor wel een factuur te maken, maak je opnieuw het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan met de factuurdatum op 'Automatisch'.

Let op: wanneer je dit doet komt je omzet niet overeen met je loonkosten. Loonkosten kunnen namelijk niet gesplitst worden.

Let op: factureer je diensten tegen het lage BTW tarief? Maak dan eerst de facturen aan met een afwijkende factuurdatum van 31-12-2018 zodat de gewerkte uren (en vergoedingen/inhoudingen) van 31 december op een factuur met factuurdatum 31-12-2018 komen te staan met het bijbehorende BTW tarief van 6%. Vervolgens factureer je nogmaals met de factuurdatum op 'Automatisch bepalen' zodat de rest van de uren van week 1 gefactureerd worden met de automatische factuurdatum in 2019 en het BTW tarief van 9%.
Ik wil graag dat de loonkosten van week 1 worden gesplitst. Kan 31 december 2018 apart verloond worden?
Je kunt de loonkosten van week 1 niet splitsen bij een loontijdvak van een week of 4-weken. Deze loonkosten komen in 2019. Bij een loontijdvak van een maand wordt dit automatisch gesplitst, omdat je periode loopt t/m 31-12-2018.

Waarom kan ik geen handmatige factuur meer maken in 2019?
Je kunt in 2019 pas een handmatige factuur maken wanneer het loonjaar 2019 operationeel is. Het maakt hiervoor niet uit of de factuurdatum in 2018 of 2019 ligt. 

Wordt er automatisch een nieuw jaarloon berekend voor de toepassing van de bijzondere beloningen tabel?
Bij de eerste verloning in het nieuwe loonjaar wordt er een nieuw jaarloon voor de flexwerker berekend. Dit wordt gedaan aan de hand van het laatst bekende uurloon x 2250. Het nieuwe jaarloon wordt op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' bij 'Gegevens voor loonopgave' pas zichtbaar wanneer er een nieuwe ingangsdatum in 2019 wordt ingegeven. 

Hoe voer ik de eindcontrole uit?
Na het uitvoeren van alle stappen uit de procesbeschrijving, kun je een eindcontrole uitvoeren. Dit doe je door de overzichten ' Bedrijfsinstellingen' en ' Kostprijzen' aan te maken. Hierop kun je zien welke instellingen in 'Beheer' zijn vastgelegd en hoe de nieuwe kostprijzen zijn opgebouwd.