Let op: Wanneer je per 01-01-2021 een sectorwijziging hebt, moet je deze sectorwijziging eerst door ons laten uitvoeren voor je de stappen van de jaarwissel uit kunt voeren. 

Dit betreft de definitieve versie, welke je kunt gebruiken voor het uitvoeren van stap 1. 

Stap 1: Openen loonjaar 2021

Om het nieuwe loonjaar te openen, moet je onderstaande stappen doorlopen. Let op: Er kan geen verloning worden uitgevoerd, totdat het loonjaar de status ‘Operationeel’ heeft!

In deze stap wordt beschreven hoe je het loonjaar 2021 beschikbaar stelt. Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk onze FAQ die hoort bij stap 1.

Je kunt ook de Easyvideo bekijken waarin je alle stappen ziet:

Tip: Let op dat je loonjaar 2021 selecteert op de tabbladen waarin je een keuze moet maken voor het loonjaar!

1.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

Ga naar het tabblad 'Loonjaren' om loonjaar 2021 te activeren. Dit doe je door de instelling 'Niet geactiveerd' te wijzigen in 'Geactiveerd'. Vanaf nu is het belangrijk dat je alle onderstaande stappen uitvoert om het loonjaar te openen.

1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren > Werkkostenregeling'

Als je voor loonjaar 2021 de werkkostenregeling in Easyflex wilt toepassen, kies dan bij 'Werkkostenregeling' voor één van de twee opties: 'Afrekenen met laatste loonaangifte' of 'Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak'. Vul het fiscale loon voor loonjaar 2021 in (dit is een schatting). Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij opslaan. Dit is een melding ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het heeft geen gevolgen als de schatting fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht van de werkkostenregeling.

Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij je naar de Belastingdienst en/of je accountant. Wil je meer informatie over de inrichting van de werkkostenregeling in Easyflex? Lees dan hier de procesbeschrijving.

1.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'

Easyflex heeft de standaard reserveringspercentages van de CAO (ABU, NBBU) al voor je ingevoerd in de reserveringsschema's. Wanneer je hier vorig jaar niet van afgeweken hebt, zijn de juiste gegevens al voor je ingevuld. Wanneer je in het voorgaande jaar wel van de standaard CAO percentages afgeweken hebt, wordt ditzelfde percentage nu overgenomen. Als je zelf regels hebt toegevoegd in het reserveringsschema (niet CAO afhankelijk), wordt hier ook het percentage van vorig jaar overgenomen. 

- Open ieder reserveringsschema of maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan;

- Controleer of er per regel is gekozen voor de standaard ingevoerde gegevens vanuit de CAO door Easyflex, of dat er een eigen percentage ingevoerd is;

- Bij de regels waar een eigen percentage ingevoerd is kun je nagaan of je dit aan wilt passen voor het nieuwe jaar;

Tip: Let erop dat je het loonjaar 2021 selecteert! Klik hier om de percentages te controleren.

1.4 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'

Standaard wordt hier de methodiek voor het reserveren van de feestdagen overgenomen van het voorgaande jaar. Daarnaast kun je instellen tegen welke tabel het vakantiegeld automatisch uitbetaald dient te worden. Wil je hier niets in wijzigen? Dan kun je deze stap overslaan. Wil je dit wel wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning over het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning kun je deze instelling niet meer wijzigen. 

1.5 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’

In 2017 zijn de instellingen voor de looncomponenten veranderd. Controleer nogmaals of in 2021 de optie ‘Netto equivalent WML’ aan staat voor de looncomponenten die mee moeten tellen voor het Netto equivalent van het WML. Controleer tevens de instelling 'Tellen uren t.b.v. loonaangifte'.  Maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan om te zien welke looncomponenten er nu op 'Ja' staan.

Voor 2021 dien je in de bestaande looncomponenten onder ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’ de instelling van het veld 'Inkomstenvermindering' te controleren. Je dient na te gaan of er sprake is van inkomstenvermindering en de instelling daarop aan te passen. Daarnaast dien je te controleren of de juiste reden voor inkomstenvermindering geselecteerd is. Alle looncomponenten onder ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ die geen ‘Afwijkend soort IKV’ hebben, krijgen namelijk standaard de instelling ‘Ziekte’. Indien dit niet van toepassing is, bijvoorbeeld omdat het een looncomponent voor aanvullend geboorteverlof is, dient dit aangepast te worden.
Het aanpassen van bestaande looncomponenten is mogelijk tot de eerste verloning in 2021. Daarna is het veld disabled.

Meer informatie over het veld 'Inkomstenvermindering' is opgenomen bij de belangrijkste wijzigingen op het tabblad 'Algemeen' in deze procesbeschrijving.

1.6 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'

Easyflex heeft alle standaard afgegeven premies al voor je ingevoerd in de sociale verzekeringen. Deze zijn te herkennen aan de instelling 'Onderhoud door Easyflex'. Er is een aantal premies die Easyflex niet voor je in kan vullen. Dit gaat om de volgende premies:

1. Gedifferentieerde premie Whk. Deze bestaat uit twee afzonderlijke premies; WGA en ZW-flex

2. AZV

3. Werkgeverslasten over reserveringen

Om bovenstaande premies in te voeren vink je de regel aan en kies je voor 'Onderhoud zelf verzorgen'. Klik hier voor de volledige toelichting op bovenstaande punten. Hieronder volgt een korte toelichting:

1. Voor de gedifferentieerde premie van de Whk ontvang je een beschikking van de Belastingdienst. Dit gaat dan om de premies WGA en ZW-flex. Ook staat hierop vermeld of je Eigenrisicodrager bent voor de WGA en/of ZW-flex. Klik hier voor de download met een voorbeeld hoe je de percentages juist invoert.

2. Voor de sectorrisicogroepen met beding geef je ook het percentage voor de AZV in. De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Voor de verzekering van deze kosten en de uitvoering hiervan kun je een overeenkomst sluiten met een verzekeraar, bijvoorbeeld met Flexcom4. De premie hiervoor ontvang je van de verzekeraar. Wanneer je hiervoor geen verzekering hebt, moet je zelf een inschatting van de kosten maken. In de 'Toelichting per kostprijselement voor 2021' van de ABU en in de 'Loonsombrief 2021' van de NBBU kun je de gemiddelde rekenpremies terugvinden. 

3. Als laatste geef je per sectorrisicogroep een percentage in voor de werkgeverslasten over reserveringen. Easyflex maakt hier een indicatie van die je kunt overnemen. Zo beschik je over het percentage sociale lasten voor de voorziening van de opgebouwde reserveringen. In de indicatie wordt standaard de hoge WW premie meegenomen, en wordt de lage WW premie buiten beschouwing gelaten. Indien je een ander percentage wenst toe te passen kun je dit handmatig ingeven.

Klik hier voor een overzicht van alle standaard percentages.

Tip: Let op dat je loonjaar 2021 selecteert. Zorg er ook voor dat je alle percentages van de sociale verzekeringen zelf nog controleert, dus ook die op 'Onderhoud door Easyflex' staan.

1.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' (optioneel)

Easyflex heeft de gegevens van je financiële administratie overgenomen van het vorige loonjaar. Verander je niet van financiële administratie? Dan kun je deze stap overslaan. Verander je wel van financiële administratie? Klik dan hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket.

1.8 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen

Op dit tabblad kun je het factuurnummer voor het nieuwe loonjaar bepalen. Advies hierin is om bijvoorbeeld te beginnen met '21000001' of '20210001'.

1.9 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'

Pas je alleen StiPP pensioen toe? Dan worden de premies en franchises automatisch aangepast.

Heb je een 'Extra reservering' opgenomen in het reserveringsschema? Geef dan bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Pensioenregeling uitzendkrachten (StiPP)' aan of de 'Extra reservering' dient te worden meegenomen in de grondslag voor het StiPP pensioen. 

Bij de inrichting van het StiPP pensioen 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Pensioenregeling uitzendkrachten (StiPP)' kun je op het tabblad 'Looncomponenten' bepalen welke looncomponenten wel of niet meetellen voor de pensioengrondslag. Heb je bijvoorbeeld een nieuw looncomponent aangemaakt, dan behoort deze niet automatisch tot de pensioengrondslag. Klik hier voor meer informatie over de instellingen voor aftrekposten.

Let op! Controleer deze instellingen om zeker te zijn dat de grondslag van het pensioen goed wordt bepaald. 

Let op! Als je niets hoeft te wijzigen in de aftrekpost is het toch belangrijk dat de gegevens opgeslagen worden. Ga daarom per aftrekpost naar het tabblad ‘Looncomponenten’ en druk op opslaan. Op deze manier ben je er zeker van dat de juiste grondslag en premie berekend wordt.

Heb je ook afwijkende pensioenregelingen (anders dan StiPP) op het tabblad 'Aftrekposten' vastgelegd? Dan moet je zelf de premies en wijzigingen voor 2021 doorvoeren voordat je de eindcontrole gaat doen. Met afwijkende pensioenregelingen wordt bijvoorbeeld het pensioen voor vaste medewerkers en het APG pensioen bedoeld. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met BRO op telefoonnummer 0172-782160.

Let op! Dit is een nauwkeurig werk. Wanneer je de gegevens niet aanpast, dan kunnen er problemen op de controlelijst staan en kun je foutmeldingen in je pensioenaanleveringen krijgen.

1.10 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen’

Standaard wordt voor 'Methode kostprijsberekening' de instelling van 2020 overgenomen. Wil je dit aanhouden? Dan kun je deze stap overslaan. Anders kun je de gewenste wijziging doorvoeren. Klik hier voor meer informatie over de opties voor de methode voor de kostprijsberekening.

1.11 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud’ (optioneel)

Heb je een koppeling met HollandZorg of Zorg en Zekerheid? Controleer dan of er voor 2021 nieuwe premies van toepassing zijn en wijzig deze indien nodig via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud'.

1.12 'Beheer > Controlelijst'

Heb je alle tabbladen doorlopen? Start dan de controlelijst in 'Beheer > Controlelijst'. De controlelijst controleert of je alle gegevens (juist) hebt ingevoerd en berekent de kostprijzen. Kies bij het starten van dit overzicht loonjaar 2021. Het rapport vind je terug in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Indien er problemen op het overzicht staan, moet je deze eerst oplossen voordat het loonjaar beschikbaar komt voor de modules 'Backoffice' en 'Frontoffice'.

1.13 Maak in 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan om alle instellingen van het loonjaar 2021 te controleren

Controleer nog een keer de instellingen van het loonjaar 2021.

Stap 1 van de jaarwissel is nu afgerond! Loonjaar 2021 heeft de status 'Operationeel'. Klik hier om naar stap 2 te gaan!