Stap 1: Openen loonjaar 2019

Om het nieuwe loonjaar te openen, moet je onderstaande stappen doorlopen. Als je goed voorbereid bent, is de jaarwissel in Easyflex een fluitje van een cent. In deze stap wordt beschreven hoe je het loonjaar 2019 beschikbaar stelt. Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk onze FAQ die hoort bij stap 1. Bekijk nu onderstaande Easyvideo van de jaarwissel 2018-2019!

1.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

Ga naar het tabblad 'Loonjaren' om loonjaar 2019 te activeren. Dit doe je door de instelling 'Niet geactiveerd' te wijzigen in 'Geactiveerd'. Vanaf nu is het belangrijk dat je alle onderstaande stappen uitvoert om het loonjaar te openen. Klik hier voor de FAQ. 

1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren > Werkkostenregeling'

Kies bij 'Werkkostenregeling' voor één van de twee opties: 'Afrekenen met laatste loonaangifte' of 'Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak'. Vul het fiscale loon voor loonjaar 2019 in (dit is een schatting). Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij opslaan. Dit is een melding ter info dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het heeft geen gevolgen als de schatting fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht van de werkkostenregeling. Klik hier voor de FAQ.

Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij je naar de Belastingdienst en/of je accountant. Wil je meer informatie over de inrichting van de werkkostenregeling in Easyflex? Lees dan hier de procesbeschrijving.

1.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'

Easyflex heeft de standaard reserveringspercentages van de CAO (ABU, NBBU, VPO) al voor je ingevoerd in de reserveringsschema's. Wanneer je hier vorig jaar niet van afgeweken hebt, zijn de juiste gegevens al voor je ingevuld. Wanneer je in het voorgaande jaar wel van de standaard CAO percentages afgeweken hebt, wordt ditzelfde percentage nu overgenomen. Verder zijn er ook regels die je zelf toe kunt voegen (niet CAO afhankelijk) waar je zelf een percentage hebt staan. Ook hier wordt het percentage van voorgaande jaar overgenomen. 

- Open ieder reserveringsschema of maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' aan
- Controleer of er per regel is gekozen voor de standaard ingevoerde gegevens vanuit de CAO door Easyflex, of dat er een eigen percentage ingevoerd is
- Bij de regels waar een eigen percentage ingevoerd is kun je nagaan of je dit aan wilt passen voor het nieuwe jaar

Klik hier voor de FAQ. 
Tip: Let erop dat je het loonjaar 2019 selecteert. Klik hier om de percentages te controleren.

1.4 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'

Standaard wordt hier de methodiek voor het reserveren van de feestdagen overgenomen van het voorgaande jaar. Daarnaast kun je instellen tegen welke tabel het vakantiegeld automatisch uitbetaald dient te worden. Wil je hier niets in wijzigen? Dan kun je deze stap overslaan. Wil je dit wel wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning in het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning kun je deze instelling niet meer wijzigen. Dit is conform de voorschriften van de ABU en NBBU-cao. Klik hier voor de FAQ. 

1.5 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'

Easyflex heeft alle standaard afgegeven premies al voor je ingevoerd in de sociale verzekeringen. Deze zijn te herkennen aan de instelling 'Onderhoud door Easyflex'. Er zijn een aantal premies die Easyflex niet voor je in kan vullen. Dit gaat om de volgende premies:

1. Gedifferentieerde premie Whk. Deze bestaat uit twee afzonderlijke premies; WGA en ZW-flex
2. AZV
3. Werkgeverslasten over reserveringen

Om bovenstaande premies in te voeren vink je de regel aan en kies je voor 'Onderhoud zelf verzorgen'. Klik hier voor de volledige toelichting op bovenstaande punten. Hieronder volgt een korte toelichting:

1. Voor de gedifferentieerde premie van de Whk ontvang je een beschikking. Dit gaat dan om de premies WGA en ZW-flex. Ook staat hierop vermeldt of je Eigenrisicodrager bent voor de WGA en/of ZW-flex. Klik hier voor de download met een voorbeeld hoe je de percentages juist invoert.
2. Voor de sectorrisicogroepen met beding geef je ook het percentage voor de AZV in. De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Voor de verzekering van deze kosten en de uitvoering hiervan kun je een overeenkomst sluiten met een verzekeraar, bijvoorbeeld met Centraal Beheer Achmea. De premie hiervoor ontvang je van de verzekeraar. Wanneer je hiervoor geen verzekering hebt, moet je zelf een inschatting van de kosten maken. In de 'Toelichting per kostprijselement voor 2019' van de ABU en in de 'Loonsombrief 2019' van de NBBU kun je de gemiddelde rekenpremies terugvinden.
3. Als laatste geef je per sectorrisicogroep een percentage in voor de werkgeverslasten over reserveringen. Easyflex maakt hier een indicatie van die je kunt overnemen. Hierin zijn alle percentages bij elkaar opgeteld. Zo beschik je over het percentage sociale lasten voor de voorziening van de opgebouwde reserveringen.

Klik hier voor de FAQ. Klik hier voor een overzicht van alle standaard percentages.
Tip: Let op dat je loonjaar 2019 selecteert. Zorg er ook voor dat je alle percentages van de sociale verzekeringen zelf nog controleert, dus ook die op 'Onderhoud door Easyflex' staan. 

1.6 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'

Easyflex heeft de gegevens van je financiële administratie overgenomen van het vorige loonjaar. Verander je niet van financiële administratie? Dan kun je deze stap overslaan. Klik hier voor de FAQ wanneer je wel een ander financieel pakket vast wilt leggen.

1.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen

Als je niets wijzigt, zal de eerste factuur voor het nieuwe loonjaar beginnen met factuurnummer 1. Wil je dit aanpassen? Dan kun je zelf het factuurnummer voor het nieuwe loonjaar bepalen. Advies hierin is om bijvoorbeeld te beginnen met '19000001' of '20190001'. Klik hier voor de FAQ.

1.8 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’

In 2017 zijn de instellingen voor de looncomponenten veranderd. Controleer nogmaals of in 2019 de optie ‘Netto equivalent WML’ aan staat voor de looncomponenten die mee moeten tellen voor het Netto equivalent van het WML. Maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' aan om te zien welke looncomponenten er nu op 'Ja' staan.

1.9 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'

Pas je alleen StiPP pensioen toe? Dan worden de premies en franchises automatisch aangepast. Heb je een 'Extra reservering' opgenomen in het reserveringsschema? Geef dan bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Pensioenregeling uitzendkrachten (StiPP) aan of de 'Extra reservering' dient te worden meegenomen in de grondslag voor het StiPP pensioen.

Bij de inrichting van het StiPP pensioen 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Pensioenregeling uitzendkrachten (StiPP)' kun je op het tabblad 'Looncomponenten' bepalen welke looncomponenten wel of niet meetellen voor de pensioengrondslag. Heb je bijvoorbeeld een nieuw looncomponent aangemaakt behoort deze niet automatisch tot de pensioengrondslag. Klik hier voor meer informatie over de instellingen voor aftrekposten.

Let op! Controleer deze instellingen goed om zeker te zijn dat de grondslag van het pensioen goed wordt bepaald.

Heb je ook afwijkende pensioenregelingen (anders dan StiPP) op het tabblad 'Aftrekposten' vastgelegd? Dan moet je deze gegevens aanpassen voordat je de eindcontrole gaat doen. Met afwijkende pensioenregelingen wordt bijvoorbeeld het pensioen voor vaste medewerkers en het APG pensioen bedoeld. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met BRO op telefoonnummer 0172-782160. Klik hier voor de FAQ.

Let op! Dit is een nauwkeurig werk. Wanneer je de gegevens niet aanpast, dan kunnen er problemen op de controlelijst staan en kun je foutmeldingen in je pensioenaanleveringen krijgen.

1.10 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen’

Je kunt kiezen op welke manier de kostprijs berekend moet worden. Je hebt de opties ‘Oorspronkelijk’ en 'Alternatief’. Kies voor de optie ‘Alternatief’ indien je de aftrekpost voor ‘Basis/Pluspensioen’ en de ‘voorzieningen overige’ niet meer wilt meenemen in de berekening van de kostprijs voor ‘Loon overwerk’ en ‘Bruto vergoedingen’. Daarnaast zit er in het toeslagdeel van de onregelmatige uren geen ‘voorziening overige’, de  voorziening aftrekposten 'Basis/Pluspensioen' is afhankelijk van de instelling die gekozen is onder de aftrekposten (de optie voor ‘Premie berekenen over’). Wanneer je de optie ‘oorspronkelijk’ kiest zal de kostprijs berekend worden zoals dit in de voorgaande jaren ook gedaan is.

1.11 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud’ (optioneel)

Heb je een koppeling met HollandZorg of Zorg en Zekerheid? Controleer dan of er voor 2019 nieuwe premies van toepassing zijn en wijzig deze indien nodig via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud'.

Tip: Let op dat je loonjaar 2019 selecteert. 

1.12 'Beheer > Controlelijst'

Heb je alle tabbladen doorlopen? Start dan de controlelijst in 'Beheer > Controlelijst'. De controlelijst controleert of je alle gegevens (juist) hebt ingevoerd en berekent de kostprijzen. Kies bij het starten van dit overzicht loonjaar 2019. Het rapport vind je terug in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Indien er problemen op het overzicht staan, moet je deze eerst oplossen voordat het loonjaar beschikbaar komt voor de modules 'Backoffice' en 'Frontoffice'.

1.13 Maak in 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' aan om alle instellingen van het loonjaar 2019 te controleren!

Maak je gebruik van de ET-regeling? En heb je overwerkuren hebt aangevinkt voor de berekening van de bruto uitruil in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'? Controleer dan bij 'Ruilvoet' of de instellingen hiervoor goed staan.

Klik hier voor de FAQ.

Stap 1 van de jaarwissel is nu afgerond! Klik hier om naar stap 2 te gaan!